MØTEREFERAT Rådmannsutvalget 6. juni 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 11:30 Møteleder: Rune Engehult referent: Britt Inger Kolset Konstituert daglig leder britt-inger@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 62 21 mob: 48 16 62 21 1
Sakliste Sak 041/14: Godkjenning av møtereferat...2 Sak 042/14: Ansettelse av daglig leder for Kongsbergregionen...3 Sak 043/14: Sluttrapport Meldingsløftet...3 Sak 044/14: Sluttrapport Høykon Gevinst...5 Sak 045/14: Status etablering regionale IKT-løsninger 2014...5 Sak 046/14: Etablering av regional IKT driftssenhet...6 Sak 047/14: Samarbeidsavtale for Kompetanseforum...7 Sak 048/14: Eventuelt...8 Felles bord!...8 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Sluttrapport Hovedprosjekt Meldingsløftet - til sak 043/14 2. Vedl 2 Sluttrapport Hovedprosjekt Høykon Gevinst - til sak 044/14 3. Vedl 3 Revidert forslag til Prosjektmandat for etablering av regional IKT driftsenhet - til sak 046/14 4. Vedl 4 Samarbeidsavtale Kompetanseregionen til sak 047/14 5. Vedl 5 Foreløpig forslag til strategiplan for samarbeid om kompetanseutvikling til sak 047/14 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Jan Erik Innvær / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag I tillegg deltok: Brit Inger Kolset / Kongsbergregionen 2
Sak 041/14: Godkjenning av møtereferat Møtereferat fra rådmannsutvalgets møte 25.04.14 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 25.04.14 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referat fra møtet den 25.04.14 godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 041/14: Referat fra møtet den 25.04.14 godkjennes Sak 042/14: Ansettelse av daglig leder for Kongsbergregionen Rådmannsutvalget 31.01.14 sak 015/14 Regionrådet 25.02.14 sak 007/14 Rådmannsutvalget 28.02.14 sak 007/14 Rådmannsutvalget 25.04.14 sak 040/14 Regionrådet 28.05.14 sak 019/14 Rådmannsutvalget ble gitt informasjon om prosessen i forrige rådmannsutvalgsmøte 25.04.14 og besluttet da at rådmannsutvalgets leder aktivt skulle delta i ansettelsesprosessen. De ble også uttrykt ønske om at rådmannsutvalget skulle være informert underveis. Regionrådet vedtok i regionrådsmøte 28.05.14 sak 049/14 å ansette Håvard Fossbakken som ny daglig leder for Kongsbergregionen. I dagens møte gir leder for rådmannsutvalget / rådmann fra Kongsberg en kort orientering om prosessen og vedtaket i regionrådet. Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 042/14: Saken tas til orientering 3
Sak 043/14: Sluttrapport Meldingsløftet Rådmannsutvalget 25.11.11 sak 112/11 Sluttrapport (Vedlegg 1) Kommunene i Kongsbergregionen gjennomførte i 2011 et forprosjekt for å kartlegge felles utfordringer og eventuelle samarbeidsmuligheter knyttet til å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling mellom kommunenes helse- og omsorgstjenester og eksterne samhandlingspartnere som sykehus, legekontor mm. Slik elektronisk samhandling er sentral i Samhandlingsreformens målsetting om et helhetlig pasient- og brukerforløp med «rett informasjon til rett tid». Forstudien konkluderte med at det ville være hensiktsmessig for kommunene å samarbeide om dette. Rådmannsutvalget vedtok derfor å gjennomføre et hovedprosjekt med mål om å etablere elektroniske meldingsutveksling for alle kommunene i løpet av 2013. Hovedprosjektet har pågått ca 2 år og ble formelt avsluttet 9. mai 2014. Sluttrapport legges nå frem for rådmannsutvalget til orientering. Sluttrapporten har også vært til behandling i helse- og omsorgsnettverket samme dag hvor det ble uttrykt stor tilfredshet med gjennomføringen av prosjektet og måloppnåelsen. Status pr. mai 2014 er at 6 av 7 kommuner har tatt i bruk elektronisk meldingsutveksling i henhold til målsetningene. Hjartdal kommune har mål om å starte med dette i løpet av august 2014. Årsaken til at Hjartdal kommune ikke har kommet igang er fordi man først måtte bytte til annet fagsystem i pleie- og omsorgstjenesten for å kunne benytte de fellesløsningene for meldingsutveksling som ble etablert i regionen. Det er mål om at Hjartdal skal ha tatt i bruk det nye fagsystemet august 2014 og deretter raskt iverksette elektronisk meldingsutveksling. Sluttrapporten viser at de mest ressurskrevende aktivitetene i hovedprosjektet har vært å etablere nødvendig felles IKT-infrastruktur samt å implementere gode prosesser for håndtering av elektroniske meldinger i de kommunale pleie- og omsorgstjenestene. Dette har vært arbeidskrevende og utfordrende aktiviteter. I tillegg har man vært avhengig av at eksterne samhandlingspartnere som leger og sykehus har gjort «sin del» av jobben. Erfaringer viser at prosjektet har måttet bruke endel ressurser på å bistå legene i dette arbeidet. Det vises til sluttrapport for detaljer knyttet til organisering, gjennomføring og oppnådde resultater. Det bemerkes at resultatmålene for hovedprosjektet (beskrevet i sluttrapportens kap 2.1.1 er realisert. Dette innebærer at prosjektet blant annet har bidratt til følgende: Etablert regional sikker sone og regional Profilløsning Etablert felles meldingstjener Etablert regional løsning for helsestasjonene Etablert felles tilkobling til Norsk Helsenett Etablert samarbeid om drift og overvåking av regional meldingstjener Implementert gode rutiner og retningslinjer for bruk av elektroniske meldinger Gjennomført nødvendige opplæringstiltak av ansatte i pleie- og omsorgstjenestene 4
Tatt i bruk elektronisk meldingsutveksling i de kommunale pleie- og omsorgstjenestene Utarbeidet forslag til plan for gevinstrealisering Til det siste kulepunktet kan bemerkes at gevinstrealiseringsplanen er utarbeidet i henhold til KS «Gevinstkokebok» - presentert for rådmannsutvalget 25.04.14. Det er viktig å understreke at gevinstene ved etablering av elektronisk meldingsutveksling først vil kunne realiseres i sin helhet når arbeidsprosessene endres ute i de kommunale pleie- og omsorgstjenestene og at dette arbeidet må følges opp i hver kommune. Helse og omsorgsnettverket vedtok derfor i tråd med hovedprosjektets anbefaling - at hver kommune selv utarbeider sin lokale gevinstrealiseringsplan basert på den regionale planen/malen og at de selv tar ansvar for at slik lokal plan ble utarbeidet og fulgt opp. Sluttrapporten tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 043/14: Sluttrapporten tas til orientering Sak 044/14: Sluttrapport Høykon Gevinst Tidligere behandlinger Prosjektbeskrivelse Sluttrapport pr.19.4.2014 (vedlegg 2) Saksbehandler Halvor Rostad Det er gjennomført et forprosjekt avgrenset til Numedal som geografisk område, med fokus på å prøve ut arbeidsformer for å øke realiseringen av gevinster knyttet til høyhastighets bredbåndsnett. Det er oppnådd gode resultater når det gjelder utvikling av leverandørsamarbeid og leverandørene oppfordres til å videreutvikle dette. Til tross for en betydelig innsats, har en imidlertid ikke lykkes med å engasjere lokale bedrifter i å bli med på opplæringsaktiviteter for å øke den digitale kompetansen. Når det gjelder tilrettelegging for etablering av nye virksomheter er det vanskelig å måle eventuelle effekter. Prosjektet anbefales ikke videreført i den form det har hatt i forprosjektfasen. Underveis har en sett at behovet er større for igjen å dreie fokus på videre utbygging av digital infrastruktur. Denne vurderingen gjenspeiles i prioriteringene i Kongsbergregionens handlingsplan for 2014. Konstituert regional koordinator (PA) legger med dette fram sluttrapport. Sluttrapport fra forprosjekt HØYKON Gevinst tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 044/14: Sluttrapport fra forprosjekt HØYKON Gevinst tas til orientering 5
Sak 045/14: Status etablering regionale IKT-løsninger 2014 Handlingsplan 2014 SuksIT Rådmannsutvalget 27. september 2013 sak 067/13, 068/13 og og 069/13 Rådmannsutvalget besluttet i forbindelse med behandlingen av ovennevnte saker at følgende felles IKT-løsninger skulle anskaffes og tas i bruk i løpet av 2014: Fagsystem for sosialtjenesten (på NAV-kontorene) Mobil Omsorg for pleie- og omsorgstjenesten Løsning for digital utsendelse av brev Det bemerkes at det i tillegg til ovennevnte systemer kontinuerlig pågår harmoniseringsaktiviteter knyttet til felles IKT-plattform. Disse skjer innen vedtatt budsjettrammer for 2014 og er mer teknisk rettet. I dagens møte presenteres en kort status for de 3 ovennevnte løsningene samt erfaringer ved prosess og bruk av løsningene hittil. Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 045/14: Saken tas til orientering Sak 046/14: Etablering av regional IKT driftssenhet Dokumenter i saken Tidligere behandlinger, vedlegg og prosjektdokumenter Rådmannsutvalget 29. november 2013 sak 086/13 Rådmannsutvalget 31. januar 2014 sak 006/14 Rådmannsutvalget 28. februar 2014 sak 019/14 Revidert forslag til prosjektmandat (vedlegg 3) Saksbehandler Halvor Rostad Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet utkast til plan for etableringsprosjekt for etablering av «Kongsbergregionen IKT Drift» i møtet 29.11.2013, sak 086/13. Det var den gang ingen innvendinger mot forslaget. I Rådmannsutvalgets møte 25.04.2014, sak 036/14, ble det uttalt forventning til, og behov for, snarlig avklaring av spørsmålet om hvordan driftssamarbeidet skal etableres. Det ble også lagt til grunn at IKT-samarbeidet må ha en midlertidig prosjektorganisering frem til 31.12.2014. 6
Med utgangspunkt i ovennevnte har prosjektmandatet for etableringsprosjektet blitt justert med en ny tidsplan og legges nå fram til godkjenning slik at etableringsprosjektet kan startes. I tillegg presenteres nedenfor et forslag til opplegg for rekruttering av daglig leder. Aktivitetene i etableringsprosjektet vil delvis avhenge av hvor mange kommuner som endelig går sammen om å etablere en regional IKT driftsenhet. Sekretariatet har oppfattet det slik at selv om en eller to kommuner ikke deltar i etableringen, er det et ønske om å finne en form for fortsatt samarbeid. Om nødvendig, må det derfor inkluderes en aktivitet i etableringsprosjektet som gjelder utvikling av en særskilt samarbeidsavtale med den eller de kommunene som beslutter å stå utenfor. Saken legges i første omgang fram med et prosjektmandat hvor det forutsettes at alle 7 kommuner deltar på lik linje. Kongsberg kommunestyre vil imidlertid ikke ha behandlet spørsmålet om deltakelse i driftssamarbeidet på nytt før i kommunstyremøtet 18. juni 2014. Kommunestyret i Nore og Uvdal vil også kunne måtte ta saken til ny behandling, avhengig av beslutningen i Kongsberg. Dersom flertallet i Kongsberg kommunestyre vedtar å takke nei til å delta i anbefalt samarbeidsmodell, vil sekretariatet legge fram en sak med forslag til korrigering av prosjektmandatet til Rådmannsutvalgets augustmøte 2014. For de kommuner som har vedtatt å delta i etableringen av regional IKT driftsenhet, foreslås det at oppstartsmøte for etableringsprosjektet finner sted innen skolestart i august 2014. I forslaget til prosjektmandat, påpekes det som en kritisk suksessfaktor at det rekrutteres daglig leder for driftsenheten så tidlig som mulig i etableringsprosjektet. Det bør derfor forberedes en stillingsutlysing med sikte på kunngjøring innen 1.7.2014 og ansettelse i løpet av september 2014. I utlysingsteksten kan det om nødvendig tas forbehold om antall deltakende kommuner. Det er driftsenhetens styre som formelt skal ansette daglig leder. Inntil videre foreslås det at Rådmannsutvalget fungerer som interimsstyre til det er endelig avklart hvilke kommuner som deltar. Det foreslås videre at sekretariatet utarbeider utkast til stillingsutlysing etter 18. juni dvs. etter at vedtaket i Kongsberg kommunestyre er kjent. Interimsstyret kan om mulig og ønskelig beslutte endelig utforming i et telefonmøte eller ved dialog pr. e-post i siste del av juni. For å øke sannsynligheten for å få kvalifiserte søkere, anbefales det en ekstern utlysing. Konst. regional koordinators forslag til konklusjon 1. Framlagt prosjektmandat for etableringsprosjekt legges til grunn for etablering av regional IKT driftsenhet 2. Sekretariatet iverksetter oppstart av etableringsprosjektet medio august 2014, for de kommuner som har vedtatt å delta i etableringen av regional IKT driftsenhet 3. Det opprettes et interimsstyre for regional IKT driftsenhet fra dags dato bestående av Rådmannsutvalget 4. Stillingen som daglig leder utlyses eksternt 5. Interimsstyret gis i oppdrag å tilsette ny leder - herunder sørge for ekstern utlysning innen 01.07.14 og ansettelse i løpet av september 2014 6. Saken settes opp på nytt i neste møte i rådmannsutvalget 22.08.14 Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 046/14: 1. Framlagt prosjektmandat for etableringsprosjekt legges til grunn for etablering av regional IKT driftsenhet 2. Sekretariatet iverksetter oppstart av etableringsprosjektet medio august 2014, for de kommuner som har vedtatt å delta i etableringen av regional IKT driftsenhet 7
3. Det opprettes et interimsstyre for regional IKT driftsenhet fra dags dato bestående av Rådmannsutvalget 4. Stillingen som daglig leder utlyses eksternt 5. Interimsstyret gis i oppdrag å tilsette ny leder - herunder sørge for ekstern utlysning innen 25.08.14 med søknadsfrist 15.09.14 og ansettelse i løpet av september 2014 6. Saken settes opp på nytt i neste møte i rådmannsutvalget 22.08.14 7. Notodden kommune lager en tidsplan for ansettelsesprosessen - herunder avklarer deltakelse og aktiviteter Sak 047/14: Samarbeidsavtale for Kompetanseforum Saksbehandler Halvor Rostad Prosjektmandat forprosjekt (godkjent i RMU 26.4.2013, sak 037/13) Sluttrapport forprosjekt (godkjent i RMU 31.1.2014, sak 009/14) Prosjektmandat hovedprosjekt (godkjent i RMU 31.1.2014, sak 009/14) Plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse (RMU 25.4.2014, sak 037/14) Forslag til samarbeidsavtale (vedlegg 4) Foreløpig forslag til strategiplan (vedlegg 5) I sak 037/14 til Rådmannsutvalgets møte 25.4.2014, ble det varslet at forslag til samarbeidsavtale for arbeidet i Kompetanseforum ville bli fremmet til utvalgets junimøte. Forslaget er nå utarbeidet med deltakelse fra medlemmene i Kompetanseforum, samt i samråd med PA, og legges her fram til behandling (vedlegg 4). Forslaget bygger på samme lest som samarbeidsavtalen for SuksIT. I pkt. 1 i avtaleteksten henvises det til strategiplanen for samarbeid om kompetanseutvikling i Kongsbergregionen. Forslaget til plan er under utarbeiding og vil på et seinere tidspunkt bli forelagt Rådmannsutvalget for godkjenning. De delene som omhandler mål, samt rolle og arbeidsoppgaver for Kompetanseforum, anses imidlertid å være ferdig utarbeidet. Det foreløpige, men ufullstendige planforslaget vedlegges saken (vedlegg 5). Når det gjelder rekruttering av ny prosjektleder til prosjektet, vil det bli gitt nærmere orientering om status i møtet. Forslag til samarbeidsavtale for Kompetanseforum godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 047/14: Forslag til samarbeidsavtale for Kompetanseforum godkjennes 8
Sak 048/14: Eventuelt Rune Engehult / Hjartdal kommune: Dårlig kvalitet på telefonitjenester fra TDC Det ble tatt en runde rundt bordet vedr. erfaringer med telefonitjenester fra TDC. En oppsummering av denne runden viser at flere av kommunene erfarer blant annet at SMS'er ikke kommer fram og at det er dårligere dekning enn med forrige leverandør. Konklusjon: Britt Inger følger opp med Kongsberg kommune som er i dialog med TDC om tilsvarende problemer I etterkant av rådmannsutvalgets møte ble det gjort avtale med Kongsberg kommune og TDC at dette følges opp i neste SuksIT møte 18. juni via egen sak og at TDC deltar under behandlingen av saken. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 9