DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 22-07 12.06.2007, kl 16:15 NG1b

1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 22-07 12.06.2007, kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Åpningsuken-tiltaksplan NG2 praktiske ting i sommer Internfester Månedshefte KvaSt neste semester Muntlig orientering fra administrativ leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra eksternansvarlig Skriftlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER 21-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 21-07 Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 21-07 21-03 SAMARBEID MED USF VERFTET Til grunn: Skriv fra leder Vedtaksforslag:

Kvarterstyret vedtar å inngå et samarbeid med USF Verftet i perioden H07, i henholod til vedlegg. 21-05 GODKJENNING AV PERSONALGRUPPE-TING Til grunn: Referat fra ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne tinget til personalgruppen. 21-06 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR PERSONALGRUPPEN Til grunn: Referat fra ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjene til personalgruppen. 21-07 PROGRAMVARE INNKJØP Til grunn: Skriv fra admn. leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av programvare til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1000,- inkl. mva. 21-08 REGNSKAPSFØRERSTILLINGEN Til grunn: Skriv fra admn. leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret innstiller SKIBAS om å gi administrativ leder i samråd med leder mandat til å finne en løsning for å få dekket regnskapsførers arbeidsområder innenfor alternativene skissert i notat av 11.06.2007. OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS

Orientering fra administrativ leder 04. juni 2007 Har fullført arbeidet med å få klargjort Olav Kyrres gate 49 til byggearbeid. Begge bygg inkl uterarealer er nå byggeplass, og vi har kun tilgang til pub og teglverk o Tildeling av alarmkoder mangler fortsatt, dette før følges av en skriftlig kontrakt Jobber fortsatt med en del utfordringer I byggeperioden o Transport o Forsikring o Oppbevaring av kunstverk Jobber med strategiarbeidet og med å sette i gang veiledning fra eksterne konsulenter Har vært på kurs om trådløs bedrift sammen med prosjektansvarlig o Har implementert løsningen Jobber med å finne ny løsning for regnskapsfører o Vært på møte med regnskapsbyrå Bruker mye tid på å bistå regnskapsfører som nå tar unna alt arbeid som ikke har vært gjort i eksamens- og flytteperiode Tatt tak i sponsoravtaler og samarbeidspartnere med pr-ansvarlig Jobber med programvare for prosjektstyring Informasjonsansvarlig: Har vært på møte med evy Styrt med plan b annonse. Forberedt to saker til i morgen, månedsprogram og planb annonse Leder: Hatt eksamen og derfor ikke helt oversikten enda Pushet på Rettsvesenet for å få kontrakt i forhold til kontrakt m/ USF Verftet Forberedt SKiBASmøte Prøvd å få orden i juridiske aspekter ved kvartsituasjon Sendt permisjonsvarsel til kvarter Forberedt og avtalt møter for resten av uken før hjemreise Møte om praktiske sidene ved USF Verftet arrangement Møter o.l. ang NG2 Møte med utdanning i Bergen Møter med Gustav og Ingrid

Tiltaksplan for semesterstart høsten 2007 06/06/2007 17:25:00 Strakstiltak for å ro i land semesterstart Ansvar Tidsfrist Fremdrift Status 1 Aktører/samarbeidspartnere Ekstern 1.1 Faddere Ekstern Oppstartet 1.1.1 Goder/personaltpris på Verftet NYG2 for fadderledere -> snakk med Verftet Ekstern Ikke påbegynt 1.2 NHH/HiB Ekstern Ikke påbegynt 1.2.1 Pubrunder Ikke påbegynt 1.3 Dorger Ekstern Ikke påbegynt 1.3.1 Koordinert innats - oppstart kulturkomité Ekstern Ikke påbegynt 1.4 Phonofestivalen Ekstern Oppstartet 1.5 BIFF Ekstern Oppstartet 1.6 Utdanning i Bergen?? Ikke påbegynt 2 Søknader, tillatelser og avtaler 2.1 Finansiering Leder 01/07/2007 Oppstartet Venter på tilbakemelding ang behandlingstid 2.1.1 Begynne arbeid mot UiB dersom kommunen ikke stiller opp Oppstartet 2.2 Kommunale tillatelser PR-ansvarlig Ikke påbegynt 2.2.1 Stand på Torgalmenning PR-ansvarlig Oppstartet 2.2.2 Skilt PR-ansvarlig Ikke påbegynt 2.3 Skjenkebevilgning Intern Oppstartet 3 Bemanning 3.1 Opplæring på Verftet Skjenke Ikke påbegynt 3.1.1 Må være avtalt for åpningsuken før fellesferien 01/07/2007 Ikke påbegynt 3.2 Rekrutteringsarbeid må være i rute Intern Ikke påbegynt 3.3 Kursing Intern Ikke påbegynt 3.4 Kvarter Intern Ikke påbegynt 3.5 Arbeidslister for åpningsuken Skjenke/Ekstern 01/08/2007 Ikke påbegynt 3.5.1 Kriseplan dersom dette ikke funker Skjenke Ikke påbegynt 3.6 Verter på USF 01/08/2007 Ikke påbegynt 4 Markedsføring og informasjon 4.1 Startpakke for nye kvarteretmedarbeidere Intern Ikke påbegynt 4.2 Synliggjøring og reklame PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.3 Ordne opp i mailkaos PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.4 Program som kan publiseres PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.5 Intern - TV - Flatskjermer PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.5.1 Software PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.5.2 Erstatte den som er stjålet Ikke påbegynt 4.6 Nettsidene ferdig PR-ansvarlig Oppstartet 4.7 Få inn semesterstart i Studentportalen PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.8 Åpningsukeavis PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.9 Rekrutteringsprogram PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.10 Åpningsukeprogram/plakaterflyers PR-ansvarlig Ikke påbegynt 4.11 Ta i bruk alle kanaler på USF PR-ansvarlig Oppstartet 4.11.1 Få overlappet arbeid fra tidligere infoans Ikke påbegynt 5 Events Adm. leder 5.1 Samarbeidsprosjekt mer BT/Hansa Adm. leder Ikke påbegynt Skal i møter i juni 5.2 Mer fadderarrangement i samarbeid med NHH og HIB Leder/Ekstern Ikke påbegynt 5.3 Grieghallen? Ikke påbegynt 6 Komersiell samarbeidspartner 6.1 Få egen sponsor for åpningsuken? Adm. leder/pransvarlig Ikke påbegynt 6.2 Utnytte gjeldende samarbeidsavtaler mest mulig frem mot åpningsuken PR-ansvarlig Ikke påbegynt 6.3 Involvere BT på arrangement mot faddere/nye studenter PR-ansvarlig Ikke påbegynt 6.4 Involvere Hansa på stunt mot studenter/faddere Adm. leder/ Ikke påbegynt skjenke 6.4.1 Tur/kurs i "ølkultur" måtehold etc. Ikke påbegynt 7 Reklamemateriell PR-ansvarlig 8 Alle gruppene må ha klare rutiner for nye frivillige som skal involveres 8.1 Kvarter Intern Ikke påbegynt 8.2 Skjenkere Skjenke Ikke påbegynt 8.2.1 USF Skjenke Ikke påbegynt 8.2.2 NG2 Skjenke Ikke påbegynt 8.3 Vakter Skjenke Ikke påbegynt 9 NYG2 må være ferdig Prosjekt/ Adm.leder 9.1 Vareutvalg Skjenke Oppstartet 9.2 Priser Skjenke Ikke påbegynt 9.3 Faste arrangementer Skjenke/Ekstern Oppstartet 9.4 Leieavtale Adm.leder Fullført Tok med disse for å vise fullført statusen 9.5 Finansiering Leder Fullført Fjerner de når noe annet er fullført 10 Bussforbindelser og båter Leder 10.1 Buss til USF? Oppstartet 10.2 Båt fra NHH og HiB? Ikke påbegynt Evaluerin g Side 1av1

REFERAT KVARTERSTYREMØTE 21-07 05.06.2007, kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Iselin Høle Økonomiansvarlig John Fjellseth (kom kl 17:50) Internansvarlig Rikke Vestergaard Eksternansvarlig Ingrid Solstrand Informasjonsansvarlig Robin Sandborg Skjenkeansvarlig Stephanie Farstad Prosjektansvarlig Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Ivar Strand REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Spørsmålsrunden AD Styrearbeid Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Spørsmål fra alle Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra administrativ leder

Praktisk gjennomføring på USF Verftet Månedshefte Merkevarestrategi NG2 Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Muntlig orientering fra leder VEDTAKSSAKER 21-01 Godkjennelse av referat 21-02 Kontanthåndtering i sommer 21-03 Samarbeid med USF Verftet 21-04 Stillingsinnstruks for PR-ansvarlig 21-05 Godkjenning av personalgruppeting 21-06 Godkjenning av retningslinjer for personalgruppen 21-07 Navneskifte 21-08 Batteri 21-09 Programvareinnkjøp OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Møte med USF Verftet - RF styremøte - RS møte - Ryddet kontoret til Gustav - Orienterer om at Gustav skal sitte i styret for Tour de Force fra og med 13. juni SKJENKEANSVARLIG - Uten nett - Eksamensmodus - Jobbet på Veftet - Snakket med produktgruppen - Innom NG2 og pratet med Jens INTERNANSVARLIG - Vært på PG-ting - Vært på PG-møte - Prøvd å få tak i tegninger som trengs til skjenkebevillingen - Sett på T-skjorter - Sendt mail til Hansa ang betaling av T-skjorter - Ryddet kontoret til Gustav - Vært i Kvammen

- Hatt eksamen EKSTERNANSVARLIG - Jobbet masse på Nattjazzen. - Hatt møte med fadderkoordinator. - Booket rom på USF. - Hatt eksamen. - Jobbet med åpningsuke og arrangementsavtaler for nyg2. ØKONOMIANSVARLIG - Godkjent fakturaer - Lest pensum. - Påminnet økoer/glem om kontantrutiner INFORMASJONSANSVARLIG - Vært på infostyremøte og startet arbeidet med åpningsuka - Venter på tilbud om trykking av materiell til åpningsuka fra Steen, har fått fra Bodoni. - Vært på rettsvesenet-ting - Prøvd å ha møte med Øyvind, han glemte det - Fortsatt arbeidet med PR-ansvarlig instruks PROSJEKTANSVARLIG - Snakket med Jens om NG2 - Fortsatt ingen nett i NG1b ADM. LEDER - Har forsøkt å ta tak i kunstnerisk utsmykning av nybygg under DAK2 - Har vært i avsluttende møte med USF Kafédrift - Har vært i møte med BIFF om evt. samarbeid høsten 2007 samt om mulighetene som ligger i den nye salen høsten 2008 o BIFF kommer til å ta kontakt med eksternansvarlig for konkrete arrangementer - Har vært på seminar om samarbeid mellom kultur og næringsliv med Forum for Kultur og Næringsliv o Har her fått noen idéer til nye samarbeidspartnere - Har jobbet med å få klargjort Olav Kyrres gate 49 til byggearbeid o Utvasking o Ommlegging av alarm o Tømming av rot o Rydding etter innbrudd - Jobber med strategiarbeidet og med å sette i gang veiledning fra eksterne konsulenter - Jobber med tilpasning av forsikring til byggeperioden - Har laget ny vurdering av samarbeidsalternativer med USF RS V/AU - Foreligger ikke Spørsmål : RS-Galla :

Hvem skal være med : Alle utenom Magnus og Gustav. Siste Kvastmøte : Neste tirsdag. FASTAD GLEM/DORG Glem - Ingen møter før etter sommeren Dorg - Blir tatt en del på mail i løpet av sommeren - Problemer i forhold til Quiz og konsert-billetter til USF Verftet (trenger innspill) ØKONOMIRAPPORT Ligger høyere enn forventet i mars måned. Første kvartal er gått mye bedre enn forventet. Ligger kr 70 000,- bedre enn budsjettert. Budsjett : Forventet omsetning, samt utgifter og kostnader. Vedtas av GFen. Prognosen : Forteller oss om det er positive eller negative avvik. Brukes til å forutsi hva man tror vil bli årsresultatet. Ufordelaktige avvik på intern arrangement. Er kontroll på kostnadsbruken, men ikke på alle kontoene. DAK2 Samarbeidsløsninger mellom USF Kafèdrift og DAK : - Begynner å bli enige - Det eneste som gjenstår er den økonomiske fordelingen - 2 modeller - 1) partnermodellen : - Opprettholder samarbeidet med Hansa - Får en prosentandel utover en satt grense - Får en prosentandel til kulturpott - Drift av lokaler og teknisk utstyr faktureres DAK etter priser fra 07.03.07-2) Arrangørmodellen : - Provisjonsavtale - Gir en økende prosentandel av omsetningen i de lokalene DAK har arrangementer - Er jobbet mest mulig med partnermodellen, da arrangørmodellen er en typisk dorgeavtale (typen avtale dorger ville fått om de hadde gått til verftet alene) Goder på USF Verftet : - Alltid internpriser på øl og vin til kr 35,- - Den dagen du er på jobb, får du 50% rabatt på mat. - Gratis kaffe og te når man er på jobb. Gjelder også dugnad. - 15 kr for kaffe når man ikke er på jobb, 7 kr for påfyll. - Nachspiel : Snakke med medieverkstedet. - Studentrom og internbar : Internbar ikke nødvendig, lille Røkeriet kan brukes til studentrom. Avhengig av skjenkegruppen, og deres kapasitet. Kan brukes til Studentbar om kvelden.

- Kan grille i åpningsuka Samarbeidsavtalen, endre følgende paragrafer : 1.4 (Få inn filmklubben) 3.6 (Endre ansvarlig teknikker) 6.1 (Få inn lokale) 6.3 (Få inn huskort) 7.2 (trenger ikke endres om man endre vaktetaten sin praksis ihht nye vakter) 9.5 (Få inn studentprisen) - Byggeprosessen på DAK er fortsatt i rute ϑ INNBOKSEN Thomas Caldar fra RF : Gravølsuke budsjett. John skal se på saken. Tommy Torset Helland : Åpningsuke programmet. Dorgene er ikke sikker på hva som skjer, så er vanskelig å si noe sikkert. Ingrid er på saken. Thomas Evensen : Merkevarestrategi Marte Strømme : Studentmugger istendenfor 0,6 øl. Stephanie følger. Romvesenet : Rom på USF Verftet i sommer? De kan bli i NG2, men det blir ingen fester o.l der pga skjenkebevilling. AD Styrearbeid Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Prioritere Kvastmøter på tirsdager - Overlapping av verv - Møte opp forberedt (les dagsorden, frist for saker er kl 16 på mandager) - Få inn AD sakene skriftlig - Møte opp på allmøter og sosiale arrangement - Gjøre det man har sagt man skal gjøre - Sette seg inn i økonomien - Gå på en del gruppe-styremøter - Være imøtekommende, evt henvis de til andre Kvastere - Kunne statuttene - Være ett ansikt utad - Overholde tidsfrister - Stå samlet som ett styre utad Åpningsuken-tiltaksplan Til grunn : Muntlig orientering fra Adm.leder Se eget vedlegg - Faddermøte 12.aug - En ansvarlig fra KvaSt hver dag - Bruke samarbeidspartnere - Kriseplan må utarbeides - Startpakke til alle, eller bare våre nye interne?

Praktisk gjennomføring på USF Verftet Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Interne arrangement Ikke bruke ekstern støtte til å betale leie for interne arrangement. Lage romoversikt over hvilke rom som kan brukes og til hvilke priser. Gruppene kan velge hvilke dager de vil ha arrangement? Rikke følger. - Hovmester Vert på Verftet : Litt de samme oppgaver som en kvart / HA. Vil kreve mye av Skjenkegruppen og dens medlemmer. - Nachspiel - Forretningsmessig kommunikasjon Hvordan kommunisere avtalen uten å bryte taushetsplikten : Vi må tjene en viss sum for å tjene penger, om vi når summen tjener vi en prosentandel av årsresultatet. 1/6 av dette går til kulturpotten. Rikke følger. - Profilering av USF Verftet : Billig øl, gode arbeidsforhold, nachspiel, interne er der hvor andre interne befinner seg. - Antall folk som trengs : Brannvakter, glassvakter o.l Har alltid vært ett dorgeansvar. Vi skjenker, vi har teknikkere, dorgene har billett og USF har garderoben. - Åpningsuken Festival : Ikke sikkert at alle fra KvaSt kan jobbe i åpningsuken. Kan bruke folk fra festivalkomiteen, gamle kvarter, Sos.Kom, PG o.l. Festivalpass kan bli vanskelig, men vi bør promotere oss som en festival. Kanskje med festivalarmbånd. Ingrid følger. - Kvast, NG 2 og Verftet, hvem skal ha mest å si og hvor? - Tilgang på rom og utstyr : Kraft trenger å ha tilgang til Røkeriet hver mandag kl 18. Ingrid sjekker om de kan få nøkkel. Månedshefte Til grunn : Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Utsettes til neste gang Merkevarestrategi Til grunn : Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Utsatt til etter sommeren NG2 Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Skjenkekontoret sier at det tar ca 3 mnd å få skjenkebevilling - Iselin snakker med de - Fortsatt problemer med Pro.Kom og NG2. Vi er skeptiske til en del av tingene som er blitt nevnt i en del mailer som er blitt sendt i det siste. - Prosjektansvarlig vil innvolvere seg i prosjektet slik at vi får ett overblikk over situasjonen - Magnus kaller inn til møte mellom han, iselin og Tommy John forlater møtet kl 20:20 VEDTAKSSAKER 21-01 GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : Referat 20-07

Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 20-07 For 6 Mot 0 Avholdende 0 21-02 KONTANTHÅNDTERING I SOMMER Til grunn : Muntlig orientering fra leder - Kan ikke ha penger liggende i NG1b - Trenger diverse ting i NG2 i sommer - Gå til anskaffelse av ett Visakort som kan brukes i sommer Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å gå til anskaffelse av visakort, som kan disponeres sommeren 2007, av Tommy Torset Helland, i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av NG2 prosjektet For 6 Mot 0 Avholdende 0 Iselin følger 21-03 SAMARBEID MED USF VERFTET Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å inngå ett samarbeid med USF Verftet i perioden H07, i henhold til vedlegg For 0 Mot 0 Avholdende 0 Saken utsettes til neste gang. Iselin følger. 21-04 STILLINGSINNSTRUKS FOR PR-ANSVARLIG Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å endre tittelen på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinnstruks og oppretter pr@kvarteret.no som ny mailadresse For 6 Mot 0 Avholdende 0 PR-ansvarlig følger 21-05 GODKJENNING AV PERSONALGRUPPETING Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne tinget til personalgruppen

For 0 Mot 0 Avholdende 0 Saken utsettes. Rikke følger 21-06 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR PERSONALGRUPPEN Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjene til personalgruppen For 0 Mot 0 Avholdende 0 Saken utsettes. Rikke følger. 21-07 NAVNESKIFTE - Endre fra Studentkulturhus til kulturhus - Studentenes kulturhus i Bergen istedenfor Studentkulturhuset i Bergen - Hvordan ønsker vi å promotere oss selv? Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om endring av navnet Studentkulturhuset i Bergen AS til Studentenes Kulturhus i Bergen AS For 4 Mot 1 Avholdende 1 Iselin følger 21-08 BATTERI - Gustav trenger nytt batteri til laptoppen - Vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av batteri til adm.leders datamaskin for inntil kr 1 800,- inkl mva Vedtaksforslag 2 : Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av batteri til adm.leders datamaskin for inntil kr 1 300,- inkl mva Vedtaksforslag 2 trekkes. Det stemmes over vedtaksforslag 1. For 6 Mot 0 Avholdende 0 Gustav følger

21-09 PROGRAMVARE INNKJØP - KvaSt trenger programvare til planlegging av prosjekter - Funker bare med Mac - Vi har jo allerede e-groupware, hvor det finnes prosjektstyringsverktøy. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av programvare til adm.leders datamaskin for inntil kr 1 000,- inkl mva For 0 Mot 0 Avholdende 0 Utsettes til neste gang Iselin og Gustav følger

Referat fra 1. ordinære Personalgruppeting Onsdag 30.mai 2007, kl. 16.15 Seminarrom 202, SV-fakultetet Tilstede: Judith Reczek, Rikke Vestergaard, Tore Friestad, Kyrre Sørensen, Kjersti-Lill Sørgård, Guro Hoftaniska, Trine Tjørholm, Anne Kari Tinnesand, Vegard Storaunet, Hege Huseby, Marin Eike, Anders Myren, Steinar Heldal, Silje D. Sjursen, Eva Skårn. 1. Valg av ordstyrer og referent Forslag: Steinar Heldal som ordstyrer og referent. Valgt med akklamasjon 2. Godkjenning av dagsorden og innkalling Godkjent med akklamasjon 3. Semesterrapport fra sosialkomiteen Skriftlig orientering delt ut, Anne-Kari supplerte muntlig Semesterrapporten godkjent med akklamasjon 4. Endring av retningslinjene til Personalgruppen Endringsforslag fra Kyrre Sørensen (a-g) a) dobblestemme endres til dobbeltstemme VEDTATT enstemmig b) fjerne som mål å ha fra 4-2 VEDTATT enstemmig c) fjerne og i samråd med internansvarlig i Kvarterstyret fra 4-3 VEDTATT enstemmig d) endre alle medlemmer har stemme- og møterett til enten 1) alle medlemmer på Det Akademiske Kvarter har møte- og stemmerett eller til 2) alle kvarterets medarbeidere har stemmerett i valget av leder i 5-1 Det ble først stemt mellom de to alternative endringsforslagene: Forslag 1: 9 stemmer Forslag 2: 2 stemmer Avholdende: 4 De foreløpige retningslinjene ble så lagt til grunn, og det ble stemt over om man ønsket endringsforslaget (nr.2). For: 6 Mot: 9 Avholdende: 0 Ingen endring vedtatt

e) Endring av 5-1, om Personaltinget For: 13 Mot: 0 Avholdende: 2 VEDTATT f) Fjerne 5-4 VEDTATT enstemmig g) Endre 9-1 fra retningslinjene kan endres ved 2/3-flertall på ordinært Personalgruppemøte til kan endres ved 2/3-flertall på ordinært personalting. VEDTATT enstemmig (Kyrre Sørensen forlater tinget, antall stemmeberettigede er nå 14) 5. Godkjenning av retningslinjene til Personalgruppen Godkjent med akklamasjon 6. Godkjenning av Handlingsplan for høst 2007 Tilleggsforslag 1: Vedtas ikke (enstemmig) Tilleggsforslag 2: Vedtatt (For: 7, Mot: 5, Avholdende: 2) Tilleggsforslag 3: Vedtatt (For: 13, Mot: 1, Avholdende: 1) Tilleggsforslag 4: Vedtas ikke (enstemmig) Tilleggsforslag 5: Vedtas ikke (enstemmig) Handlingsplan for høst 2007 ble godkjent med akklamasjon 7. Valg av leder: Forhåndsinnstilt kandidat: Jude Reczek VALGT MED AKKLAMASJON 8. Valg av gruppeleder: Forhåndsinnstilte kandidater: Anne Kari Tinnesand (Sos.kom), Steinar Heldal (Rek.kom), og Martin Eike (Pers.kom) ALLE VALGT MED AKKLAMASJON 9. Valg av varamedlemmer: Forhåndsinnstilte kandidater: Silje D. Sjursen (Sos.kom), Hege Huseby (Pers.kom) og Tore Friestad (Rek.kom). ALLE VALGT MED AKKLAMASJON

internnotat Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret 04.06.2007 Innkjøp av personlig datautstyr Batteri til datamaskin Da jeg ble ansatt i 2005 betalte UiB for oppstartskostnadene knyttet til innkjøp av kontor- og datautstyr til meg. Nå begynner batteriet på den bærbare datamaskinen jeg bruker å bli dårlig. Jeg jobber ofte når jeg er på reise, enten fordi tog og bussreiser gir gode muligheter til å jobbe i fred, eller fordi en kort tidsfrist gjør det helt nødvendig at jeg fortsetter arbeidet mens jeg reiser til helgetur. Jeg ønsker derfor å ha muligheten til å kjøpe et nytt batteri i løpet av sommeren ved behov. Dette koster kr. 1225,- inkl. mva. for originalbatteri, og kr. 1725,- for et batteri med mye bedre kapasitet. Jeg ønsker selvsagt det med lengst kapasitet, da jeg ofte sitter og skriver om kapp med batteriet. Jeg kommer trolig til å kjøpe dette gjennom UiB sin avtale, noe som vil gi en viss rabatt (har ikke eksakt tall). vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av batteri til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1800,- inkl. mva. Alternativt: Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av batteri til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1300,- inkl. mva. Prosjektstyringsverktøy Jeg har siden jeg begynte i jobben vært på jakt etter et godt prosjektstyringsverktøy. Her har det vært flere alternativer tilgjengelig, men ingen som jeg syntes vill fungere fullgodt til mitt behov. Jeg bruker hver dag programmer fra The Omnigroup (Omnioutliner Professional og OmniGraffle Professional) i mitt arbeid, blant annet til huskelister, organisasjonskart, strategikart, idémyldringer, tiltaksplaner og strategiarbeid generelt. Nå har denne leverandøren laget et godt verktøy for prosjektstyring som kommuniserer med de andre programmene på markedet (f.eks Microsoft Project og FastTrack Schedule i tillegg til å skrive til andre formater som excel mm. Programmet heter OmiPlan. Det jeg først og fremst savner for å kunne jobbe mer effektivt er verktøy som hjelper meg å holde oversikt over kompliserte prosjekter og som hjelper meg å prioritere i alle de daglige gjøremålene. Særlig ønsker jeg å bruke dette til implementeringen av den strategiske handlingsplanen. I første omgang vil jeg prøve ut en redusert gratisversjon og dersom dette programmet er godt nok ønsker jeg å ha muligheten til å kjøpe det inn og ta det i bruk i løpet av sommeren. Programmet koster $ 150 eller med dagens kurs kr. 930,-. Jeg vil også forsøke å kjøpe dette billigere gjennom UiB sin avtale. vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar godkjenne innkjøp av programvare til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1000,- inkl. mva. Batteriet og programvaren vil da høre til datamaskinen som igjen tilhører Kvarteret (dette er ikke mitt private utstyr). Med vennlig hilsen Gustav Birkeland Administrativ leder besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no

internnotat Fra Administrativ leder Til SKIBAS, KVAST 11.06.2007 Videreføring av regnskapsfunksjonen i byggeperioden Som nevnt tidligere er regnskapsfører, Morten Fauske, nå ferdig med etterutdanning og skal forhåpentlig vis begynne å jobbe som lærer til høsten. Det er mulig han kan jobbe noe deltid for SKIBAS fra og med høsten, men dette er usikkert. I sommer kan han jobbe fullt. Dette medfører at vi må ha klart et alternativ for å fylle regnskapsfunksjonen fra og med august. Jeg vil nedenfor foreslå tre mulige alternativer og samtidig be styrene gi meg, i samråd med styrets leder, mandat til å finne en løsning for SKIBAS regnskapsfunksjon. Morten Fauske kommer til å levere meg en skriftlig oppsigelse denne uken for å ikke være forpliktet til å jobbe til høsten. Perioden for DAK2-ombyggingen medfører redusert aktivitet på regnskapssiden, da det primært vil være aktivitetene i Nygårdsgaten 2 som genererer bilag. Samarbeid med USF Kafédrift vil for regnskapsfører innebære mest overføringer og fakturering, men ikke mange bilag for hver dag. Byggeperioden er også risikabel med hensyn til driftskostnader som skal dekkes inn av usikre inntekter fra ny virksomhet. Dette innebærer at det kan være hensiktsmessig å unngå et høyt nivå på faste lønnskostnader. Samtidig er dette en periode da vi må forberede og styrke alle driftsfunksjoner som skal tre fullt i kraft fra semesterstart høsten 2008. Nyansettelse Nyansettelse av regnskapsfører i lik stilling som Morten Fauske vil innebære et tilnærmet likt nivå på faste personalkostnader 1 i tillegg til kostnader knyttet til nyansettelse. Dette siste har jeg ikke et kostnadsoverslag da jeg er den siste som i praksis ble ansatt av SKIBAS. Det er usikkert hvorvidt vi finner regnskapsførere med nok erfaring og kompetanse som ønsker å jobbe deltid. Morten Fauske (som selv er utdannet revisor) anbefaler at vi ansetter en med erfaring grunnet arbeidets omfang og kompleksitet. Leie av vikar Da tidligere regnskapsfører sluttet leide vi inn Morten Fauske fra Manpower. Dette kostet den gang kr. 235,- eks. mva. pr. time og har nå trolig steget. Adecco oppga til økonomiansvarlig en pris for i år på kr. 250-350,- pr. time. Dette er en løsning som relativt raskt kan iverksettes og gir muligheten til kostnadsreduksjon ved lav aktivitet. Innkjøp av regnskapstjenester Sammen med regnskapsfører har jeg vært på et møte hos Vassdal & Eriksen Regnskapsbyrå AS. Dette for å forsøke å finne ut om det kunne la seg gjøre for SKIBAS å kjøpe inn regnskapstjenester fra et byrå. Grunnen til at jeg tok kontakt med nettopp dette kontoret først er at de er det eneste regnskaps- og rådgivningskontor i landet med utpekt satsning mot kulturnæringen. Jeg kjenner mange som benytter deres tjenester og som er veldig fornøyd med dette. Jeg må også informere om at en venn av meg er ansatt i firmaet, men ikke involvert i samtalene med Kvarteret. Vassdal og Eriksen 1 Legg merke til at Morten Fauske ikke har jobbet fullt ut 50% slik han har kunnet kreve, men kun skrevet timer for den tiden det var nødvendig at han jobbet. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no

befinner seg 50m. fra Olav Kyrresgate 49, noe som er praktisk ved et samarbeid. Jeg venter med å ta kontakt med andre byråer før jeg får signaler fra styrene om dette kan være en løsning å gå videre med. Prisen for tradisjonelle regnskapstjenester er kr. 450,- eks. mva. pr. time. For rådgivning er timeprisen kr. 850,- eks. mva. Opplæringskostnadene vil trolig være noe lavere enn de to andre alternativene grunnet bruken av erfarne regnskapsførere med støtteapparat. Før kvarterstyremøtet 12. Juni vil jeg få en tilbakemelding fra Vassdal & Eriksen på hvorvidt de foreløpig er interessert i oppdraget. Kombinasjon av regnskapsbyrå og redusert deltidsarbeid for regnskapsfører Morten Fauske har ytret interesse om å jobbe noe også ut over høsten dersom han ikke går rett ut i full jobb. Dette kan benyttes til opplæring, men også til å eventuelt avlaste regnskapsbyrå. Totalostnadene for vår regnskapsfører er mellom kr. 200-215 per time. En kombinasjon vil derfor både være kostnadsbesparende samt gi en god overlapping av ansvaret. Det kan derfor være en god løsning å beholde Morten Fauske som deltidsansatt så lenge som mulig og samtidig få inn et regnskapsbyrå til å overta det overordnete ansvaret. Vassdal & Eriksen var positive til en slik løsning. Vurdering av alternativer Under møtet med Vassdal og Eriksen vektla de sin kompetanse innen næringen og mulighetene til å benytte dette for å styrke Kvarterets økonomifunksjoner og rutiner i den perioden de eventuelt arbeider for oss. Denne muligheten ligger, slik jeg ser det, ikke i like stor grad i de to andre alternativene ettersom en ny ansatt eller en vikar fullt og helt vil jobbe for oss og dermed stå svakere i forsøk på å ta tak i upopulære utfordringer. Morten Fauske har sammen med administrativ leder forsøkt å styrke rutiner og ta tak i utfordringer ved driften. Her har hans omfattende kompetanse innen regnskapsføring og revisjon vært meget nyttig. Mye av dette har vi klart å gjennomføre, men det gjenstår fortsatt en del arbeid som er tungt å få til da det er lite motivasjon å spore i hele organisasjonen for å skjerpe rutiner ytterligere. Slik jeg ser det vil dette lettere la seg gjøre dersom en ekstern tredjepart kan være pådriver for endring uten å være i et direkte ansettelsesforhold til de som får skjerpede krav til dokumentasjon og rutiner. Regnskapsbyrået sin erfaring fra bransjen kan også være veldig verdifull for Kvarteret i en periode hvor vi skal bygge opp ny organisasjon og nye rutiner frem mot gjenåpning. Bruk av byrå vil dermed kunne øke totalkostnadene for regnskapsfunksjonen men gi en økonomisk gevinst totalt sett gjennom styrkede og mer effektive rutiner. Dersom vi velger en vikar eller velger å kjøpe tjenester fra et byrå vil vi kun betale for den tiden det tar å føre regnskap. Dersom vi ansetter en ny regnskapsfører i 50% stilling er det ikke sikkert det er mulig å redusere arbeidsmengden ved lav aktivitet og dermed også lønnskostnadene. Dersom vi ansetter en ny regnskapsfører eller leier inn en vikar vil vi få dekket behovet for de konkrete oppgavene knyttet til regnskapsføringen. Dersom vi kjøper inn tjenester fra et byrå er det trolig også mulig å benytte deres ressurser og rådgivningsfunksjon til å styrke kvarterets økonomirutiner. Jeg håper på en konstruktiv diskusjon på møtene, tilbakemeldinger fra styrene og et mandat til å velge og iverksette en løsning i løpet av sommeren. vedtaksforslag Kvarterstyret innstiller SKIBAS om å gi administrativ leder i samråd med leder mandat til å finne en løsning for å få dekket regnskapsførers arbeidsområder innenfor alternativene skissert i notat av 11.06.2007. Med vennlig hilsen Gustav Birkeland Administrativ leder besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no