ZOFT ZIRCUS AS. Kontingentregninger

Transkript

1 ZOFT ZIRCUS AS Kontingentregninger Laget til: Members Forberedt av: Bjørn Arve Iversen Sist revidert: 2014

2 2 av 8 ZOFT ZIRCUS AS LAG OG SEND KONTINGENTREGNINGER FORBEREDELSER TIL GENERERING AV KONTINGENTREGNINGER Sammendrag For å kunne generere regninger må følgende være på plass: Foreningens adresse og bankkontonummer må registreres. Medlemmene må være registrert. Medlemstype må registreres på hvert medlem, eller du må benytte standard kontingent. Skal regningen sendes med post må adressen være registrert. Skal regningen ha medlemskort må dette valget være markert. Skal regningen sendes med e-post må e-postinnstillingene være på plass. Teksten du skal ha på regningene må være registrert. Foreningsinformasjon For å få ut fornuftige regninger må du registrere følgende på INFO-siden: Foreningens adresse Foreningens bankkonto (registreres under fane «Regninger») Er foreningen registrert i Brønnøysund skal organisasjonsnummeret også være med. Alt dette vi komme med på fakturaene som sendes ut. Medlemstyper og standardkontingent Forskjellige medlemstyper kan ha forskjellige kontingentbeløp. Du registrerer medlemstype i INFO under fane «Kontingent». Klikk plusstegnet for å legge til en ny medlemstype. Hver medlemstype kan ha sin egen kontingent. I tillegg kan du registrere en standardkontingent. De medlemmene som ikke har fått noen medlemstype vil få standardkontingenten på regningen.

3 3 av 8 ZOFT ZIRCUS AS På medlemskortet kan du velge medlemmets medlemstype fra en liste. Listen baseres på de medlemstyper du har registrert på INFO-siden. Regninger med post Dersom regninger skal sendes med post må de aktuelle medlemmer ha registrert postadresse. Postadressene registreres på medlemskortene. Disse regningene kan skrives på faktura-ark med medlemskort. Dette må da markeres på INFO-siden, fane «Regninger».

4 4 av 8 E-postinnstillinger For å kunne sende kontingentregningene med e-post må e-postinnstillingene være lagt inn. Du må legge inn: Utgående e-posttjener. Det virker vanligvist best om du bruker internettleverandørens e-posttjener. Bruker du Telenor kan det f.eks. være smtp.online.no. Vanligvis trenger du ikke legge inn brukernavn og passord. Når en sender en e-post er det alltid en avsender. Avsenderadressen må derfor registreres. Du kan velge om avsender skal få kopi av e-postregningene. Du må dessuten legge inn tekst til e-posten. Det kan f. eks. være: «Vedlagt finner du årets kontingentregning. Ha en god sommer. Hilsen Styret.» Nederst på siden med e-postinnstillingene er det en knapp som heter «Utsendingstempo». Det er svært sjelden brukere trenger å bry seg med dette, men dersom du opplever at utsendingen avbrytes etter 10, 20 eller 30 utsendte fakturaer så kan det være at din internettleverandør tar dette for søppelpost og blokkerer utsendingen. Da kan du regulere utsendingstempoet.

5 5 av 8 LAG KONTINGENTREGNINGER Prosedyre trinn for trinn Her er prosedyren du skal følge. Trinn for trinn. 1. Start hos sirkusdirektøren. 2. Klikk knappen «Medlemmer». 3. Dersom du skal sende kontingentregninger til et annet utvalg enn de medlemmene som vises når du kommer inn på siden må du søke fram de medlemmene du skal sende til eller svartsladde de medlemmene du vil sende til. Dersom ingen er svartsladdet lages det regninger til alle som vises i listen. Du kan søke med «Søk»-knappen (symbol forstørrelsesglass) eller med knappen «Avansert søk». Dersom du skal lage kontingentregning for enkeltmedlem kan du bruke hurtigsøk. 4. Når de rette medlemmene er markert eller hentet frem og vises i listen kan du klikke knappen «Kontingent» (orange pil ovenfor). Du får da spørsmål om du virkelig vil lage regninger og får oppgitt antall medlemmer som vil få regning. Klikk «Ja» dersom antallet er riktig. 5. Du får da opp en dialogboks der du legger inn det som vil bli overskrift i kontingentregningen. Members foreslår «Kontingent for.». Du må selv legge inn årstallet. Klikk deretter «OK». 6. Dersom det var noen av medlemmene som ikke hadde fått registrert noen medlemstype får du følgende melding:

6 6 av 8 Disse 12 vil få standardkontingent dersom du velger å gå videre. Vi regner med at dette var hensikten og klikker «Ja». 7. Regningene er nå laget, men ikke sendt. Du kan velge om du nå vil gå til regninger og se de nye kontingentregningene eller om du vil gå tilbake til medlemslisten. I vårt eksempel velger vi å gå tilbake til medlemslisten. Vi klikker med andre ord «Nei»-knappen under spørsmålet «Vil du se kontingentregningene som er generert. 8. Vi kommer tilbake til medlemslisten og klikker «Avslutt». Vi er nå tilbake hos sirkusdirektøren. 9. Her klikker vi knappen «Regninger» og kommer til regningslisten. Dersom det var regninger i listen før vi laget disse nye så er det de som ikke har regningnummer og som har status «Ikke sendt» som er de nye. Regninger kan slettes så lenge de ikke har fått nummer. 10. Du har nå tre muligheter. Du kan sende regningene med post med beløp på regningen, du kan sende med post uten beløp eller du kan sende med e-post. 11. Vi begynner med den siste. Velger du å sende med e-post så kan det jo hende at e-adressen mangler på enkelte. Du får da følgende melding etter å ha klikket på knappen «Send med e-post»:

7 7 av 8 Her kan du velge om du vil gå tilbake å eller om du vil sende de som har e-adresse. Velger du «Ja» så går fakturaene ut til de som har e-adressen registrert (9 i vårt tilfelle). Disse vil få endret status til «Sendt». De resterende (3 i vårt tilfelle} blir stående uendret. Vi klikker «Ja». Du vil se at du får enda en angremulighet.

8 8 av 8 Dersom du av en eller annen grunn tror utsendingen gikk galt kan du klikke «Nei» her og status vil ikke bli endret. Vi klikker «Ja». 12. Vi kommer tilbake til listen med regninger. Den ser nå slik ut: De tre øverste regningene er ikke sendt. De har fremdeles status «Ikke sendt». Du kan velge om du vil skreve disse på faktura-ark eller om du vil finne e-postadressene og sende med e-post. Vi velger å skrive ut. 13. Når vi nå velger «Skriv regninger» så skrives disse tre ut. Ingen andre skrives ut. Members vil automatisk finne de som har status «Ikke sendt». 14. Dersom du skriver på faktura-ark kan det hende at beløp, dato og kontonummer ikke treffer helt der de skal. Dette varierer litt fra skriver til skriver. Derfor er det lagt inn en justeringsmulighet. Gå til sirkusdirektøren og klikk «INFO»-knappen. Velg fane: «Regninger». 15. Her er det en post som heter «Girojusteringer». Med de blå pilene kan du flytte teksten på giroen opp, ned eller til sidene. Sist men ikke minst, husk at vi har gratis support.