Notat til orientering Utbyggings- og eiendomsavdelingen Eirik Eide Haugmo Økonomi- og finansavdelingen Dato:... 12.05.2017 Saksbehandler:... Inge Fornes Frantzen Telefon direkte:... 75 55 59 60 Deres ref.:... Løpenr.:... 19177/2017 Saksnr./vår ref.:... 2017/6554 Arkivkode:... Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 1. Driftsregnskap Sammendrag og Økonomi Bystyre vedtok i juni 2016 at Bodø Kommunale Eiendommer KF skulle legges ned og virksomheten skulle tilbakeføres til Rådmannen. Roger Jenssen har etter Monica Ahyee gikk over i annen stilling utenfor kommunen overtatt ansvaret og fungerer som kommunaldirektør fram til ny leder tiltrer i juli. Roger Jenssen innehar også stillingen som leder for Grunn- og Utviklingskontoret i perioden. I kjølvannet av nedleggelsen/tilbakeføringen til kommunen har det vært en del praktiske utfordringer som har krevd ressurser. Dette er håndtert innenfor avdelingens kostnadsramme og er, med mindre nye problemstillinger oppstår, å anse som ferdigstilt. Avdelingen har i første tertial gjennomført drift og prosjekter etter plan. Det er noen regnskapsmessige avvik (mindreforbruk). Dette skyldes i hovedsak periodiseringsforskjeller og forventes korrigert ved årsslutt. Det gjøres derfor ikke tiltak på dette tidspunktet. Vi har den siste tiden lykkes med å rekruttere medarbeidere i sentrale vakante stillinger i Driftskotontoret og Utbyggingskontoret noe som vil betraktelige lette presset på disse kontorene. Det gjennomfører for tiden organisatoriske endringer i Driftskontoret. Dette for å, blant annet, legge til rette for å ta i bruk digital teknologi. Avdelingen er tillagt ansvaret for å energieffektivisere kommunens bygg. Slik situasjonen er i dag ligger disse energikostnadene/besparelsene utenfor avdelingens ansvar og budsjett. Det er en utfordring at besparelsen er budsjettert i avdelingen når den faktiske besparelsen skjer ute i virksomhetene. Dette betyr utfordringer med hensyn til å hente ut besparelsen som er budsjettert. Det er viktig at det etableres et system som sikrer at kommunen får tatt ut gevinsten av slike prosjekter. Inntekter UE-avdelingens inntekter før budsjettjusteringer fordelt på avdelingens kontorer viser følgende så langt i 2017:
Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik April 2017 4200 - STABKONTORET 115 000 67 100 47 900 186 400 186 400 0 4210 - FDVU-KONTORET 1 943 532 3 054 400-1 110 868 9 168 700 9 168 700 0 4220 - TEKNISK DRIFT 66 720 0 66 720 0 0 0 4225 - RENHOLDSEKSJONEN 985 742 1 075 400-89 658 3 272 000 3 272 000 0 4230 - BYGGDRIFTSEKSJONEN 1 159 031 729 700 429 331 2 202 600 2 202 600 0 4235 - DRIFTSADMINISTRASJONEN 1 419 674 1 156 000 263 674 3 470 500 3 470 500 0 4240 - UTBYGGINGSKONTORET 11 779 2 637 400-2 625 621 7 103 900 7 103 900 0 4250 - GRUNN- OG UTVIKLINGSKONTORET 4 029 861 2 073 400 1 956 461 5 118 300 5 118 300 0 SUM 9 731 339 10 793 400-1 062 061 30 522 400 30 522 400 0 Avvik for inntekter for 1. tertial er i hovedsak drevet av periodiseringsforskjeller. De tre største bidragsyterne til avvik er: MVA-kompensasjon utgjør mye av avvikene og er for 1. tertial mindre enn budsjettert grunnet et lavere forbruk på driftssiden. Dette anses som en periodiseringsforskjell og antas å korrigere seg selv når kostnadssituasjonen korrigerer seg. Utbyggingskontoret, som er besluttet selvfinansierende gjennom investeringsprosjekter, har et avvik som skyldes manglende viderefakturering av kostnader for 1. tertial. Dette er ikke gjennomført innenfor 1. tertial grunnet kvalitetssikring av fakturamateriale, men planlegges gjennomført i mai og er tilnærmet i tråd med budsjett. Grunn- og Utviklingskontoret har fått inntekter tidligere i 2017 enn antatt. Inntekt fra festetomter er en inntekt som er noe variabel, men totalt sett for antas det at det opprinnelige budsjettet vil bli opprettholdt ift. totale inntekter. Kostnader UE-avdelingens kostnader før budsjettjusteringer fordelt på avdelingens kontorer viser følgende så langt i 2017: Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik April 2017 4200 - STABKONTORET 1 155 588 2 069 100-913 512 5 430 100 5 430 100 0 4210 - FDVU-KONTORET 10 890 216 14 049 800-3 159 584 45 338 100 45 338 100 0 4220 - TEKNISK DRIFT 595 736 0 595 736 0 0 0 4225 - RENHOLDSEKSJONEN 15 741 693 17 422 900-1 681 207 50 856 200 50 856 200 0 4230 - BYGGDRIFTSEKSJONEN 12 166 392 11 419 700 746 692 31 764 900 31 764 900 0 4235 - DRIFTSADMINISTRASJONEN 1 098 199 1 360 000-261 801 4 400 600 4 400 600 0 4240 - PROSJEKTKONTORET 2 486 966 2 990 100-503 134 8 155 000 8 155 000 0 4250 - GRUNN- OG UTVIKLINGSKONTORET 1 237 013 1 619 000-381 987 4 511 800 4 511 800 0 SUM 45 371 803 50 930 600-5 558 797 150 456 700 150 456 700 0 Som det er nevnt innledningsvis er avdelingen i en omorganiseringsprosess legge til rette for bedret drift og samhandling mellom kontorene. De avvik som er oppstått så langt i 2017 er, som også nevnt under inntekter, i stor grad periodiseringsforskjeller ift. budsjett. Lavere driftskostnader og MVA-kostnader resulterer også i lavere refusjonsinntekter. Da avvikene på dette tidspunktet i stor grad er periodiseringsavvik antas det at det vil korrigere seg selv og kostnadene vil være innenfor avdelingens totale ramme ved årsslutt. Prognosen for året er opprettholdt lik budsjett fram til endelig organisatorisk oversikt er mer fastsatt. Dette antas å være mer synlig i 2. tertial. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 2 av 2
Konklusjon og foreslåtte budsjettendringer Det har vært utfordrende å tilpasse behovet Naturskolen (Vatnlia leirskole) ønsket for renhold. I enighet med rektor overføres det derfor midler direkte til Naturskolen på 100.000,- for renhold i egen regi. Etter diskusjoner omkring lønnsnivå hvor organisasjoner og HR var involvert ble det bestemt at Utbyggingskontoret skulle gjennomgå en lønnsregulering med effekt fra 01.03.17. Den årlige effekten av dette for dagens ansatte er 541.652,- på årsbasis, hvor 368.440,- er effekten i 2017. Dekning for denne økningen foreslås tatt over investeringsregnskapet da avdelingen er besluttet av bystyret selvfinansierende gjennom investeringsprosjektene som kontoret gjennomfører (Timefakturering). Ved utgangen av april er det mottatt ca. kr 470.000,- i ikke-budsjetterte refusjoner i 2017 (sykepengerefusjon og fødselspengerefusjon/adopsjon). Estimert for 2017, gitt grunnlag 1. tertial, vil dette bety totalt 1.410.000,- på årsbasis. Det bes om fullmakt til å regulere inn endringer i ikkebudsjetterte inntekter knyttet til permisjon, tilrettelegging, sykefravær mm i forbindelse med årsavslutningen. Økte utgifter/reduserte inntekter budsjettår 2017 Overføring av renholdsmidler fra andre kommunale enheter 496.500,- Reduserte inntekter ift renholds andre kommunale enheter 201.600,- Nye lønnsavtaler Utbyggingskontoret 368.440,- Økte kotnader for vikarkostnader ifm. sykefravær og foreldrepermisjon 1.410.000,- Reduserte utgifter/økte inntekter budsjettår 2017 Redusert kostnader for tilbakeført renhold Vatnlia Leirskole 100.000,- Økte inntekter fra investeringsprosjekt ref. avtaler for Utbyggingskontor 368.440,- Økte refusjonsinntekter ifm. sykefravær og foreldrepermisjon 1.410.000,- Etter justeringer vil totale driftsbudsjett 2017 for avdelingen se slik ut: Opprinnelig Justert budsjett 2017 budsjett 2017 Justert Inntekter 30 522 400 32 099 335 1 576 935 Kostnader 150 456 700 152 631 735 2 175 035 Driftskontoret FDVU, Byggdrift og Teknsik Drift Byggdriftseksjonen har gjennomført planlagte tjenester og prosjekter etter plan. Regnskapsmessig status for de tre seksjonene er at det noen periodiseringsavvik i 1. tertial ift. budsjett som i stor grad er fordelt likt over 12 måneder. Dette vil korrigere seg videre i 2017 når de ulike prosjektene ferdigstilles og alle kostnader er bokført og seksjonene vil være i tråd med budsjett ved årsslutt. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 3 av 3
Omstruktureringer er i gang med tanke på å profesjonalisere vaktmesterfunksjonen, samtidig er vi i gang med å skille ut teknisk drift. Disse tiltakene vil strømlinjeforme driften og gi oss store muligheter for sammhandling som vi ellers tidligere ikke har hatt. I tillegg er vi godt i gang med at å se på digitalt FDVU-verktøy som skal forbedre prosesser på tvers av kontorene/seksjonene i avdelingen. Nevnte tiltak medfører at vi må se på fordeling av driftsrammer mellom seksjonene, noe som vil få prioritet ila. 2. tertial. Fram til dette er på plass må det påberegnes noen interne avvik, positive og negative, på tvers av seksjonene, men dette skal ikke påvirke avdelingens totale ramme. Det har i lengre tid vært ubesatte stillinger som har påvirket både organisasjonen og regnskapet. Dette begynner nå å nærme seg normalsituasjon der de fleste av disse ubesatte stillingene blir besatt. Spesielt kritisk har det vært på Teknisk Drift der vi nå har fått inn to ansatte. Der jobbes ellers med å iverksette ENØK-tiltak samt få alle bygg opp på felles SD-anlegg. Disse tiltak vil generere en besparelse i utgifter til elektrisitet. Slik situasjonen er i dag ligger disse energikostnadene/besparelsene utenfor avdelingens ansvar og budsjett. Det er en utfordring at besparelsen er budsjettert i avdelingen når den faktiske besparelsen skjer ute i virksomhetene. Dette betyr utfordringer med hensyn til å hente ut besparelsen som er budsjettert. Det er viktig at det etableres et system som sikrer at kommunen får tatt ut gevinsten av slike prosjekter Renhold Renholdseksjonen har totalt sett et mindreforbruk første tertial. Mindreforbruket skyldes i hovedsak periodiseringsforskjeller ift. budsjett som vil bli utjevnet ved årsslutt. Eksempel på slik periodisering er rundvask som i hovedsak utføres sommerhalvåret, men hvor kostnadene er budsjettert likt over 12 måneder. I de førte månedene av 2017 har det vært fokus på kompetanseheving og innføring av kvalitetssystemet NS INSTA 800 (norsk renholdstandard). 86 renholdere har deltatt på kurset. Dette er noe som Bodø Kommune setter som krav ved innleie av tjenester eksternt, men som egne renholdere til nå ikke har vært kvalifisert til. I tillegg har det vært stort fokus på kvalitet- og renholdsvedlikehold. Som et resultat er det opprettet vedlikeholdspatrulje som muliggjør levering av gulvvedlikehold på alle kommunale bygg, også bygg der det til nå ikke har vært ivaretatt. For å fremheve følelsen av tilhørighet og synligheten utad ble det i februar innført standardiserte arbeidsklær til alle renholdere. Seksjonen ønsker å bidra med å gi personer fra minoritetsgrupper mulighet til å delta i arbeidslivet. I forbindelse med dette har vi utarbeidet et godt samarbeid med NAV, Flyktningkontoret, Voksenopplæring, Bodø Industri og OPUS. Så langt i år har det resultert i 11 personer på språk og arbeidspraksis. Renholdseksjonen hadde et gjennomsnitts sykefravær på 9,6% i 2016. Første tertial viser stor fremgang i reduksjon av sykefravær. Seksjonen ligger nå på 4,3% gjennomsnitts sykefravær. Det har vært utfordrende å tilpasse behovet Naturskolen (Vatnlia leirskole) hadde for renhold. I enighet med rektor overføres det derfor midler direkte til Naturskolen på 110 000 kr for renhold i egen regi. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 4 av 4
Utbyggingskontoret Utbyggingskontoret har gjennomføringsansvaret for kommunale byggeprosjekter. Oppdragsmengden øker betydelig de nærmeste årene (Jfr. økonomiplanen 2017-2020), samtidig som det har vist seg vanskelig å rekruttere prosjektledere med relevant kompetanse til å gjennomføre disse prosjektene. Granskingsrapporten fra Hunstad kirke og Sølvsuper konkluderer med at det viktigste kommunen kan gjøre for å sikre en god og forsvarlig gjennomføring av prosjektene er å sørge for at bemanningen og kapasiteten står i forhold til de til enhver tid pågående prosjekter. Det er derfor iverksatt ulike tiltak for beholde kompetente prosjektledere, lykkes med rekruttering og øke bemanningen med 2 nye prosjektleder. Så langt ser det ut som tiltakene virker. Når det gjelder prosjekter bør er det nevnes særskilt at byggingen av nytt rådhus og ny skole på Tverlandet nå er i gang. For øvrig vises det til kommentarer til de enkelte prosjekter lenger bak i rapporten. I tillegg til prosjektoppfølgingen, søker utbyggingskontoret kunnskap om: det grønne skiftet med miljøvennlige materialer og energivennlige byggemetoder universell utforming utfordringene knyttet til rettigheter i arbeidslivet bedre metoder i prosjektering og kontroll(bla. ved 3D-prosjektering) smarthusteknologi med tanke på våre ambisjoner om å utvikle vår kompetanse og våre rutiner tilpasset fremtiden. Grunn- og Eiendomsutviklingskontoret Ved utgangen av 1. tertial 2017 har vi et mindreforbruk i Grunn- og utviklingskontoret. Dette skyldes i hovedsak forhold knyttet til periodisering av inntekter/utgifter og en midlertidig vakant stilling. Dette vil jevne seg ut i løpet av budsjettåret. Det er inngått minnelig ordning om prisavslag knyttet til forurenset grunn i Årnesveien 4. Eiendommen ble solgt for kr 26 mill. Prisavslaget er kr 4,3 mill. Ragnar Schjølbergsvei 5 ble solgt i 2016. I etterkant av salget viser det seg at det er tinglyst en heftelse på eiendommen som har betydning for utnyttelsen av eiendommen. Heftelsen medfører at det er ikke lov å bygge nærmere enn 50 meter fra grensen til en av naboeiendommene. Det jobbes med å få fjernet heftelsen. Det jobbes med detaljreguleringsplan for området B4 i Bodøsjøen (ca. 40 daa) og Kirkehaugen skole, samt to mindre områder, et på Tverlandet og et på Mørkved. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 5 av 5
2. Investeringsregnskap FDVU- og Driftskontoret 9217 Bankgata skole, uteareal Vedtatt 2.500.000,- i 2017, Rest fra 2016 på 4.300.000,- overføres. Total er da 6.800.000,-. Ferdigstilles 2017. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9220 Bankgata skole, auditorium Vedtatt 2.500.000,- i 2016. Ferdigstilles 2017. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9233 Uteområder skoler. Vedtatt kostnadsramme 1.500.000,- i 2017. Overført 700.000,- fra 2016. Disponibelt i 2017 er da 2.200.000,-. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9236 Brannoppgradering Vedtatt 10.000.000,- i 2017. Overført fra 2016 1.000.000,-. Disponibelt i 2017 er da 4.000.000,-. Forventet årsresultat ihht. budsjett. Bygg som oppgraderes i 2017. Hunstad skole og kultursenter og Rønvik skole, trafo 9238 Oppgradering el.anlegg. Vedtatt 3.000.000,- i 2017. Overført fra 2016 1.000.000,-. Disponibelt i 2017 er da 4.000.000,-. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9249 Rehabilitering skolebygg. Vedtatt kostnadsramme 6.000.000,- i 2017. Årsregnskap forventes ihht budsjett. 9252 Rønvik skole helsebygg. Vedtatt kostnadsramme 1.400.000,- i 2017. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9255 Vatnlia leirskole. Vedtatt kostnadsramme 300.000,- i 2017. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9280 Oppgradering av VVs-anlegg Vedtatt 7.000.000,- i 2017. Overført 3.000.000,- fra 2016. Disponibelt i 2017 er da 10.000.000,-. 4.000.000 foreslås benyttet til inndekking av prosjekt 9940 Vedlikehold etterslep bygg, rehabilitering Kjerringøy skole. Forventet årsresultat 6 mill. 9281 Barnehagenes uteområder Vedtatt kostnadsramme 1.500.000,- i 2017. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9360 Installasjon av nødstrømsaggregat i sykehjem. Vedtatt kostnadsramme 5.000.000,- i 2017. Overført 1.000.000,- fra 2016. Disponibelt i 2017 er da 6.000.000,-. Furumoen og Sentrum sykehjem: Etablering av nødstrømsaggregat som tar hele elbelastningen. Forventet årsresultat ihht. budsjett. 9586 Salten krematorium, renseanlegg Vedtatt kostnadsramme 6.400.000,- i 2017. Utsettes foreløpig pga. endring i regelverk, Miljøverndepartementet vurderer å øke tak på årlige kremasjoner noe som gir bortfall om krav til renseanlegg. Forventet avklart innen utgang 2. tertial 2017. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 6 av 6
9935 Speiderveien renovering Vedtatt kostnadsramme 3.000.000,- i 2017. Rehabilitert 2016 innenfor vedlikeholdsrammen, bla. omtekking av deler av tak og utskifting av vinduer. Vurderes derfor som tilstrekkelig ivaretatt. Bevilgning foreslås brukt til inndekking av prosjekt 9940 Vedlikehold etterslep bygg, rehabilitering Kjerringøy skole 9940 Vedlikehold etterslep bygg Vedtatt kostnadsramme 28.500.000,- i 2017. Rehabilitering Kjerringøy skole er fokus og tre alternativer foreligger. Av disse tre tas to alternativer videre til vurdering som er kostnadsmessig estimert av COWI: Alternativ 1: Totalrenovasjon av dagens bygg som forventes å beløpe seg på 33.700.000,- Alternativ 2: Nybygg som forventes å beløpe seg på 38.700.000. Det jobbes videre med alternativ 1 og forslag til restfinansiering: 3.000.000,- fra 9935 Speiderveien renovering overføres prosjektet 4.000.000,- fra 9280 Oppgradering av VVs-anlegg. 9955 ENØK oppgradering varmestyring / SD-anlegg Vedtatt kostnadsramme 9.000.000 i 2017. Dette prosjektet er i gang og går som planlagt. Det er påført begrenset med kostnader så langt, men dette vil ta seg opp over de neste månedene da de større investeringene iverksettes. Forventes ihht. budsjett ved endt 2017 9956 INSTA800 Vedtatt kostnadsramme 1.200.000,- i 2017 for innføring av INSTA 800 med påfølgende kompetanseheving og utstyrskrav. Dette er godt i gang og forbruket ligger i overkant av 400.000,-. Det planlegges at Workflow-systemet (9957 Workflow system) også skal kunne håndtere INSTA800. På dette tidspunkt antas det derfor at rundt 300.000,- av total ramme ikke vil bli brukt. 9957 Workflow System Vedtatt kostnadsramme 1.250.000 i 2017. Dette er godt i gang, men i overkant av 200.000 er ved en feiltakelse er det påført drift. Dette vil bli korrigert i mai. Det planlegges at en integrering av INSTA800 vil kunne gjøres her uten ekstra kostnad utover totalramme. Grunn- og utviklingskontoret 9410 Div. feltutbygging Salgsinntektene knyttet til salg av eiendom er noe lavere enn forventet. I 2017 er det budsjettert med inntekter knyttet til salg av fasteiendom på til sammen 31.500.000.- Hittil år utgjør salgsinntektene ca. 4.700.000,-. Det er sannsynlig at noen av de salgene som er lagt inn inneværende år blir forskjøvet da reguleringsprosessene tar lengre tid enn først antatt. Utbyggingskontoret 9239 Rønvik barnehage Vedtatt kostnadsramme er 37,2 MNOK. Prosjektet ble gjennomført som en totalentreprise. Barnehagen ble ferdigstilt i mars 2016 og tatt i bruk i april. Etter at prosjektleder ble pensjonert ble Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 7 av 7
det klart at den økonomiske statusen i prosjektet hadde blitt underrapportert som meldt i tertial nr. 2 2016. Økonomisk status er nå kvalitetssikret og avklart. Inkludert noen mindre arbeider som gjenstår viser økonomisk status at prosjektet mangler 1,7 millioner kroner. I samråd med ØFavdelingen anbefales det at prosjektet styrkes tilsvarende med 1,7 millioner kroner fra ansvar 9390 Sølvsuper helse og velferdssenter. (Jfr. nedenforstående om ansvar 9390) 9390 Sølvsuper helse og velferdssenter Prosjektets kostnadsramme er 441 MNOK. Bygget ble overtatt i oktober 2013. I tvisten mellom kommunen og prosjekteringsgruppen ble det 14.02.2017 inngått forlik i saken. (Jfr. PS 17/25 i bystyret). Kommunen mottok en erstatning på 10 millioner kroner samt at prosjekteringsgruppen etterga fakturerte krav på ca. 2,2 millioner kroner. Medregnet de betydelige prosesskostnadene i den lange og kompliserte rettsprosessen ble sluttregningen 450 millioner kroner. Merforbruk på 9 millioner kroner anbefales dekket av resterende erstatningsbeløpet på 8,3 millioner kroner(jfr. ansvar 9239 ovenfor) og 0,7 millioner kroner fra økt mottatt statstilskudd. I 1. tertial 2016 ble det bevilget 2 MNOK i tillegg til utbedring av ventilasjonsanlegget og utarbeidelse av as-built-tegninger. Disse arbeidene tilpasses driften og pågår fortsatt. 9598 Brannstasjon Den nye brannstasjonen med felles nødsentraler for brann, politi og helse ble tatt i bruk i februar 2016. Alle nødsentralene er flyttet inn. Selv om helse har brukt lokalene en tid er formell fremleieavtale ikke underskrevet. Gunvald Johansen AS er byggherre, og leier lokalene ut til kommunen. Kommunen fremleier lokalene til nødsentralene. Kommunens økonomiske bidrag i dette prosjektet er sammensatt. Her er det en kombinasjon av gjennomføringskostnader over investeringsbudsjettet, utgifter til leie, inntekter fra fremleie og leietakers forvaltnings- drifts og vedlikeholdskostnader. Årlig leiesum, årlige FDV-kostnader og samlet årlig leiekostnad som kommunen skal betale er nå avklart. Det samme er leieinntektene for fremleie til nødsentralene. Prosjektadministrative kostnader, inventar og utstyr mv. over investeringsbudsjettet mv. er også avklart. Økonomi- og finansavdelingen redegjør hvordan dette finansieres. Prosjekter med endret fremdrift 9051 Nye Bodø Rådhus Byggeprosjektet er vedtatt gjennomført innenfor en kostnadsramme på 615 millioner kroner, inklusive 50 millioner som er avsatt til reserver for forventede tillegg (P50). Dvs. at det ikke er avsatt reserver til å håndtere usikkerhet utover det. Etter gjennomførte anbudskonkurranser og vurdering av kostnadsreduserende tiltak lå anbudsprisene 14 millioner høyere enn de kalkulerte priser som lå til grunn for fastsettelsen av kostnadsrammen. Det ble besluttet å dekke merkostnaden på 14 millioner kroner av reserven og videreføre prosjektet. Dvs. at resterende reserve ved kontraktsinngåelse var 36 millioner kroner. Fasadeløsningene på nybygget er uvanlig og komplisert. Gjennomgang og kvalitetssikring av fasadeløsningene med entreprenører og rådgivere etter kontraktsinngåelse, har avdekket at de blir 24 millioner kroner dyrere enn det som fremgår av anbudene. Prosjektets reserver er etter dette kun Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 8 av 8
12 millioner kroner. Dette er meget lite på et så stort prosjekt som så vidt har startet opp. Tett og god fremdrifts- og kostnadsstyring vil bli sentral fremover. I første omgang styrkes derfor prosjektadministrasjonen med en prosjektleder. Innvendige rivingsarbeider i eksisterende rådhus ble gjennomført fra januar til april som en egen entreprise, mens øvrige anleggsarbeider startet i slutten av april i henhold til tidligere rapportert fremdrift. Anskaffelsesprosessen for bygg-entreprisen tok to måneder lengre tid enn planlagt. Dette skyldes at anbudsfristen ble utsatt, da det tok tid for anbyderne å innhente priser på en del av de komplekse elementene i entreprisen, samtidig som få regnet på anbudet. Ferdigstillelse av prosjektet forskyves tilsvarende til april 2019. 9224 Renovering av Aspåsen skole Aspåsen skole skal renoveres. Kapasiteten skal utvides fra 2 til 3-paralleller og inkludere kulturskolen mm. De trafikksikkerhetsmessige forhold i og rundt skolen skal forbedres. Det er avsatt 200 millioner kroner til prosjektet. Rådgivere er engasjert, og brukergrupper er etablert. Programmeringsarbeidet er gjennomført, og det pågår nå utarbeidelse av mulighetsstudier som grunnlag for utarbeidelse av skisseprosjekt. Det tas sikte på behandling av prosjektet i septembermøtet i bystyret for avklaring av omfang og videre håndtering. I forrige tertial ble det antydet ferdigstillelse av bygget i slutten av 2019. For å sikre en forsvarlig gjennomføring av videre planlegging og bygging, vil det være fornuftig å rette seg inn mot innflytting til skolestart høsten 2020. Andre prosjekter Lokaler til Bodø Voksenopplæring Voksenopplæringen har behov for større lokaler. Utbyggingskontoret bistår derfor OK-avdelingen med en gjennomgang av eksisterende leieforhold og vurdering av muligheter/betingelser for utvidelse av leieforholdet sett i forhold til andre løsningsmuligheter. Det vil bli fremmet egen sak om dette. 9225 Alstad Ungdomskole Det var bevilget 30 MNOK til ombygging av arbeidsrom, elevgarderober, personalgarderober, elevstue, kantine og skolekjøkken i Alstad ungdomsskole. I budsjettbehandlingen i desember 2016 ble det lagt inn ytterligere 10 millioner kroner til delvis fasaderehabilitering. Etter gjennomført anskaffelsesprosess er det inngått kontrakter med utførende entreprenører innenfor prosjektets rammer. Arbeidene startet ultimo mai og skal ferdigstilles før skolestart høsten 2018. 9230 Tverlandet skole Første byggetrinn, som består av skole og idrettshall, realiseres innenfor en kostnadsramme på 356,7 millioner kroner. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. Etter gjennomført anskaffelsesprosess ble det inngått kontrakt med Veidekke AS i januar. Første spadetak på tomta ble markert av elever og ordføreren i eget arrangement 5. mai. Skolebygg og idrettshall ferdigstilles i desember 2018. Det planlegges prøvedrift i perioden januar-mars 2019. Utenomhusanlegget ferdigstilles i juli, slik at skolen tas i bruk fra skolestart høsten 2019. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 9 av 9
Andre byggetrinn omfatter svømmehall og idrettshall på eksisterende skoletomt. Bystyret har bedt om at utbyggingsomfang, innhold, kostnader og fremdrift mv. vurderes i egen sak før prosjektet videreføres. Arbeidet starter i mai med sikte på egen sak i bystyret i høst. Det benyttes samme prosjektorganisasjon som planla byggetrinn 1. 9248 Flerbrukshall Bankgata Prosjektet er gjennomført i henhold til utbygningsavtalen mellom Bodø kommune og Nordland fylkeskommune, der Bodø kommune står som byggherre. Godkjent kostnadsrammen er 84,4 mill. kroner inkl. riving av sørfløy på Bankgata skole. Bygget ble overtatt i mai 2015 og er inne i 3. garantiår. 9251 Mørkvedbukta skole Mørkvedbukta skole skal bygges ut i to byggetrinn. Byggetrinn 1 har en kostnadsramme på 254 millioner kroner. Prosjektplan er utarbeidet, og prosjektorganisasjon er etablert. Grunnerverv og utarbeidelse av rom og funksjonsprogram pågår. Senere i år skal prosjekterende engasjeres og grunnundersøkelser gjennomføres. Videre antas det byggestart i september 2018 med ferdigstillelse desember 2020. 9336 Diverse brannoppdateringer Utbyggingskontoret gjennomfører ulike brannoppgradering i flere kommunale bygg. Det er nå gjennomført oppgraderinger på Hunstad barneskole, Alstad barneskole, Bankgata skole, Symra dagsenter, Mørkvedmarka barnehage, Messiosen barnehage og midlertidige oppgraderinger på Aspåsen skole for samlet 5,7 millioner kroner. 9364 Botilbud for vanskeligstilte på Vollsletta Det bygges omsorgsboliger med tjenester for 6+ 4 unge voksne funksjonshemmede på Vollsletta. Vedtatt kostnadsramme 43,0 millioner kroner. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise og byggearbeidene er godt i gang. Prosjektet ferdigstilles i november 2017. 9379 Sonebase Trollmyra Sonebasen i Trollmyra har hatt for dårlige arbeidsforhold. Det foreligger pålegg fra arbeidstilsynet og døgnmulkt for å utbedre disse forholdene. På en svært begrenset tomt har det vært arbeidet med å finne gode løsninger. Løsningen utløser også en omsorgsbolig. Totalentreprenør er engasjert og arbeidene skal gjennomføres innenfor en kostnadsramme på 4,9 millioner kroner. Dette er et meget anstrengt budsjett. Arbeidene er i gang og ventes ferdigstilt i september 2017. 9684 Ny park i Rådhusparken/Solparken Det er avsatt 27 millioner kroner til etablering av ny park i nåværende rådhuspark og solpark, med ferdigstillelse i 2021. Parken skal utformes i henhold til vedtatt detaljreguleringsplan og sees i sammenheng med utviklingen av nedre torg. Deler av rådhusparken brukes til riggplass for rådhusutbyggingen. Parallell utbygging med rådhuset slik at parken og rådhuset ferdigstilles samtidig bør vurderes. Det legges frem egen sak om prosjektet i bystyrets junimøte. Utbyggingskontoret har gjennomføringsansvaret for prosjektet. Byplankontoret og andre kommunale kontor vil ha en sentral rolle i definering av form, innhold og tekniske løsninger bl.a ved å sørge for bred brukermedvirkning. 9937 Parkeringsanlegg på kvartal 99 Det skal etableres et garasjeanlegg på kvartal 99 og trafikkløsninger i tilknytning til dette. Over parkeringsanlegget skal det bygges en aktivitetspark med installasjoner og tilbud for flere brukergrupper. Størrelsen på parkeringsanlegget er ikke avklart men skal inneholde fra 380 til 530 Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 10 av 10
bilplasser. Kostnadsramme 250 millioner kroner. Trafikkanalyser er gjennomført, og forprosjektet vil ferdigstilles i juli. Avhengig av vurderinger og tilrådinger i forprosjektet vil det bli vurdert om prosjektet kan videreføres og sendes ut på anbud, eller om det vil være behov for politisk vurdering av veien videre for prosjektet fortsetter. Fremdriften vil avhenge av politisk beslutninger. Tentativ byggestart kan være januar 2018 med ferdigstillelse i juni 2019. 9920, 9921, 9922 og 9927 Stormen konserthus og bibliotek I tillegg til konserthus og bibliotek har prosjektet inkludert utomhus rundt byggene og på Sandkaia, Storgata videre og midlertidig parkeringsløsning kvartal 99/parkeringsutredninger. Prosjektet er i garantifasen. Tilskudd Kommunen har så langt fått utbetalt kr 400 263 540 i eksterne tilskudd til prosjektene. Det er inklusiv tilskudd fra bypakke Bodø, kr 6 mill kroner til opparbeiding av Storgata mellom Sandgata og Glasshuset. Av dette utgjør renter på DA- tilskudd kr 25 063 540 og stedsutviklingstilskudd kr 8,2 mill som godskrives prosjektet ramme. Sluttoppgjør er i havn, men det holdes igjen beløp for å dekke noen reklamasjoner og mangler i leveransen. MVA.-kompensasjon Det er pr nå krevd ca 214,6 mill kroner i mva.-kompensasjon, men det knytter seg noe usikkerhet til endelig utfall. Hvis dette blir sluttbildet, er den eksterne finansieringa av prosjektene ca. 615 mill kroner. Oppsummert Inklusiv forsikringsutbetalinger, tilkjent saksomkostninger ved rettsaker og ekstra tilskudd har prosjektet en ramme på 1.224,543 millioner kroner, inklusiv frikjøp parkering. Tilleggsprosjektet «Opparbeiding av Storgata fra Sandgata til Glasshuset» inngår med ca. 6 millioner kroner fra Stormen. Med følgende finansiering: Statstilskudd; 161,000 millioner kroner DA- tilskudd 225,063 Stedsutviklingstilskudd 8,200 Bypakken 6,000 Forsikringsutbetaling 7,000 Tilkjent saksomkostninger rettsak ca. 1,080 SKS; nedsalg og ekstra utbytte 348,000 Kapitalfond 60,000 MVA- kompensasjon krevd ca. 214,600 Lånebehov redusert fra 240 mill til ca. 193,600 Sum finansiering inklusiv Storgt til glasshuset 1.224,543 millioner kroner Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 11 av 11
Rettsaker/ tvister Rettstvist med Reinertsen AS er avsluttet med forlik. Av et krav på ca. 80 mill kroner aksepterte kommunen å betale 18,75 mill kroner. Kommunen vant saken mot Braathen landskapsentreprenør i Hålogaland lagmannsrett og ble tilkjent saksomkostninger, kr 1 080 413. Erstatningskravet fra Braathen var på 14 mill + mva. + saksomkostninger. Kommunen har også reist krav mot Norconsult for feil og mangler i prosjekteringa. Prosjektet har en forsikring mot prosjekteringsfeil og har varslet Gjensidige forsikring om dette kravet. Eventuell erstatning er ikke lagt inn i budsjett. Reklamasjoner og garantibefaringer Med noen unntak er det ryddet i reklamasjoner etter overtakelse, etter ettårsbefaringene og i registrerte mangler etter det. De første tre års garantibefaringene er gjennomført, men de fleste vil foretas til høsten. For noen reklamasjoner er vi uenige med entreprenører om ansvar og pådrar oss betydelige administrative kostnader i dette. Vi betaler noe for å få ryddet ordentlig opp, men regner med å få dette i havn. Med mange kontrakter har det vært tidkrevende. Det er bra kontroll på økonomien. Prosjektet har dekket rettsaker, rettsforlik og kostnader påført prosjektet av årsaker utenfor vår kontroll. Reserven er liten og nødvendig for å dekke opp resterende usikkerhet. Ekstra kostnader dekket av prosjektet er f.eks. - betalt ca. 4,4 mill kroner ekstra i mva. på utomhusarbeider pga. endring av mva.- reglene for offentlig vei etter at budsjettet var satt. Kommunen får kompensert dette, uten at prosjektets ramme økes tilsvarende - delfinansiert videreføring av Storgata totalt ca 12 mill - 6 mill fra Stormen - utført og bekostet veistykket vest for Radisson (ca. 1mill) - dekket merkostnader pga. uavklarte planer for Mathavnaprosjektet (2-3 mill) - dekket kostnader for utsatt oppstart biblioteket, prisstigning meradministrasjon, krav på urasjonell drift + forliket med Reinertsen (18,75 mill) - spuntlekkasjen/følgekostnader som ikke ble dekket av forsikringen. (et betydelig ikke tallfestet beløp (15 20 mill) - dekket kostnader med planlegging av drift (4 mill kroner) - dekket diverse mva.- utredninger administrert av regnskap/ driftsplanlegger (et par millioner) Prosjekter i garantitiden 9053 Ombygging av Vollen sykehjem til midlertidige kontorlokaler Vollen sykehjem ble bygd om til midlertidige kontorlokaler for ansatte som flytter ut av rådhuset under rådhusutbyggingen. Prosjektet ble gjennomført innenfor kostnadsrammen på 13,2 millioner kroner, og er tatt i bruk etter planen i oktober 2016. 9215 Saltvern Fellesskap Vedtatt kostnadsramme er 19,2 mill. kroner. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. Prosjektet har ingen reserve igjen. Bygget ble ferdigstilt i desember 2015. Inne i 2. garantiår. Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 12 av 12
9374 Botilbud Garnveien Prosjektets kostnadsramme ble i 1. tertial utvidet til 9,298 MNOK tilsvarende tilskudd fra Husbanken. Prosjektet er gjennomført som en totalentreprise. Bygget ble ferdigstilt i desember 2015 og uteområdet sommer 2016. Inne i 2. garantiår. 9380 Hålogalandsgata 131 Vedtatt kostnadsramme er 78,85 MNOK. Prosjektet ble ferdigstilt høsten 2014. Bygget er inne i 3. garantiår. 9505 Allhus Helligvær Vedtatt kostnadsramme er 20,05 mill. kroner. Bygget ble overtatt i august 2014. Prosjektet er inne i 3. garantiår. 9544 Trafikksikkerhetssenteret på Bratt n Kostnadsrammen er 21,5 millioner kroner. Det er ingen reserver igjen. Prosjektet ble overtatt i august 2013. Det pågår noen mindre reklamasjonsarbeider. Garantitiden er over. 9556 Kunstgresspakke 2014 Kunstgresspakke 2014 gjelder bl.a legging av kunstgress på Saltstraumen innenfor en kostnadsramme 3,8 mill. kroner. Kunstgressbanen ble ferdigstilt august 2014, og er inne i 3. garantiår. Prosjekter som avsluttes 9333 Småhus for vanskeligstilte Boligkontoret har anvisningsmyndighet og rapporterer om dette prosjektet. UE-avdelingen har ivaretatt prosjektledelsen. Prosjektet ble ferdigstilt i mars 2014. Garantitiden er ute. Prosjektet avsluttes. 9575 Hunstad kirke Bygget ble overtatt i september 2013 og garantitiden er utløpt. Vedtatt kostnadsramme var 90 millioner kroner. Totale prosjektkostnader endte på 95,25 millioner kroner. Merforbruket ble fullfinansiert i tertial nr. 2-2016. Prosjektet avsluttes. Med hilsen Roger Jenssen Kommunaldirektør Inge Fornes Frantzen Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 13 av 13
Tertialrapport 1/2017 - UE-avdeling 14 av 14