Møtereferat Rådmannsutvalget 05. juni 2015 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 10:00 15:00 Kongsbergregionen 05.06.15 Håvard Fossbakken Daglig leder tlf: 32 86 63 27 mob: 97 15 43 31 1
Sakliste Sak 037/15: Godkjenning av møtereferat... Sak 038/15: Nytt fra sekretariatet... Sak 039/15: Sluttrapport etableringsprosjektet... Sak 040/15: Kommunikasjon og samhandlingsplattform (KomSam)... Sak 041/15: Kompetanseregionen koordineringsrolle... Sak 042/15: Kostnadsoverslag nye trygghetsalarmer... Sak 043/15: Sak/arkiv: valg av scenario 1,2 eller 3... Sak 044/15: Valg av representant/ vara til rådmannsutvalget KS... Sak 045/15: ipad- prosjektet i Kongsberg... Sak 046/15: Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... Til stede Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal (leder) Rune Engehult / Hjartdal Tom Hjort / Notodden Rune Lødøen / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Jon G. Pedersen / Flesberg Wenche Grinderud / Kongsberg Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Svein Aannestad Wenche Grinderud/ Kongsberg (til kl 12:00) Også til stede: Oddvar Kaasa Halvor Rostad Kjetil Lundemoen Hege Aasland Steffen Ruud (på telefon) 2
Sak 037/15: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 24. april 2015 Opplysninger i saken: Referatet fra møtet 24. april 2015 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 24. april 2015. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 24. april 2015. Sak 038/15: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken: En ny, fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. (Ansettelse, flyplass, attraktivitetsprosjekt, Prosjektbeskrivelse til innovasjon Norge om kompetanseutvikling innen smart automasjon, Etablererveiledningen, Jazztreff) og uformell orientering av Tas til orientering Sak Sak 039/15: Sluttrapport fra etableringsprosjektet Saksbehandler Halvor Rostad 3
Prosjektbeskrivelse prosjekt IKT Drift Prosjektbeskrivelse IKT Drift - forlengelse av prosjekt, godkjent i Rådmannsutvalget 25.9.2009 Prosjektbeskrivelse utredningsfase 1, godkjent i Rådmannsutvalget 30.9.2011 (sak 082/11) Prosjektmandat utredningsfase 2, godkjent i Rådmannsutvalget 27.4.2012 (sak 054/12) med endringer 18.6.2012. Prosjektmandat etableringsprosjekt Rådmannsutvalget 6. juni 2014 (sak 046/14) Sluttrapport IKT Drift Sluttrapport etableringsprosjekt Opplysninger i saken: Med etableringen av «Kongsbergregionen IKT Drift» 1. juni 2015, er prosjektet IKT Drift i realiteten avsluttet. Det er utarbeidet sluttrapport for prosjektet, samt en egen sluttrapport for etableringsprosjektet for driftsenheten. Sluttrapportene er vedlagt saken. Sluttrapportene for prosjekt IKT Drift samlet, samt sluttrapporten for etableringsprosjektet for «Kongsbergregionen IKT Drift», tas til orientering Prosjekt IKT Drift godkjennes formelt som avsluttet. Rådmannsutvalgets konklusjon: Sluttrapportene for prosjekt IKT Drift samlet, samt sluttrapporten for etableringsprosjektet for «Kongsbergregionen IKT Drift», tas til orientering Prosjekt IKT Drift godkjennes formelt som avsluttet. Sak 040/15: Kommunikasjon og samhandlingsplattform (KomSam) Dokumenter i saken Rådmannsutvalget 26.9.14 sak 060/14 Rådmannsutvalget 26.9.14 sak 064/14 Kongsbergregionens reviderte budsjettforslag for 2015 Rådmannsutvalget 30.1.15 sak 004/15 Rådmannsutvalget 24.4.2015, sak 034/15 Rapport fra tilbudsevaluering unntatt offentlighet iht. offentleglova 13-14, jfr. også 4
forvaltningsloven 13 (vedlegg x ettersendes) Opplysninger i saken Rådmannsutvalget ga i møtet 30. januar 2015 regionens sekretariat fullmakt til å organisere en anbudskonkurranse for anskaffelse av en felles kommunikasjons- og samhandlingsløsning (KomSam) for kommunene i regionen. Konkurransen ble kunngjort på Doffin 16. mars 2015 med tilbudsfrist 17. april som en konkurranse med forhandling. Det ble mottatt 7 tilbud. Et tilbud ble avvist og de øvrige tilbyderne ble innkalt til avklaringsmøter. På grunnlag av tilbud og avklaringer ble det gjennomført tilbudsforhandlinger med tre tilbydere 28. og 29. mai 2015. En oppsummering av evalueringen foreligger i vedlagte evalueringsrapport. Rapporten er unntatt offentlighet, men når rådmannsutvalget har fattet sitt vedtak gjøres det offentlig kjent hvilken leverandør det er besluttet å innlede kontraktsforhandlinger med. Kontraktsforhandlinger kan starte etter angitt karenstid, normalt ca. 10 dager etter at leverandørene er gjort kjent med oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling, med mindre det det mottas en klage. Daglig leders forslag til konklusjon Det innledes kontraktsforhandlinger med Sopra Steria etter utløpet av angitt karenstid, med mindre det mottas klage. Forslag til kontrakt legges fram for undertegning i august 2015. Rådmannsutvalgets konklusjon Det innledes kontraktsforhandlinger med Sopra Steria etter utløpet av angitt karenstid, med mindre det mottas klage. Forslag til kontrakt legges fram for undertegning i august 2015. Sak 041/15: Kompetanseregionen - koordineringsrolle Saksbehandler Kjetil Gulsrud Lundemoen Dokumenter i saken Referat fra Rådmannsutvalget 24. april 2015 Opplysninger i saken/vurderinger I notat til RMU 24.04.15, ble det gjennomgått foreløpige resultater og aktiviteter fra prosjekt Kompetanseregionen. Disse oppsummeres i tre hovedtemaer: 1. Tilrettelegging for deling og utvikling av kommunenes kompetansearbeid 2. Utviklings av konkrete kurs og opplæringstiltak 3. Utvikling av verktøy for digital læring. Knyttet til flere av utviklingsaktivitetene er det gitt tydelige tilbakemeldinger på at kommunene enkeltvis ikke hadde satt i gang gjeldende arbeid på egenhånd. Altså har samarbeidet tilført kommunene noe kommunene alene ikke ville gjennomført selv om behovet har vært til stede. Det ble gitt klare signaler i RMU 24.04.15 om å fortsette samarbeidet innen kompetanseutvikling. Det ble til dette møtet skissert to ulike scenarier hvorav den ene var basert på nettverksarbeid 5
som ressurs, mens den andre hadde en mer sentral ressurs for koordinering og drift. Det ble gitt signaler om å utrede en sentral ressurs videre. Selv om prosjekt Kompetanseregionen ikke er sluttført og sluttrapporten foreligger, vil daglig leder foreslå noen rammebetingelser for videre samarbeid innen kompetanse. Innhold i et videre arbeid: Det vil være viktig at en slik ressurs følger opp resultatene og rutinene etablert gjennom prosjekt Kompetanseregionen. Blant annet gjelder dette: en koordinerende/tilretteleggende funksjon ovenfor det regionale kompetanseforumet, innsamling av kompetansebehov fra kommuner og regionale nettverk og prosjekter i halvårlige aktivitetsplaner, planlegging og gjennomføring av enkeltaktiviteter, legge til rette for utviklingsprosesser knyttet til konkrete kursideer, herunder knytte til seg riktig fagmiljø, søke finansiering fra ulike kilder til utvikling- og opplæringsaktiviteter på vegne av enkeltkommuner og kommuner i samarbeid. (Det er hentet ca. 1 500 000 til nå til konkrete tiltak utover prosjektfinansieringen), bidra i utviklingen av digital læringsplattform for kommunene og legge til rette for bruk av denne. Dette gjelder både kursinnhold, produksjon av egne kurs (f.eks, nyansattkurs) og utnyttelse av funksjonalitet (kompetansestyring, rolletildelinger, læringsløp, mikrolæring, osv), bidra til å planlegge og gjennomføre kompetansetiltak i andre regionale nettverk/prosjekter der dette er aktuelt (blant annet innen program for velferdsteknologi). Finansiering: Det foreslås en fast stilling i regionsekretariatet med arbeidsfelt kompetanse. Stillingen finansieres over den ordinære rammen for Kongsbergregionen med fast fordelingsnøkkel av kostnader. Det legges opp til at det er kun lønns- og administrative kostnader som dekkes slik. Aktiviteter dekkes av eksterne midler og i noen tilfeller deltageravgifter hvis det er aktuelt. De faste utgiftene beløper seg til ca. 770.000 kroner. Inv. inv. Inv. Drift Drift Drift likt fordelt etter innb. totalt likt fordelt etter innb. totalt Tinn 0 0 0 55 000 42 976 97 976 Notodden 0 0 0 55 000 91 162 146 162 Nore og Uvdal 0 0 0 55 000 18 403 73 403 Rollag 0 0 0 55 000 9 913 64 913 6
Flesberg 0 0 0 55 000 19 458 74 458 Kongsberg 0 0 0 55 000 191 535 246 535 Hjartdal 0 0 0 55 000 11 553 66 553 Sum 0 0 0 385 000 385 000 770 000 Gevinstene: Utover det overordnede behovet for kompetanse for å ivareta kvalitet og effektivitet i utførelsen av kommunale oppgaver, samt å øke evne til omstilling, er gevinstene også mer konkrete og målbare. Disse er både kvalitative og kvantitative for kommunene. Utover de tidligere nevnte effektene fra prosjekt Kompetanseregionen som vil ivaretas, vil en slik ressurs kunne bidra med: faglig støtte for personalsjefer/avdelinger rettet mot kompetansearbeid søke- og rapporteringskompetanse for kommunale/regionale kompetansetiltak ivaretakelse av kompetanseløpet i program for velferdsteknologi (tilsvarende 20% stilling). Daglig leders forslag til konklusjon En fast stilling tilknyttes sekretariatet med hovedansvar for samarbeid om kompetanseutvikling i kommuneorganisasjonene i Kongsbergregionen. Kompetanseforum beholdes som koordinerende organ for aktivitetene. Det regionale samarbeidet om kompetanse, herunder innhold i stillingen, evalueres etter tre år. Rådmannsutvalgets konklusjon En 100% prosjektlederstilling ansettes i sekretariatet forutsatt at dette dekkes innenfor budsjettrammen. Kompetanseforum beholdes som koordinerende organ for kompetanseaktivitetene. Endelig konklusjon fattes i forbindelse med Kongsbergregionens budsjettbehandlingen for 2016. Sak 042/15: Kostnadsoverslag nye trygghetsalarmer og alarmmottak Saksbehandler: Hanne Berntsen Notat med kostnadsoverslag og opplysninger i saken Sluttrapport forstudie Omsorgsteknologi 21.02.13 (Kongsbergregionen) Sluttrapport for prosjekt «velferdsteknologi» 15.4.-31.12.14 (Kongsbergregionen) Anbefaling på valg av standarder/rammeverk for velferdsteknologi (Helsedirektoratet, juni 2014) Helsedirektoratets anbefalinger på det velferdsteknologiske området (Helsedirektoratet, oktober 2014) 7
Opplysninger i saken: I Kongsbergregionens program for velferdsteknologi er et av tiltakene å bytte de analoge trygghetsalarmene ut med digitale alarmer og opprettelse av mottak for disse. I dette ligger det inversteringsutgifter for hver kommune som det må tas høyde for i budsjettet for 2016. Rådmannsutvalget har tidligere bedt sekretariatet utarbeide et kostnadsestimat for anskaffelse av alarmer og mottak. Estimatet og anbefalinger er beskrevet i vedlagte notat. Kostnadsestimat for innkjøp av nye trygghetsalarmer og alarmmottak tas til orientering og tas høyde for i kommunenes budsjettprosess. Rådmannsutvalgets konklusjon: Kostnadsestimat for innkjøp av nye trygghetsalarmer og alarmmottak tas til orientering og tas høyde for i kommunenes budsjettprosess. Sak 043/15: Sak/arkiv: valg av scenario 1,2 eller 3 Rapport: valg av scenario 1,2 eller 3 Mandat for hovedprosjekt Sak/arkiv Rådmannsutvalget 26.09.2014 Opplysninger i saken: Astrid Øksenvåg fra Ekor er engasjert som prosjektleder for hovedprosjektet Sak/arkiv. I behandlingen av sluttrapport for forprosjektet og ved behandlingen av mandat for hovedprosjekt sak/arkiv, ble følgende besluttet: Prosjektet skal gjennomføre en anskaffelse av et nytt felles sak-arkivsystem for de 7 kommunene i Kongsbergregionen. Prosjektet skal i løpet av 1. halvår 2015 legge fram anbefaling om valg av scenario 1, 2 eller 3 for rådmannsutvalget (beskrevet i sluttrapporten fra forprosjektet). Prosjektet skal forberede en anskaffelse av felles/sak-arkivløsning i 2016 ved å utarbeide en felles kravspesifikasjon for løsningen. Vedlagt følger rapport med anbefaling for valg av scenario. 8
Rådmannsutvalget tar rapporten til etterretning. Rådmannsutvalget følger anbefalingen i rapporten og jobber videre med scenario 1 der man i tillegg utarbeider en plan for hva man kan samarbeide tettere om for å ta ut ytterligere gevinst. Scenario 2 legges i bero til konsekvensene av kommunereformen er avklart. Rådmannsutvalget tar rapporten til etterretning. Rådmannsutvalget følger anbefalingen i rapporten og jobber videre med scenario 1 der man i tillegg utarbeider en plan for hva man kan samarbeide tettere om for å ta ut ytterligere gevinst. Scenario 2 legges i bero til konsekvensene av kommunereformen er avklart. Sak 044/15: Val av representant/ vara til rådmannsutvalet i KS Telemark Bakgrunn: Kvar region i Telemark har ein represenant i KS Telemark sitt rådmannsutval. Representantane blir vald for 2 år om gangen. Rune Engehult blei vald i september 2013 med Rune Lødøen som vara. Det skal veljast representantar for neste 2-årsperioden på ei rådmannssamling i slutten av august 2015. Det har vore ein tradisjon (i alle fall dei siste periodane) at kommunane i Kongsbergregionen/Aust-Telemark har rullert ved kvart val. Rådmannsutvalet veljer to representantar til rådmannsutvalet i KS Telemark. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalet veljer Rune Lødøen som representant med Svein Aannestad til rådmannsutvalet i KS Telemark. Sak 045/15: ipad- prosjektet i Kongsberg Bakgrunn: Kongsberg kommune har gjennomført et prosjekt med læringsbrett i klasseromsundervisningen. Rådmannsutvalget ønsket en gjennomgang av dette prosjektet for å se om dette også kunne være et område man kan samarbeide om. Pedagogisk IKT- veileder i Kongsberg kommune, Steffen Ruud, vil gi rådmannsutvalget en presentasjon av prosjektet, erfaringer og gevinser. Dagligleders forslag til konklusjon: Presentasjonen tas til orientering. Oppvekstnettverket bes drøfte konkret samarbeid om felles læringsverktøy i skolen basert på de erfaringer dette prosjektet har lært oss og kommunenes behov knyttet til verktøy, service og pedagogisk utvikling. 9
Rådmannsutvalgets konklusjon: Presentasjonen tas til orientering. Oppvekstnettverket bes drøfte konkret samarbeid om felles læringsverktøy i skolen basert på de erfaringer dette prosjektet har lært oss og kommunenes behov knyttet til verktøy, service og pedagogisk utvikling. Sak 046/15: Kommunereformen Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet saken i forrige møte 24. oktober. I saken ga rådmennene en kort status om pågående aktiviteter i de enkelte kommunene. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast orienteringssak på rådmannsutvalgsmøtene framover for å utveksle informasjon. Regionrådet hadde også saken oppe på forrige regionrådsmøte 9. september hvor det ble gitt en orientering om pågående prosesser fra ordførerne. Det ble også besluttet at saken settes opp som en fast sak i regionrådsmøtene framover. I dagens møte gir rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Saken tas til orientering Eventuelt Ulike fordelingsnøkkel i Kongsbergregionens prosjekter: Det er behov for en prinsippdiskusjon om fordelingen av kostnader i Kongsbergregionen. I dag tas dette fra sak til sak, men det vil være ryddig å ha på plass noen klare alternativer som danner mal for fremtidige fordelinger. Saken diskuteres i Rådmannsutvalget i august. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det 10
avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 11