KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 08-11 Orienteringer 1. LEDER Fredag 25.02 var markedsleder, pr-ansvarlig og jeg på møte hos Brann for å høre om mulige samarbeidsmuligheter. Dette er sendt inn til dagsorden og regner med det kommer på pr sin orientering så sparer meg for mer utfyllende orientering. Årsfesten 26.02 var en hyggelig opplevelse. Pr og jeg tok kontakt med Stuvest mandag 28.02 for å høre om de kunne tenke seg å skrive en reportasje i deres magasindel med tema studenthus. Hadde sammen med ekstern og intern et møte med ASF mandag 28.02 for å snakke om en del av de utfordringene den siste tiden, spesielt i forhold til egenbilletteringssaken. Var innom Studentparlamentsmøte 28.02 mest for å hilse på, dagsorden var ikke spesielt interessant i Kvarteret øyemed. Var i et populærprogram i radion tirsdag 01.03 Vil delta på RS møte tirsdag 01.03 2. ØKONOMIANSVARLIG SK2010. Fortsatt bare mottatt ett lønnskrav. Fristen for å melde krav er 7.mars. Negativt DB på tobakk i januar. 400 bokser på lageret som er utgått på dato er ikke registrert noe sted, og dermed kostnadsført i januar. Skal ha møte med adm.leder om forbedring i rutinger på bl.a. dette. Fordelingsmodell februar. Jobber med å sjekke loggen. Fremdeles ikke helt kontinuerlig føring av denne. Satser på å utbetale innen ukeslutt. Økonomi. OmsKom er født og lager omsetningsrapporter. Dessuten kan man se januartall i regnskapsrapporten fra V&E. Det er et lite underskudd i januar. Gruppebudsjett og hovedbok Gruppebudsjettene er klare. Satser på å synke disse med hovedbok, men det er mye rar kontering som må korrigeres. Sosialpenger. Frigjør flere midler når oppdaterte tall for februar foreligger.
3. EKSTERNANSVARLIG Arbeidsmøter Deltok på arbeidsmøter 24.februar og 1.mars. Påsken 2011 Driftsansvarlig og jeg hadde et møte for å ferdigstille et forslag til påskeåplan fredag 25.februar. Denne er levert inn som en AD-sak denne uken. FaSt Møtte Fast-rådet til lunsj og prat lørdag 26.februar. Det var hyggelig. Blant annet kunne de melde at de ønsker å jobbe med en felles promoteringsplan for alle studenthusene i Norge. Møte med ASF Hadde mandag 28.februar et møte med ASF for å rydde opp i noe rusk blant annet i forhold til egenbillettering og innslipp på konserter. Fikk også endel tilbakemeldinger fra ASF om ting vi må se på internt. Internansvarlig og leder var med. Kraftrådsmøte 28.februar. Siden det er en stund siden vi har fått god rapportering fra Kraft skriver jeg en litt mer utfyllende orientering fra møtet med dem denne gangen. I går diskuterte man både rekrutteringsplan for høsten og opplæringsstrategier. Det planlegges å ha medarbeidersamtaler med sinne medlemmer neste mandag for å kartlegge behov og få tilbakemeldinger fra gruppen på hvordan hverdagen som Krafter er. Igjen ble også ventilasjons/temperaturproblematikken tatt opp. Det blir til stadighet et problem og man må stadig oftere leie inn vifter for at Teglverket skal bli ok å oppholde seg i, og ikke minst jobbe i. Låserutiner må bli bedre på dagtid. Rom står åpne og ting forsvinner. Kraft trenger tre dager i forkant av malingen av Tivoli for å gjøre utbedringer i riggsystemet og andre ting. Årsfest Topp saker! 4. INTERNANSVARLIG Deltok på møte med Lars og Sigrid på torsdag. Spiste lunsj med Fast på lørdag. Deltok på møte med ASF på mandag. Har fjernet kvast fra Edgar Tjelle sin mailingliste. Wehu.
5. PR-ANSVARLIG Møte med Brann På fredag saman med JKF of Lars. Diskuterte moglegheiter for samarbeid. Meldt inn som AD til møtet. Arbeidsmøte På søndag 27.02 og tirsdag 01.03 Årsfest Stas! 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. DRIFTSANSVARLIG Kontor for skjenkesaker: Orienterer mer på møtet om nødvendig. Har sendt eget skriv til kvast og adm.leder. Iverksatt tiltak for å innformere alle dem dette berører slik at vi forhåpentligvis kan unngå videre brudd på bokføringsforskriftene. Møte: Skjenkestyremøte tir.01.03-17.00 Villaen. Orienterer på møtet. Leder og pers.ansvarlig vaktetaten: Samtale med Ida og Marte vedrørende kursing, opplæringsrutiner samt service. Alle i Vaktstyret har nå satt seg inn i vaktloven og vi setter igang med arbeid rundt tiltakt for fullt denne uken. Phillip Morris: Om jeg skulle få svar fra Phillip Morris Norway AS vil jeg orientere om dette på møtet. Diverse: Arbeider med type opplæringsmal for skjenkegruppen. Ferdigstillt forhåpentlig torsdag da jeg har møte med pers.ans i skjenkegruppen for å gå igjennom første utkast. Da det er hovedsakelig dem som må ta dem i bruk er det greit å få gått gjennom dem sammen slik at man kan få et ferdig utkast til mandag neste uke. Produktgruppemøte: Torsdag 03.03 Halvtimen er hovedfokuset. Mat under fotballpub er lagt til dagsordenen. 8. ADMINISTRASJONEN Brukt siste uken på statistikk og ferdigstilling av nøkkeltall for 2010. Skryteark er produsert og oppsett til fremtidig årsrapport og presentasjoner utpønskes.
INTERNNOTAT Fra Stian Wiken, Leder i E-tjenesten Til Kvarterstyret 21.02.2010 AD: Retningslinjer for innkjøp og drift av IT-utstyr og programvare For Arbeidsgrupper, Driftsorganisasjoner og andre tilknyttet Kvarterets nettverk Dekningsområde Dette dokumentet beskriver gjeldende regler rundt innkjøp og drift av IT-utstyr og programvare ved Det Akademiske Kvarter. Retningslinjene er utarbeidet av E-tjenesten (med godkjenning fra Kvarterstyret) pga. behov for å få kontroll med innkjøp av utstyr vi skal drifte og sørge for at utstyret er hensiktsmessig i driftssammenheng. verk og tilgang til nettverket Den fysiske nettverksinfrastrukturen er levert av UiB og gir i utgangspunktet kun tilgang til Internett via UiB-driftede trådløse tilgangspunkt og kablede nettverksuttak med såkalt VPNnett (det samme nettverket som «UiB»-trådløsnettet). Dette krever pålogging med studentkonto for bruk. I tillegg leverer E-tjenesten egne interne nettverk på den samme fysiske infrastrukturen disse er kun tillatt brukt for utstyr driftet av eller i samråd med E-tjenesten. Dette betyr at man må følge disse retningslinjene (og få bruken godkjent av E-tjenesten) for å få bruke utstyr på det interne nettverket. For Arbeidsgrupper og andre interne For ARGene og andre internt i Det Akademiske Kvarter/SKiBAS skal retningslinjene følges for alle IT-innkjøp (uansett hvem som skal ha utstyret og hvem som betaler). Alle innkjøp skal gjøres i samråd med E-tjenesten. Gjeldende praksis er at arbeidsgruppene kjøper utstyr på eget budsjett, men E-tjenesten skal likevel involveres og godkjenne utstyret. Det betyr at det kan være lurt å ta kontakt med E- tjenesten før neste gruppebudsjett skal lages hvis man har ønske om å skifte ut IT-utstyr påfølgende semester, slik at gruppen kan sørge for å budsjettere nok penger til hensiktsmessig utstyr. E-tjenesten har også noe basisutstyr på lager gruppene kan få bruke kostnadsfritt. E-tjenesten er Kvarterets egen IT-avdeling og må derfor kunne drifte utstyret Kvarteret disponerer. Retningslinjene sørger for at E-tjenesten har muligheten til å overta driftsansvaret for utstyr vi i dag ikke drifter hvis Kvarteret ønsker det i fremtiden. Det er derimot ikke slik at E-tjenesten har driftsansvar for absolutt alt utstyr, så det er fullt mulig for andre grupper å ta ansvar for enkeltområder selv. E-tjenesten forbeholder seg retten til å omdisponere utstyr som står ubrukt over lengre tid. For Driftsorganisasjoner I hovedsak eier og kjøper DORGene utstyret selv, og kan få det driftet av E-tjenesten hvis de ønsker det. Kravet er da at utstyret oppfyller vilkårene for eksisterende utstyr. Det er viktig å merke seg at E-tjenesten og disse retningslinjene ikke har «myndighet» over innkjøpene DORGene gjør, men at E-tjenesten krever at retningslinjene blir fulgt for å ta på seg driften av utstyret. Kravene for nyinnkjøp av utstyr gjelder altså ikke DORGer DORGene trenger kun å forholde seg kravene for eksisterende utstyr når de ønsker at utstyr skal driftes av E-tjenesten. Det kan i noen tilfeller være aktuelt for DORGer å låne overskuddsutstyr fra 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
E-tjenesten etter avtale. Programvare For at E-tjenesten skal kunne ha ansvar for drift av maskiner, må vi ha oversikt og kontroll på hva slags programvare som er installert på maskinene. All programvare som skal installeres på slike «fulldriftede» maskiner skal E-tjenesten informeres om. (Dess mer ansvar den enkelte gruppe har for programvaren på en maskin, dess mindre ansvar har E-tjenesten for å løse eventuelle problemer som kan oppstå.) E-tjenesten har ikke innkjøpsansvar for programvare(lisenser), vi tilbyr kun fri/gratis programvare. Det vil altså si at hvis en gruppe ønsker å bruke kommersiell programvare må dette bekostes av gruppen selv, men E-tjenesten kan (etter avtale) drifte programvaren. Minstekrav til maskinvare Lister over konkrete krav til maskinvare som skal kjøpes inn og/eller driftes av E-tjenesten er i utgangspunktet en minimumsstandard for hva som tillates. Avvik fra kravene kan avtales med E-tjenesten. Det anbefales alltid å ta kontakt med E-tjenesten før man kjøper inn utstyr. Krav til eksisterende datamaskiner 1 GHz prosessor 512 MiB arbeidsminne (RAM) 10 GB disk 100 Mbit/s (kablet) nettverkskort (fortrinnsvis med nettverksoppstart-støtte/pxe) Hvis maskinen skal kjøre Windows, må den ha Professional/Business/Enterprise/Ultimate-lisens av Windows XP eller nyere Tillegskrav til nyinnkjøp av datamaskiner (fra og med 2011) Prosessor med maskinvarestøttet virtualisering 2 GiB arbeidsminne (RAM) 1000 Mbit/s (kablet) nettverkskort med nettverksoppstart/pxe Hvis maskinen skal kjøre Windows, må den ha Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate Krav til nyinnkjøp av skjermer (fra og med 2011) Digital inngang (dvs. DVI, HDMI, DisplayPort eller tilsvarende) Antirefleksbelegg (matt overflate) og mulighet for høydejustering anbefales Krav til nyinnkjøp av skrivere/kopimaskiner med nettverkstilkobling Støtte for å motta PostScript-utskrifter Mulighet for fjernadministrasjon over nettverket Utskriftsøkonomi skal vektlegges over lav innkjøpskostnad 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Sigrid J. Strand, eksternansvarlig i Kvarterstyret Linn Karlsen, driftsansvarlig i Kvarterstyret Til Kvarterstyret 07.02.2011 AD: Plan for Påskekvarteret Grøndahls kommer til å fungere som fast lokale i påsken, 16.-25.april. Tanken med dette er at man da for enkelhets skyld kan bruke Håkonsgateinngangen og ikke risikere at det blir folk ut over hele huset. Ut fra omsetningstallene økonomiansvarlig har presentert vil det ikke bli behov for noe større. Skulle det bli en suksess og trekke de store mengder kan man vurdere under vegs behovet for å åpne Teglverket og legge til rette for et lite dansegulv der eller lignende. Under følger en oversikt over tenkte åpningstider, etterfulgt av skifttider for skjenkere, vakt og Kvarter. Kvartene vil forhåpentligvis kunne greie seg med en person per skift, da pågangen mest sannsynlig vil bli heller lav. I hverdagene vil man kun trenge en vakt på jobb, i helgedagene to. Vi anntar at dette vil være tilfellet også for skjenkerne sin del. Eventuelt kan dette kombineres slik at man til sammen trenger 3 personer på jobb i helgedagene. ÅPNINGSTIDER Disse er valgt for å få mest mulig forutsigbarhet for publikum og personalet, og selvfølgelig levelige skifttider. Det er også ønske om å utnytte full skjenketid torsdagen da både denne og fredag er fridager. Den siste søndagen har vi tenkt til å holde stengt for å tilby hele påskepersonalet et felles sosialt opplegg (dette inkluderer kvartene!). lørdag 16.april 19-03 søndag 17.april 19-01 mandag 18.april 19-01 tirsdag 19.april 19-01 onsdag 20.april 19-01 torsdag 21.april 19-03 fredag 22.april 19-03 lørdag 23.april 19-03 søndag 24.april STENGT mandag 25.april 19-01 SKJENKESKIFT Her tenker vi to personer per skift. Det er 13 skift å fylle. lørdag 16.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 søndag 17.april skift 18.30-02 mandag 18.april skift 18.30-02 tirsdag 19.april skift 18.30-02 onsdag 20.april skift 18.30-02 torsdag 21.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 fredag 22.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 lørdag 23.april skift 1 18.30-23, skift 2 23-04 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
søndag 24.april STENGT mandag 25.april skift 18.30-02 VAKTSKIFT Likt som skjenkeskift. Her tenker vi en i døra og en på runde i lokalet så vi har god kontroll. KVARTSKIFT Her har vi tatt utgangspunkt i makstid lik den vi har på søndager for å få alt under et skift per dag. Det vil altså si 9 kvartskift til sammen. lørdag 16.april skift 18.30-04 søndag 17.april skift 18.30-02 mandag 18.april skift 18.30-02 tirsdag 19.april skift 18.30-02 onsdag 20.april skift 18.30-02 torsdag 21.april skift 18.30-04 fredag 22.april skift 18.30-04 lørdag 23.april skift 18.30-04 søndag 24.april STENGT mandag 25.april skift 18.30-02 Å SKAFFE BEMANNING Vi tenker å sette opp en liste i resepsjonen med «påmelding» i løpet av uke 9, samt å få ut en melding via nyhetsbrev fra KvaSt samme uke. GODER Vi ønsker å holde fokus på at det skal være litt ekstra kos å jobbe i påsken. Linn sender en forespørsel til Hansa om de vil sponse noen kasser med brus, slik at de som jobber kan få gratis brus når de er på jobb. Vi har nå fått et tilbud fra Pizzabakeren som vi ikke føler vil være en god investering, da det vil bruke opp nesten hele budsjettet på kun jobbmat. Vi ønsker heller å satse på brødmat, og heller gi noe ekstra snacs under vegs. Da kan man også ha penger til en felles fest på søndagen. Hvis vi budsjetterer med litt ekstra penger hver dag kan også denne maten bli litt mer spennende. 3000 kr for jobbmat og snacs vil det være rikelig. Da har vi 2000 kr igjen til kos på søndag. Både drift- og eksternansvarlig er i byen og kan seg av å lage en slik kveld på Villaen for påskearbeiderene. ARRANGEMENTER Her trengs det også mer brainstorming med de som faktisk skal være her i påsken. Vi håper å få til noe mer arrangementer, som quiz, spillkveld og andre mer spennende tilbud i påsken. Det kan gjøre det mer spennende å jobbe og mest av alt å komme innom som gjest! 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Kjetil Lund Hansen, medlem, KØR Til Kvarterstyret 28.02.2011 AD/Vedtak: Endringer i budsjett Endingene under utgjør neppe noen stor realitetsforskjell. Hovedformålet er å tilpasse arbeidsgruppebudsjettene mot arbeidsgruppenes reelle beløp tildelte midler, samt å understreke PGs enevelde over kursing. Budsjettpost 5991 Interne arr. Kompetanse. PG har ansvar for alle kursmidler utenom org.sem. Org.sem-midlene ligger under RS. Forslaget er å legge org.sem-midlene under PG i stedet for RS. Begrunnelsen for dette er at PG skal ha det overordnete ansvar for all kursing ved DAK. Dessuten, dersom det skulle være midler igjen på kontoen, blir det lettere å omdisponere disse til PGs andre kurs. Om midlene ligger under RS, kan ikke midlene omdisponeres uten at midlenes formål nemlig kursing blir endret. Vedtaksforslag; Kvarterstyret vedtar å legge org.sem-midlene i budsjettpost 5991 under avdeling 1300 - PG. Budsjettpost 5994 Sosialpenger Sosialpenger ligger i dag under PGs ansvarsområde. PG har selv ingen kontroll over disse midlene, verken i fordelingen eller utbetalingen. Da det er KvaSt som i realiteten disponerer disse midlene, er det ingen grunn til at midlene står under PGs avdeling i budsjett. I arbeidet med gruppebudsjett er det også mer oversiktlig hvis gruppebudsjettene ga et rettvisende bilde over midler de enkelte gruppene faktisk har rådighet over. Vedtaksforslag; Kvarterstyret vedtar å legge budsjettpost 5994 under avdeling 100 Kvarterstyret 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Aleksander Monsen, Alt. Cap. Koordinator, Bergen Realistforening Til Kvarterstyret 28.02.2010 AD/Vedtak: Søknad om salg av øl til internpris Bergen Realistforening skal avholde et fag- og rekrutteringsrettet arrangement i samarbeid med Aker Subsea AS i Storelogen 31. mars. Vi ønsker i den sammenheng å selge øl til kr 39 pr. halvliter. RF stiller for anledningen med egne skjenkere i Halvtimen. Arrangementet vil for så vidt være lukket for alle som ikke er studenter. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å gi Bergen Realistforening tillatelse til å selge øl til kr. 39 pr. halvliter i Halvtimen torsdag 31. mars. 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no