REFERAT Ledelsesmøte 07.03.2017 Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 21-17 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 22-17 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 23-17 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 24-17 Oppføring av eventueltsaker Sak 25-17 - Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak 26-17 - Orienteringssak: Oppdatering økonomi BIS Trondheim Sak 27-17 Behandlingssak: Mobilapplikasjon Sak 28-17 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 29-17 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 30-17 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: Leder, MANA, PR, IK, PK, ØA, FA, HR2, HR3 Tilskuere: Sak 21-17 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak 22-17 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Godkjent
Sak 23-17 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøtet 07.02.17 Godkjent Sak 24-17 Oppføring av eventueltsaker Leder - én sak Sak 25-17 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen FA: Fagutvalget godt i gang med dialogmøter med forelesere. Har hatt møte med Tore Resell, Morten Erichsen og fagutvalget for å optimalisere fagutvalget funksjon. Eksamensevalueringsmøte i Nydalen med klasserepresentant, sammen med Oslo, Bergen og Stavanger. Første gangen dette ble avholdt. Vært i møte med admin sammen med Leder, MANA og Leder MU deltok også. Avholdt BIS 30 år på The Mint - godt oppmøte. Jobber med Temakveld, som skal avholdes sammen med Markedsutvalget. Vært med på utlysning av verv til Ledelsen. PK: Hvem var med på møtet i Nydalen? FA: PR 1.år ØA: BIS 30 år, stått på stand årsregnskap 2016, halvårsregnskap høst 2016, budsjett vår 2017. Veldig mye jobb. Gått gjennom alle bilag på nytt - mye mer jobb enn forventet. Skal lage budsjett for høst 2017 i kveld. PK: Workshop i Trondheim med PK Bergen og PK Stavanger - spikret landsmøtet. Jobbet en del med Fadderstyret, mye spennende som skjer. Administrative oppgaver. BIS 30 år. IK: Har gjort ferdig forslag til Code of Conduct sammen med andre utvalg. Rekruttering til verv, BIS 30 år, jobbet med Bry deg på BI-uka sammen med FA og admin. Jobbet med overlappingsturen.
PR: Overlapping med PR i Fadderstyret, hjulpet med e-postene og logoer til dette. Bidratt litt til appen sammen med Ole. Laget forretningsplan. Printing av plakater. Arbeid med helhetlig grafisk profil. BIS 30 år. MANA: Stått på stand for å promotere Ledelsen. Planlegging av 30-årsdagen. Planlegging av overlappingstur. Skal i møte med Kjeldsberg Kaffe. Har vært i møte med Medicus, prøver å få til samarbeid med de. Jobbet med appen. Jobbet med noe som muligens kan bli et nytt utvalg. Jobbet med House of Control - gir oversikt over samarbeidspartnere, kontrakter osv. PR: Hvordan ligger dere an med House of Control? MANA: Vi er litt frem og tilbake. Har ikke bestemt oss 100 %. Har fått presentasjon av konseptet, fått prisanslag, vurdert nytte og retningslinjer. Leder: Har vært en diskusjon siden styremøtet 23. februar. En kost-nytte vurdering. Vurderer om man trenger House of Control, eller om man kan bruke mindre systemer for dette. MANA: Altså ikke bestemt ennå. ØA: Har prosjektet blitt diskutert med ØA? Leder: Med ØA i Styret ØA: Burde diskuteres med ØA lokalt også. Leder: Systemet kan brukes av ØA også. MANA: Gjør det enklere å følge opp hva kontraktene har gått ut på tidligere. Kan se innhold i kontraktene. Har vært problem tidligere at informasjon har forsvunnet. SBIO er veldig fornøyd med programmet. Leder: Idiotsikkert system. Leder: Hadde besøk fra SBIO, 2 stk fra ledelsen. Snakket mye med de, viste de rundt på skolen. NLD-uka. Mye jobb i forbindelse med workshops. Styremøte og Ledergruppemøte i Oslo. Diskusjon rundt Økonomihuset, House of Control og ting vi kan samarbeide med SBIO om. Aksjonsuke - gikk med bøsse, var med på kickoff. Møte med admin med FA, MANA og Leder MU. Diskutert Kroa i det nye bygget med admin. Ønsker at kroa skal ha større eierskap til denne med tanke på drift. Arrangerte BIS 30 år, Samfundet deltok. Planlagt overlappingstur, promotering av verv. Møte med admin angående kontor for BIS i det nye bygget. Planlagt møte med NTNUI og IK. Mye Skype-møte med Styret. Veldig mye maildialog. Skrevet redegjørelse til GF.
ØA: Hva hadde du, FA, MANA og Leder MU møte om? FA: For mulig opprettelse av utvalg i samarbeid med admin IK: Admin sitt syn på kroa, status? Leder: ikke noe status. Jeg har fått i oppdrag å utrede hvordan det gjøres i Stavanger, Bergen og Oslo. IK: Jeg har snakket med andre LA om det, så kan gi deg innspill. Sak 26-17 - Orienteringssak: Oppdatering økonomi BIS Trondheim Bakgrunn for saken: ØA ønsker å gå igjennom årsregnskapet, regnskap høsten 2016 og revidert budsjett våren 2017. Dette for å oppdatere hele ledelsen på den lokale økonomien. Forslagsstiller: ØA Vedlegg: Sendes ut på mail mandag 06.03 ØA viser frem årsregnskap for 2016. Kommenterer de ulike postene og årsaker: - Ny rekord i inntekt for Fadderuka. Gikk i overskudd. Disse pengene ble brukt til hele BIS forrige halvår. - NLD. Gikk i overkant av 100.000 i underskudd i 2016. Var et dårlig år økonomisk sett for NLD. - Amerikansk fotball hadde høyest kostnad av idrettene i fjor. - Måtte lage en samlebetegnelse for Andre arrangement for Sosialutvalget, pga. mangelfull regnskapsføring tidligere. - Gebyr fra TicketCo som følge av at vi brøt avtalen. - Samlet gikk vi 43.000 kr i minus. Skyldes tap av fordringer, som igjen skyldes dårlig oppfølging og liten kontroll over fordringer tidligere.
ØA viser halvårsregnskap for høst 2016: - MU ført med 10.000 kr over budsjett i inntekter. Dette skyldes sen innbetaling fra samarbeidspartner. - mcash-posten: Mye høyere inntekt enn først budsjettert. Hadde liten erfaring med mcash ved budsjettering, så var vanskelig å vite hvor mye dette ville gi oss i inntekter. - Amerikansk fotball brukte 8.000 kr over budsjett. Driftskostnader - baneleie som er kontraktsført osv. Måtte ta den kostnaden. - Til gjengjeld har svært mange poster har gått under budsjett. - Ledelsen litt over budsjett, som følge av TicketCo-avgift. - Gikk 48.000 i underskudd samlet. Dette som følge av de nevnte eldre tapte fordringene. PK: Fadderutvalget: stemmer ikke årsregnskap og halvårsregnskap? ØA: Ja, er gjort en feil. Må sjekke opp i det. Er ikke et helt ferdig produkt. Skal se over alt før det sendes inn. MANA: Samarbeid med inkassobyrå i år. Hvordan har dette fungert? Hvor mye hadde dere tapt uten disse? ØA: Nærmere 100.000 tror jeg. PR: Lurer på Note 1.34. ØA: Må snakke med SA i dag, derfor ikke fullstendig. Skal ordne i dag. ØA: Regnskapet er ryddet veldig mye opp i. Alt skal stemme nå.
ØA viser frem revidert budsjett for vår 2017: - Ball og revy: mindre deltakere enn forventet. Mindre inntekter, men førte også til mindre kostnader. Kostnadene ble høyere enn forventet pga. at vi måtte booke standup-komiker + reise/overnatting like før ballet. - NLD: Høye inntekter som følge av godt standsalg. Solgte standplasser for 120.000 kr over budsjett. Svært godt gjort. Arrangementet gikk derfor i overskudd, selv om det var budsjettert et underskudd. - Amerikansk fotball driftes ikke dette semesteret, så ingen kostnader på dette. - Har opprettet nytt lag, innebandy. - Fotball gutter: Høye kostnader. Får ikke innvilget mer enn 60.000 kr, ønsker mer. Har foreslått at de kutter kostnader på cageball. - Har kuttet på Ledelsens reiser, da vi ikke har planlagt så mange reiser som skal dekkes av lokalavdeling dette semesteret. PK: Budsjettert med at påtroppende Ledelse skal være med på Landsmøtet? ØA: Nei, dette legges inn i dag. ØA: Generelt: God likviditet, ligger godt an. IK: Du har god kontroll, godt jobbet. Leder: Fin redegjørelse. Sak 27-17 - Behandlingssak: Mobilapplikasjon
Bakgrunn: Det er lagt frem et forslag til å utvikle en mobilapplikasjon for BIS, dette for å samle informasjon som eksponeres for studentene, og gjøre det lettere å holde seg oppdatert på blant annet rabattavtaler og arrangement. Forslagsstiller: MANA Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner sum på 6000 kr til å utvikle mobilapplikasjonen MANA: Sammen med PR og MANA i Bergen og Stavanger ønsker vi å lage en mobilapplikasjon som skal hjelpe oss å eksponere samarbeidspartnere på en bedre måte, samt informere om arrangement. Kan legge inn annonser, som kan være en liten inntektskilde, samt et godt salgsargument overfor samarbeidspartnere. Kan være med å rekruttere nye BI-studenter. PR og KOM vil få full opplæring på denne appen. Mest hensiktsmessig at utviklerne av appen legger inn nye samarbeidspartnere osv. Feil eller bugs: apputviklerne dekker dette gratis. De forplikter seg til 2020. Etter dette kan andre overta dersom ønskelig, og man vil få all tilgang til koding osv. Større endringer som Fadderuke-app: vil være mulig å legge inn, der kontrakten gjelder og alt fungere på samme måte. Layouten kan endre på dersom dette er ønskelig. Arrangementene vil automatisk legges inn på appen - krever ikke noe ekstra arbeid. Det eneste som fører til større endringer er større endringer: som f.eks. å legge inn Fadderuka, nye samarbeidspartnere eller gjøre store endringer. Totalt sett: 18.000 kr for appen - altså 6.000 kr per lokalavdeling. IK: Veldig bra forslag. Opptatt av at idretter og arrangementer inkluderes i appen. Hvor lang tid vil det ta før den er ferdig? MANA: Estimert tid er 2 mnd. MANA: Appen skal være både for markedsavtaler, arrangementer og idretter. Det vil være en app for hele BIS. FA: Vi har jo en fadderuke app per nå, men er kanskje ikke helt optimal. Er det mulig å få inn fadderuke appen inn i denne appen, slik at de kan bruke BIS-appen som det mest naturlige. Hvis de bruker den fra dag én, vil det bli naturlig at den brukes videre, og at nytten derfor er god. MANA: Ønskelig at alt som skjer i BIS skal inkludere i appen. Har ikke tenkt til å legge inn info om Ledelsen, utvalg, hva BIS er osv - dette er overflødig. Vil ha det så enkelt som mulig.
PK: Veldig bra for studentene å ha en app å forholde seg til dag én. Tror det lønner seg i det lange løp at det er én app for alle arrangement på BI. Ikke ha egen for fadderuka - da dette er dyrt. PK: Tilleggskontrakt for f.eks. utvikle Fadderuka som en del av appen. Hva går denne ut på? MANA: 200 kr/timen. PK: Vi har forskjellige fadderuker fra campus til campus. Hvordan skal dette fungere? MANA: Man velger hvilket campus man tilhører, så får man informasjonen som tilhører sitt campus. IK: Enig med de andre. Ønsker at appen skal implementeres tidlig, slik at den blir brukt. PK: Sikkert at Bergen og Stavanger godkjenner dette? MANA: Ikke sikkert, men har fått inntrykk av at de andre også er positive. Dersom de andre ikke vil, har vi fått tilbud om en egen app til Trondheim for 14.000 kr. PK: Men nå stemmer vi kun over 6.000 kr. Blir evt ny sak hvis Bergen og Stavanger ikke godkjenner. IK: Kan ØA uttale seg om dette? ØA: Må se på kost-nytte. Har kuttet overflødige summer i budsjettet, ikke viktige kostnader for å drifte BIS. Mener dette er en god økonomisk investering for fremtiden. MANA: Kan legge inn annonser og tjene penger på appen. PR: Appen skal være enkel slik at PR og KA enkelt kan gjøre endringer, og dermed vil det være små kostnader. FA: Kan være negativt dersom vi betaler en sum, at det blir dyrt å endre ting og at den blir lite brukt. Viktig at vi kan gjøre mye selv, og at vi ikke er avhengig av apputviklere. PR: Ja, det er litt av poenget. Er mye statisk i appen, f.eks. markedsavtaler, som endres sjeldent. Det er dette som koster. Andre ting kan vi gjøre selv. PK: Veldig positiv til appen. Det eneste som er negativt er at den bare er for ios. Man må altså ha apple-telefon for å bruke den. Hva koster det for å få den til android? MANA: Det vet vi ikke. Må i så fall undersøke. Leder: Kan se på dette som er prøveprosjekt. Lurt å se om den brukes på ios først, og deretter utvikle for android eventuelt. Leder: Synes appen kan være veldig nødvendig. Har mange plattformer hvor vi kommuniserer med studentene på. Tror det kan være positivt. Tror flere vil få med seg hva som skjer på skolen og BIS. Tror den kommer til å bli brukt. Appen kan gjøre det enklere å
selge inn BIS overfor næringslivet. Appen kan potensielt senere skape inntekter med tanke på salg av annonser. Nokså beskjedne kostnader for å utvikle en app. FA: Hvordan skal vi nå fram til de uten iphone? PR: Appen kommer aldri til å erstatte Facebook. Facebook er hovedkanalen for informasjon. Appen blir en tilleggskanal for bl.a. samarbeidsavtaler osv. PK: Veldig godt jobbet. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner sum på 6000 kr til å utvikle mobilapplikasjonen. Ikke godkjent. Endringsforslag: Ledelsen godkjenner sum på 6000 kr til å utvikle mobilapplikasjonen, så fremt applikasjonen godkjennes ved BIS Bergen og BIS Stavanger. Godkjent Sak 28-17 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Leder: Hvordan skal vi tilrettelegge for påtroppende? - Viktig at dokumenter legges ut på disk, dersom man har dokumenter på egen pc. Dette for å gi de påtroppende innblikk så fort som mulig. Skal ikke bruke overlapping på å strukturere disken. - Kurs med SiT. Intervjukurs, møteledelse, møtevirksomhet, tidsplanlegging. SiT kan skreddersy kurs ut i fra hva vi ønsker. Sak 29-17 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker - Planlegg overlapping Sak 30-17 - Diskusjonssak: Kritikk av møtet PK: Kan bli litt mye fnising. Generelt. Må slutte med det. Møtet ferdig 17.18