Skolestruktur Tverlandet

Transkript

1 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /13038 A20 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/105 Formannskapet Skolestruktur Tverlandet Forslag til vedtakadministrasjonen fortsetter arbeidet med prosjektet. 2. Ferdigstillelse av prosjektet forskyves 1 år til utgangen av En økning av rammen for utvikling og oppfølgingskostnadene søkes inntatt i forbindelse med behandling av kommunens økonomiplan for Sammendrag Administrasjonen har arbeidet med å øke egen kunnskap om problematikk og nødvendig prosess i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Det er fremkommet behov for innleie av eksterne ressurser, både i forhold til intern kompetanse og kapasitet. Man har nådd kritisk linje, og for å komme videre må det engasjeres eksterne rådgivere. Ønsket ferdigstilling innen utgangen av 2015 er ikke realistisk, og mer realistisk tidshorisont er ferdigstillelse innen utgangen av Det er avsatt 2 Mill i budsjettet for kostnader til utvikling og utarbeidelse av grunnlag for OPS konkurransen samt nødvendig oppfølging av OPS leverandøren. Dette er for lite og behovet er estimert til 7 Mill. Anskaffelse av eksterne rådgiver ressurser kan ikke gjennomføres før nødvendig finansiering er på plass. Administrasjonen arbeider videre med prosjektet. Budsjett for utvikling- og oppfølgingskostnader søkes inntatt i forbindelse med behandling av kommunens økonomiplan for Ønsket ferdigstilling av bygget forskyves til utgangen av Saksopplysninger Bystyret vedtok i møte at ny skole på Tverlandet skal bygges som et OPS-prosjekt og at prosjektet skal innarbeides i økonomiplanen for I bystyrets behandling av økonomiplan for i møte PS 12/193 ble rådmannen bedt om å ta ut Tverlandet skole fra opplåningsporteføljen og fortsette arbeidet med realisering av skolen som OPS uten kommunalt låneopptak. Skolen ønskes ferdigstilt innen utgang 2015 og Bystyret bevilget 1 mill. i 2013 og 1 mill. i 2014 i prosjekteringsmidler. Behov Prosjektet skal dekke behov for endring av skolestruktur for Løding/Tverlandet. Det skal utvikles en samlet løsning med 1-10 skole på Tverlandet skoles område/nærområde som skal løse skolebehovet på kort og lang sikt. Oppgradering av svømmebasseng og flerbrukshall med Side4

2 renoverte garderober skal inngå. Samtidig skal området utvikles slik at det får et tidsmessig og fremdriftsrettet bydelssenter med bibliotek, kafe/kantine, auditorium/kino/kultursal mv. med et stort oppgradert uteområde. Det skal tas utgangspunkt i at deler av skolen bygges som nybygg i Havgulheia og deler av skolen på nåværende tomt i form av rehabilitering/ombygging av eksisterende arealer samt tilbygg til disse. Det skal forhandles om overtakelse av idrettshallen fra Tverlandshallen A/L slik at utviklingen av hele arealet kan ses i sammenheng Forhold til planverk Det er i forslag til ny kommunedelplan for Tverlandet foreslått at Tverlandet skoles område/nærområde reguleres til offentlig tjenesteyting for å ivareta planer om bygging av ny skole. Det må utarbeides reguleringsplan. Status Realisering av prosjekter ved bruk av OPS modellen er ny for kommunen, og eiendomskontoret har arbeidet med å øke kunnskapen om problematikken og nødvendig prosess i forbindelse med dette. Det har blant annet vært kontakt med Skanska, Tromsø og Bergen kommune samt Undervisningsetaten i Oslo kommune (UDE). Det planlegges videre et studiebesøk til UDE som har god erfaring med realisering av skoler ved bruk av OPS modellen. Kommunen vil her være leietaker og ikke byggherre som ved en tradisjonell entreprise og det krever en noe annen tilnærming til oppgaven enn ved tradisjonell entrepriseform. Det finnes foreløpig ingen standard for OPS kontrakter. I stedet for en investeringskostnad over relativt kort tid vil man her forplikte seg til en fast årlig leiesum over et gitt antall år, normalt år. Årlig leiesum vil være avhengig av hvordan man velger å fordele investeringskostnadene samt de krav til dimensjonering, utforming, kvalitet, drift og vedlikehold man legger inn i leveransekravene. Det er ekstra utfordrende at man i dette prosjektet har en miks av ombygging av eksisterende bygningsmasse og tilbygg/nybygg og håndtering av dette mot OPS leverandøren. Man har også en idrettshall som kommunen foreløpig ikke eier. En annen faktor som bør vurderes er om markedet i landsdelen er klar for OPS. Det er igangsatt arbeid med prosjektets organisering og rammer, som grunnlag for et styringsdokument som skal forelegges opprettet styringsgruppe for godkjenning. Organisering Det er opprettet en styringsgruppe for prosjektet bestående av Eiendomssjefen, Kommunaldirektøren og Økonomisjefen. Eiendomskontoret har utpekt en prosjektansvarlig for prosjektet. Foreløpig forslag til organisering fremgår av figur under. Side5

3 Bystyret Formannskapet Rådmann Eiendomssjef Styringsgruppe Eiendomssjef Kommunaldirektør Økonomisjef Seksjonsleder Prosjektansvarlig Prosjektleder/OPS rådgiver Juridisk rådgiver Finansiell rådgiver Rådgiver skoleplanlegging Brukermedvirkning Brukerkoordinator Intern ressursgruppe Eiendom, økonomi, IKT, byplan OPS leverandør Lag/foreninger Skole Anskaffelser Da dette er første gang man gjennomfører denne type prosjekt vil det være hensiktsmessig å anskaffe en ekstern prosjektleder med OPS kompetanse. Erfaringsmessig vil det også være behov for å anskaffe eksterne relevante ressurser med juridisk og finansiell kompetanse. Dette kan knyttes til anskaffelsen av prosjektleder. Fordelen er at det er tilstrekkelig med en konkurranse, og man får et «team» som selv har valgt å samarbeide. Opplæringskontoret har ved flere anledninger engasjert rådgiver med spisskompetanse på områdene funksjonsbeskrivelse og brukerprosess, som har bistått grunnskolekontoret både i inspirasjonsseminar og møte med lærere. Både fra OK sin side og Eiendomskontoret er det ønskelig at det anskaffes denne type rådgiver til prosjektet på den pedagogisk/organisatoriske siden og i relasjon til brukermedvirkning (brukerkoordinator). Selve hoved anskaffelsen blir OPS konkurransen. Basert på erfaring fra andre som har gjennomført denne type prosjekt anbefales det å gjennomføre en konkurranse med forhandling i to trinn. Dette fordi forhandlinger om et så vidt omfattende prosjekt er krevende både for tilbyder og oppdragsgiver. Det er derfor ønskelig å sikre at kun kvalifiserte leverandører får anledning til å inngi tilbud samtidig som det er ønskelig å begrense mengden tilbydere det skal forhandles med. I denne form for anskaffelse er det også ekstra viktig at man får til en god konkurranse med kvalifiserte tilbydere. En måte som er blitt brukt for å stimulere markedet er å premiere og 3. plass i konkurransen med et pengebeløp. Før anskaffelsen kan igangsettes er det en del som må på plass/tas stilling til, blant anna: Utarbeide funksjonsbeskrivelse for behovet med tekniske og pedagogiske spesifikasjoner. Krav til dimensjonering, utforming, kvalitet, drift og vedlikehold må utformes. Det må tas stilling til leietid, vanlig år Risikofordeling (f.eks. i forhold til grunnforhold/tomt) Betalingsmekanisme Endringshåndtering både i byggefase og leiefase. Side6

4 Overtakelse av bygningsmassen etter leieperiodens slutt må vurderes i forhold til fordeling av investeringa, her kan man fordele alt utover leieperioden eller ta deler av investeringa på slutten, altså ved overtakelse. Hvordan håndtere at vi her får en miks av ombygging i eksisterende bygningsmasse og tilbygg/nybygg. Skal f.eks. OPS leverandøren kjøpe eksisterende bygningsmasse? I tillegg har man en idrettshall som kommunen foreløpig ikke eier. Undersøke markedet Undersøke muligheter/betingelser for rentekompensasjon fra Husbanken Kartlegge muligheter/betingelser for momskompensasjon Interne ressurser Prosjektansvarlig for prosjektet har valgt å slutte på grunn av flytting og prosjektet står per tiden ubemannet. Eiendomskontoret arbeider med å reorganisere prosjektet og prosess med rekruttering er igangsatt. Når det gjelder økonomikontorets støtte inn til prosjektet må den baseres på mye kjøp av tjenester. Dette er kompetanse økonomikontoret ikke besitter (pga. manglende erfaringsgrunnlag) samtidig som de har kapasitetsbrist i forhold til at mye av ressursene går med til å styre og sørge for framdrift i prosjekt «Framtida vårres». Fra OK avdelingens side er det også ønskelig at det leies inn ressurs på den pedagogisk/organisatoriske siden og i relasjon til brukermedvirkning. Fremdrift/oppgaver Med hensyn til ønsket ferdigstillelse innen utgang av 2015 er det, ut i fra det man ser i forhold til erfaring andre har gjort og generell erfaring med gjennomføring av prosjekter, ikke mulig. For å få gjennomført en forsvarlig prosess anses et mer realistisk ferdigstillelsestidspunkt for prosjektet å være årsskifte 2016/2017. Dette forutsatt at kommunen har intern ressurs til å drive prosjektet fra høst Tabell under viser hoved milepæler i prosjektet med antatt tidsforbruk. For sjølve OPS konkurransen er forbruk basert på erfaring fra Søreide skole i Bergen som er under oppføring. Oppgaver Anskaffelse ekstern PL med rådgiver kontrakts juss og økonomi Anskaffe ekstern rådgiver skoleplanlegging/brukerkoordinator Utarbeide prekvalifisering grunnlag Gjennomføre prekvalifisering Utarbeide konkurransegrunnlag Tilbudsregning Gjennomføre forhandling og inngå kontrakt Prosjektering og bygging (OPS entreprenør) Antatt tidsforbruk 2 måneder 4 måneder 2 år Kostnader Foreløpig anslått investeringskostnad er 231,4 mill. Beregning er gjennomført av BOARCH Arkitekter AS. Beregningen innehar noe usikkerhet da skisseprosjekt ikke er gjennomført for valgte alternativ. Prissetting er basert på erfaringstall i forbindelse med nybygging og ombygging i Bodø. Det er ikke utført beregning av en såkalt PSC Public sector comparator, dvs. en nåverdi av livsløpskostnadene når prosjektet gjennomføres som en tradisjonell offentlig anskaffelse. PSC kan brukes i evalueringen av OPS-tilbudene, men ikke alle velger å gjøre en slik beregning, dvs. at svaret kommer når tilbud fra OPS leverandørene foreligger. Interne gjennomføringskostnader Side7

5 Det er avsatt 2 Mill i budsjettet for kostnader til utvikling og utarbeidelse av grunnlag for OPS konkurransen samt nødvendig oppfølging av OPS leverandøren fra kommunens side underveis. Det er for lite. Det er utført følgende beregning for disse kostnadene: Innleie prosjektleder og rådgivere ca. 4,5 Mill Interne kostnader ca. 1,5 Mill Premiering av deltakere i konkurransen ca. 1 Mill Sum ca. 7,0 Mill Estimerte kostnad for innleie av prosjektleder med juridisk og finansiell rådgiver er basert på erfaringstall fra Bergen kommune. Differansen fra 6,5 Mill som er oppgitt i tertialrapporten opp til 7 Mill er behov for rådgiver skoleplanlegging som tilkom i etterkant. Tabell under viser bevilga kostnader fordelt pr. år Bevilga budsjett Beregna kostnad Konklusjon og anbefaling Administrasjonen har arbeidet med å øke egen kunnskap om problematikk og nødvendig prosess i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Det er identifisert en del oppgaver/spørsmål som det må tas stilling til, forslag til organisering er utarbeidet og det er utført vurderinger i forhold til ressursbehov, kostnader og fremdrift. Det er fremkommet behov for innleie av eksterne ressurser for å kunne gjennomføre prosjektet, både i forhold til intern kompetanse og kapasitet. Man har her nådd kritisk linje, og for å komme videre må det engasjeres eksterne rådgivere. Bystyrets vedtak om at skolen ønskes ferdigstilt innen utgangen av 2015 er ikke realistisk, og mer realistisk tidshorisont er ferdigstillelse innen utgangen av Det er avsatt 2 Mill i budsjettet for kostnader til utvikling og utarbeidelse av grunnlag for OPS konkurransen samt nødvendig oppfølging av OPS leverandøren. Dette er for lite og behovet er estimert til 7 Mill. Anskaffelse av eksterne rådgiver ressurser kan ikke gjennomføres før nødvendig finansiering er på plass. Administrasjonen arbeider videre med prosjektet og så snart det er ny prosjektansvarlig på plass samt tilstrekkelig finansiering igangsettes anskaffelse av rådgivere. Budsjett for utvikling- og oppfølgingskostnader søkes inntatt i forbindelse med behandling av kommunens økonomiplan for Ønsket ferdigstilling av bygget forskyves til utgangen av Saksbehandler: Aud Val Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor Arne Tobiassen Eiendomssjef Side8

6 Trykte vedlegg: <skal fylles ut> Utrykte vedlegg: <><Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side9