Rådmannsutvalget 28. september 2012

MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 28. september 2012 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:30 15:30 Møteleder: Rune Engehult referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1

Sakliste Sak 090/12: Referatsaker...3 Sak 091/12: Mulig samarbeidsavtale med Telemark Fylkeskommune...3 Sak 092/12: Partnerskapsavtalen mellom Telemark fylkeskommune og Grenland Fotball...4 Sak 093/12: Orienteringssak videre driftssamarbeid...5 Sak 094/12: «Regionalt skrivebord» for Kongsbergregionen...6 Sak 095/12: ERP prosjektet - scanning...7 Sak 096/12: Bemanning av prosjektleder for valg av og implementering av regional kvalitetssystem...9 Sak 097/12: Oppfølging av forstudie tjenestesamarbeid: landbruk...10 Sak 098/12: Oppfølging av forstudie tjenestesamarbeid: plan og bygg...11 Sak 099/12: Norsk Jernbaneskole til Notodden...13 Sak 100/12: Handlingsplan 2013 - Kongsbergregionen...14 Sak 101/12: Budsjettinnspill 2013 - Kongsbergregionen...15 Sak 102/12: Exploria...15 Sak 103/12: Forventningssamtale...16 Sak 104/12: Eventuelt...16 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Tilbud fra Hjartdal kommune til sak 096/12 2. Vedl 2 Handlingsplan 2013 - Kongsbergregionen til sak 100/12 - ettersendes 3. Vedl 3 Budsjettinspill 2013 - Kongsbergregionen til sak 101/12 ettersendes 4. Vedl 4 Søknad Exploria til sak 102/12 5. Vedl 5 Forventningsnotat 2012 til sak 103/12 Til stede: Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Hans Henrik Thune / Rollag Astrid Sommerstad / Kongsberg Rune Lødøen / Tinn Magnus Mathisen / Notodden I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær 2

Sak 090/12: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget 24.08.12 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 24.08.12 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Det vises særlig til vedtak i sak 081/12 som lyder: "Det tillegges ERP prosjektet i oppgave å før prosjektslutt levere en rapport som angir mulig plan for videre arbeid (forprosjekt) med tanke på tjenestesamarbeid knyttet til økonomifunksjoner." PA har drøftet vedtaket med prosjektledelsen og finner grunn til å understreke at bestillingen rådmannsutvalget ga også forstås inneholde området «personal». Slik ERP prosjektet handler om både økonomifunksjoner og personalfunksjoner. Der det er relevant. Bakgrunnen for formuleringen i sak 081/12 er tilknytningen til/oppfølgingen av gjennomført forstudie om tjenestesamarbeid knyttet til økonomifunksjoner. Referatsaken tas til orientering Oppfølging av sak 081/12 av 24.08.12 skal forstås også inneholde mulige og relevante tema knyttet til personal Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 090/12: Referatsaken tas til orientering Oppfølging av sak 081/12 av 24.08.12 skal forstås også inneholde mulige og relevante tema knyttet til personal Sak 091/12: Mulig samarbeidsavtale med Telemark Fylkeskommune Ingen Opplysninger i saken/vurderinger: Kongsbergregionen / kommunene i Numedal og Kongsberg / har idag en partnerskapsavtale med Buskerud fylkeskommune. I Telemark har regionene / kommunene ved flere anledninger tidligere tatt opp spørsmålet om slik eller lignende avtale med Telemark fylkeskommune. I møte mellom administrative ledere for de fire regionsamarbeidene i Telemark og fylkesrådmann og utviklingssjef er saken på nytt aktualisert. Fylkesrådmannen ønsker å drøfte mulig oppfølging av saken med kommunene / regionene. Og har gitt et innspill om en mulighet til å se nærmere på modell for kommuneavtaler slik man i Vest Agder har lagt til 3

rette for dette. Sekretariatet legger derfor fram saken til drøfting i møte og vil redegjøre nærmere. For informasjon om nevnte Vest Agder modell og aktuelle eksempler på kommuneavtaler vises det til nettsiden til Vest Agder Fylkeskommune. Det vil være aktuelt å vurdere videre oppfølging sammen med fylkeskommunen i møte med kommunenes/regionens representanter. Rådmannsutvalget drøfter saken Regional koordinator gjorde rede for saken Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 091/12: Rådmannsutvalget er positiv til videre dialog om kommuneavtaler slik presentert i saken. Sekretariatet tar dette med seg i sin tilbakemelding til fylkeskommunen Sak 092/12: Partnerskapsavtalen mellom Telemark fylkeskommune og Grenland Fotball Ingen I juni i år sa fylkestinget ja til et samarbeid med Odd Grenland. Som nå er fulgt opp ved at Fylkesrådmannen har undertegnet partnerskapsavtale med Grenland Fotball. Fylkesrådmannen tok opp saken i møte med de fire regionene 18 september. Og ber om tilbakemelding. Avtalen har to fokus: folkehelseperspektiv og merkevaren «Telemark». Målet er å få bedre folkehelsehelse blant unge telemarkinger ved å bruke Odds kompetanse på trening, og at spillere skal motivere og inspirere unge til å holde seg i form. I avtalen heter det blant annet et samarbeid mellom de to partene kan bidra til bedret helse for Telemarks befolkning. Som en del av avtalen vil Odd delta aktivt i fylkeskommunens folkehelsearbeid, ved å promotere vann og frukt, holde foredrag for lærere i de videregående skolene og gjennomføre et prosjekt som via motivasjon, mestring og fysisk aktivitet skal bidra til at flere gjennomfører videregående skole. I løpet av sesongen vil fylkeskommunen sammen med Odd invitere alle Telemarks 18 kommuner på kamp. Konkret handler det om at fylkeskommunen disponerer 100 billetter pr kamp. Hvorav 50 forbeholdes folkehelsearbeidet i fylket. Dernest ønsker man altså å gi hver kommune billetter og mulighet til å profilere seg på en kamp. Det første spørsmålet er om dette er et tilbud/opplegg kommunene ønsker å benytte seg av. Og evt hvordan kommunene skal gjøre det. Avtalen gjelder for sesongene 2012 til og med 2014. Profileringsdelen av avtalen gjelder ut sesongen 2015. Rådmannsutvalget drøfter saken 4

Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 092/12: Saken ble drøftet. Det ble gitt signaler som sekretariatet tar med seg til videre dialog med fylkeskommunen. Sak 093/12: Orienteringssak videre driftssamarbeid Tidligere behandlinger og dokumenter Saksbehandler Halvor Rostad Oppstartsmøte for utredningsfase 2 vedr. videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen ble gjennomført 21. august 2012. Etter dette er det gjennomført ytterligere to heldags prosjektgruppemøter. Prosjektgruppa fungerer godt og er meget aktiv. Framdriften går som forutsatt i henhold til aktivitets- og framdriftsplanen. Møtereferatene legges ut på Kongsbergregionens nettsider. Følgende oppfølgingspunkter meddeles til Rådmannsutvalget: Som tidligere foreslått, gjennomføres det en workshop vedr. styring og ledelse onsdag 24. oktober 2012 kl. 0900-1500. Nærmere program med angivelse av møtested sendes de oppnevnte representantene for Rådmannsutvalget. Under møtet i SuksIT 12.9.2012 ble det understreket at IKT-lederne i kommunene har ansvaret for at de lokale IKT-ansatte får nødvendig informasjon og involveres i prosessen. Det overordnede ansvaret for at lokale ledergrupper og tillitsvalgte holdes informert ligger hos rådmennene. Både prosjektgruppa og SuksIT mener det er ønskelig at de politiske beslutningsorganene får relevant informasjon slik at de er tilstrekkelig kjent med saken før den kommer til beslutning et stykke ut i 2013. SuksIT besluttet 12.9 at det skulle spilles inn til Rådmannsutvalget at hver SuksIT-representant bør gis tid i lokale ledermøter og på politiske arenaer til å informere om prosjektet og prosessen. For å bidra til at det gis mest mulig lik informasjon i alle kommuner skal prosjektleder for utredningsprosessen utarbeide nødvendig informasjonsmateriell. Prosjektleder kan om ønskelig også delta ved informasjonsaktiviteter ute i kommunene. Saken tas til orientering Saken ble drøftet. Det ble fremmet ønske om at informasjonsmatriell kommer ut (til rådmennene) snarest mulig og senest innen 15 oktober. Det ble uttrykt forventning om at SuksIT representantene også følger opp Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 093/12: Saken tas til orientering 5

Sak 094/12: «Regionalt skrivebord» for Kongsbergregionen Ingen Saksbehandler Halvor Rostad Innenfor rammen av prosjekt IKT Drift har det vært nedsatt ei arbeidsgruppe, som siden våren 2012 har arbeidet med å avklare hvordan regionale fellesløsninger best kan nås av alle brukerne i kommunene. Det er en utfordring at de eksisterende lokale løsningene i stor grad er ulike fra kommune til kommune. Målet har vært å finne en felles og framtidsrettet løsning som gir et standardisert, enkelt og kjent brukermiljø og som fungerer på alle aktuelle enheter uavhengig av hvilket utstyr og lokal løsning den enkelte bruker sitter på i dag. Det har også vært lagt vekt på at valgt løsning skal være enkel og kostnadseffektiv når det gjelder drift og vedlikehold. Arbeidsgruppa har konkludert med at det bør etableres et felles regionalt «skrivebord» (startside) som de regionale fellesløsningene aksesseres fra. Etter flere omganger med avklaringer, med innspill fra både produsenter og leverandører, ble det beskrevet tre alternative løsningsmodeller for det regionale skrivebordet. Basert på disse modellene ble det gjennomført en minikonkurranse innenfor BTV-avtalen for programvarelisenser, for å få ytterligere beslutningsunderlag. Arbeidsgruppa har etter en helhetlig vurdering av mottatte tilbud, avgitt en anbefaling om valg av løsning som ble lagt fram for SuksIT i møtet 12. september 2012. Anbefalingen innebærer at det etableres en løsning med såkalte virtuelle skrivebord (VDI), som er samme løsning som nå tas i bruk i skolene i Kongsberg kommune. Dette innebærer at det publiseres et Windows 7 skrivebord på brukerens enhet, enten dette er en PC (ny eller eldre), tynnklient, nettbrett, smarttelefon eller andre mulige enheter. De aktuelle regionale fellessystemene kan da startes og benyttes fra dette «Kongsbergregionen skrivebord» på de aktuelle enhetene. Etter hvert som lokale løsninger flyttes inn på regional plattform («Kongsbergregionskya»), blir dette det i økende grad det daglige brukermiljøet for brukerne. Anbefalt løsningsmodell er det alternativet som gir den laveste investeringskostnaden til maskinvare samt programvare på serverne. Løsningsmodellen gir ett og samme driftsmiljø både for servere og klienter og er den som anses å være minst kompleks og enklest og rimeligst å drifte. Løsningen vurderes som robust og profesjonell, og dekker de behovene som er i regionen i dag. Den gir også god fleksibilitet i forhold til framtidige endringer og utvikling. I tilknytning til de pågående og planlagte harmoniseringsaktivitetene (nye regionale fellesløsninger) er det ønskelig å starte etableringen av regionalt skrivebord høsten 2012. Løsningen kan i første omgang tas i bruk av brukere ved helsestasjonene og i barnevernet. Deretter følger økonomi/personal og pleie og omsorg. Den sentrale løsningen som etableres på regional plattform har en beregnet investeringskostnad på 2,86 mill. kroner i 2012 og 2013. I tillegg foreslås det satt av 1 mill. kroner til å støtte kjøp av klientlisenser, for de av kommunene som mangler riktige lisenser for å kunne aksessere det regionale skrivebordet. Totalt gir dette et investeringsbehov på 3,86 mill. kroner i denne fasen. Inntil 1 mill. kroner kan finansieres over budsjettet for 2012. Dette forutsetter at det kan omdisponeres 0,5 mill. kroner fra budsjettet for prosjekt IKT Drift, øremerket etablering av felles driftsenhet. Etableringen vil ikke finne sted i 2012 på grunn av den ekstra utredningsfasen. Hvis en slik omdisponering ikke blir mulig, må budsjettrammen for etablering av regional desktop for 2013 økes tilsvarende. Løsningen er dimensjonert for 1 000 samtidige brukere (lisenser) i 2013. Arbeidsgruppa har vurdert at det kan bli behov for å utvide løsningen for de resterende brukerne i kommunene med 500 nye lisenser og nødvendig maskinvare i perioden 2014-2016. Denne utvidelsen er kostnadsberegnet til 1,2 mill. kroner. 6

Det er bygget opp kompetanse på drift av denne type løsning internt i regionen, noe som betyr at driftsoppgavene kan løses innenfor et organisert, regionalt driftssamarbeid. SuksIT sluttet seg 12.9 til arbeidsgruppas anbefaling. Forutsatt omdisponering av ledige midler, se ovenfor, kan etableringen av løsningen altså påbegynnes høsten 2012. Saken legges med dette fram for Rådmannsutvalget. Det omdisponeres 0,5 mill. kroner fra posten «Permanent IKT driftssamarbeid», for å kunne starte etableringen av regionalt skrivebord i 2012 Etableringen av regionalt skrivebord iht. anbefalt løsningsmodell påbegynnes høsten 2012 innenfor disponible budsjettrammer. Saken ble drøftet. Særlig ble det tatt opp forholdet til kostnadene mht lisensiering. Sekretariatet foreslo å komme tilbake med en egen sak på lisensiering før kostnader påløper. Forholdet til fordeling av kostnader mellom kommunene ble særlig fokusert. Der et prinsipp knyttet til kommunenes evt interne «subsidiering» av hverandre på felles bord eller en konkret fordeling etter påløpt kostnad ble tema. Som del av saken ble det da også reist spørsmål om de økte kostnadene tiltaket samlet sett gir kommunene. Gevinster knyttet til gjennomføring av slike tiltak mht ny felles IKT drift ble uttrykt ønsket mer klargjort. Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 094/12: Rådmannsutvalget ber om at det fremmes en ny sak I ny sak ber man om vurderinger knyttet til økonomi og fordeling av kostnader. Og synliggjøring av gevinster Sak 095/12: ERP prosjektet - scanning Tidligere saker vedr ERP prosjekt Prosjektplan / aktivitetsplan og annen prosjektdokumentasjon Rådmannsutvalget sak 081/12 Saksbehandler Kristin Wåle Bakgrunn: Effektmålet til ERP prosjektet er å planlegge og implementere regional ERP-løsning for kommunene Tinn, Hjartdal, Notodden og Kongsberg i henhold til inngått kontrakt med Visma. Alle aktivitetene er gjensidig avhengig av hverandre. Dersom det blir forsinkelser på en aktivitet får det konsekvenser for de påfølgende. Aktivitetene er styrt av ressursplanleggingen til leverandøren Visma, i forhold til teknisk installasjon og bruk av ressurser til oppfølging og opplæring. I henhold til mandatet til prosjektet har prosjektgruppen uttrykt følgende om tjenestesamarbeid; 7

IKKE fokus nå vi skal ha fokus på kvalitet i implementeringen! Innholdet i et eventuelt tjenestesamarbeid må diskuteres og konkretiseres nærmere. Dette valget av en felles løsning er imidlertid en forutsetning for å oppnå ønsket fleksibilitet i tverrkommunalt samarbeid. I forhold til tjenestesamarbeid vedtok Rådmannsutvalg 24.8.12 i sak 081/12 følgende; "Det tillegges ERP prosjektet i oppgave å før prosjektslutt levere en rapport som angir mulig plan for videre arbeid (forprosjekt) med tanke på tjenestesamarbeid knyttet til økonomifunksjoner." Opplysninger i saken/vurderinger: I forbindelse med innløsning av opsjonen på fakturabehandling, anbefalte Visma Kongsbergregionen å etablere ett felles fakturamottak med én felles skanningssentral. Felles fakturamottak vil bety følgende for kommunene som er involvert i prosjektet; en felles adresse/postmottak for alle fakturaer (ca 80 000 fakturaer per år) de som skal jobbe på fakturamottaket må ha kjennskap til hver kommune i forhold til organisasjon og struktur. det må etableres felles rutiner det bør lages en oppgavefordeling for de kommunene som i dag bruker ressurser på scanning omorganisering av interne ressurser det må kjøres en prosess med involvering av tillitsvalgte Prosjektgruppen ser i utgangspunktet positivt på etableringen av et felles fakturamottak. Det må imidlertid gjennomføres som en grundig prosess i samråd med alle involverte parter, også de tillitsvalgte. Etablering av et felles fakturamottak bør sees i sammenheng med andre potensielle samarbeidsområder som det legges til rette for gjennom felles ERP- løsning. For å være klar med fakturabehandlingsmodulen til driftsstart i april er vi avhengig av å installere løsningen i november, med påfølgende opplæring frem til driftsstart. Dersom det skal innføres felles fakturamottak vil dette kreve en lenger prosess, og vi vil stå i fare for at det kan bli forsinkelser. Prosjektgruppen har også vurdert det slik at Hjartdal ikke bør etablere et eget fakturamottak da de per i dag ikke har kommet i gang med skanning av fakturaer. Inntil videre kan Hjartdal fortsette med manuell registrering eller kjøpe denne tjenesten av en av de andre kommunene. De tre andre kommunene er i gang med skanning og prosessen rundt fakturamottak vil bli tilnærmet uendret. Det vil ikke bli nødvendig å bytte ut noe utstyr, men programvarelisensen de benytter i dag må byttes ut med med programvarelisensene som leveres i den nye løsningen. Alle kostnader knyttet til etablering av tre faktura mottak ligger inne i budsjettet for 2013. Prosjektgruppen vil ved prosjektslutt levere en rapport som angir mulig plan for videre arbeid med tanke på tjenestesamarbeid knyttet til økonomifunksjoner i henhold til rådmannsutvalget sitt vedtak fra 24.8.12. Denne rapporten vil også inneholde vurdering av eventuell etablering av felles fakturamottak. Saken tas til orientering Etablering av evt felles fakturamottak legges til oppfølging i forbindelse med ERP prosjektets avlevering av rapport der mulig plan for videre arbeid med tanke på tjenestesamarbeid jfr sak 081/12 8

Saken ble drøftet. Det ble uttrykt at det ville være ønskelig om saken hadde inneholdt tydeligere bekrivelse av ulempe/kostnad knyttet til å utsette oppfølging av tjenestesamarbeid mht felles fakturamottak. Saken begrunner godt ulempe/konsekvens ved evt å starte etablering av dette nå Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 095/12: Saken tas til orientering Etablering av evt felles fakturamottak legges til oppfølging i forbindelse med ERP prosjektets avlevering av rapport der mulig plan for videre arbeid med tanke på tjenestesamarbeid jfr sak 081/12 Sak 096/12: Bemanning av prosjektleder for valg av og implementering av regional kvalitetssystem Tidligere behandlinger og vedtak Gjennomført «tilbudsrunde» Tilbud fra Hjartdal kommune (Vedlegg 1) Rådmannsutvalget fikk i møte 27.04.12 i sak 060/12 en orientering fra regional innkjøpskoordinator om status i arbeidet knyttet til anskaffelse av regionalt kvalitetssystem. I Kongsbergregionens vedtatte budsjettrammer for 2012 er det satt av midler tilsvarende en 40 % stilling i 12 mnd. Prosjektleder skal også ha ansvar mht å koordinere implementeringen av valgt løsning ute i kommunene. Ved bemanning av prosjektlederfunksjonen har det vært gjennomført en minikonkurranse mellom kommunene, der hensikten var at kommuner som ønsker å få tildelt oppdraget skulle levere tilbud på prosjektledelse. Opprinnelig frist var satt til onsdag 12 sept senere utvidet til 14 sept. Det foreligger ved utløp av frist ingen tilbud. Den regionale innkjøpskoordinator kan lede arbeidet i fasen som forestår mht valg av leverandør. Men det ville være svært hensiktsmessig å knytte en evt prosjektleder til dette arbeidet så snart som mulig. Leverandørenes vedståelsesfrist er i november og prosessen mht anskaffelse må derfor iverksettes nå dersom tiltaket skal gjennomføres. Regional koordinator ønsker å drøfte med rådmannsutvalget hvordan prosjektledelse nå kan etableres mht den oppståtte situasjon Nye opplysninger i saken: Etter at saken var satt på dagsorden/skrevet har det likevel innkommet et tilbud. Dette er fra Hjartdal kommune, og legges da fram for rådmannsutvalget sammen med saken. Saksbehandler minner om at det her kan foreligge habilitetsforhold å vurdere. Men antar at rådmannsutvalget selv er kompetent og habilt i forhold til å vurdere saken slik den foreligger, og saksbehandler avstår fra vurdering og forslag til konklusjon. Saken drøftes og videre oppfølging fastsettes 9

Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 096/12: Det inngås avtale mellom Kongsbergregionens sekretariat og Hjartdal kommune om prosjektledelse slik det fremkommer av tilbudet fra Hjartdal kommune Det legges til grunn en gjennomføring slik angitt forutsatt i nevnte tilbud knyttet til forsterket prosjektgruppe. Dette følges opp av sekretariatet direkte med kommunene for snarlig avklaring Sak 097/12: Oppfølging av forstudie tjenestesamarbeid: landbruk Rapport fra forstudie om tjenestesamarbeid februar 2012 Rådmannsutvalget sak 002/12 av 27.01.12 Rådmannsutvalget sak 026/12 av 24.02.12 Opplysninger i saken/vurderinger: Vinteren 2011/2012 ble det gjennomført et forstudie for å belyse mulig videre retning på evt tjenestesamarbeid knyttet til kommunenes landbruksforvaltning i Kongbsbergregionen. AgendaKaupang peker i sin rapport på flere oppgaver som det idag er knyttet utfordringer til i kommunenes oppgaveløsning i dag. Videre sier de at det vil være flere aktuelle oppgaver som vil kunne egne seg for interkommunalt driftssamarbeid men at det er stor motstand mot dette. I tillegg sier rapporten at dagens organisering gir svakt grunnlag for framtid idet fokus på feks næringsutvikling i liten grad ivaretas. AgendaKaupang anbefaler to spor for videre oppfølging: Prosessdelen skal ha som mål å utarbeide felles langsiktig utfordringsnotat for regionen knyttet til ønsket utvikling feks mot 2025. Og så utarbeide en felles handlingsplan knyttet spesielt til næringsutvikling innen jord- og skogbruk for hele regionen. I det siste bla også beskrive de arenaer som i region ellers bør etableres for videre utviklingsarbeid Strukturarbeidet anbefales gjennomført ved at det etableres et fast felles forum for jordbruks- og skogbrukssjefer. Disse må gis ansvarsoppgaver knyttet til initiativ for felles tiltak og prosjekt i hht en etablert handlingsplan Rapporten sier en del om forutsetninger for og mulige forventninger til gjennomføring av de anbefalte løsninger. I februar 2012 besluttet rådmannsutvalget å be sekretariatet/regional koordinator komme med forslag til videre oppfølging av forstudie til - behandling i senere møte. I saken heter det videre at herunder skal etablering/oppfølging av aktuelle nettverk knyttet til fagområdene være med i vurderingen og at evt forprosjekt/tiltak knyttet til tjenestesamarbeid vurderes opp mot forberedelse/behandling av regionens handlingsplan for 2013. I forbindelse med forberedelse av handlingsplan 2013 er saken vurdert. Regional koordinator ønsker å særlig peke på: 10

Etablering av tjenestesamarbeid på et samarbeid med lite tradisjon for samarbeid i vår region kommunene mellom bør ha vesentlig støtte. Nettverk og felles arenaer finnes idag. På tvers av ulike regionsgrenser noen er veletablerte. Bla i fht opplæring/fag. Behovet for nye nettverk i vår region oppleves som lite av aktørene. At det er stor motstand i gruppen (av arbeidstakere/fagpersonell som har deltatt) knyttet til vurdering av interkommunalt tjenestesamarbeid At det innenfor dette fagfeltet er regional koordinators synspunkt at det vil være mest aktuelt å evt starte initiativ mht faktisk tjenestesamarbeid i midre deler av regionen. Dvs mellom noen kommuner i regionen Regional koordinator forstår konklusjonene i rapporten fra Agenda Kaupang slik at de anser det som lite aktuelt å tenke seg en prosess mot tjenestesamarbeid mellom alle kommunene i regionen, uten en forutgående større politisk prosess som legger grunnlag for slik evt oppfølging. Selv om rapporten viser klare/mulige samarbeidsfordeler er timing og aktualitet i fht et slikt mulig samarbeid av forpliktende art mellom alle kommunene ikke til stede. Regional koordinator mener at det bør kunne søkes etablere politiske prosesser og senere tjenestesamarbeid mellom noen/flere av kommunene i regionen. Men at det pt ikke bør være et prioritert område for innsats i regional regi i 2013. Derfor er heller ikke oppfølging innarbeidet i handlingsplan for 2013. Det understrekes imidlertid at dette ikke skal være et endelig punktum for slike mulige initiativ til oppfølging. Både i 2013 og i deler av regionen med regional støtte Anbefalingene i forstudien om tjenestesamarbeid knyttet til kommunenes landbruksforvaltning følges ikke opp nå i samarbeidets regi Regionen støtter evt initiativ mellom noen/enkeltkommuner i regionen dersom slikt etableres Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 097/12: Anbefalingene i forstudien om tjenestesamarbeid knyttet til kommunenes landbruksforvaltning følges ikke opp nå i samarbeidets regi Regionen støtter evt initiativ mellom noen/enkeltkommuner i regionen dersom slikt etableres Sak 098/12: Oppfølging av forstudie tjenestesamarbeid: plan og bygg Rapport fra forstudie om tjenestesamarbeid februar 2012 Rådmannsutvalget sak 002/12 av 27.01.12 Rådmannsutvalget sak 025/12 av 24.02.12 11

Opplysninger i saken/vurderinger: Vinteren 2011/2012 ble det gjennomført et forstudie for å belyse mulig videre retning på evt tjenestesamarbeid knyttet til fagområder plan/bygg/oppmåling i Kongbsbergregionen. AgendaKaupang legger i sin rapport til grunn at det finnes flere utfordringer knyttet til disse områdene i kommunene. Og spør da om interkommunalt samarbeid kan være svar på disse utfordringene. De anbefaler en oppfølging gjennom to hovedaktiviteter: Etablering av nettverksgrupper i regionen for fagfolk knyttet til byggesaksbehandling og plansaksbehandling Etablering av et forprosjekt for å en mer grundig analyse av hvordan et vertskommunesamarbeid om tilsynsoppgaver og drift av kartportal kunne gjennomføres. Forprosjektet bør også se være en grundigere analyse av organisatorisk samarbeid knyttet til byggesaksbehandling og planbehandling etter AgendaKaupang sitt syn. Selv om det er erkjent motstand mot dette fra deltagerne på studiens arenaer. Rapporten sier en del om forutsetninger for og mulige forventninger til gjennomføring av de anbefalte løsninger. I februar 2012 besluttet rådmannsutvalget å be sekretariatet/regional koordinator komme med forslag til videre oppfølging av forstudie til - behandling i senere møte. I saken heter det videre at herunder skal etablering/oppfølging av aktuelle nettverk knyttet til fagområdene være med i vurderingen og at evt forprosjekt/tiltak knyttet til tjenestesamarbeid vurderes opp mot forberedelse/behandling av regionens handlingsplan for 2013. I forbindelse med forberedelse av handlingsplan 2013 er saken vurdert. Regional koordinator ønsker å særlig peke på: Etablering av tjenestesamarbeid på et samarbeid med lite tradisjon for samarbeid i vår region kommunene mellom bør ha vesentlig støtte. Nettverk og felles arenaer finnes idag. På tvers av ulike regionsgrenser noen er veletablerte. Bla i fht opplæring/fag. Behovet for nye nettverk i vår region oppleves som lite av aktørene. At det er stor motstand i gruppen (av arbeidstakere/fagpersonell som har deltatt) knyttet til vurdering av interkommunalt tjenestesamarbeid At det innenfor dette fagfeltet er regional koordinators synspunkt at det vil være mest aktuelt å evt starte initiativ mht faktisk tjenestesamarbeid i mindre deler av regionen. Dvs mellom noen kommuner i regionen Det vil kunne være relevant å søke arbeide med deler av tjenestene mht innføring av felles verktøy ea. SuksIT har imidlertid sett på dette. Og pt vurderes det ikke være ressurser til å prioritere dette (feks kart/geodata) i 2013. Selv om rapporten viser klare/mulige samarbeidsfordeler er timing og aktualitet i fht et slikt mulig samarbeid av forpliktende art mellom alle kommunene ikke til stede. Regional koordinator mener at det bør kunne søkes etablere politiske prosesser og senere tjenestesamarbeid mellom noen/flere av kommunene i regionen. Men at det pt ikke bør være et prioritert område for innsats i regional regi i 2013. Det vises også til SuksIt s prioriteringer. Detter er defor heller ikke oppfølging innarbeidet i handlingsplan for 2013. Det understrekes imidlertid at dette ikke skal være et endelig punktum for slike mulige initiativ til oppfølging. Både i 2013 og i deler av regionen med regional støtte 12

Anbefalingene i forstudien om tjenestesamarbeid knyttet til fagområdene plan/bygg/oppmåling følges ikke opp nå i samarbeidets regi Regionen støtter evt initiativ mellom noen/enkeltkommuner i regionen dersom slikt etableres Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 098/12: Anbefalingene i forstudien om tjenestesamarbeid knyttet til fagområdene plan/bygg/oppmåling følges ikke opp nå i samarbeidets regi Regionen støtter evt initiativ mellom noen/enkeltkommuner i regionen dersom slikt etableres Sak 099/12: Norsk Jernbaneskole til Notodden /Olaf Flåterud Tidligere presentasjoner i Regionrådet Brev fra ordfører i Notodden og fylkesordfører i Telemark til Samferdselsministeren Notat/Statusrapport pr aug. 2012 om arbeidet med jernbanesentret Opplysninger i saken/vurderinger: Bakgrunnen for saken kan kort beskrives slik: Med utgangspunkt i historisk jernbanemateriell, som eies hovedsakelig av interesseorganisasjonen Norsk Jernbaneklubb/Norsk Museumstog, er målet at Notodden Jernbanesenter blir en virksomhet som ivaretar, drifter og formidler norsk jernbanehistorie på Tinnosbanen, i Telemark og på det nasjonale jernbanenettet. Senteret skal kunne inngå i Unesco-sammenheng for stedsutvikling, og i formidlingen. Verksted- og restaureringsvirksomhet skal utøves slik det kan bli et teknisk og praktisk kompetansesenter også for museumsbanene i Norge. Vektlegging på turkjøring og teknisk vedlikehold av rullende materiell supplerer Norsk Jernbanemuseums virksomhet på Hamar. Senteret skal for deler av virksomheten ha en kommersiell tilnærming for å redusere behovet for offentlig støtte, herunder organisert turkjøring/reiseliv på det nasjonale nettet (Historiske togreiser). Og ved å stille materiell til Norsk Jernbaneskoles praktiske opplæring av kjørende personale. I prosjektperioden skal kunne skje turkjøring som finansieres separat gjennom inntekter fra markedet (turkjøringen). Senteret skal vektlegge og tilrettelegge for fortsatt frivillig arbeid. Norsk Jernbaneskole ønsker utredet beslutningsgrunnlag for eventuell flytting til Notodden for deler av sin virksomhet. Prosjektskisse er utarbeidet, og har skolens aksept. Jernbaneskolen sliter imidlertid med å få oppmerksomhet internt i Jernbaneverket. Skolen lider i dag av mangler på materiell og opplegg. Reserveløsningen som i dag finnes på Hønefoss kan fort bli den permanente. For å få opp et beslutningsgrunnlag og påse at beslutninger blir tatt er det behov for at noen gjør jobben og at flere gir saken nødvendig oppmerksomhet. En plassering av Norsk Jernbaneskole på Notodden er et av de sikreste kort for den langsiktige finansieringen av Notodden Jernbanesenter og drift på Tinnosbanen både i forhold til inntekter fra skolen, men ikke minst for å få plass på budsjetter som antas vil følge av en Verdensarvnominasjon. Prosjektilnærming/-gjennomføring mot Jernbaneskolen og Jernbaneverket må intensiveres, og Regionrådet kan medvirke til dette ved å henvende seg direkte til myndighetene. Vedlagt saken følger brev fra ordfører i Notodden og fylkesordfører i Telemark til Samferdselsministeren. Vedlagt følger også statusrapport pr aug. 2012 om arbeidet med jernbanesentret. 13

Kongsbergregionen tilskriver Samferdselsdepartementet med anmodning om at Norsk Jernbaneskole avdeling for praktisk kjøreopplæring legges til Notodden. Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 099/12: Kongsbergregionen tilskriver Samferdselsdepartementet med anmodning om at Norsk Jernbaneskole avdeling for praktisk kjøreopplæring legges til Notodden. Sak 100/12: Handlingsplan 2013 - Kongsbergregionen Handlingsplan 2013 - Kongsbergregionen (Vedlegg 2 - ettersendt) Det er tidligere bestemt at sekretariatet skal fremme årlige handlingsplaner. Første året dette ble gjort var 2011. Når sekretariatet nå fremmer handlingsplan for 2013 følger den samme mal som ble lagt for 2011 og senere 2012. Og man vi se at langt de fleste tiltak er fortsettelse/videreføring. Flere tiltak nødvendigvis har en karakter og varighet som strekker seg over årskifter uten å miste sin aktualitet. Regionens etiltaksplan er en integrert del av Kongsbergregionens handlingsplan ikke bare et vedlegg. Denne etiltaksplanen blir likevel utformet som eget dokument også. De endelige økonomiske forutsetninger, prioritering og tildeling, vedtas i egen sak der sekretariatet legger fram sine budsjettinnspill. Kommunestyrene stadfester evt denne plan i forbindelse med den enkelte kommuners budsjettbehandling. Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen - vedtas Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 100/12: Rådmannsutvalget ga tilbakemelding til sekretariatet Handlingsplanen bearbeides og fremmes på nytt til behandling i neste møte 14

Sak 101/12: Budsjettinnspill 2013 - Kongsbergregionen Budsjettinnspill 2013 - Kongsbergregionen (Vedlegg 3 - ettersendt) Sekretariatet er pålagt levere budsjettinnspill til de samarbeidende kommuner innen september hvert år. Det er lagt opp til at saken dels er en oversikt over faste kostnader/forpliktelser som kommunene har i forhold til det regionale samarbeidet, dels en plan for finansiering av nye tiltak. Det understrekes at kun de tiltak (samarbeidstiltak) som er organisert i tilknytning til regionrådets sekretariat som fremkommer i oversikten, og at annet etablert interkommunalt samarbeid i regionen ikke er med i innspillet. Feks: Kommunenes kostnader knyttet til felles innkjøpskoordinator-funksjon er ikke med, da dette er en avtale som ivaretas av Kongsberg kommune. For ytterligere innspill og kommentarer vises det til vedlegg. Det forutsettes at rådmennene enes om de prioriteringer som fremkommer i innspillet herunder også kostnadsfordeling og prioritering av skjønnsmidler. Sekretariatet vil forholde seg til dokumentet som grunnlag for å planlegge iverksettelse og drift ut fra den enighet som rådmannsutvalget måtte gi i sin behandling. Men er dog klar over at endelig budsjett ikke kan anses som vedtatt før kommunenes budsjettbehandling er ferdigstilt. Rådmannsutvalget tar saken til orientering, og tar forutsetningene med seg til budsjettbehandling i kommunene Saken ble drøftet Det ble gitt innspill fra utvalget om at kommunenes behov knyttet til budsjettering er beskrivelse av hvorvidt kostnader er engangskostnader og også hva som er hhv drift og investering. Ved senere års behandling er det viktig også å vurdere bedre forutgående prosess. Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 101/12: Rådmannsutvalget tar saken til orientering, og tar forutsetningene med seg til budsjettbehandling i kommunene. Sak 102/12: Exploria Søknad (Vedlegg 4) Det vises generelt til vedlegg. Dette ble sendt sekretariatet i fbm med at det ble arbeidet med tilrettelegging for en presentasjon i regionråd i september. Presentasjonen ble gjennomført uten at denne saken og realitetene i denne ble berørt/nevnt. Dette fordi regional koordinator anser denne saken som prinsipiell mht spørsmål om regionrådssamarbeid og evt eierskap. 15

Saken legges med dette fram til drøfting av de prinsipp som bør legges til grunn for denne, og evt senere lignende saker. Regional koordinator ber primært derfor ikke om vedtak i denne enkeltsaken men en drøfting av de prinsipp som sakens gjelder. Og rådmannsutvalget kan med bakgrunn i slik drøfting vurdere / signalisere videre oppfølging fra sekretariatets side mht enkeltsaken. Saken legges fram for drøfting uten forslag til konklusjon Saken ble foreslått utsatt Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 102/12: Saken utsettes Sak 103/12: Forventningssamtale Forventningsnotat 2012 (Vedlegg 5) Rådmannsutvalget sak 043/12 den 30.03.12 I hht vedtatte avtale skal det gjennomføres en forventningssamtale 2 ggr pr år. Siste samtale ble gjennomført 30 mars 2012 jfr sak sak 043/12 Forventningssamtale er gjennomført i tråd med forutsetningene Saken ble foreslått utsatt Rådmannsutvalgets konklusjon 28.09.12 sak 103/12: Saken tas opp igjen i senere møte Sak 104/12: Eventuelt Rune Lødøen / Tinn kommune Om samarbeidsalliansen ber om informasjon/drøfting i et kommende møte Konklusjon: Saken settes opp neste møte 16

Magnus Mathisen / Notodden kommune Reiste spørsmål knyttet til videre arbeid i kommunene mht krisesenter Konklusjon: Saken tas til orientering 17