Føler du deg ekstra ivrig under oppstarten (eller på villspor, helt enkelt!) kan du trykke på tangenten F1. Via F1 er hjelpen alltid nær.

Transkript

1 PANGSTART

2 2

3 En flyvende start Snart kan du begynne å jobbe i LIME Easy! I denne pangstarten guides du igjennom grunnkunnskapene du trenger for enkelt å komme i gang med programmet. Føler du deg ekstra ivrig under oppstarten (eller på villspor, helt enkelt!) kan du trykke på tangenten F1. Via F1 er hjelpen alltid nær. Dessuten finnes manual, tips og triks og hjelp på vår hjemmeside, Ha det moro og lykke til! Tips! Hjelpen er alltid nær Trykk på tangenten F1 for å få hjelp med det som du for tiden jobber med. Under knappen Hjelp og menyalternativet Hjelp finnes også mange tips og råd, for eksempel vanlige spørsmål og svar. 3

4 1. Installere Surf inn på for å laste ned seneste versjonen av LIME Easy. Velg Full Installasjon om du ikke har LIEM Easy installert fra tidligere. Logg inn med følgende: Brukernavn: Passord: easy boxer Kjør installasjonsfilen setup.exe for å starte installasjonen. Når installasjonen er ferdig, vil følgende ikon vises på skrivebordet: Symbolet for LIME Easy på skrivebordet 4

5 2. Starte og logge inn Start med tom database Når du starter LIME Easy vises dette bildet: Start av LIME Easy Marker et eksisterende navn og trykk på OK. Du kan også legge opp deg selv som bruker. Klikk på Ny og skriv inn opplysninger om deg selv i dialogen Medarbeider. 5

6 Hvem er Lisa og Kalle...? Når du installerer en full versjon av LIME Easy, installeres også en demodatabase med et antall firmaer og medarbeidere (i dette tilfelle, en Administrator, Lisa og Kalle.) Bruk gjerne demodatabasen når du går igjennom pangstarten, tester programmets funksjonalitet og bygger opp LIME Easy slik at det passer din virksomhet. Du kan når som helst slette dem opplysningene og i stedet opprette en database helt og holdent med dine egne medarbeidere, firmaer og kontaktpersoner etc. Dialogen Medarbeider Deretter klikker du på knappen OK og OK igjen for å komme inn i LIME Easy. 6

7 Start opp med en allerede eksisterende database For å finne sin egen database åpnes først databasehåndteringen. Den vil finnes i samme mappe som LIME Easy er installert, under Alle programmer via Startmenyen. Databasebehandling Når databasebehandling er åpen, velg Legg til 7

8 Skriv inn et navn i Navn feltet og trykk deretter på knappen Bla gjennom Dialogen Ny Database Blad deg frem til den mappen der LIME Easy-databasen er, marker mappen DATABASE og klikk deretter på OK. Blad deg frem til databasemappen. 8

9 Velg Avansert og klikk på Foreslå, kontroller at banen til mappene for Maler, Dokument og Massebrev er korrekt. Mappene skal finnes på samme sted som LIME Easy-databasen. Er banen feil, klikk på Bla gjennom og finn riktig bane. Fanen Avansert Trykk på OK, dobbeltklikk på databasen du la til nå nettopp, og trykk på Bruk. Det skal nå være en rød pil foran den skarpe databasen. Finnes det en test database fra tidligere, kan denne fjernes gjennom å markere den og klikke på Fjern. Neste gang du starter LIME Easy, startes det med den skarpe databasen. Legg til flere brukere Vil du legge til flere brukere, gjør du det under menyen Vis>Medarbeidere. Deretter klikker du på knappen Ny for å legge til en ny bruker. 9

10 Kan du ikke logge inn? Har du kun en lisens, får du meldingen om at antall lisenser er oppbrukt. Logg da inn som administrator og legg til deg selv under medarbeider. Logg deretter inn på nytt med ditt eget navn. Tips! Endre dialogrutens størrelse Hvis du drar i dialogrutens høyre hjørne, kan du gjøre ruten større eller mindre. Desto mindre rute, desto mindre informasjon synes og vice versa. Gjør et forsøk! Tips! Ta (mange) sikkerhetskopier Dessverre kan din datamaskin eller server opplever et havari. Krasjende pc er, innbruddstyver osv. alt er dessverre mulig. Se til å ta sikkerhetskopier. I LIME Easy er det først og fremst fire kataloger/mapper som skal sikkerhetskopieres: database, dokument, maler og massebrev. Les mer om hvordan du gjør en sikkerhetskopi i Hjelpen. 10

11 3. Det første du ser Faner Bytt fane for å se listen med kontaktpersoner eller prosjekt. Oversiktlig liste I Hovedlisten ser du alle opprettede firmaer Øyeblikkelig søk Med det unike hurtigsøket finner du raskt det du søker. 11

12 Smidig sortering Klikk på en rubrikk og listen sorteres etter denne. Vanlige kommandoer samlet som knapper under respektive fane. 12

13

14 Velg selv hvilken informasjon du ser Velg hvilken informasjon du vil se i hovedlisten gjennom å klikke på Rediger > Innstillinger > Hovedliste Flere hovedlister Foruten Firmahovedlisten kan du tilpasse fem ytterligere hovedlister. Listen til høyre viser de feltene som du vil at skal synes i hovedlisten. Firmanavn og Tillegg er alltid med i hovedlisten Tips! Omdøp fanene Passer ikke fanene Firmaer, Personer og Prosjekt din virksomhet så bra? Bytt navn på dem! Velg Rediger > Innstillinger> Databasestruktur og fyll i fanenavnene som fungerer bedre... 14

15 4. Informasjonskortene All informasjon om dine kontakter og prosjekt skrives inn i såkalte informasjonskort. Vi har valgt å kalle disse objektene for Firmakort, Personkort og Prosjektkort. Passer ikke navnene til din virksomhet kan du døpe de om. Mer informasjon om dette på forrige side. Firmakortet Et firmakort er oppbygget i tre deler. 1. Basisopplysninger Faste felt for navn, tillegg, telefon, faks og adresse 2. Tilpassede informasjon med de felt som du selv opprettet for å skreddersy LIME Easy til din virksomhet 3. Personopplysninger som viser hvilke personer som du har knyttet til firmaet. Basisopplysningene er obligatoriske og kan ikke fjernes. 15

16 Den tilpassede informasjonen inneholder felt du selv har opprettet, i såkalte Superfelt (mer info på side 17). Ved hjelp av avgrenser kan du dele inn informasjonen i ulike deler. Lengst nederst finner du fanene Personer, Prosjekt, Oppgaver og Kalender. De to siste beskrives på side 25. Personkortet På personkortet legger du inn informasjon som jobber på et firma. Navn er et fast felt. Øvrig informasjon som skal finnes på kortet bestemmer du selv gjennom å legge til superfelt. Valgfrihet! Du bestemmer selv hvilken info som skal synes. Nyhetsbrev? Opprett et superfelt som viser hvilke utsendelser personen skal få. Prosjektkortet Bygg relasjoner gjennom å ha full oversikt! Prosjektkortet bygges opp på samme måte som med firma- og personkortet. 16

17 5. Legge til superfelt Det unike med LIME Easy er jo at du selv skreddersyr hvilken informasjon som skal lagres.. Tenk at du vil legge til feltet Region på dine firmakort. Dessuten bestemmer du at det skal ligge under avgrenseren for Segmenterende felt for eksempel. For å legge til et nytt felt får du til hovedmenyen, logg inn som Administrator og velg Rediger > Superfelt. Dialogruten for Superfelt åpnes. Klikk på Ny for å opprette et nytt Superfelt. Du klikker på Ny og får opp en ny dialogrute der du angir hva slags type superfelt du vil opprette. 17

18 Feltets navn fylles i her. Størrelse og øvrig Gi ditt felt riktig størrelse og f.eks. et symbol, slik at du enkelt ser det. Type felt Fyll i hva slags type av felt du vil oppette. Tipsruten hjelper deg å velge rett superfelt. Trykk OK og sorter listen ved hjelp av de grønne pilene slik at feltet havner der du vil ha det. Sorteringsknapper Klikk feltet opp eller ned med pilene slik at det havner på rett sted. Trykk på Lukk og åpne et valgfritt firma for å se resultatet. 18

19 Vårt nye superfelt plassert akkurat der vi vil ha det. Alternativ legges til ved å klikke på det grønne krysset. Klikk på det grønne krysset ved siden av feltet Region og fyll i dialogruten som åpnes. Legg til alternativ Klikk på Ny... og legg til de alternativene som trengs. 19

20 6. Finn firmaer og personer Listesøking For raskt å finne et firma i hovedlisten markere du en kontakt, hvilken som helst, og begynner deretter å skrive firmanavnet. Så fort du skriver firma navnet så har firmaet du søkte blitt markert Bra å vite om listesøking Med listesøking søker du fra første bokstav i ordet. Du må også alltid vite akkurat hva du leter etter. Hurtigsøk Vil du søke på flere parametere i hovedlisten kan du benytte Hurtigsøk. Hurtigsøk finner du under alle lister i LIME Easy og søker på de feltene som vises. Skriver du noe her, blir alle rader som ikke inneholder akkurat de bokstavene usynliggjort. Eksempelvis husker du kanskje ikke hele firmanavnet for Testing AS. Da kan du bare skrive test og får da opp alle firmaer som inneholder test. Vil du istedenfor søke på for eksempel Ansvarlig kan du skrive inn en kollegas navn og ser da kun hans/hennes kunder. 20

21 7. Avanser søk For å søke ut en delmengde med firmaer, personer eller prosjekt, f.eks. alle personer som har interessen Frekke biler, stell deg i personfanen og klikk på knappen Søk: Du klikker på Søk og dialogruten Søk åpnes. 1. velg hvilket felt du vil søke i, ovenfor har vi søkt på Interesser (Person). 2. Som vilkår velger du Inneholder. 3. Skriv Frekke biler i listen i det siste feltet. 4. Klikk på Søk. 5. Nå markeres alle personer med interessen Frekke biler. 6. Klikk på Lukk for å lukke søkingen. De som oppfyller søkevilkårene er de personene som nå er markert i hovedlisten. Vil du kun se di markerte, klikk på filterknappen nede til høyre i listen. 21

22 Vis bare markerte Personene gjennom å klikke på knappen Knappen Vis bare markerte Det avanserte søket kan også benyttes til eksempelvis og: - Eksportere (via knappen Eksporter) - Rapporter (via knappen Rapporter) - Etiketter (via Arkiv > Etiketter) - Masseutsendelser (via Spesial > Utsendelse via) - Et fornyet utvalg Aktuell, Markerte eller Alle? I mange dialoger i LIME Easy forekommer valget aktuell, markert eller alle. Dette avgjør hvilke i listen som skal bearbeides på noe vis (skrive ut, få e-post, følge opp, etc.). Ser du på bildet nedenfor blir det kanskje enklere å forstå: Aktuell Feltet med tynn stiplet linje Markerte De fargede feltene. Aktuell Den kontakten som har en tynn stiplet linje rundt seg. Kontakten kan samtidig være markert, dvs. (blå) farget! Markerte De kontakter som er farget i listen (oftest blå). Etter for eksempel et søk, blir de som oppfyller søkekriteriet markerte. Alle Alle som finnes i listen. 22

23 8. Logge historikk Historikkalternativ hvilke aktiviteter som skal være med i listen velger dere selv. Grønt pluss er ikonet som gir deg flere historikkalternativ. Fargekodede ord for en rask, enkel og visuell oppfølging av aktiviteter. Hva skjedde når? Miks forhåndsalternativ med fritekst for å få total oversikt på kontaktene! Når du har utført en aktivitet som har skjedd med en kontakt, logger du historikk. Tenk deg f.eks. for eksempel at du ringer en salgssamtale til Anders på Lundalogik. Du noterer enkelt det i historikken for Lundalogik gjennom å klikke på Historikk på firmakortet. Dagens dato og din signatur kommer opp automatisk. Dobbeltklikk deretter på en aktivitet i menyen til venstre og dobbeltklikk deretter på den personen hos firmaet som var involvert i aktiviteten. Skriv deretter en tekst som du vil lagre og være tilgjengelig for alle medarbeidere som benytter LIME Easy. Trykk Lagre og lukk. 23

24 9. Legg til en Oppgave For å kunne planlegge sin tid og følge opp de aktivitetene som skal gjøres, kan man legge til Oppgaver koblet opp mot firmaet eller prosjektet, seg selv og sine medarbeidere. Har du Outlook 2003 eller senere kan du automatisk få inn Oppgavene i Outlook. Dessuten går det an å legge inn kalenderbookinger i Outlook direkte fra LIME Easy. Under fanen oppgaver Finner du informasjon som er knyttet til kontakten. Oppgavekortet! Med knappen Ny... åpnes Oppgavekortet der du legger inn opplysningene for deg selv eller dine kollegaer Når du velger Ny åpnes Oppgavekortet der du fyller inn hva som skal gjøres, når det skal gjøres og hvem som skal gjøre det. Når du starter LIME Easy vil du få en påminnelse om du har oppgaver som skal utføres. 24

25 Kalenderkobling - LIME Easy & Outlook Det er en enkel og fin kobling mellom LIME Easy og Outlook der du kan se kalenderen din direkte i LIME Easy. Outlook-koblingen gjør også at du i LIME Easy sitt startbilde kan se din innboks. Slik synkroniserer du LIME Easy med Outlook: Velg Rediger i hovedlisten, velg Innstillinger > Bruk. Kryss i alternativet Integrert kobling for Microsoft Outlook (Outlook 2003 eller senere). For å opprette en kalenderkobling klikker du på Ny under kalenderfanen. Et kort for Avtale åpnes i Outlook. Der fyller du inn informasjon om din booking; emne, start- og sluttdato, samt start- og sluttid. Du får da automatisk inn informasjon om kontaktens adresse samt kontaktpersonens navn og telefonnummer. 25

26 I kalenderfanen ser du Outlook-kalenderen og kan f.eks. opprette bookinger. 1. Klikk på Ny... for å opprette en ny kalenderbooking- 2. På kortet Avtale finner du opplysninger som er knyttet til kontakten. 26

27 10. Opprett dokument LIME Easy hjelper deg å opprette og holde orden på dokumenter. For å skrive for eksempel et brev til Lundalogik AS, gjør du følgende: 1. Klikk på (markere) firmaet Lundalogik AS i hovedlisten. 2. Klikk på knappen Ny > Dokument i venstre hjørne: 3. Nå åpnes Skriv dialogen: Dine eksisterende maler ser du i listen. Velg en av de og trykk på knappen Skriv. Opprett og endre maler ved å klikke her 27

28 4. Marker den malen du vil benytte, i dette tilfellet Tilbudsmal 5. Velg mottaker og skriv inn en kommentar til brevet. 6. Til sist klikker du på knappen Skriv. Nå åpnes skriv behandleren med tilbudsmalen og alle opplysninger utfylt. Dessuten lagres dokumentet automatisk i dokumentarkivet under Lundalogik AB. Du får med deg alle firmaopplysninger til din skriv behandler. Deretter kan du og dine kollegaer gå inn via Dokument-knappen på respektive firmaer og se hvilke dokument som går ut til en viss kontakt. 28

29 Firmaets dokumentarkiv Lagre e-post i LIME Easy Under Dokument kan du lagre utgående e-post som du sender fra LIME Easy. Om du benytter Outlook 2000 eller senere kan du også gjøre det med innkommende e-post. Det er enkelt: dra og slipp innkommende e- post fra din innboks i Outlook til hovedlisten i LIME Easy. Maler i Word og Excel Du kan også opprette maler i Word eller Excel som du benytter i LIME Easy. Se kapittelet Å skape egne maler i brukermanualen. Maler kan opprettes for spesifikke avtaler, ordrebekreftelser, besøksrapporter osv. På denne måten sparer du mye tid og dere trenger bare å endre et dokument en gang på et sted! 29

30 11. Masseutsendelse via e-post I LIME Easy kan du sende masseutsendelser via kanaler som brev, faks og e-post. Her viser vi hvordan det fungerer for e-post: 1. Hvem skal få e-postmeldingen? Start med å søke opp hvem som skal få utsendelsen (firma eller kun ulike personer). Klikk deretter på ruten Spesial > Utsendelse via > E-post. I dialogen Utsendelse via e-post velger du hvem du skal sende e-posten til. Utsendelse via e-post 2. Kontroller e-postadressene. Dersom du krysser i ruten for Forhåndsvis kan du kontrollere mottakerne og deres e-postadresser innen du sender avgårde e-posten. Da kan du også velge å ta bort mottakere. 30

31 Forhåndsvisning innen masseutsendelsen 3. Hemmelig kopi. I neste steg angir du om du vil sende e-postmeldingen til en og en- Dette gjør at mottakeren ikke ser listen med alle e- postadressene meldingen er sendt til. Samtidig unngår man spamfilteret. 4. Skriv og send! Nå har e-post programmet startet utsendelsen og det er på tide å forfatte og sende meldingen din. Tips! Masseutsendelse for brev og faks Hvordan det fungerer med masseutsendelse for brev og faks kan du lese i brukermanualen under kapittelet for Masseutsendelser. I manualen finnes også et etikett kapittel bra å se på dersom du skal for eksempel gjøre masseutsendelse via brev. 31

32 12. Importere til LIME Easy Du kan enkelt importere informasjon til LIME Easy. Kanskje vil du importere nyinnkjøpte firmalister og adresser eller filer som du har hatt tidligere. 1. Hvor vil informasjon ta veien? Det er viktig at man i første raden definerer hvilket informasjonskort og hvilket felt informasjonen skal importers til. Eksempelvis skal firmanavnet inn på firmakortet, under feltet Navn. Kolonnen døpes derfor til Firma.Navn. Mer informasjon om importfelt finnes i Hjelpeavsnittet (F1) i LIME Easy og på 2. Lagre som tekstfil. Importfilen må lagres som en tabulatordelt tekstfil (*.txt). Du oppretter en tekstfil gjennom først å legge inn den informasjonen du vil importere i en Excel fil, og deretter lagrer den som en tabulatordelt tekstfil. Adresser deles opp på to rader i LIME Easy ved at du skriver inn et siffer (radens siffer) etter feltets navn. OBS! Gjelder kun adresse. 32

33 3. Gjennomfør importen For å importere filen går du til Arkiv > Importer Marker den tekstfilen du vil importere og klikk på Åpne. Når du klikker på OK starter importen. Importen har startet. Klikk på neste for å se de andre kontaktene. Klikk OK for å fullføre importen. Nå er importen ferdig! 33

34 13. Til slutt Nå er det på tide å komme i gang med din egen LIME Easy. Slett informasjonen i din demodatabase og importer inn dine egne kontakter. Husk på at hjelpen er nær! Trykk på tangenten F1 for å få hjelp direkte i programmet. Mer hjelp finnes under Vanlige spørsmål og svar i Hjelpmenyen. Når du føler deg klar til å gå et steg videre, finnes mange flere funksjoner og finesser å utforske i LIME Easy, for eksempel: - Prosjekt skiller informasjonen fra firmadelen. Går an å knytte ett prosjekt til ett firma eller flere firmaer. - Maler det går an å opprette en mengde med ulike maler som du enkelt kan benytte for å gjøre utsendelsen direkte fra LIME Easy. - Rapporter ulike typer av rapporter med ulike grader av kompleksitet kan enkelt opprettes i LIME Easy. Lykke til! 34

35

36 Rev 9.000, Copyright Lundalogik AS Alle rettigheter forbeholdes.