REFERAT LEDELSESMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim

Transkript

1 REFERAT LEDELSESMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim

2 Innkalling Ihht. de sentrale vedtektene gjelder følgende frister for ordinære ledelsesmøter: Innkalling: senest fem -5- dager før møtedato Innmelding av saker: senest tre -3- dager før møtedato Sakspapirer: senest to -2- dager før møtedato Referat: senest én -1- uke etter møtedato Innkalling inneholder tid og sted for møtet, og sendes ut via mail til alle BIS-mailer. Sakspapirer blir som innkalling sendt ut via mail. Disse inneholder alle saker som skal tas opp samt eventuelle vedlegg. I fremtiden vil innkalling og sakspapirer også bli lagt ut på hjemmesiden og promotert på BIS-veggen slik at alle uten BIS-mail får det med seg. Vi opererer altså med tre typer saker; behandling, orientering og diskusjon. Behandlingssaker er saker man ønsker at ledelsen skal fatte et vedtak på, altså ta en avgjørelse. Med i disse sakene må det følge et forslag til vedtak. Orienteringssak betyr at man ønsker å informere ledelsen om saken. Diskusjonssak betyr at man ønsker at ledelsen diskuterer og fremmer sine meninger rundt saken. Dagsorden Dagsorden for ledelsesmøter skal inneholde følgende: 1. Godkjenning av innkallelse og dagsorden 2. Valg av ordstyrer og referent 3. Godkjenning av referat 4. Oppføring av eventueltsaker 5. Kort orientering fra alle i ledelsen 6. Saker til eventuelt 7. HRs oppfølgingssaker 8. Kritikk av møtet Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak Behandlingssk: SiT kantine Sak Behandlingssk: Økonomisk avtale med SiT Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Side 3

4 Sted: Allrommet Tid: Tilstede: ØA, MANA, IK, PK, EA, HR2. Påtroppende IK, PR, EA, PK. Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden. Godkjent. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøte Godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i ledelsen redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige ledelsesmøte. Påtroppende EA: Møte med leder av VT og førstevara i SIT-konsernstyre angående hvordan vi kan samarbeide bedre med de. VT-møte hvor det ble ny helserefusjon, mer bærekraftig. Finansiering av kjellerne i boks. Har vært valg av VT-leder, Tomas Eriksen, og to nestledere. Vært i Oslo og jobbet med kvinnerollen i BIS, NSO og nasjonal studentpolitisk plan for BIstudenter, kjønnsnøytrale toaletter på alle campus, snakket om et samarbeidsprosjekt mellom BIS og SBIO, delt erfaringer og snakket om hvordan vi bedre kan samarbeide. Styringsdokument som skal opp på GF. Vært på Trondheim Studentråd, snakket om Side 4

5 studiebykonferansen 2017 og hva som blir tatt opp der, pratet om vannforsyning i Trondheim de neste ti årene. EA: Vært med på diverse møter slik som Andreas. Vært i arbeidsutvalgmøter. VT-møte: Helserefusjonsordingen er lagt ned. Studentmediene (Under Dusken) får mer penger. Kjellerne på Moholt får inntil 3 millioner kroner av VT disse kjellerne kan også vi låne Påtroppende PK: Vært i dialog med Styreleder og PK i SBIO og PK i Bergen og Stavanger ønsker å få til et møte med de før sommeren, ønsker å samarbeide med prosjekter. Satt ny leder til NLD. PK: Har ikke gjort så veldig mye. Fulgt opp faddersjef for det meste. Ellers kom vi over målet på antall faddere. Spørsmål: Påtroppende PR: Søkertall. Har dere noe å gå på? PK: Ja. Det er en økning i fadderbarn til BI Trondheim, så tror det går fint. Leder: Hvor mange faddere har søkt? PK: 208. IK: Rolig. Vært i dialog med idrettsstyret med tanke på endringer som kan skje. Påtroppende IK: Fått satt tre av fire mellomledere. Har hatt Start sin første GF, fikk satt fullt styre. Satt meg ned med Leder og påtroppende leder i Start og sett på endringer. Påtroppende PR: Møte med påtroppende PR i Bergen, pitchet litt ideer. Opplæring med PR, gmail, google, kommunikasjonsbibel. Redaktør er satt. Prøver å iverksette at alle utvalg og grupper får laget en kortfilm som skal ut på instagram innen Fadderrullan. ØA: Har ikke gjort så veldig mye. Dialog med Økonomihuset Bergen, det meste er på plass. Vi er nesten ferdig med alt vi trenger å blitt ferdig med. Har begynt å bruke systemet. Har vært betaling av faktura, passer på at vi får inn alt av faktura. Likviditeten er litt dårlig nå fordi Styret skylder oss penger, men disse får vi snart. MANA: Vi har vært i Bergen så på House of Control og generell overlapping. Fått rabatter hos Clarion i Skybaren. StudyTrondheim: Vil at MANA skal ta en lunsj med de, for å bli bedre kjent. Jobber med å finne ny samarbeidspartner. Leder: Vært på GF til Start BI, det gikk fint. Vært på Temaplan for frivillighetsarbeid i Trondheim Kommune. BIS var eneste representerte studentorganisasjon. Fikk gode tilbakemeldinger på at vi deltok der. Maildialog, internevaluering, mye småtteri, overlappingsplanlegging. Spørsmål: Påtroppende PR: Hvordan var oppmøtet på Start BI? Leder: Ca. 20. Bedre enn forventet. Side 5

6 Sak Behandlingssak: SiT Kantine Bakgrunn: I det kommende campusbygget på Brattøra er kantinedriftsaktør ennå ikke satt. Kantinedriften vil bli lagt ut på anbud innen kort tid, og har ulike krav som anbudet må tilfredsstille. Eksternansvarlig ser viktigheten av å ha et studentvennlig kantinetilbud. Med dette menes et sundt, rimelig og bredt kantinetilbud. Kantinens åpningstider er også viktig for å tilfredsstille studentmassens behov. Erfaringsmessig tilbyr Sit, Studentskipnaden i Trondheim, Gjøvik og Ålesund et kantinetilbud som dekker disse behovene. Eksternansvarlig ser derfor det hensiktsmessige at BIS stiller seg positive til å fremme et anbud lagt frem av Sit. Forslagsstillere: Avtroppende og påtroppende Eksternansvarlig Forslag til vedtak: BIS ledelsen herunder Eksternansvarlig, stiller seg positive til å fremme et anbud lagt frem av Sit og vil jobbe aktivt for å implementere Sit på nye Campus Brattøra. EA: Anbudsrunden begynner denne uka eller neste. SiT er informert om dette. Vi ønsker gjerne at vi får mer igjen for semesteravgiften vi betaler til SiT. Ønsker at vi som ledelse skal stille oss bak SiTs anbud. Vise SiT at vi stiller oss bak dem og at de er veldig ønsket. BI krever at åpningstidene blir bedre enn i dag, ønsker at kaffebaren skal være åpen for andre enn BI-studenter også + på helg. Påtroppende EA: SiT driver med maks 2 % overskudd, mer tilpasset studentenes behov, ser SiT-kantine som mest hensiktsmessig. Spørsmål: PK: Hva innebærer dette? Skal vi gjøre noe annet enn å stemme igjennom saken EA: Ønsker å ta et møte med Tore Resell og fremme at vi ønsker SiT-kantine. ØA: Rent praktisk: Hvis BI spør hva vi ønsker, så sier vi at vi stiller oss bak SiT. Påtroppende PK: Vet dere noe om hva slags kantinetilbud det blir? Skal SiT drifte kro også? EA: Det er lagt krav til salat, bagetter, varmmat. På Gløshaugen finnes alt dette. Aktøren som kommer på bygget skal drifte kro, kaffebar og kantine. Påtroppende IK: Kroa, skal ikke denne være BIS-styrt? EA: Jeg vil tro det. Stavanger, Bergen og Oslo har ikke fungert optimalt (driftes av studentorganisasjonen) Leder: Admin har vært åpne for at BIS drifter kroa selv, men det best for oss er at noen andre drifter den rent økonomisk, men at vi kan arbeide som frivillige der og kan si vår mening om innkjøp osv. Påtroppende PK: Tror det er vanskelig å finne enkeltpersoner i BIS som vil drifte kroa. Bedre at andre tar seg av det som er krevende. Side 6

7 MANA: De som jobber der gratis, er de ansatt av den bedriften som drifter? EA: Ikke nødvendigvis hvis de er frivillige. Leder: Ser for meg at BIS og de som står for driften går i en dialog om hvor mange de trenger osv. BIS driver for å gå i null, men dette er en risiko derfor er det bedre at profesjonelle aktører står for driften. Attest fra BIS som frivillige eventuelt. ØA: Så for meg at et eget utvalg kunne drive det. PK: Vi trenger ikke diskutere hvem som skal diskutere kroa. Påtroppende ØA: Viktig å diskutere kroa også, fordi vi må vite hva det innebærer dersom vi stiller oss bak forslaget. PK: Er det relevant at vi diskuterer dette? EA: Egentlig ikke IK: Hva som blir lagt ut på anbud må vi ta med BI, det trenger vi ikke diskutere med SiT. IK: Er veldig for at SiT har kantine der, så lenge de har det best tilbudet. Påtroppende IK: Godkjenner vi også det anbudet BI har lagt frem? EA: Hensikten med saken er ikke å pushe frem på noen måte. Leder: Hvordan vi skal drifte er noe vi må bli enig med ny kantinedrifter og BI om. SiT krever gratis leie, dette er en diskusjon hos admin. Jeg vet at admin ønsker å gi studentene best mulig tilbud til en billigst mulig penge. Forslag til vedtak: BIS ledelsen herunder Eksternansvarlig, stiller seg positive til å fremme et anbud lagt frem av Sit og vil jobbe aktivt for å implementere Sit på nye Campus Brattøra. Godkjent. Sak Behandlingssak: Økonomisk avtale med SiT Bakgrunn: Leder og Internkoordinator har vært i dialog med SIT om en eventuell avtale rettet mot BISI. Internkoordinator orienterer videre om avtalen. Forslagsstiller: Internkoordinator Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner at BISI går inn i Trondheimsavtalen i samarbeid med SIT(Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim) Side 7

8 IK: Medlemskap i SiT koster 1800 kr. Denne avtalen vil medføre at dersom man sier at man er medlem av BISI, vil medlemskap koste 1700 kr og BIS vil få tilbakebetalt 400 kr. Hvis idrettene ønsker å bruke hallene til SiT må alle medlemmene være medlem av SiT. Pålegger ikke lagene å bli med, de kan fortsatt bruke kommunale haller. Påtroppende IK: Får vi noe register? IK: SiT sender oss lister de fører register. MANA: Får vi penger tilbake for alle BI-studenter? IK: Så lenge de sier ja til å være medlem. Trenger ikke være aktivt medlem, får billigere ved å være støttemedlem også. MANA: Hvis en student har meldt seg inn og ikke fikk spørsmål om BISI-medlemsskap, får man da refundert 100 kr og BIS får 400? IK: Usikker, men de skal spørre. EA: Veldig positiv til avtalen. BISI får 100% støtte fra BIS, det får ingen andre studentidrettslag. Frigjør midler til andre ting i BIS. Da bidrar idretten i større grad til å generere seg selv. IK: Studentene betaler litt mer selv for det de driver med. De betaler da for å trene på treningssenter et helt år + å drive med idrett. PR: Hvorfor ble det avslått i fjor? IK: Har lest rapporten, og ser ut som de misforstod avtalen. Påtroppende PK: Haller osv, er det plassert i nærheten? Påtroppende IK: Er ingen SiT-haller innenfor bygrensa. En på Dragvoll og en på Gløs. EA: Vi får bedre halltider via SiT. Hos de kommunale er det prioriteringslister, studenter får de dårligste tidene. SiT på Portalen: ved at vi inngår denne avtalen vil det være svært mange i området rundt Solsiden/Møllenberg som bruker dette senteret. Dette vil vi kunne bruke i samtaler med SiT, for å sikre at det blir treningssenter på østsiden av byen. ØA: Isolert sett, spiller ingen rolle med hallene. Vi får mer midler, så denne avtalen er bare positiv. Påtroppende PK: Utfordrende å pushe på hvis ikke SiT har tilbud i midtbyen. ØA: Stiller meg positiv til avtalen. Vil hjelpe idrettene å drifte seg selv i større grad. Medlemskontingent skal opprettes uansett. Hva er de 400 kronene satt ut i fra? IK: Medlemskontingent. Leder: Vi er i dialog med NSI. Hvis vi ønsker å være medlem av NSI må vi ha medlemskontingent. Da vil denne avtalen være gunstig uansett. Idrettslagene har muligheten til å trene i de kommunale hallene. NTNUI har medlemskontingent er på 550 kr, de får 400 kr fra SiT. De taper på at folk melder seg inn i SiT, men genererer økt medlemstall. Side 8

9 IK: Vil påpeke at denne avtalen gir oss gratis hall. Studentene er mye mer prioritert enn hos de kommunale. Tror dette kan medføre flere medlemmer idrettene. Per nå synes jeg det er veldig rart dersom vi sier nei til denne avtalen. MANA: Jeg er negativ til dette. Hvis vi blir med på dette: hvis majoriteten av for eksempel volleyballaget ønsker å være med, fører dette til at alle som ønsker å bli en del av volleyball 1700 kr å bli med på treningene. ØA: Ser for meg at for eksempel volleyball går inn i avtalen, dersom det kommer én ny person vil ikke denne personen bli pålagt å betale 1700 kr. Da ville vi heller funnet andre haller og BIS ville gått inn og finansiert dette. Dette vil ikke sette en stopper for idretten. EA: Vil si at denne saken handler om at vi går inn for en omstrukturering for BIS idrett. Per nå får idretten all støtte fra BIS. Finnes ingen andre studentorganisasjoner som gjør det sånn. Vi legger føringer for fremtiden. Vi er uansett nødt til å ha medlemskontingent. MANA: Pålegger ikke idrettene noe mer med denne avtalen. Synes idrettene blir pålagt dette. EA: Synes ikke idrettene blir pålagt ved å gå inn i denne avtalen. Må se på alternativer til dugnad osv. Dette er en bra måte å drifte idrettene på. MANA: Hvis du ikke har lyst til å trene på SiT, da må man i tillegg betale for treningssenter. Når blir SiT Portalen evt lagt ned? EA: Evt rundt 2018/2019. Enklere å argumentere for SiT på østsiden med denne avtalen. Tror ikke det skal bli noe problem å få et senter på østsiden. Dette er noe vi må jobbe for. Mange andre studenter enn BI-studenter bor på Solsiden/Møllenberg. Påtroppende EA: Mulig å utvide kontraktene på Portalen, ikke fastsatt men er en mulighet. IK: Vi skal gjennom omstrukturere BISI. Vi må jobbe mot at BISI står på egne bein. MANA: Kan vi inngå dette for BISI når de etter hvert ikke er underlagt BIS? IK: Ja, de er underlagt oss nå, og avtalen kan overføres. IK: BISI kommer mest sannsynlig ikke til å være et selvstendig organ i løpet av neste år. De kan ta stilling til avtalen når de er selvstendige. Per nå ligger de under oss. EA: Dette er ikke noe problem. Gjøres slik for NTNUI. PK: Det er snakk om 850 kr i halvåret hvis vi godtar avtalen. Er mye dyrere å drive med idrett ellers. Er en svært god pris, og vi får i tillegg trene på treningssenter. Synes vi skal gå inn i avtalen, så lenge BISI har gode retningslinjer for hvordan man gjør det hvis ikke alle medlemmene av idretten ønsker dette. Oppsigelsestid? Leder: Ett år. IK: Hvis én person ikke ønsker å bli med i SiT, skal dette gå utover 30 andre? Mener denne avtalen profesjonaliserer idretten, vil øke lagfølelsen og skape større tilhørighet. Legger til rette for flere medlemmer med tanke på treningstider. PK: Helt enig, men kan være for eksempel 15 mot 10 også. Jeg trener på 3T, kan ikke si opp Side 9

10 før man har vært medlem ett år. Hvis man allerede har meldt seg inn, setter dette stopper for å være med i idretten. Dette kan bli et stort problem. IK: Vi må tenke langsiktig. Nye studenter kommer ikke til å stille spørsmål. Vaner endres raskt. Idrettsstyret stiller seg bak det, fordi de ser verdien av det på lang sikt. PK: Ser poenget. Det er her jeg føler at vi må har retningslinjer fra BISI som gjelder når personer melder seg inn underveis i året, og ikke alle er medlem av SiT. EA: Man må forholde seg til regelverket som er, kan ikke tilpasse etter enkeltpersoner. Må se på helheten, tenke på fremtiden og utvikle oss deretter. Mener vi er nødt til å inngå avtalen nå, ikke pushe det til neste år eller året etter det. PK: Jeg tenker at det handler om hvordan vi formidler dette til idrettene. Må formidle at det er greit at man bruker kommunale haller også. Det bør utvikles en handlingsplan og et regelverk. EA: informasjonsflyten ut mot studentene må være svært bra ikke minst under Fadderrullan. MANA: Føler dette går mest på halltidene. Vi kan uansett si at medlemskontingenten er 400 kr. Vi kan ha egne sponsorer for idrettene som også kan gjøre dem selvgenererende. Påtroppende EA: Stiller meg positiv til en slik avtale. Viktig at vi kan godkjenne dette i dag, slik at man kan begynne med videre arbeid, handlingsplan og retningslinjer. Påtroppende PR: Stiller meg positiv til avtalene. IK: Jeg og Idrettsansvarlig har allerede tenkt på retningslinjer. Synes det er dumt hvis vi ikke godkjenner saken fordi vi ikke har retningslinjer per i dag. Må godkjenne dette, slik at vi kan arbeide videre med dette nå. Hvis vi ikke godkjenner nå, rekker vi mest sannsynlig ikke å få avtalen i boks før sommeren, og da vil det gå enda et år før avtalen går i gjennom. Påtroppende EA: Hvis vi går inn i avtalen, betyr ikke dette av vi må promotere den enda. Vi kan få frynsegodene fra støttemedlemmer før vi implementerer idrettene i den eventuelt. IK: Vi har penger å hente allerede nå, uten å ha promotert det. PK: Går det utover avtalen med 3T? MANA: Regner med at vi fortsatt kan ha avtale med 3T. Kan promotere begge deler. PK: Er ikke dette motsigende? MANA: 3T har eksklusivitet på treningssenteret. De har fortsatt gevinst av å samarbeide med oss, fordi vi genererer medlemmer til dem. ØA: Vil poengtere at vi ikke må overkomplisere dette. Må ikke bruke hallene hvis vi ikke ønsker dette, men får fortsatt ekstra penger. IK: Mye snakk om administrative ting. Med tanke på omstrukturering av BISI, er dette det beste alternativet. Retningslinjer skal settes før høsten. Leder: Et av godene med avtalen er halleie, og dette er en av hovedgrunnene til at vi har vurdert denne avtalen. Vi må gi idrettene muligheten og de kan selv bestemme om de ønsker Side 10

11 å benytte seg av denne under visse forutsetninger. På kort sikt kan det være noen som er uenige, på lang sikt tror jeg det er veldig lurt å gå inn i avtalen. Måten vi drifter idretten på per i dag er ikke sunn og fornuftig generer ikke inntekter eller flere medlemmer. PK: Viktig at avtalen ikke setter begrensninger for andre avtaler osv. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner at BISI går inn i Trondheimsavtalen i samarbeid med SIT(Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim). Godkjent. Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Stand med promotering onsdag og torsdag. Interevalueringer. Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Påtroppende PR: På saken om avtale med SiT om trening burde det vært et vedlegg. Vanskelig å sette seg inn saken uten dette. Påtroppende EA: Litt dårlig på hvem som skal snakke. Livlig møte. Leder: Gode diskusjoner. Tegnsetting. Møte hevet Side 11