REFERAT. Ledelsesmøte Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim

Transkript

1 REFERAT Ledelsesmøte Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak Diskusjonssak: Start BI Trondheim, fullverdig lokallag Sak Behandlingssak: Søknad til søknadspotten: Innebandy Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: Leder, ØA, MANA, PR, IK, PK, EK, FA, HRx4 Tilskuere: Undergruppeansvarlig, Leder Start BI, Innebandy Sak Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent. Sak Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Godkjent.

3 Sak Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøtet Godkjent. Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen MANA: NU hatt bed.presentasjon, gikk veldig bra. Vi har byttet medlemskap i Næringsforeningen, mange er dyre. Jobbet med feiring av 30 årsdagen, sett på mulighet til. Prosjekt med alle andre MANA, som skal være ferdig snart. Sett på andre måter for å gjøre BI-studenter mer attraktive i næringslivet. ØA: Koster møtene penger? MANA: Ja, medlemskapet koster penger. PR: Gensere har kommet siden sist, alle skal ha fått. Har sammen med andre PR oppstartet et større prosjekt med BIS grafiske profil, for å gjøre det mer sammenfattende med andre lokalavdelinger. Vært mye FB-aktivitet som vanlig, fotografert med Vinterlekene, og NLD har fått det de trenger av materiell. IK: Vært rolig, mail og oppfølging av mellomledere. Vært i møte med SIT med Leder for å snakke om idretten. PK: Gjennomført VL med stor suksess. Bestilt og delt ut kake i dag ifm. 30 årsdagen, startet med intervjurunde med Fadderstyret. Hatt Workshop. EA: Møte med Trondheim Studentråd, på rådhuset. Det kom frem mye interessant. Isfit slet med økonomi, de fikk ut pengene sine og er glad for det. Mange har fortsatt ikke sted å sove av deltakere, så om man kan bistå er det bra. Kommunen har etterspurt en arbeidsplan for de

4 neste fem år for studentpolitikken. Studenttinget til NTNU og vi har hatt workshops, for å komme med innspill til denne planen. Prøvd å fremme det med helsetjeneste, fastlege, psykolog etc. Kommunesammenslåing, bl.a Klæbu og trondheim slås sammen. Det er alltid utskiftninger med folk, og når slikt skjer så lurer vi på hvem vi skal prate med. Vært valg til Boligrådet, idrettsrådet og velferdsrådet. Kjenner vi noen som kunne tenkt seg et verv her? Det er mulig å stille, så gi gjerne beskjed. Konsern-styrevalg i SiT. Dette består av DL og studenter. 1-2 skal skiftes ut, vi trenger gjerne representanter fra BIS. Vært på Hitra med velferdstinget. ØA: Ferdigstilt regnskap for Vi får støtte av BI hvert år. Ett av kriteriene er å ha oversiktlig regnskap så de kan se hva pengene går til. Dette blir ferdigstilt til GF. Ryddet opp i regnskap fra tidligere år, vært mye rot. Målet har vært å bli a jour per Vært i Bergen i helga, diskutert regnskapsføring. Lokalavdelinger har alltid ligget bakpå ifm regnskap. Dette gir et dårlig bilde til næringslivet som vi skal samarbeide med, sett på løsninger, f. eks eaccounting, lik modell som i dag, eller outsource alt til en ekstern bedrift. Landet på outsourcingen. Styret er på saken og ser på fordeler og ulemper. Målet er å ha et fint og strukturert regnskap, og at ØA skal gjøre jobben sin. Per i dag er ØA sin jobb å regnskapsføre. Man får ikke så godt overblikk, og man driver per def. ikke med økonomistyring. Dette koster omtrent 200 i året, men er ikke mye i forhold til dagens kostnader, som i dag er ca. det samme. Dette vil bidra til en god økonomisk oversikt. Det andre er investering, vi har god EK, så vi har begynt å planlegge en investeringsløsning som skal kunne gå til en sum på feks hytter på hver lokalavdeling. Dette er ikke bestemt, og er avhengig av analyser m.m. Vi har fakturert ut til NLD, skal starte med aksjonen, alt følges opp. FA: Neste arrangement for FU er Masterdag. Alt er i boks. Venter egentlig bare på at dagen skal komme, fått mange gode skoler og studiekurs som kommer. Blir god mat. Vi er i gang med temakveld, kommet raskt i gang, sett på foredragsholdere og komikere. Alle klasserepresentantene har skrevet kursevalueringer som jeg leser gjennom nå. Skal på eksamensevauleringsmøte i Nydalen. Skal ta opp saker som eksamen. Har også jobbet med MANA og flere i Ledelsen ang. BIS 30 år. Det har vært bra. Vi er i gang med å evaluere

5 forelesere i FU, skal ha en opplæringskveld med Morten Erichsen. Skal starte med promotering av FA. Leder: Vært i Oslo på styremøte. Valgt inn ekstern representant fra næringslivet. Sittet i velferdstinget i Trondheim og har sittet i NSO, og gjort mye spennende. Veldig mye gode innspill. Jeg og FA har vært i møte med admin. Jobbet med 30 års, planlagt medarbeidersamtaler som jeg skal starte med 20. feb-30. feb. Vært i møte med SIT med IK og sett på cashback-løsninger. 30-års-jubileum med grunnsteinsnedleggelse med tale osv. Mye mailskriving, avtale møter, sett på BIS-lokaler i nytt bygg i Sak Diskusjonssak: Start BI Trondheim, fullverdig lokallag Forslagsstiller: Leder for StartBI Trondheim Thor Santana Imstøl, og Undergruppeansvarlig Kaj Sjursen Kleveland Bakgrunn for saken: StartBI Trondheim har et ønske om å bli et fullverdig lokallag i StartNorge, samtidig som vi ønsker å fortsette som en Undergruppe i BIS. Saken omhandler hvilke endringer som vil forekomme for både Start og BIS. Vedlegg 1: Vedtekter StartBI Vedlegg 2: Strategi 2017 StartBI Start: Vi ønsker å bli fullverdig. 3-4 er trainee-lag. Vi er fortsatt unge og vi har en del kriterier som ikke er oppfylt enda. Vi ønsker å bli fullverdig lokallag. Det handler om f.eks start som helhet. Man vil føle merverdi av vervet om man har stemmerett. Venture-Cup har kriterier for at man er fullverdig lag. Det er et arrangement for oppstart av bedrifter, gründerlunsj, etc. Stort på NTNU. På høsten kommer ent. linja. Midt i blinken for de. Venture-Cup er en stor boost for oss og for mangfoldet på skolen. Stort arrangement. Vil

6 komme BI og BIS tilgode. Vi ønsker å være en del av BIS, har snakket med HR. De som er med i StartBI vil ikke føle den samme tilhørigheten om man ikke er medlem av BIS. Vi er små på Facebook, men vi kan bruke andre kanaler. I tillegg til samholdet i BIS er det mer effektivt generelt. UA: Problemet er å få fotfeste om man ikke er medlem av BIS. Største arrangement er Fokus-aften og The Firm med NLD. Dette forsvinner om Start må gå ut av BIS. Start: Vi ønsker å være en del av BIS. Har sendt ut vedtekter fra Start Norge, trekker ut det viktigste. 9 og nedover. Oppsummering: Det med opphør. Om BIS bruker mye penger på Start, vil det være sponsing? Vil motta andre sponsorinntekter. Sitat fra vedtektssett. Mener ikke det skal forekomme økonomiske belastninger for BIS, dette kan søkes om eksternt, kommunen kan innvilge mer. Andre virkninger av det som er nevneverdige er krav om egen GF, lagt frem et forslag fra eget vedtektssett. Tanken er at det skal være to ganger i året, valg av ledelse på 3 stk. Problemet er å fylle alle rollene da vi er en liten skole. Ønsker derfor å ha to ganger i året. Erfart at det er et stort gap mellom generasjoner, ønsker også å ta opp Prosjektmedarbeider to ganger i året. En prosess som gjør at man alltid overlapper, for å gjøre det enklere. Viktig å poengtere at det ikke skal være en økonomisk belastning på BIS utover drift. Snakket med flere aktører som skal følger opp økonomien. SBIO hadde ikke problemer med å finne en grei løsning, og de har medlemmer, gjør det bra i Oslo. Evt. snakke med dem for å høre om løsning. MANA: Midler eksternt? Egne samarbeidspartnere eller underlagt oss? Start: Det kommer an på. Problemer med det? MANA : Dere kan f.eks ikke gå til en konkurrent og få midler.

7 UA: Vil ikke gå direkte til konkurrenter. Start: Kan vi se nærmere på det? MANA: Ja, om dere skal ha BIS på materiell må vi ha samme partnere. ØA: I forhold til regnskap, det må dere ha, skal BIS gjøre det? UA: Regnskapet til de midlene vi får fra BIS vil bli regnskapsført av BIS, eksterne midler vil ØA i Start BI ta seg av. Start: Økonomistyring kan ØA i Start se over, greit å ha en overordnet oversikt uansett, så er arbeidsområdet satt på en person. ØA: Skal dere ha eget regnskap som ØA Start skal føre? Start: Ja. ØA: Hvordan? Start: VI har satt behovet nå, så vi har en som kan styre flere prosjekter. ØA er det vi trenger mest. Vi har ikke sett på stillingsinstruks enda. IK: Både Tor og Kaj har satt seg inn i dette og funnet flere løsninger, mener vi skal stille oss bak dette. Så lenge det ikke kræsjer med våre vedtekter så bør det ikke være noe problem. Ta en prat med MANA og ØA og se på beste løsning ved det. Stiller meg bak at dette er en god løsning. Også det med rullerende opptak, likt som HR i BIS. Kan blir stort press på vårparten. Vi får ny linje her, og det er viktig å se potensialet for Start BI. Vi burde hjelpe dem med å bli fullverdige medlemmer. EK: Det høres ut som om at dere sa at Trondheim kommune ga penger til BIS. Start: Får ikke BIS penger av kommunen?

8 EK: Du snakker om å f. eks holde på kompetansen i Trondheim for å unngå flukt til andre fylker, Trondheim kommune er behjelpelig med å gi spons, til info. PK: personlig vet jeg lite om dette, mye på en gang. Skal det bli en behandlingssak foreslår jeg en workshop så vi får med alt i saken. Tror flere tenker det samme. EK: Det er en diskusjonssak så vi skal ikke komme frem til noe nå, vi har mange spørsmål vi kan tenke på til workshop så det er bra. ØA: Dere skal være økonomisk uavhengige av Start, skal dere ha støtte fra BIS? Start: I utngangspunktet ja, akkurat som før. UA: Rent økonomisik skal det være null endringer i forhold til tidligere fra BIS sin side. Start vil ikke kreve mer eller mindre penger pga. at de er medlem av en annen organisasjon. FA: Ved å være fullverdig start-gruppe, får man noe mer enn stemmerett? Start: Det med Venture-Cup som ble nevnt. Vil være et incentiv for å gjøre det til et prioritert arrangement. FA: Ingen økonomisk støtte fra Start ved å bli fullverdig lokallag? Start: Vi får dekket utlegg for GF og ledelsesmøte, ikke store utgifter. BIS har dekket reise for lokallaget, Start Norge dekker kun for reiser og ledelsesmøter. PR: Ser for seg worst case: Dere løsriver dere og drukner i markedsføringen til BIS, andre lokallag er større, og hvis ikke BIS bidrar til synlighet så kan det bli for lite. Start: Vi vil være igjen i BIS. Det er ikke så lenge igjen i min periode.

9 UA: Vil tro at hvis ikke Start er en del av BIS med ny linje, mister vi mange nye, flinke til Start NTNU. Dette kan skade BIS i et lengre løp. IK: Lurer på om du har vært i kontakt med andre skoler eller lokallag som vi kan lære noe av ifm. organisering. Start: mange forskjellige situasjoner. Det mest sammenlignbare er SBIO i Oslo. Prøvde å snakke med forrige leder i Start BI Oslo, det meste lå på vedtekter. Har ikke så mye konkret å si om sammenligninger, snakket litt med Start BI Oslo på møter. Sett på hva andre har gjort. Vært i møte med Start NTNU, jobber med innovasjonsaktører på NTNU, som har en hel etasje, det er et satsingsprosjekt. Har flere studier rundt dette, så det er en annen situasjon. BI Oslo synes det går fint. ØA: Oppsummert, dere ønsker samme drift som i dag, egen GF. Organisasjonelt internt i Start BI blir det ingen endringer? Start: Vi vil ha egen GF. UA: Ser vi på det i et lengre løp så er Start det med mest takhøyde her på skolen. NTNU og Oslo har økt veldig og er store deler av studenthverdagen på skolene der. De eneste måten Start her kan møte den takhøyden er å få dette gjennom. Leder: Vi har fått frem det viktigste, vi tar det med til workshop så vi får alt på bordet. Sak Behandlingssak: Søknad til søknadspotten: Innebandy Bakgrunn: Innebandy ønsker å søke midler fra søknadspotten for oppstart og drift, grunnet stor interesse blant studenter på skolen. Forslagsstiller: Jonas Schjoldager

10 Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner sum søkt om i søknaden, og godkjenner dermed opprettelse av BISI Innebandy. Vedlegg 3: Søknad til søknadspotten-innebandy ØA: Ser på det som et godt tiltak. Vil si vi kan ta oss råd til å opprette dette per økonomi. Amerikansk fotball legges ned, dette sparer vi ca. 30 på. Det står per nå på om vi synes dette er godt nok grunnlag for å starte nytt lag. IK: Amerikansk fotball legges ikke ned. Jeg er for å starte opp innebandy. Interessen er stor. Positivt tiltak. FA: God søknad, godt forklart. Diskusjonen fra forrige gang hjelper oss i dag. ØA stiller seg bak det økonomisk sett, som er en viktig faktor for å stemme gjennom. PK: Hvor stor er søknadspotten per nå, og hvor mange runder igjen? ØA: En runde igjen, vi har innvilget ett beløp på 8 i høst. Vi har 67 igjen. Den er fortsatt forholdsvis stor. FA: Det kan virke litt forvirrende hvorfor vi var forvirrende forrige gang. Jonas: Jeg skjønte hvorfor. Leder: Slik som FA sa i stad, økonomisk kapital er viktigst, og at det går på sikt. Slik vi har sett på det så er det stor interesse for det, vi har allerede utstyr, og vi har økonomisk kapital. Det du har søkt om: Halleie og utstyr er innvilget i andre idretter, søknaden er bra. Det er et godt initiativ til innebandy når interessen er så stor. Alle har kanskje fått nok informasjon til søknaden til å ta en avgjørelse? ØA: Skal du fortsette neste år? Jonas: Ja. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner sum søkt om i søknaden, og godkjenner dermed opprettelse av BISI Innebandy. Godkjent.

11 Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet MANA: Det som blir referatført bør bli delt med alle. HR3: Det er det. FA: God diskusjon av diskusjonssaken, dette bør vi forsette med. Vi bør også bli flinkere til å tegnsette. Møtet hevet kl. 16:57