Håndtering av FOs kursvirksomhet kursportalen

Transkript

1 Håndtering av FOs kursvirksomhet kursportalen Registrering av kurs i kursportalen Publisering på nettet Annonse i Fontene Her er et forsøk på å skissere arbeidsflyt og ansvarsområder. Som dere vet er store deler av kursvirksomheten finansiert av OU-midler. Det stilles nå sterkere krav om at kursvirksomheten skal være helhetlig og synlig. Dette er en av grunnene til at de nye websidene blir sentrale i promotering av kusene. Hva er så et kurs i denne sammenhengen? Generelt er tiltak som er arrangert av FO sentralt eller av FO-avdelingene og hvor det er ønskelig med «åpen» påmelding å betrakte som et kurs. Hvis dette skal funke, er vi helt avhengige av at disse rutinene følges! Aktivitet Handling Ansvar Publisering av kurset i WinOrg og kursportalen Den som er ansvarlig for kurset må publisere det i kursportalen på Ev. be FO sentralt om å gjøre dette Bente (ev. Rune) For avdelingene: Følg bruksanvisning (vedlagt). Dersom kurset er komplisert, for eksempel med flere workshops med separate påmeldinger, må avdelingene få hjelp fra forbundskontoret for at web-påmeldingen skal bli riktig. For FO Sentralt: Kurset settes normalt opp direkte i WinOrg av Line Tangre, som samtidig gjør det tilgjengelig i kursportalen. Fagansvarlig i FO Sentralt (sentrale kurs) Forbundskontoret v/line Informasjon om kurset, eventuelt program og påmeldingsrutiner sendes forbundskontoret v/bente Semb på annonse@fo.no Bente publiserer kurset på /kurs/konferanser både på sentral oversikt og på avdelingenes aktivitetslister. Fagansvarlig i FO Sentralt (sentrale kurs) Forbundskontoret v/bente Bente legger til rette for publisering i Fontene Redigert mars 2016 Side: 1 av 5

2 Informasjonen om kurset på knyttes til kurset i kursportalen i WinOrg Bente setter inn URL i kursportalen. URL-forkorter må benyttes, for eksempel bitly Dette for å kunne «hente» aktuelt kurs under «kommende kurs» i kursportalen Bente Påmeldinger Kursansvarlig må med jevne mellomrom (eller etter påmeldingsfristen) gå inn i kursportalen og godkjenne de påmeldingene som er kommet inn. Det er først når påmeldingene er godkjent at den påmeldte vil få opp kurset i «Kurs jeg er påmeldt» i kursportalen Dersom kurset ikke er «førstemann til mølla» men det foretas et utvalg etter påmeldingsfristen har løpt ut, bør dette gå klart fram i informasjonen om kurset Line (sentrale kurs) Ferdigstilles Når kurset er avholdt må det ferdigstilles i kursportalen eller direkte i WinOrg (Line) slik at opplysninger om deltakelse skrives inn på hver enkelt deltaker i WinOrg Line (sentrale kurs) Eksempler på kurs og samlinger hvor disse rutinene ikke skal følges: Arrangementer i avdelingene hvor påmelding ikke er nødvendig eller påmelding skal være på e- post (eks.: Temakafeer, lokale arrangementer etc.). Disse skal publiseres som lokal Aktivitet på den respektive avdelingens side og ikke som sentrale kurs. Aktiviteter som skal publiseres KUN på avdelingens sider kan også gjøres sentralt dersom avdelingen ønsker hjelp til dette. Sentralt arrangerte møter for tillitsvalgte eller avdelingsrepresentanter (eks. Spekter-samling) som ikke er åpne for allmenn påmelding men hvor avdelingene plukker ut representanter. Disse skal publiseres i den sentrale Møtekalenderen. Redigert mars 2016 Side: 2 av 5

3 Bruksanvisning for FO-avdelingene : Opprette og vedlikeholde kurs i kursportalen på Logg inn på medlemsnettet. Velg Mine kurs og undermeny «Administrer kurs». Du får opp følgende bilde. 1. Avdeling: Åpne feltet og velg riktig avdeling. 2. Kursnr.: Skriv KUN inn gjeldende årstall (for eksempel 2016). Når du lagrer kurset vil WinOrg sette riktig løpenummer. Hver avdeling har egen nummerserie. 3. Tittel: Gi kurset en passende tittel. Det er viktig at det kommer fram hvilke(n) avdeling det gjelder, for eksempel «FO Nordland Turnuskurs». 4. Kurstype: Velg riktig kurstype Fagkurs eller Tillitsvalgtkurs. 5. Påmeldingsfrist: Sett inn påmeldingsfrist. 6. Startdato/sluttdato: Sett inn datoer for kurset og eventuelt klokkeslett. 7. Kurssted: Søk opp riktig kurssted. Hvis kursstedet ikke finnes i WinOrg legg det inn. Postnummer er nødvendig. 8. Fritekst: Skriv eventuelt fritekst. Det som skrives her vil komme opp i første bilde i påmeldingsskjemaet. Dersom kurset er gratis for FO-medlemmer bør dette stå her. 9. Publiser kursliste fra dato / til dato: Sett datoer for publisering. Normalt skal kurset publiseres fra dagens dato til dato for påmeldingsfrist. Når denne er utløpt får en følgende beskjed ved forsøk på påmelding: «Påmeldingfristen for dette kurset er utløpt, kontakt eventuelt kursarrangør» 10. Maks. delt.: Sett inn maks antall deltakere (obligatorisk). 11. Trykk «Lagre» (menyknapp øverst i bildet), kurset opprettes og tildeles kursnr. Redigert mars 2016 Side: 3 av 5

4 Annonsere kurset Bente Semb, tlf , står for annonseringen i Fontene og annonseringen på websidene (også på avdelingenes sider). All informasjon om kurset, inkludert eventuelt program etc. må sendes henne. Håndtere kurspåmeldinger 1. Logg inn -> Mine kurs -> Administrer kurs. 2. Velg aktuelt kurs. 3. Velg Webpåmeldinger (menypunkt nederst i bildet for det aktuelle kurset). 4. Hent opp den enkelte påmeldte. Adresser etc. vil skrives inn automatisk fra WinOrg. 5. Når du godkjenner webpåmeldingen vil personen flyttes til Kursdeltaker (menypunkt nederst i bildet for det aktuelle kurset). Medlemmet vil få opp kurset under menypunktet Mine kurs - > Kurs jeg er påmeldt. 6. Fra kursdeltakerbildet kan du eksportere deltakerliste til Excel. 7. Her kan du også håndtere avmeldinger. NB! Dersom noen IKKE har meldt seg på elektronisk (via kursportalen), men har sendt påmelding på f.eks. e-post anbefales det å registrere disse som Kursdeltakere. Disse kommer da med på oversikten over kursdeltakere. Ferdigsstille kurset Når kurset er avholdt velger du aktuelt kurs, sletter de deltakerne som ikke møtte opp/deltok og trykker deretter Ferdigstille (knapp øverst). WinOrg avlutter kurset og skriver deltakerinformasjon på de medlemmene som har deltatt. Hjelp Hjelp til håndtering av kursportalen, kontakt Bente Semb, tlf bente.semb@fo.no eller Rune Soma, tlf rune.soma@fo.no Redigert mars 2016 Side: 4 av 5

5 Dersom kurset skal ha parallellsesjoner eller er kombinert med andre evenementer som bør komme fram i påmeldingen (for eksempel festmiddag JA/NEI) må dette settes opp direkte i WinOrgs kursmodul som gjøres hos FO sentralt (Bente). Deltakelse på en eller deler av et arrangement: Vi kan legge inn sekvenser som deltaker kan krysse av. Eks. Kommer opp som bilde nr. 2 etter at du har trykket «fortsett» i bilde nr. 1 (som viser navn etc.) Redigert mars 2016 Side: 5 av 5