Bruk av Outlook 2003 utenfor NHH sitt nettverk

Transkript

1 Bruk av Outlook 2003 utenfor NHH sitt nettverk Denne brukerveiledningen er rettet mot brukere som ønsker å bruke Outlook 2003 til å aksessere e-post utenfor NHH sitt nettverk. Beskrivelsen tar for seg oppsett av Outlook 2003 under Windows XP mot NHHs Exchange-server. Oppsett av Outlook 2003 mot Exchange (via HTTP) krever en oppdatering fra Microsoft. Hvis du har Windows XP Service Pack 2 installert, har du allerede de nødvendige oppdateringene. Hvis du ikke har SP2 installert kan du laste ned oppdateringen her: (velg download for Microsoft Windows XP Professional or Windows XP Home Edition) Legge til ny e-postkonto i Outlook For å legge til en ny konto åpner du Control Panel og velger Mail. 1

2 Du vil nå få opp et vindu som ser slik ut: 2

3 Hvis du har benyttet Outlook tidligere og allerede satt opp e-postkonti i programmet må du være oppmerksom på følgende (for alle andre - les videre på neste side): Standard Exchange-oppsett i Outlook legger all e-post, kontakter og kalendre på Exchangeserveren. Hvis du derimot allerede har oppettet en profil i Outlook mot andre systemer enn Exchange, vil du ved å legge til en Exchange-konto i samme profil risikere at all e-post, kontakter og kalendre blir lagret lokalt på din datamaskin noe som kan innebære at du ikke lenger vil ha tilgang til denne informasjonen fra din jobb-pc. For å unngå at e-post blir lastet ned og lagret lokalt har du to alternativer: 1) Opprette en ny profil i Outlook 2) Endre din eksisterende profil slik at all e-post, kalendre og kontakter legges på Exchange-serveren. (Dette inkluderer også e-post du måtte motta fra andre postbokser som er satt opp i Outlook) Den enkleste metoden, og den ITavdelingen anbefaler er å opprette en ny profil i Outlook. For å gjøre dette benytter du følgende fremgangsmåte: Velg Show Profiles og velg Add i dialogvinduet som vises. Du får da spørsmål om å legge inn navn på den nye Outlook-profilen. Kall den f.eks Exchange og trykk Ok. Resten av oppsettet for kontoen vil være som om du hadde satt opp en e- postkonto i Outlook for første gang, og du kan derfor følge oppskriften som står beskrevet på de neste sidene. Når du har gått gjennom hele oppskriften vil du returnere til skjermbildet avbildet til høyre. Det er viktig at du her haker av for Propt for a profile to be used. Ved å hake av for dette valget vil du når du starter Outlook få spørsmål om du vil lese mail fra Exchange eller andre e-postkonti i Outlook. 3

4 Trykk på Accounts (side 2) og velg Add a new account i det neste vinduet. Trykk Next for å gå videre. Hak av for Microsoft Exchange Server. 4

5 Trykk Next igjen for å få opp følgende vindu: I feltet Microsoft Exchange Server legger du inn tolar.valuta.nhh.no I feltet User Name legger du inn ditt ansattnummer eller studentnummer. For de fleste vil brukernavnet være bokstaven s etterfulgt av 4 eller 6 siffer. Trykk så på knappen More Settings... Du vil da få opp følgende melding som sier at Outlook ikke kunne kontakte serveren. Ignorer denne og trykk OK. Neste vindu vil be om Exchange Server og brukernavn på nytt. Trykk OK også her uten å gjøre noen endringer. 5

6 Neste dialogboks ber deg angi noen innstillinger for oppkoblingen. Under General skal det hakes av for Automatically detect connection state. Under Security skal Encrypt data between Microsoft Office Outlook og Microsoft Exchange Server hakes av. 6

7 Under Connections skal Connect to my Exchange mailbox using HTTP merkes. Hvis du ikke får opp dette valget, se første del av denne veiledningen angående oppdatering av Windows XP/Outlook 2003 Trykk så på Exchange Proxy Settings Følgende informasjon om oppkoblingen må legges inn: Under Connection settings, legger du inn owa.nhh.no i det første feltet Under Proxy authentication settings velger du Basic Authentication 7

8 Trykk OK på begge de åpne dialogboksene for å lukke dem. Tilbake i Accounts-bildet, tykker du Next og så Finish. Outlook er ferdigkonfigurert og kan startes fra Start-menyen. Ikonet for Outlook ser slik ut: 8

9 Ved oppstart vil Outlook med et Exchangeoppsett be om brukernavn og passord. I feltet for brukernavn legger du inn valuta\ etterfulgt av ditt ansatt- eller studentnummer (valuta\sxxxx). Passordet er innloggingspassordet for VALUTA. Se forøvrig egen veiledning for elementære funksjoner i Outlook/Exchange. 9