Forankring av eiendomsforvaltningen i det administrative og politiske miljøet 1 Kommunaltekniske fagdager 2. 4. juni 2014 Tidligere eiendomssjef Tore Justad
Foredraget baseres bl.a. på erfaringer fra stilling som eiendomssjef i : Drammen Eiendom KF: 1997-2007 (kommunalt foretak) - og tiden før Bærum kommune Eiendom: 2007-2013 (etatsmodell) og tiden før 2 ********* Etablering av Drammen eiendom KF styreleder i interimsstyret Erfaring fra arbeid i nettverk med storbykommunene (ASSS-samarbeidet) m.m. Deltakelse i arbeidsgruppe KOSTRA-Eiendom (KS-rep.)
Hovedspørsmål Hva vil det si å lykkes med eiendomsvirksomheten? Hvordan tar politikerne «eierrollen»? 3 Hvordan tar administrasjonen opp eiendomssaker i det politiske miljøet? Hvilken rolle/plass har «Eiendom» i kommunens organisasjon/ledelse?
Hva vil kommunen med sin eiendomsforvaltning? Ivaretakelse av eierskap både administrativt og politisk Hvem setter det på «dagsorden»? Overordnede mål for eiendomsforvaltningen Forankring av mål Synliggjøring av mål i egen organisasjon og i politisk miljø 4 Årsplaner Synliggjøring av resultater langsiktige/kortsiktige
5 Eiendomsforvaltningen i Drammen før 1995 Eiendomsforvaltningen var før 1995 knyttet til den enkelte programområde (undervisning helse og sosial mm.) Byggeledelse lagt til eget sentralt byggelederkontor Manglende sentral eiendomskompetanse Manglende kompetanse Manglende tillit i det adm. og politiske miljø Ingen helhetlig styring av eiendomsforvaltningen
Drammen: Etablering av Drammen Eiendom KF i 1995 6 Samling av eiendomsressurser/kompetanse Eierstyringsdokument Formål Vedtekter Etablering av styre (ekstern kompetanse) Budsjettering - rapportering Internhusleie basert på verdivurdering/fdv Regnskap etter bedriftsøkonomiske prinsipper avskrivninger mm. Etablere åpningsbalanse egenkapital/årlig balanseregnskap Lånefond sentralt i kommunen
Drammen: Suksessfaktorer (1995 2007 (2014)): Samhandling/plattform Politisk miljø Rådmannen Styret Daglig leder o Drifts- prosjekt- og utviklingsorganisasjonen i Eiendom 7 Kompetanse Styrket teknisk kompetanse. Gjennomføringskraft/forutsigbarhet Kommunens viktige «verktøy» i byutvikling Kommunikasjon internt og eksternt
Rådmannen: «Konserndirektør» Eierstyring politisk forankring Kompetanse i forhold til eiendomsutvikling 8 «Banksjef» Investeringsrammer Lån Rapportering «Kunde» Oppfølging av leieavtaler/leveranser
Fokusområde: Forholdet til Rådmannen 9
Kompetanse (bygghåndbok periodisk vedlikehold stort sprik i kompetanse) Høy bemanning Bestiller/utførermodell som ikke fungerte tilfredsstillende Ingen helhetlig styring av eiendomsforvaltningen, svak politisk og administrativ forankring 10 Eiendomsforvaltningen i Bærum kommune før 2007 Eiendom var før 2007 splittet opp i mange avdelinger Eiendomsutvikling Eiendomsforvaltningen Bygningsdrift Renhold Prosjektadministrasjon Bærum kommune bedrifter (BKB) (Ingen reell bedrift KF eler AS)
Fokusområder: Organisatorisk modell for å samle, videreutvikle og synliggjøre eiendomskompetanse Administrativ forankring av eiendomsforvaltningen 11 Politisk forankring Kompetanseutvikling
Mål Eiendom skal være kommunens strategiske kompetansesenter innenfor forvaltning og utvikling av eiendom Eiendom skal legge til rette for gode beslutningsprosesser så vel i forvaltning som i utviklings og gjennomføring av byggeprosjekter Eiendom skal planlegge og gjennomføre byggeprosjekter i tråd med politiske vedtak (HP) 12 Eiendom skal utvikle og ivareta kundenes/brukernes behov for gode og effektive lokaler til lavest mulig kostnad for derigjennom å skape best mulig rammevilkår for brukernes virksomhet over tid Eiendom skal ivareta og utvikle den realkapital som ligger i kommunens eiendomsmasse Eiendom skal sikre en kostnadseffektiv eiendomsforvaltning
Fokusområde: Eiendoms plassering i kommuneorganisasjonen o o Eiendom skal være kommunens strategiske kompetansesenter innen forvaltning, drift og utvikling av eiendomsmassen Eiendom skal legge til rette for gode beslutningsprosesser så vel i forvaltning som utvikling av eiendomsporteføljen Aktører: Eiendomssjef ledergruppe Driftsansvarlige/forvaltere Fagansvarlige Prosjektansvarlige 13 Styret/rådmann ledergruppe Folkevalgte
Fokusområde: Politisk forankring Kommunene bruker ca. 15-20% av sine økonomiske ressurser på eiendomsforvaltning Eiendom må selv synliggjøre kompetanse og struktur innen eiendomsforvaltningen opp mot det politiske miljø Eiendom må legge grunnlag for politiske prioriteringer og beslutninger Eiendom må synliggjøring resultater av de tiltak som iverksettes (nybygg rehabilitering vedlikehold energi mm.) Det politiske miljø må føle et reelt «eierskap» i forhold til kommunens eiendomsforvaltning 14 Eiendom har ansvar for å sikre god og forståelig kommunikasjon med det politiske miljø Eiendom må «spille på lag med» rådmannen
Adm./politisk forankring: Eiendomssjef er sentral i rådmannens ledergruppe Politisk utvalg (sektorutvalg for eiendom og administrasjon) Informasjonsmøter med andre sektorutvalg/formannskapet 15
Fokusområde: Forholdet til kommunalsjefer/enhetsledere Utvikle samhandling med kommunalsjefer/tjenesteledere (kunden) for å klargjøre behov/prioritere Etablering av samhandlingsarenaer Etablere styringsgrupper for bygge- og utviklingsprosjekter 16
Fokusområde: Byggherrerollen 17 Utarbeide grunnlag for beslutning om realisering av bygge- og rehabiliteringsprosjekter adm. Og politisk forankring. Etablere system/rutiner for planlegging og styring av bygge- og rehabiliteringsprosjekter Ivaretakelse av byggherreforskriften Fra prosjekt til drift overtakelse prøvedrift implementering i driftsorganisasjonen Rapportering Oppfølging i garantifasen/reklamasjonstiden
Ivaretakelse av byggherrerollen - Prosjektansvaret Ha ansvar for/bidra til: 18 Helhetstenkning / ha rådmannens blikk. Gjøre solide vurderinger/analyser i tidlig fase Fremme objektive saksfremlegg som er konferert med aktuelle sektorer i kommunen Forankre prosjektets ambisjoner og budsjett Sikre god planlegging og styring av enkeltprosjekter og prosjektporteføljer Rapportere, spesielt fokus på avvik Følge lover og forskrifter Opptre i tråd med etiske retningslinjer Godt omdømme, gjennomføringsevne
Fokusområde: Drift og vedlikehold «Etterslep vedlikehold» er et negativt ladet begrep. Hva skyldes: Utilfredsstillende drift/vedlikehold Manglende planlegging/oversikt/tilstandsvurderinger? Manglende kompetanse? Manglende resurser? 19 Endrede myndighetskrav Brannsikring, innemiljø, universell utforming inne/ute mm. Funksjonelle krav relatert til bruk krav til bruk Skolereformer, eldrereformer, energi- og miljøkrav mm.
Fokusområde: Drift og vedlikehold. Utfordringer: 20 Kompetanseutvikling i forhold til drift av tekniske anlegg Etablere systemer for teknisk drift og vedlikehold av eiendommene - dokumentasjon Etablere system for internkontroll/tilstandsvurderinger som grunnlag for kort- og langsiktige tiltak/planer. (IK-bygg) Klargjøre forholdet mellom teknisk driftsoppgaver og brukeroppgaver Vurdere nivået/omfanget på tjenesteproduksjon i egen regi kontra innkjøp av tjenester. Kostnadsanalyser. o Renhold-utomhus sommer/vinter, service- og vedlikeholdsoppgaver mm. Oppfølging av leveranser o Kvalitet, sosial dumping mm.
Fokusområde: Eiendomsutvikling 21 Vurdere salg/erverv av eiendom sett i relasjon til kommunens behov Vurdere behov for regulering av egnede eide eiendommer til utbyggingsformål Vurdere egenregi kontra eksterne samarbeidsprosjekter (OPSetablering av AS m.m.)
22 OPS-prosjekter Kompetanse i egen organisasjon/innkjøpt: Juridisk Økonomisk Eiendomsfaglig Kravspesifikasjon o o o o o o Konkurransegrunnlag/kriterier for deltakelse Funksjoner-Kvaliteter Endringsregime Driftskonsept renhold, energi, FDV, brukeroppgaver mm. Tilbakelevering ved utgang av avtaleperioden tilstand, pris Valg av samarbeidspartner/kriterier for valg Etablering av eiendomsselskaper i samarbeid med private Dette er en krevende øvelse som krever spisskompetanse og forankring!!
Administrative styringssystemer-rapportering og synliggjøring 23 Synliggjøring av ulike verktøy IK BYGG - tilstandsvurderinger FDVU-system Prosjektstyringsverktøy Energistyring Økonomistyringssystemer KOSTRA Brukerundersøkelser M.m.
Grunn, fundamenter, bæresystem Vinduer og ytterdører Utvendig kledning/overflate, trapper Yttertak, takrenner, nedløp Innvendig kledning, gulv, himling Fast inventar (fastmontert innredning) Sanitær Varme Brannslokking Luftbehandling / ventilasjon Generelle elkraftanlegg / fordeling Lys, elvarme, driftsteknisk Tele og automatisering Heiser Terrengbehandling, drenasje Utendørs tekniske anlegg (VAR og El) Ikke vektet gjennomsnitt SKOLER Kommentarer 24 Bygningsidentitet BTA Byggeår Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå 597 1895 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Skolen flytter til Wøyen Glassverket skole 3,0 Mølle 2010/selges Evje skole 3 939 1865 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3,0 Er under rehabilitering (HP) Lommedalen 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Er under rehabilitering (HP) 1 963 1866 3 3 2 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 Skal rehabiliteres 2010 Lysaker skole Bygg A 2,9 (HP) 1 800 1922 3 3 3 1 3 3 3 3 1 3 3 3 3 3 3 Lysaker skole Bygg B 2,7 Skal rehabiliteres 2010 (HP) Lysaker skole Bygg C 2 063 1969 2 2 3 1 2 3 2 3 1 3 3 3 3 2 3 2,4 Skal teknisk 2010 (HP) 5 093 1959 3 3 3 1 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 Gjettum skole 2,8 2010-2011(HP) 3 067 1968 3 3 2 1 3 3 3 3 1 3 3 3 3 3 3 3 Jong skole Bygg A 2,7 2010 (HP) 233 1968 2 3 3 3 3 3 3 1 3 3 3 3 2 2 Jong skole SFO 2,6 Skrenten 450 1960 2 2 3 1 2 2 2 2 3 2 2 3 2 1 2 2,2 Tak høst 2009 Skal teknisk rehabiliteres Skal teknisk rehabiliteres Skal teknisk rehabiliteres 2010 (HP) Bærum komm. voksenoppl. 1 440 1960 1 3 3 1 3 3 2 1 3 2 2 3 1 2 2,1 Tak høst 2009 Sjøholmen (Musikkskolen) 1 656 1870 2 2 2 2 2 2 2 2 1 3 2 2 3 1 2 2,1 Hauger skole t.j 07.11.2013 6 271 1969 2 3 3 1 2 2 2 2 1 2 2 2 3 2 2 2,1 Belset skole 4 221 1974 1 3 3 2 3 2 2 2 1 3 2 2 3 1 1 1 2,0 Gommerud skole 6 770 1972 2 2 2 1 2 2 2 2 1 2 2 2 3 1 2 2 1,9
Grunnskoler fra elevundersøkelsen KS 2012 25
26
KOSTRA Eiendomsforvaltning. Snitt nettverk = 100 160 140 120 100 131 127 114 129 130 121 145 27 80 60 40 20 0 80 83 80 75 78 115 107 114 100 90 111 93 Net.utg. pr innb Andel av totale nto utg Kvm bygg per innb Korr brt utg per kvm Energikostn per kvm Invest.utg e.f. av sum ivest.utg Bærum Snitt ASSS Høyest kommune Lavest kommune 69 48 Invest.utg per innb
Konklusjon Forutsetninger for å lykkes med eiendomsforvaltningen : Eiendomsforvaltningen har og må få en økt oppmerksomhet i kommunesektoren Eiendom har og må utvikle bedre styrings- og informasjonsdata både til bruk i egen organisasjon og som verktøy for benchmarking med sammenlignbare kommuner og eksterne miljøer 28 Eiendomsforvaltningen må være dyktigere til å synliggjøre kompetanse, planer og resultater i administrative og politiske organer Nye funksjons- og myndighetskrav, vedlikehold av kompliserte tekniske anlegg og generelt bygningsmessig vedlikehold, vil i fremtiden stille høye krav til eiendomsforvaltningen og politisk miljø, slik at basisfunksjonene i fremtiden får dekket sine behov for gode lokaler Organisering/verkerktøy/rutiner alene er ikke tilstrekkelig ledelse,
Takk for at jeg fikk dele mine erfaringer med dere! 29