Information Worker - Få kontroll på innboksen Audun M. Solheim Seniorkonsulent Samhandling audun@atea.no
Agenda Tips og triks i Outlook Effektiv bruk av presence Demo
Vi starter med e-post Hvordan oppleves ofte e-post hverdagen alle sender e-post til meg innkurven blir aldri tom (og nå kommer også talepost hit) e-post gjør meg ofte transaksjonsstyrt Hvordan ønsker vi oss at arbeidsdagen skal bli? bedre kontroll på henvendelsene at noen sorterer e-posten for meg med enkle grep få overblikket finne frem til informasjon når jeg trenger den Hva hindrer deg til å oppnå bedre e-post situasjon? vet ikke hvordan finner ikke tid til å lære og til å endre vaner... For vanskelig
Noen gode kjøreregler når du sender e-post Tenk deg om før du sender e-post! Du skal gjøre med andre som du vil at andre skal gjøre med deg. 1. Send e-post som har et verdifullt innhold 2. Gi ALDRI oppgaver til personer i kopi (cc) 3. Ikke kopier personer på e-posten ukritisk 4. Ikke send store filer. Send heller link 5. For masseutsendelser til partnere, kunder etc. bruk blindkopi
Tips : Ikke la deg transaksjonsstyre Fokuser på dine arbeidsoppgaver Ikke la e-post styre deg
Tips : Bruk fargekoder for kategorisering Kategoriser innkommet e-post for raskere gjenfinning
Premien for kategorisering i oversikter
Premien for kategorisering i mapper
Tips : Sortering av e-post Sorter e-post før den kommer til innboks Alle personlige e-poster til egen folder e-post der du er på kopi til egen folder All e-post der du er en av flere mottakere til egen folder VIKTIG!! Sett av tid for å gå igjennom disse mappene
Hvordan sette regler
Tips : Sett regel med en gang! Opprett regel direkte fra e-post
Tips : Regler gjelder også på mobilen Regler er serverbasert så de virker også på din mobil Tenk hvor mye en sparer av tid og trafikk
Tips : Enklere å sortere e-post Bruk fargekoder for lettere å skille ut viktig e-post
Tips : Gjør om e-post til kalender aktivitet e-post som krever tid i din kalender gjøres om til kalender aktivitet fra meny eller drag&drop Kategoriser også kalender aktiviteter Sørg for å ha fokus på dine mål og avsjekk kalender
Tips : Finne tid for møte Når det er vanskelig å finne ledig tid for møte med personer internt bruk Scheduling
Tips : Finne tid for møte En annen løsning er å sammenligne kalendere
Tips : Alt skal ikke sees av alle
Tips : Finne tid for møte Når det er vanskelig å finne ledig tid for møte med personer eksternt er det enkelt å bruke e-post
Til slutt om e-post I en perfekt verden: Hver e-post du åpner skal leses og behandles Ikke verdt å ta vare på -> SLETT! Noe å ta vare på - > Behandle! 1. Kategoriser! 2. Må gjøres noe med -> Gjør den om til oppgave! 3. Nyttig informasjon? -> Legg den i riktig mappe!
Våre tips for at mottaker leser din e-post 1. Tittel (Subject) på e-post bør vekke leserens interesse 2. Tittel (Subject) må være relevant for e-posten 3. Første setning = en summering av innhold. Gjerne med korte punkter: Informasjon om sak X Informasjon om sak Y Oppgaver til person A Oppgave til person B
Våre tips for at mottaker leser din e-post 1. Tittel (Subject) på e-post bør vekke leserens interesse 2. Tittel (Subject) må være relevant for e-posten 3. Første setning = en summering av innhold. Gjerne med korte punkter: Informasjon om sak X Informasjon om sak Y Informasjon om oppgave sendt til person A Informasjon om oppgave sendt til person B
Presence, den nye summetonen Tale Videokonferanse Outlook-kalender Aktivitet på PC
Demo Outlook 2010 Bruk av presence for å jobbe effektivt Dokumentdeling
Exchange Deployment Planning Services For de som har SA på Exchange Kan bruke egne rådgivningsdager og kurs vouchere for å gjennomføre workshop med: Design Etablere plan for migrering Opplæring av administratorer Atea er sertifisert for å kjøre workshop Offisiell Microsoft dokumentasjon Uavhengig av hvem som er lisenspartner Resultatet kan brukes fritt Kan velge mellom 1, 3, 5, 10 og 15 dagers workshops
Sender MailTips
Side ved side kalender
Unified Communication i OWA Voice Telephony Instant Messaging SMS Text Messaging