Atea lanserer Microsoft Exchange 2010

Transkript

1 Atea lanserer Microsoft Exchange 2010 Karin Løkke, hurtigmelding og e-post

2 Agenda først ut Nytt i Exchange 2010

3 Agenda så Nytt i Exchange 2010 (UM) Microsoft Exchange Unified Messaging (UM) Hvorfor? Hva er nytt i Microsoft Exchange UM? Norsk Tale endelig er den her! I alle fall hos Atea

4 Agenda så Demo av Exchange 2010 Kort gjennomgang av Microsoft Office Communicator Microsoft Exchange UM med Norsk Tale Microsoft Web app Microsoft Windows Mobile 6.5 SMS

5 Agenda til slutt Outlook 2007 tips Microsoft Outlook e-post Microsoft Outlook kalender Microsoft Outlook personlige kontakter

6 Atea Unified Communication Microsoft Exchange UM 2010 Karin Løkke, hurtigmelding og e-post

7 UC prosjekt skisse Client UC endpoints AOL Public IM Clouds Yahoo Remote Users Windows Live DMZ Data Audio/ Video SIP Edge Servers Front-End Server Workloads: IM/Presence Conferencing Voice App sharing Dev Platform Applications Active Directory Federated Businesses PSTN Advanced Media GW (Mediation Server) Exchange 2007 Server UM Voic CWA Archiving

8 Atea Telco Unified Communication Client UC endpoints AOL Public IM Clouds Yahoo Remote 3G/HSDPA Users Windows Live DMZ Data Audio/ Video SIP Edge Servers Front-End Server Workloads: IM/Presence Conferencing Voice App sharing Dev Platform Applications Active Directory Federated Businesses Mobil PSTN (IP / ISDN) PSTN Advanced Media GW (Mediation Server) Exchange 2007 Server UM Voic CWA Archiving

9 PBX "On-premise og UM "hosted" Customer Premise TDM PSTN Exchange/UM PBX TDM Gateway/ SBC VoIP Public Network

10 Tilbakemeldinger fra kunder av UM Requests for: Built-in Message Waiting Indicator support Speech recognition (not just in English) Support split messaging/telephony admin model Better audio support for non-windows clients Private voice mail option Better caller ID resolution

11 Internasjonale språkmoduler Goal: each UM language pack will contain: Prerecorded prompts Text-to-speech (now using Microsoft engine) Speech recognition (command/control, names) Beta RTM RTM+120 Days US English Chinese (PRC) Catalan German Chinese (Taiwan ROC) Chinese (Hong Kong SAR) Canadian French Dutch Danish Mexican Spanish English (Australia) English (Canada) Japanese English (UK) English (India) French Italian Korean Brazilian Portuguese Spanish Swedish Finnish Norwegian (Bo) Polish Portuguese Russian

12 Call Answering Rules Call answer is UM s most frequent scenario Play greeting, take message Users wanted more control e.g. special greetings by contact, time of day Call Answering Rules Condition: if it evaluates to true, then run Greeting and Menu: collect caller's choice of Action: transfer, "Find me" or leave message

13 Microsoft Exchange UM helt ut på mobilen SMS notification of Voice Mail with first part of Voice Mail Preview Integrated UM Card to play message straight from message

14 Melding venter - Message Waiting Indicator (MWI) Exchange 2007 UM did not support MWI Third party solutions required Exchange 2010 UM supports MWI natively Configure through UM Mailbox Policy (ON by default) No new roles Highly scalable MWI via SMS Requires mail gateway SIP NOTIFY Phone Gateway & PBX UM servers Mailbox servers

15 Voice Mail Preview: 1 of 2 Speech recognition applied to voice mail Text on delivery Feature mark-up Searchable Understand context of message In SMS MWI

16 Protected Voice Mail (VM): 1 of 2 UM observes voice mail privacy conventions Exchange 2007 UM doesn t have private VM Deployment blocker for some customers Some voice messages are sensitive Caller may have marked the message private Some users receive nothing but sensitive VMs Treat VM as special case of can already be protected Information Rights Management UM will use the same approach

17 Protected Voice Mail: 2 of 2 Controlled by UM Mailbox Policy Requires AD Rights Management Services Private: protect if sender marks msg private All: protect all messages (don't ask sender) Always uses Do Not Forward permissions RequireProtectedPlayOnPhone property Blocks use of multimedia: no voice data on client

18 Summering Det vi liker med Microsoft Exchange UM er: Integrert tjeneste i allerede kjent grensesnitt Moderne håndtering av Talemelding ved mottak av kommando ved opplesning av talemelding eller tekst (e-post) Regler for selv å bestemme hvordan motta samtaler e-post, talepost og sms sammensmeltet i en postkasse Melding venter indikator Sikker håndtering av talemelding for avlytting av uvedkommene

19 DEMO

20 Mål med denne sesjonen DU SKAL LÆRE NOE SOM DU FÅR BRUK FOR ALLEREDE I DAG! Karin Løkke hurtigmelding og e-post karin.lokke@atea.no

21 Tips agenda Microsoft Outlook e-post Microsoft Outlook kalender Microsoft Outlook personlige kontakter

22 Så len deg tilbake å motta...

23 Vi starter med e-post Hvordan oppleves ofte e-post hverdagen alle sender e-post til meg innkurven blir aldri tom (og nå kommer også talepost hit) e-post gjør meg ofte transaksjonsstyrt Hvordan ønsker vi oss at arbeidsdagen skal bli? bedre kontroll på henvendelsene at noen sorterer e-posten for meg med enkle grep få overblikket finne frem til informasjon når jeg trenger den Hva hindrer deg til å oppnå bedre e-post situasjon? vet ikke hvordan finner ikke tid til å lære og til å endre vaner... For vanskelig

24 Noen gode kjøreregler når du sender e-post Tenk deg om før du sender e-post! Du skal gjøre med andre som du vil at andre skal gjøre med deg. 1.Send e-post som har et verdifullt innhold 2.Gi ALDRI oppgaver til personer i kopi (cc) 3.Ikke kopier personer på e-posten ukritisk 4.Ikke send store filer. Send heller link 5.For masseutsendelser til partnere, kunder etc. bruk blindkopi

25 Tips : Ikke la deg transaksjonsstyre Fokuser på dine arbeidsoppgaver Ikke la e-post styre deg

26 Tips : Bruk fargekoder for kategorisering Kategoriser innkommet e-post for raskere gjenfinning

27 Premien for kategorisering i oversikter

28 Premien for kategorisering i mapper

29 Tips : Bruk fargekoder for kategorisering Litt klønete å få det til på utgående mail Men enkelt å legge til Quick Access Toolbar

30 Tips : Sortering av e-post Sorter e-post før den kommer til innboks Alle personlige e-poster til egen folder e-post der du er på kopi til egen folder All e-post der du er en av flere mottakere til egen folder VIKTIG!! Sett av tid for å gå igjennom disse mappene

31 Hvordan sette regler

32 DEMO Opprette regel for e-post

33 Tips : Sett regel med en gang! Opprett regel direkte fra e-post

34 Tips : Regler gjelder også på mobilen Regler er serverbasert så de virker også på din mobil Tenk hvor mye en sparer av tid og trafikk

35 Tips : Enklere å sortere e-post Bruk fargekoder for lettere å skille ut viktig e-post

36 Tips : Gjør om e-post til oppgave e-post som har innhold som gjør at en må gjøre noe gjør en om til oppgave fra meny eller drag&drop

37 Tips : Gjør om e-post til oppgave Du kan få melding om at jobben er gjort

38 Tips : Gjør om e-post til oppgave Sett dato på oppgaven.. og følg den opp i kalender

39 DEMO Gjøre om e-post til oppgave

40 Tips : Gjør om e-post til kalender aktivitet e-post som krever tid i din kalender gjøres om til kalender aktivitet fra meny eller drag&drop Kategoriser også kalender aktiviteter Sørg for å ha fokus på dine mål og avsjekk kalender

41 Tips : Finne tid for møte Når det er vanskelig å finne ledig tid for møte med personer internt bruk Scheduling

42 Tips : Finne tid for møte En annen løsning er å sammenligne kalendere

43 Tips : Alt skal ikke sees av alle

44 Tips : Finne tid for møte Når det er vanskelig å finne ledig tid for møte med personer eksternt er det enkelt å bruke e-post

45 Til slutt om e-post I en perfekt verden: Hver e-post du åpner skal leses og behandles Ikke verdt å ta vare på -> SLETT! Noe å ta vare på 1.Kategoriser! 2.Må gjøres noe med 3.Nyttig informasjon? - > Behandle! -> Gjør den om til oppgave! -> Legg den i riktig mappe!

46 Mine tips for at mottaker leser din e-post 1. Tittel (Subject) på e-post bør vekke leserens interesse 2. Tittel (Subject) må være relevant for e-posten 3. Første setning = en summering av innhold. Gjerne med korte punkter: Informasjon om sak X Informasjon om sak Y Oppgaver til person A Oppgave til person B

47 Mine tips for at mottaker leser din e-post 1. Tittel (Subject) på e-post bør vekke leserens interesse 2. Tittel (Subject) må være relevant for e-posten 3. Første setning = en summering av innhold. Gjerne med korte punkter: Informasjon om sak X Informasjon om sak Y Informasjon om oppgave sendt til person A Informasjon om oppgave sendt til person B

48 DEMO Personlige kontakter

49 Demo - Personlige kontakter

50 Spørsmål?