KursAdmin. Basisfunksjoner

Transkript

1 KursAdmin Basisfunksjoner

2 Innhold side 1 Innledning. 4 2 Hvordan komme i gang brukernavn og passord. 5 3 Start-siden 7 4 Symboler du ofte møter i KursAdmin Godkjente studieplaner Kurs-senteret 10 7 Nytt kurs 11 8 Opprette kurs Studieplan Kurstittel Dato Kurssted Arrangør Lagre 17 9 Opprette kursplan Send til godkjenning Godkjenning Tilskudd Legge til kursdeltakere Databasen «Navn og adresser» Legge deltaker til kurset Endre kursets status til «Åpnet». 22 2

3 side 13 Bankkonto for tilskudd Registrere frammøte Kursregnskap økonomi Avslutte kurs sjekkrutiner Deltakerrapport Kursdetaljer Tilskudd økonomi 29 3

4 1 Innledning KursAdmin er et program utviklet av Senitel i samarbeid med Voksenopplærings- forbundet, VOFO. Programmet er nettbasert og alltid tilgjengelig på din pc når du har tilgang til internett. Hvilken nettleser må du bruke? Programmet skal virke i alle nettlesere, men vi anbefaler at du bruker Google Chrome eller Firefox. De kan lastes ned gratis fra nettet. Google Chrome krever stor datakapasitet, Firefox krever noe mindre. Her laster du ned Google Chrome Her laster du ned Firefox Hvor finner du KursAdmin? Du vil få tilsendt en link til programmet når du skal logge deg inn. Denne kan du bokmerke på egen pc. Link til programmet finner du på Funkis hjemmeside; og på for Funkis og andre studieforbund. Hvordan kommer du i gang? For å ta i bruk KursAdmin må du få tildelt en rolle med rettigheter; Kursadministrator fra din egen organisasjon sentralt. Deretter kan du logge deg inn og begynne å registrere kursaktivitet. Du får kurs godkjent, legger inn deltakere, fører frammøte, enkelt regnskap og avslutter kurset. Deretter blir tilskudd overført fra Funkis. Alt kan skje på nettet til den tid som passer for deg. Denne veiledningen inneholder basisfunksjoner for å kunne registrere og avslutte (ferdigmelde) kurs i KursAdmin. Du vil også finne linker til videoer som illustrerer de ulike funksjonene. Beskrivelse for tilleggsfunksjoner finner du i eget hefte. KursAdmin er fortsatt under utvikling og nyere versjoner vil ha forbedret funksjonalitet. Du finner alltid gjeldende versjonsnummer til høyre på bunnlinjen i skjermbildet når du er inne i programmet. Denne veiledningen er skrevet ut fra versjon Organisasjonens kursaktivitet og tilskudd blir presentert oversiktlig og oppdatert til enhver tid. Ulike former for statistikk og rapporter er tilgjengelig. KursAdmin sparer tid, papir og postgang. 4

5 2 Hvordan komme i gang brukernavn og passord Du får tilsendt en e-post med innloggingsopplysninger: Har du ikke fått innloggingsopplysninger, kontakt din organisasjon sentralt eller Funkis; jorn.rosland@funkis.no el. tove@funkis.no. Klikk på linken; «du kan logge inn via..---» og du kommer til dette innloggingsbildet. Sett inn brukernavn (e-post) og passord (tips: kopier passord og lim inn). fører deg til bildet under. Her skriver du inn ditt valg av passord og velger et passende sikkerhetsspørsmål med ditt svar. Sikkerhetsspørsmålet brukes om du senere har glemt passord og ber om nytt. Klikk på «Lagre» for å komme videre til startsiden under fanen «Hjem». 5

6 Videre programutvikling på denne siden vil gi deg nyttige opplysninger om arbeid som venter og om søknader er godkjent. Dersom du er kursansvarlig i flere organisasjonsledd får du først anledning til å velge det Du kan også søke ved å skrive organisasjonsleddets navn inn i søkefeltet se neste side. Klikk på riktig organisasjonsledd og trykk på enter-tasten. Organisasjonsleddet kommer fram og du klikker på det påny for endelig valg. En vanlig feilmelding i KursAdmin Denne feilmeldingen dukker opp av og til. Det er ikke du som gjør feil. Dette løses alltid ved å klikke på «Nullstill sideinndeling». Det skjer ikke noe galt og du får fram data og kan fortsette i programmet. 6

7 3 Start-siden under fanen «Hjem» Dette er en side som etter hvert skal inneholde nyttig informasjon og gjøremål for deg som bruker av KursAdmin. Meny-linjen viser fanene for de ulike sentrene i KursAdmin. Hjem: siden du ser nå. Studieplan: alle registrerte studieplaner i studieforbundet. Kurs: opprette kurs, legge til deltakere, føre frammøte og regnskap. Navn og adresser: søke etter- eller legge inn opplysninger om nye personer. Rapporter: ta ut faste rapporter om kurs og lage egne rapporter. Menylinjen høyre side Her finner du mer informasjon og muligheter du kan kjenne til. Brukernavn: Welcome: ditt brukernavn. Meldinger(0): meldinger knyttet til det du jobber med i KursAdmin. KursØve: navn på ditt organisasjonsledd/ kursarrangør vises først på linjen. Mine detaljer: brukerinformasjon om deg selv; du kan endre passord, se hvilke roller du er tildelt, legge inn et bilde av deg selv med mere når du klikker på «mine detaljer». Feedback: tilbakemeldinger om programmet. Logg ut: klikke her for å avslutte arbeidsøkten din i KursAdmin. 7

8 4 Symboler du ofte møter i KursAdmin: mer informasjon Søk/finn Kalender Legg til (ny). Slett/velg bort Velg Rediger Velg kommunikasjon/handling Favoritt Primærvalg Søknad er sendt Godkjent/gjennomført Må utføres KursØve er et fiktivt navn på et lokalt organisasjonsledd. 8

9 5 Godkjent studieplan Alle kurs må ha en godkjent studieplan for å bli godkjent og få tilskudd. I Funkis har vi godkjente studieplaner som dekker det meste av studieaktiviteten i dag. Du lager ikke en studieplan til kurset ditt, du velger blant de godkjente studieplanene du finner i KursAdmin. Når du klikker på menyvalget «Studieplan» kommer du til en side hvor du kan søke og se på alle studieplanene i Funkis. Du velger ikke studieplan til kurset ditt i dette skjermbildet. Det gjør du når du oppretter kurset - se side 12. Du kan se mer om studieplaner i heftet «Tilleggsfunksjoner». Studieplaner i Funkis har et nummer som angir medlemsorganisasjon og det faglige hovedområdet planen sorterer under og en tittel som beskriver innhold. Eksempel: Å leve med Tinnitus. 09 er medlemsnummeret til Hørselshemmedes Landsforbund. 7-tallet står for hovedområdet Helse- og sosialfag. Dette nummeret må ikke forveksles med systemnummer studieplanene får når de er lagt inn i KursAdmin. NB I KursAdmin er lay-out for studieplanene ennå ikke helt tilfredsstillende. Derfor anbefaler vi foreløpig at du gjør deg kjent med studieplanene ved å laste dem ned fra hjemmesiden vår. Når du har funnet riktig studieplan for kurset ditt, går du rett til «Kurssenteret» i KursAdmin og velger studieplanen der når du oppretter kurset. 9

10 6 Kurssenter Menyvalget «Kurs» fører deg til «Kurssenter». Det er her du arbeider med kursene dine og avslutter kursene slik at tilskudd kan utbetales. Kurssenteret kan deles inn i 7 områder: 1 Du kan søke etter spesielle kurs med kursnummer (Kurs-ID) eller tittel. 2 Her vises tilgjengelige kurs (aktive kurs). Når du klikker på kurstittel kommer kursfakta fram til høyre i bildet. 3 Du kan velge ulike «filter» som bestemmer hvilke type kurs som vises. Status «Aktive kurs» er standard innstilling. Kurs som er avsluttet, innstilt eller utsatt, må du søke fram. 4 Eget menyvalg i kurssenteret gir deg flere valg. «Nytt kurs» -fanen omtaler vi her. 5 Kurs-ID, kurstittel og kursets status står på linje her. 6 Kursdetaljer er samlet i denne ruten. Nede til høyre finner du funksjonsknapper for å sende til godkjenning og å redigere kursdetaljene. 7 Faner for forskjellig arbeid du kan utføre knyttet til kurset. Du finner mer om kurssenteret i heftet «Tilleggsfunksjoner». 10

11 7 Nytt kurs I kurssenteret klikker du på fanen «Nytt kurs» Dette skjermbildet kommer fram. 1 Felt merket med rød stjerne, må alltid fylles ut. I felt med lupe, skal du alltid klikke på lupen. 2 Nedre del av skjermbildet benyttes om du synes det er nyttig. 11

12 Denne «veiviseren» gir deg flere nyttige muligheter når du arbeider med kurset. I dette heftet omtales «Kursfakta» og Kursplan». Du finner mer om de andre funksjonene i heftet «Tilleggsfunksjoner». 8 Opprette kurs 8.1 Studieplan Først velges studieplan til kurset. Du skal alltid klikke på lupen, foran. ikke skrive i feltet Du får fram skjermbildet hvor du kan velge studieplan til kurset ditt. Du kan velge blant Funkis sine studieplaner fellesplaner eller studieplaner i ulike medlemsorganisasjoner organisasjonsstudieplaner. Dersom din organisasjon har egne studieplaner vises disse automatisk, og navnet på din organisasjon står i feltet «Medlemsorganisasjon». Hvis ikke, ser du bildet som over. Du får fram studieplanene ved å klikke på etter feltet «Medlemsorganisasjoner». I dialogboksen - se neste bilde neste side - velger du «Funkis» for å få fram felles studieplaner. Du kan også velge studieplaner fra andre organisasjoner som du finner i denne dialogboksen 12

13 Felles studieplaner kommer fram i dette skjermbilde. Du kan søke fram en studieplan ved å skrive studieplannummer, studieplantittel eller deler av dette i feltet for «Navn». Du kan også søke fram studieplaner i aktuelle hovedområder, kursområder eller etter SSB-koder hvis du er kjent med dette. Du velger studieplan til kurset ditt ved å klikke på «velg-symbolet» Først kommer det fram et skjermbilde med fakta om studieplanen og innholdsbeskrivelse. Nede i høyre kant i dette vinduet kan du velge denne studieplanen eller gå tilbake og søke etter ny studieplan. Etter valg av studieplan kommer du tilbake til skjermbildet med kursdetaljer. Nummeret som da kommer fram i ruten foran studieplanen er et systemnummer. Du kan lese mer om dette og om favorittstudieplaner i heftet Tilleggsfunksjoner. 13

14 8.2 Kurstittel Kurset må ha en tittel. Dette kan være det samme som tittelen på studieplanen, men det vanligste er å velge en som er kortere og passer bedre som betegnelse på kurset. Det er begrenset antall bokstaver i kurstittelen som vises i venstre felt i «Kurssenteret». Derfor er det nyttig å ha info i starten på tittelen som merker kurset tydelig. Da kan du lett skille det fra lignende kurs. Eksempel: H 12 gr 2 nr 3 Aktivitet i vann. = Høst, 2012, gruppe 2, tredje kurs etter studieplan « Lev aktivt med din sykdom i vann» Du kan finne din måte som gir deg god oversikt. 8.3 Dato, tidspunkt og varighet Fyll ut start- og slutt-tidspunkt for kurset og antall timer, husk også klokkeslett. Disse verdiene må legges inn, men kan endres senere ved behov. Studieplanen har alltid en timeramme. Du må velge antall timer for kurset innenfor denne rammen. Rammene for denne studieplanen sier at kursets timetall må være minimum 8 timer og maksimum 60 timer. «Timer online» ( skype m.m.) kan være en del av timetallet i enkelte kurs. Les mer om dette i heftet om «Tilleggsfunksjoner». 8.4 Kurssted kursrom Vi skal alltid angi et kurssted som registrerer i hvilken kommune kurset arrangeres. Du skal ikke skrive i feltet foran lupen. Du skal alltid klikke på lupen. Første gang du klikker på lupen vil du får du oftest se dette skjermbildet. 14

15 Når det ikke er registrert noen kurssteder tidligere, som i dette skjermbildet, må du registrere kursstedet; «ny lokasjon». «Ny lokasjon» gir deg dette skjermbildet. Her må du fylle ut alle felt med, andre felt kan være nyttige å fylle ut du avgjør. Når du lagrer dette stedet og rommet, dukker «Hakadal Ungdomsskole» opp som mulig kurssted. Du klikker på velg-pilen etter stedet, deretter velger du rommet «Svømmebasseng». 15

16 Skal dere ha et kurs i nevefletting, i sløydsalen på Hakadal ungdomsskole, oppretter du ikke nytt sted men et nytt rom under Hakadal Ungdomsskole som du kaller «Sløydsalen». Dere kan også arrangere kurs i en annen kommune og i et annet land. Disse kursstedene må registreres. Du kan lese mer om dette i heftet «Tilleggsfunksjoner». Du kommer tilbake til skjermbildet for «Nytt kurs». Stedet er valgt og «Svømmebassenget» har, som studieplanen, fått et eget systemnummer. 8.5 Arrangør, kursansvarlig, fagansvarlig Arrangør er alltid automatisk utfylt og er ditt lag når du logger deg inn. Dette skal ikke endres selv om det står en lupe bak «Arrangør». Kursansvarlig er også automatisk utfylt og skal vanligvis ikke endres. Fagansvarlig for et kurs er det valgfritt å fylle ut. Dersom du velger å fylle dette ut, klikker du alltid på lupen for å søke fram personen. 16

17 8.6 Lagre Når fakta om kurset er utfylt, klikker du på «lagre» - knappen nede til høyre i skjermbildet. Kurset er «opprettet» og har fått et eget kursnummer, en Kurs-ID. 9 Opprette kursplan Etter første gangs lagring dukker nye knapper opp. Nå skal du lage kursplan til kurset. Det innebærer at vi skal legge inn datoene for kursets møtedager. Du kan klikke på knappen «Fortsett» eller du kan klikke på «2 Kursplan» i «veiviseren» over kursdata. Dette kurset er på 2 timer hver mandag i november. Derfor skriver du dette inn slik. 17

18 Du klikker på «Lag Kursplan» og kursplanen beregnes med riktige datoer og timetall. Kursplanen kan redigeres. Du kan endre timetall og dato, du kan legge til beskrivelse for hva som skjer på hver samling. Du kan slette frammøtedagen om det blir slik endring eller legge til en dag. Frammøtedagene i kursplanen vil du finne igjen under frammøteregistreringen for kurset, se side 24. Nå klikker du på «lagre og avslutt». 10 Send til godkjenning 10.1 Godkjenning Etter lagringen kommer du tilbake til kurssenteret. Her ser du kursfakta for kurset. Disse kan du endre om det blir forandringer når kurset gjennomføres; timer, dato, klokkeslett m.m. For å redigere dette klikker du på knappen «Rediger». Kurset har foreløpig status «Opprettet». Dette finner du til høyre på linjen med kurstittelen. 18

19 Kurset sendes til godkjenning med klikk på knappen «Send til godkjenning». Når kurset blir godkjent av Funkis, endres status fra opprettet til «Godkjent» Tilskudd Under fane «Økonomi» kan du se hvilke tilskudd som er godkjent. Kurset vil kunne få kr 800 i tilskudd etter satsene som gjelder i Et kurs som ikke har utgifter får tilskudd, minstesats kr 400 Et kurs på 8 timer som har utgifter på kr 700 får tilskudd kr 700 Et kurs på 8 timer som har utgifter på kr får tilskudd på kr 800 Antall deltakere har ingen betydning for tilskuddet. 19

20 11 Legg til kursdeltakere 11.1 Databasen «Navn og adresser Når du starter med å legge til deltakere på kurset, vil personene sannsynligvis ikke finnes i KursAdmins database for «Navn og Adresser». Vi anbefaler derfor at du tar deg tid til å registrere kursdeltakerne inn i databasen ved å velge hovedfanen «Navn og adresser». Her er det viktig at du alltid skriver navnet i søkefeltet for å sjekke om personen allerede finnes i databasen. Dette skal hindre at personer blir lagt inn «dobbelt». I skjermbildet ser du felt du kan bruke for å søke fram en person. Standard er at du søker med navn og/eller tlf-nummer. Mulig søk er: Jørn Land, , Jørn La 99 eller Land. Poenget er at du kan søke veldig presist når du kan søke på deler av navn eller nummer. Når du ikke finner personen, klikker du på knappen «Ny registrering». Her legger du inn de navn, adresse, fødselsdato og andre opplysninger som kan være nyttig. Felt med må fylles ut. Husk lagre-knappen til slutt 20

21 11.2 Legge deltaker til kurset Når kursdeltakerne er lagt inn i databasen, kan du «hente» dem til kurset. Under fanen «Deltakere» i Kurssenteret finner du valgene for å legge deltakere til kurset. Valgene «Importere deltakere» og «Kopier deltakere fra annet kurs» er omtalt i hefte «Tilleggsfunksjoner». NB Helt til høyre er det en knapp for å slette kurset. Dette valget blir borte når du legger en deltaker til kurset. Du skal legge en deltaker til kurset og klikker på «Legg til deltaker». Etter søket klikker du på «Legg til» pilen. Her kan du sjekke at opplysningene stemmer. Du kan velge å gå tilbake og gjøre nytt søk. Du ser også et felt hvor du kan legge inn opplysninger om personen. Dette kan være viktig for god tilrettelegging av kurset. 21

22 I dette bildet kan du også knytte en person til det laget/organisasjonsleddet han hører til. Dette omtales i heftet «Tilleggsfunksjoner. Når du klikker på «Legg til på kurset», kommer du tilbake til kurssenteret og ser at deltakeren el lagt til kurset. Du kan lese mer om innholdet og funksjonene under «Deltaker» fanen i heftet «Tilleggsfunksjoner». 12 Endre kursets status til åpnet Når du vet at kurset blir gjennomført (og ikke avlyst eller utsatt), skal du endre status for kurset. Nå har kurset status «Godkjent». 22

23 Du klikker på «Rediger» knappen og åpner statusfeltet. Her velger du status «Åpnet» og klikker «Lagre og avslutt». Dersom kursets slutt-dato er passert og du har deltakere på kurset, vil det dukke opp en ny knapp, «Avslutt kurs», ved siden av «Rediger» knappen. Denne rutinen, å endre kursets status til åpnet, vil bli utført automatisk i senere versjon av KursAdmin. 13 Lagets bankkonto Tilskudd fra Funkis overføres til laget/organisasjonsleddets bankkonto. Du må ta kontakt med sentralleddet i din organisasjon eller Funkis slik at riktig kontonummer blir lagt inn i KursAdmin. Dersom konto endres må du gi beskjed pånytt. 23

24 14 Registrere frammøte Vi registrerer frammøte elektronisk ved å tildele hver person timer for hver samling(dato). Dette utføres under fanen «Frammøtereg». Datoene for frammøte har vi lagt inn i kursplanen (side17). Når du åpner feltet «Dato» dukker de opp. Du velger den datoen du skal føre frammøte. Dersom dato eller timetall er endret siden kursplanen først ble laget, kan du endre dette før du fører frammøte. Knappen «Ny dag» brukes kun dersom du trenger å legge ny dag til kursplanen. Klikk på «Fyll inn deltakertimer». 24

25 Du fyller inn 2 timer for alle ved å klikke på «Alle». Deretter kan du skrive 0 timer dersom noen ikke møtte denne dagen, og så «Lagre» På samme måte tar du fram alle møtedagene og fyller inn deltakertimer. 25

26 Deltakerlista oppdateres for hvert frammøte. Du må sjekke: Antall timer ført i frammøteregistreringen er lik timer registrert på kurset. Startdato for kurset er lik dato for første frammøteregistrering. Sluttdato for kurset er lik dato for siste frammøteregistrering. Føre eller endre frammøte på en person kan du gjøre ved å klikke på redigeringssymbolet etter navnet på deltakeren. Frammøte-datoen blir ikke merket etter at frammøte er ført. Dette vil komme i senere versjoner av programmet slik at du lett ser forskjell på frammøtedatoer som er ført og ikke ført. Funksjonen i dette vinduet kan du benytte for å finne frammøte-datoer du ikke har ført. Du klikker på en deltaker du vet har vært på alle samlingene. I dette eksempelet har du glemt å føre frammøte for mandag, 19.november. Lister og rapporter som er tilgjengelig i fanen «Frammøtereg» kan være nyttig hjelpemidler, men «lay-out» for disse har noen mangler foreløpig. 15 Kursregnskap økonomi Kursregnskap kostnader fører vi inn under fanen «Økonomi» Husk «Lagre» når beløp er lagt inn. 26

27 Felt for føring av «kursavgift» og «andre inntekter» vil komme i senere versjon av KursAdmin. «Søk om tilskudd» gjelder kurs som er tildelt Tilretteleggingstilskudd, TRT. For de fleste er dette ikke aktuelt. Du må kontakte din organisasjon sentralt og avklare eventuelt beløp som legges inn her. Mer om dette i heftet «Tilleggsfunksjoner» 16 Avslutte kurs Når frammøteregistrering og kursets økonomi er ført inn, kan du avslutte kurset. Da «sendes» kurset til Funkis sentralt for kontroll og utbetaling av tilskudd. Du starter med å klikke på knappen «Avslutt kurs» Nå starter du en avslutningsrutine som består av tre «steg». Du kan avslutte eller gå tilbake i alle stegene dersom du oppdager feil Deltakerrapport 27

28 I dette bildet skal du sjekke at timetall for frammøte blir riktig. Kursets timetall er utgangspunktet for alle deltakerne. Din frammøteregistrering står i første kolonne. Her må vi rette timetallet for de to siste deltakerne. Etter rettingen vil bildet bli slik. Klikk «Neste» for å komme til steg Kursdetaljer Legg inn: Tid på døgnet Antall samlinger Antall medlemmer som er kursdeltakere (organiserte deltakere) Antall kvinner og antall menn med behov for tilrettelegging 28

29 Vanligvis regner vi med at antall kvinner og menn med behov for tilrettelegging samsvarer med antall medlemmer (organiserte deltakere). Mer om Tilrettelegging og tilretteleggingstilskudd kan du finne i din organisasjons beskrivelse: «Dokumentasjon for bruk av TRT». Ta kontakt med din organisasjon sentralt. Se også Etter denne sjekken klikker du igjen på «Neste»-knappen. Når det er mange deltakere på et kurset er det praktisk at disse knappene står både oppe og nede. Du slipper å scrolle Tilskudd - økonomi Dette er siste sjekk på kostnader og tilskudd. Du kan avbryte og rette opp eventuell feil før du avslutter på nytt. Du gjør ferdig avslutningsrutinen for kurset med klikk på gul knapp; «Avslutt kurs». Kurset endrer automatisk status fra «Åpnet» til «Avsluttet». Du finner kurset igjen ved å velge status «Avsluttet» for visning i kurssenteret. Du kan ikke lenger redigere kursets detaljer. Tilskudd vil vanligvis bli utbetalt til kursarrangørs konto innen 14 dager etter avsluttet kurs. 29

30 Fakta for kurset vises slik i Kurssenteret 30

31 KursAdmin er «ferskvare». Som i alle startversjoner, oppdager vi overraskende detaljer og mangler. Vi er takknemlig for mange gode tilbakemeldinger som har bidratt til utvikling av KursAdmin. Vi er også meget takknemlig for den tålmodighet dere har vist så langt gjennom dette første året med bruk KursAdmin. Vårt viktigste mål nå er å komme i gang. Mange har tatt i bruk programmet. Flere medlemsorganisasjoner har KursAdmin med på samlinger for sine studieansvarlige. Takk for at også dere satser tid og ressurser på innføring av programmet. LYKKE TIL! Vennlig hilsen 31