Møteinnkalling. Eventuelle forfall meldes til tlf. 77 02 60 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: 01.12.2011 Møtested: Harstad Rådhus, Formannskapssalen Tidspunkt: 08:30 Eventuelle forfall meldes til tlf. 77 02 60 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr PS 11/15 PS 11/16 Tittel Hagebyen skole, orientering om fremdrift Lokaler barne og ungdomstjenesten PS 11/17 Virksomhetsplan 2012 2015 PS 11/18 PS 11/19 Mediaomtaler som oppleves trakkaserende av ansatte Avviksmelding HMS Harstad sykehjem 2 etg PS 11/20 Revisjon hovedhåndbok IK - HMS 2011 PS 11/21 Frisknærvær 3 kvartal 2011 PS 11/22 Konstituering av AMU 2011 2013 PS 11/23 HMS - rådgiver orienterer desember 2011 Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på ordførerens kontor Harstad, 23.november 2011 Max Jenssen leder

Saksnr Tittel PS 11/15 Hagebyen skole, orientering om fremdrift PS 11/16 Lokaler barne og ungdomstjenesten PS 11/17 Virksomhetsplan 2012-2015 PS 11/18 Mediaomtaler som oppleves trakkaserende av ansatte PS 11/19 Avviksmelding HMS Harstad sykehjem 2 etg PS 11/20 Revisjon hovedhåndbok IK - HMS 2011 PS 11/21 Frisknærvær 3 kvartal 2011 PS 11/22 Konstituering av AMU 2011-2013 PS 11/23 HMS - rådgiver orienterer desember 2011

Saksdokument Saksmappenr: 2008/1533 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 11/15 HAGEBYEN SKOLE, ORIENTERING OM FREMDRIFT Vedlegg: Notat fra BYG: Status pr. oktober 2011 Informasjonsskriv fra arbeids- og miljømedisinsk avdeling 08.11.11: Inneklima og helse ved Hagebyen skole, Harstad Andre saksdokumenter: Rapport: Luftmengdemåling i Hagebyen skole. Sintef 10.10.11 (Ikke vedlagt) Ingress: Hagebyen skole har siden ombygginga i 2005 hatt problemer med inneklima Rådmannens tilrådning: AMU tar saken til orientering. Saksopplysninger Saken legges frem i møtet. Enhetsleder for bygg- og eiendomstjenesten informerer AMU Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS- rådgiver

Status pr oktober. Det har vært gjennomført en rekke tiltak for forbedring av inneklimaet ved Hagebyen skole. Av tiltak som har vært planlagt og som gjenstår å løse er dette nå i hovedsak knyttet til drift av ventilasjon. Etter at Sintef fortok en vurdering av inneklima i juni i år har det vært arbeidet med ventilasjonsanlegget. Ett av de forholdene som har vært kommentert fra brukerne er opplevelse av trykkforskjeller. Det ble besluttet å kjøre anlegget på C fløya med faste luftmengder ( Ikke variable luftmengder, VAV slik som prosjektert). Dette for å unngå trykkforskjeller generert av ventilasjonsanlegget. Det er positive tilbakemeldinger fra ansatte på dette tiltaket og det kan være aktuell løsning også for A og B fløy. Det ble inngått avtale med Sintef om å foreta nye målinger på ventilasjonsanlegget for å kontrollere effekt av tiltaket. Anlegget ble ved kontrollmåling kjørt med maksimal, 100% belastning. Sintef konkluderer i sin rapport at det fremdeles må gjennomføres forbedringstiltak. I C fløy er dette i første rekke knyttet til støy fra anlegget. Etter målingene er pådraget på anlegget redusert til 70%. A-veid lydnivå er med dette under grenseverdier, men lavfrekvent støy er fremdeles over anbefalt normtall. Det er videre anbefalt riktig dimensjonerte vibrasjonsklosser. Dette er bestilt. Det er usikkert hvor stor effekt tiltaket vil ha på lavfrekvent støy. Om ikke dette gir tilfredsstillende effekt kan det være nødvendig med ytterligere reduksjon i pådrag på anlegget. Arbeids og miljømedisinsk avdeling ved UNN er kontaktet. Det vurderes som viktig å gi informasjon om de helsemessige sider av det arbeidet som nå har pågått over flere år og hva som er dagens situasjon ved Hagebyen skole.

Inneklima og helse ved Hagebyen skole, Harstad Skrevet av: Jan Haanes, overlege/avdelingsleder Dato: 08.11.11 Bakgrunn Arbeids- og miljømedisinsk avdeling, UNN har som en av sine oppgaver å informere om mulige sammenhenger mellom forhold i miljøet og helse. Vi er faglig frie og uavhengige, samt har ingen tilsyns-/myndighetsoppgaver. Harstad kommune har bedt om bistand i forhold til inneklimaproblemer og mulige helseeffekter ved Hagebyen skole. Kommunen har oversendt flere rapporter med beskrivelse av de forholdene som kan være med på å gi dårlig inneklima ved skolen. Slik vi ser det, er det i denne saken gjort et uvanlig grundig arbeid med å gi status for de relevante forhold og fornuftige vurderinger av hvilke tiltak som bør gjøres. Vi har derfor ikke gjort egne undersøkelser. Våre vurderinger bygger på det tilsendte materialet, samt informasjon vi fikk da vi var på møter med prosjektgruppe, lærere og FAU ved Hagebyen vinteren 2010 og nå i begynnelsen av november 2011. Kan inneklimaet på Hagebyen påvirke helsa negativt? Det er grunn til å tro at det har vært noen problematiske forhold ved inneklimaet helt fra ombyggingen i 2004/05, i alle fall i deler av skolen. Det meste av det som kan ha gitt problemer er nå utbedret, men det gjenstår noe arbeid med ventilasjonsanlegget. Anlegget må nå justeres og tilpasses slik at en klarer å levere nok friskluft i rommene, levere den uten at det blir for mye sjenerende støy i rommene og at den leveres uten at det blir problemer med ulikt trykk i rommene. Før dette er på plass, vil enkelte kunne oppleve ubehag i forhold til å utligne trykket i mellomøret. Dette kan gi dottfølelse, susing, i verste fall smerter eller andre plager i ørene. Noen vil også kunne få annet ubehag, som for eksempel en lett hodepine eller en lett trøtthet. Det er lite grunn til å tro at noen kan få sykdommer av inneklimaet, men for de som måtte oppleve plager (uten at det altså foreligger sykdom) dag etter dag, kan dette være en påkjenning og gå ut over trivsel og læring på skolen. Vårt hovedbudskap er at det ikke har vært eller er forhold ved inneklimaet ved Hagebyen skole som skulle gi grunn til bekymring for at en kan få sykdom, men at det er forhold i inneklimaet som trolig har gitt en del av brukerne mer plager enn de ellers ville hatt. Og dette kan altså oppleves som en ikke ubetydelig belastning når det skjer over lang tid. De typene ubehag og plager som en ser hyppigere ved dårlig inneklima, er vanlig forekommende i befolkningen. Det som skjer ved dårlig inneklima, er at de opptrer oftere/hos flere personer enn vanlig. For de fleste vil det oppleves å være samvariasjon med opphold i det dårlige inneklimaet (dvs. at en er bedre når en er borte, særlig i helg/ferie). Utover dette med samvariasjon finnes det ikke prøver eller undersøkelser en kan gjøre på en person for å si om plagene skyldes inneklima eller ikke. Plager som oppstår på grunn av opphold i dårlig inneklima, går over relativt raskt når en ikke lenger er i det dårlige inneklimaet en får altså

ikke varige plager eller sykdom dersom årsaken til plagen ligger i inneklimaet. I og med at slike plager er vanlig forekommende, vil det jo bare være de som de har fått en forverring pga inneklimaet, som blir bedre når inneklimaet er godt igjen. For ordens skyld legges til at det en sjelden gang kan forekomme astma eller annen allergi når inneklimaet er problematisk på en skole. Skulle det være noen som får slike plager i forbindelse med at de er på skolen, bør de kontakte fastlegen. Dersom noen også av andre grunner opplever at de har mye plager når de er på skolen, kan fastlegen kontaktes. Ta gjerne med dette skriv til legen. Ev. behov for tilrettelegging tas opp med skolen. Ut fra dagens relativt omfattende forskningsbaserte kunnskap, og ut fra generell medisinsk kunnskap, er det ikke grunn til å tro at andre sykdommer kan oppstå det være seg kreft, KOLS, hørselsskade eller annet. Vi ønsker skolen lykke til!

Saksdokument Saksmappenr: 2010/5873 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 614 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 11/16 LOKALER BARNE OG UNGDOMSTJENESTEN Vedlegg: Sak 2010/5873 Arbeidsmiljøutvalget Andre saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Ingress: Enhet for barne- og ungdomstjenester har ikke tilfredsstillende arbeidslokaler med hensyn til areal. Rådmannens tilrådning: AMU ber rådmannen finne en snarlig løsning Saksopplysninger Enhetsleder for bygg- og eiendom legger saken frem i møtet Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS- rådgiver

Saksdokument Saksmappenr: 2010/5873 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 24.11.2010 LOKALER ENHET FOR BARNE- OG UNGDOMSTJENESTEN, SEKSJON FOR BARNEVERN Vedlegg: ingen Andre saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Ingress: Barne- og ungdomstjenesten, barnevern har vokst ut av sine lokaler. Rådmannens tilrådning: AMU ber om at det foretas en kartlegging av kontorforholdene ved seksjon for barnevern, også sett i sammenheng hele enheten. AMU ber om at forslag til løsning utarbeides av enheten sammen med Bygg- og eiendomsenheten og rådmannen. Forslag med tidsperspektiv legges frem for AMU på første møte i 2011. Saksopplysninger: Det er kjent for vernetjenesten at Barne- og ungdomstjenesten, barnevern ikke har tilfredsstillende antall kontorer. De kontorer som kan deles av to er utnyttet. Det er likevel for få kontorer. Det er i tillegg ikke mulig å ha nok samtalerom til at tjenesten kan drives optimalt effektivt. Vurdering: Vernetjenesten ber om at saken prioriteres da det er stor belastning på arbeidsmiljø, samt viktigheten av å opprettholde høy grad av informasjonssikkerhet. Arne Johansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver

Saksdokument Saksmappenr: 2011/6091 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 01.12.2011 11/17 VIRKSOMHETSPLAN 2012-2015 Vedlegg: Virksomhetsplan 2012 2015 Veiledning, interne retningslinjer for håndtering av bemanningsreduksjon (epost fra personalsjef Max Jenssen) Bekymringsmelding fra Medbestemmelsesutvalget ved NAV Harstad Referat fra drøfting med HTV 21.11.11 3% flatt nedtrekk Andre saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Ingress: Rådmannens tilrådning: Saken legges frem uten innstilling Saksopplysninger Rådmannen orienterer i møtet Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS- rådgiver

Page 1 of 2 Fra: Max Jenssen Sendt: 16. november 2011 10:17 Til: Alle Enhetsledere; Hugo Thode Hansen; Brynjulf Hansen; Henry Andersen Kopi: Alle Tillitsvalgte; Alle i Personal og Organisasjonsenheten Emne: VS: Veiledning, interne retningslinjer for håndtering av bemanningsreduksjon Vedlegg: Veiledning for ledere, endring i bemanning.ppt Hei Vil her beskrive hovedtrekkene basert på oppdaterte retningslinjer og prosedyre for håndtering av bemanningsreduksjon/overtallighet i Harstad kommune. Se også vedlagte foiler. Alle må lese henvisningene og ta dette opp med egen personalgruppe, slik at en er trygg på hva som gjelder i Harstad kommune. Trygghet og tillit til prosessen rundt den ansatte, gjør arbeidet lettere. Vi har tre utfordringer: håndtering av merforbruk, 3% generelt nedtrekk og øvrige kutt som vil fremgå av VHP 15 des 2011. Vi kjenner ikke til hele omfanget og personalmessige konsekvenser, men gode forberedelser og informasjon vil gjøre en vanskelig prosess enklere. Følgende forberedelser er gjort: Interne retningslinjer for håndtering av bemanningsreduksjon er revidert og lagt i EK Prosedyre vedrørende håndtering av overtallighet er revidert og lagt i EK Avdelingslederne har på samlingen 9 november fått en gjennomgang av ovennevnte, slik at de kan ivareta sitt ansvar sammen med enhetslederne. Personalservice vil midlertidig endre fokus fra utlysning til mer oppfølging og kontroll av innmeldte overtallige. De vil følge opp at alle blir vurdert og om mulig tilbudt annen stilling i kommunen. Dette vil koordineres og følges opp av dedikerte rådgivere, ref oppdatert prosedyre. I hovedsak vil dette være prosessen (se prosedyre og retningslinjer for mer info): 1. Drøft de oppdaterte retningslinjer og prosedyrer i egen ledergruppe/personalgruppen m/tv tilstede og vær sikker på at dere har en omforent forståelse av hva som skal gjøres. 2. Se vedlagt flytskjema for prosessens forløp. 3. Personellmessige konsekvenser vurderes opp mot prosedyrens pkt 3. Konsekvenser for ansattegrupper bør gjøres kjent når dette foreligger. Men, samtale med de som kommer "under streken" bør finne sted snarest etter at VHP er behandlet i kommunestyret 15 des. Dersom dette gjøres før denne dato og KS gjør endringer, vil ansatte unødig kunne bli berørt. Tenker her på fast ansatte. Vikarer og midlertidige ansatte vil før dette kunne berøres av redusert drift pga overforbruk og 3% og må håndteres fortløpende. 4. Det er viktig at den innledende øvelsen henger sammen med de øvrige forventede kutt som vil fremkomme av VHP. 5. Enhetsleder og/eller avdelingsleder gjennomfører samtaler med den/de berørte og møtereferat etc ivaretas iht prosedyren. 6. Personalservice (send til den som støtter din enhet/avdeling) vil fra mandag 21 nov være klar for å motta melding fra din enhet. Se retningslinjer pkt 1.3. Alle legges i "ressursbanken" for oppfølging og vurdering av mulig tilbud. Ledige stillinger skal fra samme dag meldes til PS og utlysning vil ikke bli foretatt, før det er sjekket ut mot oversikt over forventet overtallighet i ressursbanken. Støtte fra PersOrg kan påregnes for å oppdatere din ledergruppe på prosedyrer og gi veiledning forut for gjennomføring. Vi vil ikke kunne stille med dedikerte rådgivere når alle enhetsledere/avdelingsledere skal gjennomføre samtaler med sine berørte ansatte. Jeg vil prioritere sammen med mine rådgivere, lederstøtte mot enheter/avdelinger og råd forut for gjennomføringen. Deretter fokus på om mulig å kunne tilby annen stilling i kommunen basert på løpende melding om overtallighet og ledige stillinger i hele kommunen som meldes inn til personalservice ved Eli D og Pia. Se EK: http://hkpha/eknet/start.aspx?id=ek&redirto=tree.aspx? SID=4_AND_MappeID=355_AND_noresize=1_AND_hps=1_AND_hpm=1_AND_hhr1=1_AND_hhr2=1 Se prosedyre og retningslinjer. Ber enhetsledere å videresende til egne mellomledere og plasstillitsvalgte. file://\\hkblade3\dokumentlager\prod\2011\11\22\327204.htm 23.11.2011

Page 2 of 2 Mvh Max Jenssen Personalsjef Harstad kommune 77026150/99209025 file://\\hkblade3\dokumentlager\prod\2011\11\22\327204.htm 23.11.2011

015.11.2011 Veiledning: endring i bemanning Max Jenssen personalsjef

Forventet overtallig Overtallig VHP 2012-2015

PS = personalservice - Interne retningslinjer for håndtering av bemanningsreduksjon - Prosedyre vedrørende håndtering av overtallighet

Til Rådmann Harstad kommune Fra MBA NAV Harstad Medbestemmelsesutvalget (MBA) ved NAV Harstad ser med bekymring frem til utfordringene med å møte budsjett for 2012 hvis kontoret må gjennomføre nedskjæringer på kommunale stillinger. Vi har tilsvarende problemstilling på statlig område se innspill til fylkesdirektøren. MBA ønsker med dette å gi signaler til rådmann om vår bekymring. NAV Harstad har vært i drift siden oktober 2007. Vi har hatt en krevende reformperiode bak oss og begynner nå så smått å finne fotfeste til nye samarbeidsmåter og kloke og effektive måter å løse våre utfordringer på. Det er gjennomført et utstrakt samarbeid i kontoret på tvers på alle områder som det er tjenlig, for å nå intensjonen i reformen; å bistå dem som trenger oss til å komme i jobb. Vi lykkes stadig bedre og leverer nå godt på de måleindikatorer vi skal levere på (se målekort) Vi har også klart å etablere et NAV-kontor som vi er svært stolte av mht arbeidsmiljø, utnyttelse av ressurser og gi våre brukere en respektfull og verdig behandling gjennom god service. Den arbeidsmiljøundersøkelsen (HKI) som nå skal offentliggjøres, viser at vi også har løftet oss videre fra siste år. Og det enda vi da lå bedre på resultat enn fylkesnittet (se tilsendte resultat på HKI-undersøkelsen) Vi har vært svært fornøyde med at vi har unngått nedskjæringer på kommunalt område i denne reformperioden. Det har vært krevende nok med den utfasing av oppgaver som har medført spesialisering og nedtrekk av folk på statlig område. Takket være et utstrakt samarbeid i hele kontoret til det beste for brukerne våre, så leverer vi bra på de kommunale måleindikatorer og dette ønsker vi å bli enda bedre på. Det å være en attraktiv kommune betyr også å ha alle som kan bidra til fellesskapet i jobb eller tilpassa aktivitet. Dette er vi godt i gang med og mener at partnerskapet også forplikter oss til å gjøre vårt beste for Harstad sine innbyggere som trenger oss. Å få lov å bidra til fellesskapet har stor betydning for den totale helsa til folk. Her tar vi vår del av denne oppgaven på alvor i samarbeid med kommunen på mange områder. Dette er en viktig merverdi i et lite lokalsamfunn som vi jobber hardt for å oppfylle. Sosialhjelpsområdet Vi er svært stolte av at vi har klart å holde utgiftene til sosialhjelp på et lavt nivå gjennom hele reformperioden, unntatt er nå 2011 (forklaring senere). Vi har heller ikke lengre langtidsmottakere av sosiale stønader som eneste livsopphold blant våre brukere. Det synes vi er en viktig målsetting, da dette ikke er en ytelse det er verdig å ha som sitt livsgrunnlag. Mest av alt er vi stolte over å ha redusert antall unge på sosialstønad, se tall senere i notatet. Alle som får en stønad fra oss får nå tett oppfølging mot avklaring for jobb eller annen tilpassa aktivitet. Noen blir også avklart mot andre ytelser fra NAV som er det riktige i det enkelte tilfellet. Når det gjelder kvalifiseringsprogrammet så er vi kommet på et godt resultat for året som skyldes en mye bedre avklaring i forkant. Tett samarbeid med INKO på dette har gitt oss mye bedre og målretta innsats mot de som på dette tiltaket. Vi ønsker også å ta med at vi har etablert en kvalitativ god oppfølging og har et godt tilbud fra oss til de med store gjeldsproblemer. Dette er ingen selvfølge da mange kommuner sliter med store problemer på å levere på dette området.

Det har vært svært krevende å komme til dette nivå og vi ser med bekymring frem mot at vi må kutte noe i vårt verdifulle arbeide. Det kan også fort straffe seg igjen på andre områder slik at gevinsten blir borte. Vi vet at lite tid til oppfølging av våre brukere, gir mer bruk av penger da de skal være sikret livsopphold. Våre brukere av de ytelser vi har i det siste sosiale sikkerhetsnettet, er de som trenger vår bistand mest. Vi stiller gjerne til møter med informasjon om hvordan vi jobber og hva vi vinner med å følge våre brukere tett opp til vi finner gode løsninger for dem. Dette har stor betydning både samfunnsøkonomisk og menneskelig. Dersom vi har god oppfølging av brukere fra NAV, bidrar det til positive konsekvenser på andre enheter, eks barnevernet. Vi fanger også opp annen problematikk enn jobb-økonomi. Vi kan ta tak i problematikk/utfordringer før det utvikler seg til en melding til barnevernet. Vi ser at vi har flere felles brukere med barneverntjenesten. Dette gjelder også tildelingsenheten og ikke minst psykiatrienheten. Der vi klarer å jobbe tett og godt med oppfølgingen samt effektiv saksbehandling, gir det også en god flyt inn i resten av kommunen (gjeld, bolig osv.) Behovet for å disponering inntekta til folk øker og vi merker pågang fra andre enheter i kommunen også på dette. Dette er en problemstilling vi må prøve å løse med de ressurser vi har. Det blir ikke lettere hvis vi må skjære ned på antall ansatte, for da må lovpålagte oppgaver gå foran. Ved å beholde dagens antall ansatte, samt holde trykket på dagens organisering med oppfølgingsteam og økonomiteam, så vil vi forhåpentligvis til neste år se flere positive konsekvenser av dette rent økonomisk. Tettere oppfølging vil gi økt selvhjulpenhet og selvstendighet på lengre sikt, både mht til egen familie, men også økonomisk. Vi har hele tiden fokus på om vi kan jobbe mer hensiktsmessig og bruker våre folk fleksibelt i både jobbsenter og med langtidsoppfølging. Dette gjør vi målretta da vi mener en helhetlig tilnærming gir oss bedre resultat noe som vi mener gjenspeiler seg i det. Økonomiteamet holder i dag en gjennomsnitt saksbehandlingstid på mellom 10 15 dager. Ved å ha så kort saksbehandlingstid reduserer vi antallet krise saker, og vi får jobbe mer målrettet og unngår brannslukkingen som har vært symptomatisk tidligere. Antall personer på sosialhjelp var i gj.snitt pr mnd i 2010 136 personer pr mnd. Antall personer på sosialhjelp hittil i år er gj.snitt 110 pr. mnd Antallet har gått ned der en av grunnene er at det er en tettere oppfølging enn tidligere og vi kan avverge flere kriser. Ikke minst er flere unge under tett oppfølging inn mot jobb/utdanning. Antall unge under 25 år var t.o.m september 2010 i gj.snitt 51 pr mnd. Antall unge under 25 år var t.o.m. september 2011 i gj.snitt 34 unge pr.mnd Tallene her viser at det har vært en sakte nedgang totalt av brukere som søker sosialhjelp, og vi er ikke i tvil om årsaken til det. Å bli møtt med en gjennomgang og kartlegging av behov og hva som skal til for å bli selvforsørget, viser seg å være det selvfølgelige beste og ikke bli avvist med en passiv ytelse uten krav.

Økonomisk sett har det ikke vært nedgang i sosialhjelpsbudsjettet, tvert imot har vi en overskridelse. Men årsaken her er mangslungen ; det har vært veldig mange store strømrestanser hvor det har vært familier med barn. Flyktninger og introduksjonsprogrammet I tillegg til disse tallene, så kommer den jobben vi gjør mot flyktninger som er ferdig i introduksjonsprogrammet. Disse som blir overført til sosial er ofte de vanskeligste og som er umulig å få ut i jobb pga språkproblemer, helseproblemer, og at de har diffuse smerter/psykiske problemer. Pga dårlig språk, er det ofte svært vanskelig å finne gode tilbud til disse. De blir gjerne gående på flat sosialhjelp langt lengre enn de andre. Vi har nå i høst 2011 og vår 2012 et prosjekt i samarbeid med IMDI for å kartlegge hva vi lykkes med og hva som kan bli bedre på dette. Bemanninga i flyktningteamet er dimensjonert ut fra 60 bosatte pr år. Da NAV ble etablert, gikk flyktningteamet in med to vakante stillinger. En stilling ble omdefinert til tiltakskoordinator og besatt fra 1.1.10. Oppgaven hennes er å følge opp flyktninger som etter fullført program fortsatt er avhengig av NAVs ytelser og tjenester. Vi søkte i sin tid om å få en egen kurator til dette arbeidet, men fikk ikke gjennomslag for det. I stedet ble det etablert ei 100 % stilling som boveileder / miljøarbeider da bosettingsarbeidet med så mange er krevende. Etableringen av denne stillinga sammenfalt med utvidelse av antall bosatte i 2009 til 80 personer. Den økonomiske effekten av denne utvidelsen opphører fra 2014, som er siste år med ekstra tilskudd. Da er inntektene tilbake på nivå før utvidelsen i 2009. Økte tilskudd kommer selvsagt i tillegg. Med økt bosetting øker antall familiegjenforeninger og barn i barnehage og skole. Endinger i brukergruppa som alder, kjønn, landbakgrunn og medbrakt kompetanse, gjør at flere bosatte bruker lang tid i programmet og trenger mer oppfølging for å bli selvforsørget. Det er også bosatt familier med store hjelpebehov b la med funksjonshemmede barn, noe som NAV bare i liten grad var orientert om ved bosetting. Sykdom og funksjonshemning kan i gitte tilfeller utløse ekstra tilskudd fra IMDi for å dekke kommunens utgifter. Et stort antall familiegjenforninger har de seinere årene lagt et ekstra press på medarbeiderne i flyktningteamet, andre faggrupper i NAV og det øvrige hjelpeapparatet i kommunen, uten at det er blitt kompensert for bemanningsmessig. Kommunen har fått økte tilskudd grunnet disse. Med flere krevende brukere som har behov for lengre tid i programmet, vil en bemanningsreduksjon føre til at vi ikke kan gi et forsvarlig tilbud til 60 nybosatte pr år. Alternativet er at antall bosatte reduseres. Reduseres antall bosatte vil også kommunens inntekter reduseres. I et større samfunnsmessig perspektiv er dette en utvikling som vi kanskje tenker at våre politikere må gripe fatt i. Harstad kommune har en lang historie med bosetting av flyktninger og drifter denne avdelingen effektivt og kvalitativt godt sammenlignet med andre enheter/kommuner. Vi skjønner at det er et behov for å justere drift i kommunen sett ift de midler som finnes å drifte for. Men ved å ta bort stillinger i NAV kommune (sosial/flyktning), så ser vi med bekymring på at vinningen kan gå bort i spinningen dvs større sjanse for at sosialhjelpsutbetalingene vil øke. Enda mer bekymringsfullt vil det være om vi ikke klarer

å følge opp de unge, da disse er en svært uensartet gruppe og krever nær og tett veiledning/oppfølging. Harstad 21.11.2011 MBA NAV Harstad: NTL UNIO Fagforbundet Harstad kommune FO Harstad kommune

HARSTAD KOMMUNE REFERAT VÅR REF: Personal- og organisasjonsenheten 22.11.2011 JENMAX /2011/2266 /401 Til alle hovedtillitsvalgte Harstad kommune Til stede: Fraværende: Hugo Lilleng Skolenes landsforbund Peder Johnsen Norsk skolelederforbund Inger-Lise Eilertsen Samfunnsviterne Rita Hansen Fagforbundet Tor Holmstad Bibliotekarforbundet Beate Monsen Delta Hugo Thode Hanse rådmann Max Jenssen personalsjef REFERAT FRA DRØFTING MED HTV 21. NOV 2011-3% FLATT NEDTREKK Innledning Rådmann ønsket velkommen og redegjorde for bakgrunn for drøftingen, 3 % flatt nedtrekk i hele Harstad kommune. Hensikt med drøftingen var: Orientere om fordeling av innsparingsmål Sette krav om 3 % nedtrekk i sammenheng med øvrige krav om redusert drift iht VHP 2012-2015 Videre behandling av 3% nedtrekk og VHP vil være: o AMU 1. des 2011 o Kommunestyret 15. des 2011 Rådmann ønsket tilbakemelding og råd fra HTV vedrørende 3% nedtrekk og de utfordringer dette er for organisasjonen Vedlagt rådmannens orientering og fordeling av nedtrekk. Se vedlegg 1 (siste del av referatet) Drøfting Rådmann viste til prosedyre og retningslinjer for nedbemanning og det ansvar som er pålagt ledere (enhets- og mellomledere) om å informere og drøfte på enhets/avdelingsnivå. Her skal drøftes personellmessige konsekvenser og gjennom prosess med verneombud og TV, skal dette fremkomme som grunnlag for å ivareta berørte ansatte iht gjeldende oppdaterte retningslinjer og prosedyre. Tilbakemelding fra forbundene: Fagforbundet Fagforbundet Harstad har under hele omstillingsprosessen kommet med innspill, både i HTV/ Rådm.møte, økonomiutvalget og andre fora. Det vi vil sette fokus på nå, er viktigheten av å få med grasrota, få ut tilstrekkelig informasjon, samt forberede arbeidstakerne på de neste innsparing/ trekkene som kommer.

2 Det har vært så mange omstillinger de siste år at arbeidstakerne nok sliter med virkelighets bildet. Så fra vår side er innspill: Få en god prosess, ivareta å informer arbeidstakerne på en konstruktiv og god måte. Delta Delta er bekymret ifh til nedtrekk som vil ramme unge funksjonshemmede. Det stilles videre spørsmål vedrørende å flytte stillinger uten å se den kommende kontorløsning for BUTJ samlet sett. Delta støtter NSF i oppfordringen om å utnytte elektroniske verktøy bedre i Harstad kommune. Ofte undervurderes behovet for opplæring og evaluering, noe som kan hindre forventet effektivisering. Rutiner kan forbedres og viser til arbeidet med forbedring av henting/bringing av resepter og medisiner. I skole mener Delta at datasystemet Fronter bør utnyttes bedre. Kan det spares inn på PALS? Videre bes det tatt hensyn til trafikksikkerhet mht til endring i skolestrukturen. Helhetlig bilde viser at HK ikke kan står for sikker skolevei, særlig på nordsiden pt. Det vises til HK`s trafikksikkerhetsplan. Utdanningsforbundet Konsekvenser av reduksjon av stillinger i barnehage kan bli: - Større press på de ansatte som er igjen og som igjen kan utløse økt sykefravær. - Senere oppdaging av barn med spesielle behov som trenger ekstra oppfølging. Dermed blir tiltakene satt i verk senere, noe som i de fleste tilfeller betyr økte kostnader. Konsekvenser av redusert styrkingsressursen i skolen kan bli: - Ved fravær av ansatte, kan klasser bli sendt hjem - Fordi styrking virker forebyggende, kan reduksjon i styrking føre til behov for mer spesialundervisning. Det er kun gjennom tidlig innsats (fra barnehage) at man kan forebygge behovet for spesialundervisning. Ved reduksjon i styrking, er vi redde for at behovet for spesialundervisning kan komme til å øke, samt at 2.linjetjenesten (PPD, barnevern, BUP etc) vil merke økt pågang. - Mindre tilpasset opplæring. - Mindre rom for deling i praktisk-estetiske fag - Mindre handlingsrom for kompetanse- og skoleutvikling på de ulike enhetene. - Mindre handlingsrom til å gjennomføre kvalitetsforbedrende og tiltak - Mer sykefravær fordi færre ansatte skal opprettholde den samme kvaliteten. Med hvem er det drøftet at 3 % reduksjon av budsjettene skal skje innefor styrking? Vi har blitt informert om dette, men kan ikke se at det har blitt drøftet. Det er heller ikke klart om hver enhet innenfor skole skal redusere 3 %, eller om det er sektoren i sin helhet som skal spare 3 %. Vi kan ikke se at det er vurdert hvilke konsekvenser en slik reduksjon vil få Avslutning Saken fremmes med de merknader som her fremkommer til behandling i AMU 1. des 2011. Max Jenssen Personalsjef Referent Kopi: rådmann

3 Vedlegg 1 Rådmann orienterte om følgende til HTV 21. nov 2011: Barnehager På barnehageområdet forslås det at nedtrekket i stillinger på 3% fra høsten 2012 tas innenfor tilrettelagte tiltak i barnehager som er det området hvor Harstad kommune bruker mer ressurser enn sammenlignbare kommuner. Dette innebærer færre ressurser til å gjennomføre de daglige oppgavene, både i forhold til omsorgs-oppgaver og pedagogiske aktiviteter. Dette kan innebære at barnehagenes mulighet til å innfri barnehagelovens krav reduseres. God nok bemanning er en forutsetning for god nok kvalitet på det pedagogisk tilbudet og for barnas sikkerhet. Når det gjelder våren 2012 så må forventet nedtrekk fordeles på barnehagene og tas i form av redusert vikarbruk ved fravær og styring av vakanser. Skole På skoleområdet foreslås det at nedtrekket i stillinger på 3% fra høsten 2012 tas ved reduksjon i ressursen til generelle styrking. Det vil føre til reduserte muligheter for å gi undervisning tilpasset den enkelte elev. Samtidig vil en slik reduksjon vil kunne gi brukerne en opplevelse av redusert kvalitet på tjenestene. Når det gjelder våren 2012 så må forventet nedtrekk fordeles på skolene og tas i form av redusert vikarbruk ved fravær og styring av vakanser. Helse og omsorg Innenfor helse og omsorgsområdet foreslås det at nedtrekket i stillinger på 3% tas innenfor den enkelte tjenesteenhet og konsekvensvurderes av hver enhet. Reduksjonene vil være fordelt på alle stillingstyper; (helsesøster, vaktmester, husmor, fysioterapeut, sekretær, hjelpepleier, tilsynslege, assistent, sykepleier). Tiltak som er aktuelt er; endring i turnuser som reduserer behovet for antall småstillinger, endring av stillingstype, inntektsøkning aktivitetssentre.

4 Tekniske tjenester Innenfor tekniske tjenester foreslås det at nedtrekket i stillinger på 3% tas innenfor den enkelte tjenesteenhet og konsekvensvurderes av hver enhet. Reduksjonen vil bl.a medføre; redusert kjøp av tjenester som kan utføres disse med eget personell, redusere utadrettet virksomhet, redusert renhold. Administrasjon Innenfor administrasjonen foreslås det at nedtrekket i stillinger på 3% tas innenfor den enkelte støtteenhet og konsekvensvurderes av hver enhet. Reduksjonen vil bl.a medføre; redusert sekretærressurs, flytting av kommunal fakturering til regnskap med tilhørende effektivisering, endring av stillingstype, salg av tjenester, redusert rådgiverstilling, reduksjon personalservice, reduksjon hovedverneombud. Andre tjenester Innenfor øvrige enheter foreslås det at nedtrekket i stillinger på 3% tas innenfor den enkelte tjenesteenhet og konsekvensvurderes av hver enhet. Reduksjonen vil bl.a være; redusert åpningstid bibliotek, besparelse driftsutgifter, inntektsøkende tiltak.

Bedriftsnavn: Harstad kommune Virksomhetsplan 2012-2015 Vedtatt i kommunestyret 15.12.2011 i sak 11/??? - 1 -

Innholdsfortegnelse Side 1. Rådmannens innledning...4 2. DEL I: Kommuneplanens fokusområder... 12 3. DEL II: Styringssystem og servicestrategi - resultatmål, nøkkeltall og prognoser... 14 3.1. Hovedstyringssystem for kommunen... 14 3.2. Kommunens planstrategi... 18 3.3. Resultatmål kommunale enheter... 22 3.3.1. Felles målekart for alle enheter... 22 3.3.2. Organisasjon/personell... 25 3.4. Resultatmål for den enkelte tjeneste... 31 3.4.1. Nærings- og samfunnsutvikling... 31 3.4.2. Barnehage... 34 3.4.3. Grunnskoleopplæring... 40 3.4.4. Voksenopplæring... 51 3.4.5. Helse og omsorg... 53 3.4.6. Sosialtjenesten og flyktningetjenesten (NAV)... 67 3.4.7. Barnevern... 69 3.4.8. Vann... 73 3.4.9. Avløp... 76 3.4.10. Renovasjon og avfall... 79 3.4.11. Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø, herunder også byggesak, rekreasjon og friluftsliv... 81 3.4.12. Kultur, bibliotek, kino, ungdomstiltak, idrett, musikk og kulturskole... 87 3.4.13. Kirke, tros- og livssamfunn... 94 3.5. Samferdsel og parkering... 95 3.5.2. Boligutleie og Husbankmidler... 99 3.5.3. Brann og ulykkesvern... 101 3.5.4. Støttetjenester, fellesutgifter og adm. styring... 103 3.5.5. Kommunal eiendomsdrift... 105 4. DEL III: BUDSJETT 2011 OG ØKONOMIPLAN 2011-2014... 108 4.1. Rammebetingelser/budsjettforutsetninger... 108 4.1.1. Frie inntekter... 112 4.1.2. Lønns- og prisvekst, pensjon og arbeidsgiveravgift... 114 4.1.3. Finansforvaltning... 116 4.2. Økonomiske oversikter... 118 4.2.1. Budsjettskjema 1A driftsbudsjettet... 118 4.2.2. Budsjettskjema 1B Driftsbudsjett pr. tjenesteområde... 119 4.2.3. Økonomisk oversikt driftsbudsjett 2012 2015... 119 4.2.4. Budsjettskjema 2A investeringsbudsjettet 2012-2015... 121 4.2.5. Økonomisk oversikt investeringsbudsjett 2012-2015... 122 4.2.6. Budsjettskjema 2B Investeringstiltak per prosjekt... 123 4.2.7. Oversikt over drifts- og investeringstiltak m/salderinger i økonomiplanperioden 2012-2015... 123 5. DEL IV: Tjenestebeskrivelser med serviceerklæringer... 131 6. DEL V: Politisk behandling... 131-2 -

Vedlegg (ikke i dette dokumentet): Vedlegg I Oversikt over eksterne søknader Vedlegg II Priser på tjenester samlet (legges også under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) Vedlegg III Beskrivelse av nye innarbeidede drifts- og investeringstiltak i VHP samlet (legges også under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) Vedlegg IV Oversikt over tilskudd/kjøp av tjenester (legges også under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) - 3 -

1. Rådmannens innledning Rådmannen legger med dette fram sin tilrådning til virksomhetsplan for perioden 2012-15 inneholdende budsjett for 2012 og økonomiplan for 2012-2015 for politisk behandling. Forslaget er basert på Strategi for økonomisk balanse vedtatt av kommunestyrt den 27.10. 2011 og de utfordringer kommunen står overfor. Harstad kommunes økonomi er i stor ubalanse. Kommunens økonomiske situasjon kan oppsummeres med: Et forventet regnskapsmessig underskudd i 2011 på ca 45 mill kr En reell underdekning i driften på over 100 mill kr Et høyere driftsnivå enn sammenlignbare kommuner, spesielt innenfor de store tjenesteområdene skole (ca 45 mill kr) og pleie- og omsorg (85-90 mill kr) Høy og økende langsiktig gjeld - 1,6 mrd kr pr. 01.01. 2011 og økende til 2,2 mrd pr. 31.12. 2015 Store investeringer og store låneopptak Bruk av minimumsavdrag utsetter nedbetaling av gjeld og øker kommunens framtidige nedbetalingsforpliktelser Presset likviditet. Harstad kommunes evne til å betale sine økonomiske forpliktelser er betydelig svakere enn sammenlignbare kommuner Årsaken til dette er en kombinasjon av: For ambisiøse satsinger både hva angår drift og investeringer i den hensikt å gi befolkningen et best mulig tjenestetilbud og for å videreutvikle kommunen Manglende evne og vilje til omstilling av kommunens drift Over en lengre periode har dette vært mulig på grunn av regnskaps- og budsjettekniske disposisjoner som: Premieavvik på pensjon Alle frie fond er tømt Forlengelse av avdragstiden på den langsiktige gjelden Momskompensasjon fra investeringer Sammen med rekord lavt rentenivå har disse forholdene styrket driften med flere titalls millioner kroner over år og gjort at budsjett og regnskap teknisk har kommet i balanse. Nå er det ikke mer på disse områdene, men snarere slik at de begynner å virke i negativ retning. Behovet for handling i forhold til de økonomiske realitetene er stort. En økonomi under kontroll som forvaltes på en forsvarlig måte er en absolutt forutsetning for god og forutsigbar drift og for evne til fornyelse og utvikling over tid. Baksiden av medaljen vil være redusert forvaltningskapasitet og reduserte tjenesteytelser i omfang og i kvalitet/nivå. Det å balansere konsekvenser for brukere og ansatte opp mot behovet for omstillinger og å prioritere mellom gode formål vil være store dilemmaer. Det vil også være en stor utfordring å stå i situasjonen de 2-4 årene denne omstillingen tar. Politisk nivå er godt kjent med disse problemstillingene. Forsiden av medaljen vil være en økonomi under kontroll. Det vil gi grunnlag for en mer stabil og forutsigbar kommunal drift, en god forvaltning med kort saksbehandlingstid og handlefrihet til fornying og utvikling. Gjennom vår samhandling med næringslivet får vi tilbakemeldinger om at det viktigste for dem er at kommunen bidrar med nettopp: forutsigbarhet hva gjelder kommunalt tjenestetilbud, rask saksbehandling, ledige næringsarealer og en fremtidsrettet infrastruktur. Kommunen må sørge for å få en økonomisk handlefrihet som gjør at vi kan levere bedre enn i dag på næringslivets og - 4 -

befolkningens behov. Harstad kommune har noen fortrinn og posisjoner som er viktig å forsterke. Blant annet er vi kulturbyen, regionalt handels- og servicesenter og petroleumshovedstaden i landsdelen. Harstad er best i Nord-Norge på kultur og nr. 9 i landet (Kilde: Norsk Kulturbarometer 2011). I en tid da opplevelser og bredden i tilbudet blir stadig viktigere for attraktiviteten til et samfunn er det viktig å videreutvikle profilen som kulturby. Dette gjennom å fortsette det gode samspillet med private, frivillig sektor, kulturinstitusjonene i byen og ved å tydeliggjøre kultur enda sterkere i kommuneorganisasjonen. Harstad er det ubestridte handels- og servicesenteret i Hålogaland, men har de siste årene tapt relative andeler av markedet. Nordlysparken, planer om økt handelsvirksomhet i Seljestadfjæra og et mer attraktivt sentrum er alle prosjekter som kan bidra til utvidelser av eksisterende virksomheter og nyetableringer. En utfordring i så måte kan bli kapasiteten på veinettet. Det er viktig å sikre finansiering av vegutbygging og en fremtidsrettet trafikkløsning for bykjernen. Det største potensialet for vekst og utvikling er innenfor petroleumsrelatert virksomhet. Harstad er i dag kraftsenteret innen petroleum i landsdelen med hovedfunksjoner innenfor forvaltning, leting og drift. I tillegg kommer voksende miljøer innen engineering og leverandørindustri. Letemiljøet ved Statoil i Harstad er landets tyngste og største og har gjort flere store funn. Blant disse er Luva og Skrugard. I 2012 vil sannsynligvis avgjørende prosesser knyttet til lokaliseringen av driftsorganisasjonen for disse Luva og Skrugard pågå. Harstad bør være det naturlige lokaliseringsstedet. Harstad kommune vil arbeide aktivt for sikre driftsorganisasjonene til Harstad. Sentralt i dette arbeidet blir å få fram Harstad kvaliteter, og å etablere størst mulig enighet i landsdelen. I forhold til å få til størst mulig enighet i landsdelen er det viktig å etablere en felles forståelse om rollefordelingen inne petroleum i nord, hvor de ulike steder og regioners fortrinn utvikles. Til syvende og sist avgjøres lokaliseringen av driftsorganisasjoner i Regjering og Storting. Harstad har det eneste utviklede driftsmiljøet i nord og er det politisk utpekte oljesenteret. Dette gir et godt utgangspunkt for det videre arbeidet med disse spørsmålene. Harstads demografi gjør at vi blir hardere rammet av eldrebølgen enn andre sammenlignbare samfunn. Vi er derfor avhengig av vekst for å opprettholde et gunstig mulig forhold mellom andelen yngre og eldre og for å sikre videreutvikling av by og region. 2012 blir det siste året for dagens Harstad. Fra 01.01. 2013 opphører dagens Harstad og Bjarkøy kommuner og nye Harstad oppstår. At det er en ny kommune som oppstår og ikke en kommune som innlemmes i den andre er en viktig premiss for sammenslåing. Dette er fra sentrale myndigheter synliggjort ved at den nye kommunen får nytt kommunenummer. Det nye nummeret blir 1903. Dagens 1901 Harstad og 1915 Bjarkøy opphører. Oppsummering og saldering Budsjettets hovedtall Harstad kommune har aldri hatt flere midler til rådighet og flere i arbeid enn vi vil ha i 2012. Kommunens budsjett for 2012 har en omsetning sum driftsinntekter på 1,572 mrd kr. Driftsutgiftene, eksklusive avskrivninger, er på 1,427 mrd kr. Netto finansutgifter beløper seg til ca 97 mill kr. Budsjettet viser et netto driftsresultat på 48,3 mill kr. Grovt sett er dette er disponert til overføringer til investeringsregnskapet (60 % av momskompensasjonen fra investeringer i hht regnskapsforskriftene) og til inndekning av halve det forventede underskuddet i 2011. - 5 -

Utgiftene til lønn og sosiale utgifter i 2012 er budsjettert til 1,016 mrd kr. Antall årsverk ved inngangen til 2012 er 1797,7. Disse fordeler seg med 441,9 (24,6 %) årsverk i grunnskolen, 236,3 (13,1 %) årsverk i barnehagene, 721 (40,1 %) årsverk innen helse og omsorg og 398,5 årsverk (22,2 %) på øvrige områder. Finansieringsbehovet i investeringsregnskapet er 350,2 mill kr. Av dette er 267,6 mill kr planlagt finansiert med lån. De største investeringsprosjektene i 2012 er: fullføring av Seljestadhallen fullføring av vannbehandlingsanlegg ved Steinsåsen med tilhørende vannledning avslutning av vannledning Sørvik-Fauskevåg fornying av vann- og avløpsledning i St.Olavsgate sør oppgradering av Bergsodden renseanlegg oppstart på bygging av ny 4 bases barnehage oppstart på byggingen av Bergsodden sykehjem og oppstart på ren Harstad havn I arbeidet med saldering av budsjett 2012 og økonomiplan 2012-2015 har rådmannen i størst mulig grad søkt å saldere uten store reduksjoner i kvaliteten på tjenestene. Dette er gjort ved å foreslå kostnadseffektivisering på 3 % på alle tjenesteområder samt økning av eiendomsskatten. Årsaken til at Harstad kommune er nødt til å foreta grep for å få budsjettet i balanse er imidlertid ikke ensidig knyttet til spørsmålet om kostnadseffektiv drift. Hovedårsaken er at omfang på enkelte tjenester er vesentlig større/bedre enn i sammenlignbare kommuner. Det er særlig innenfor grunnskolen og helse- og omsorgssektoren at dette er gjeldende. Disse sektorene må derfor ta størsteparten av de nødvendige kutt i budsjettrammene. Nye tiltak som er lagt inn i VHP. Utvidelse av Løvåsen barnehage fra høsten 2013 med tilhørende utfasing av kommunal barnehagedrift fra leide lokaler. Bygging av ny barnehage fra 2012. Kjøp av midlertidig barnehagerigg på Seljestad. Bygging av ny barnehage fra 2014 Kjøling av kjøkken på voksenopplæringa. Tilrettelegging av skoleplass. Naturlig reduksjon elevtall. Innføring av 1,5 t valgfag i 8.klasse. Parkeringsplasser Kvæfjordeidet. Utbyggingstrinn I Harstad nye gravlund på Kilhus m/prosjektering. Bedre parkeringsløsning rådhusene finansiert med merinntekter parkering Nytt budsjettering og budsjettoppfølgningssystem for Harstad kommune Vann: Bergselvdammen Grunnvannet Vann: Mercurvegen Vann: Bergselvdammen - Skogvegen Vann: Stangnesvegen del II Vann: Fornying Hans Egedes gt Vann: Skaret - Langsletta Vann: Dublering VBA - Bergelvdammen Vann: Fornying 570 m Grøtavær Vann og avløp: Fornying av kjøretøy Avløp: Mercurvegen Avløp: Stangnesvegen del 2 Avløp: Slamavskiller Stangnes syd Avløp: Oppgradering Holtet RA Avløp: Skogvegen - Langsletta - 6 -

Renovasjon: Utskift av renovasjonsbil, baklaster m/kran Renovasjon: Utskift av renovasjonsbil, baklaster m/vinsj Sama: Dumperhenger traktor Sama: Kantklippeutstyr traktor Sama: Utskifting av redskapsbærer Sama: Utskifting av spyle/slambil Eksisterende tiltak som pågår Seljestad ungdomsskole med flerbrukshall Ballbinge Medkila skole Sørvik skole universell utforming Innføring av FEIDE Hagebyen skole HMS-tiltak Bergsodden sykehjem Helsehuset/lokalmedisinsk senter Bergsengveien 2 Stangnes omsorgsboliger Ren Harstad Havn Lokal veipakke 2010-2012 Parkeringsavtomater utskiftning Opptak og utlån av startlån Vann: Fornying St. Olavsgt. Sør Vann: Harstad Vannbehandlingsanlegg Vann: Sørvik-Fauskevåg Vann: Ledning Grunnvannet - Harstad Vannbehandlingsanlegg Vann: Fornying Skaret Vann: Trykkøkning Skaret Vann: VI Mustaparta Vika Avløp: Mercurvegen pumpestasjon Avløp: Fornying St. Olavsgt sør Avløp: Oppgradering Bergsodden renseanlegg Avløp: Oppgradering Medkila renseanlegg Avløp: Oppgradering Ruggevik renseanlegg Avløp: Fauskevåg avløpsledninger Avløp: Fauskevåg renseanlegg Avløp: Overvannledning Mustaparta - Vika Avløp: Fauskevåg pumpestasjon Endringer i eksisterende tiltak Det er foretatt kvalitetssikring av de allerede vedtatte tiltakene som ligger inne VHP og tall er korrigert når det gjelder følgende prosjekt: Bergsodden sykehjem driftsdelen Helsehuset/lokalmedisinsk senter driftsdelen Kveldsol bokollektiv innebar en nedlegging av 21 sykehjemsplasser ved Kveldsol sykehjem. Det skulle samtidig opprettes 16 plasser med bolig med heldøgns omsorg. Dette vedtaket reverseres. Saldering av budsjett og økonomiplan Rådmannen forventer et underskudd i 2011 på 45 mill kroner som da må dekkes inn i 2012 og 2013. Hovedårsaken til at dette forventes å bli lavere enn anslått i 2.tertialrapport er at vi har foretatt en gjennomgang av tilskudd til ressurskrevende tjenester (helse og omsorg) tilbake til 2008 og 2009. Dette vil gi en etterbetaling som bedrer resultatet i 2010. Videre virker det positivt at den samlete skatteinngangen i kommune-norge forventes å bli høyere enn tidligere antatt. Dette nyter Harstad godt av - 7 -

selv om vi isolert sett har en svikt i skatteinngangen på ca 30 mill kr i 2010. Budsjettering med inndekning av underskuddet medfører at budsjettet viser netto driftsresultat som er høyere enn om kommunen ikke hadde budsjettert med inndekning av underskuddet. Det er lagt inn 3% stillingsreduksjon på alle tjenesteområdene som et kostnadseffektiviserende tiltak, noe som tilsvarer ca 54 stillinger. Fordelingen per tjenesteområde er som følger: 2 012 2013-2015 Anslag årsverk * Barnehager 1 818 2 767 6 Skole 4 839 6 890 14 Helse og omsorg 10 102 10 102 22 Tekniske tjenester 2 035 2 035 5 Øvrige enheter 1 654 1 654 3 Aministrajon 1 573 1 573 3 Totalt 22 021 25 021 54 * Anslag årsverk beregnet utfra en lønnskostnad inkl. sos. Utg. på 500', vil variere i forhold til lønnsnivå Beregnet nedtrekk i lønnsmassen 3% er oppført som en besparelse på hver enhet og innarbeidet i VHP. Enhetene har foreslått tiltak mht reduksjon i stillinger som skal balansere mot besparelsen. Den endelige reduksjonen blir derfor tatt i budsjettet. Det er foreslått å øke eiendomsskatten på helårsbasis med 24,7 mill kroner, jfr kommunestyrevedtak i sak om økonomistrategi. Kommunestyret har bedt rådmannen utrede alternative modeller for gjennomføring av vedtatt inntektsøkning. Rådmannen har vurdert dette. Konklusjonen er at det ikke er alternative innretninger på økningen som gir en inntektsøkning i den størrelsesorden kommunestyret har vedtatt. Harstad kommune har fått prognoser fra STB på forventet premieavvik 2013-2015 og har budsjettert med premieavvik og tilhørende amortisering. Driftsbudsjettene til kjøp av varer og tjenester er ikke økt i hht forventet prisstigning. Dette er fordi anerkjente økonomer anslår at det er mulig det ikke blir prisøkning. Det er i perioden 2013-2015 forventet en realvekst på 5 mill kroner over statsbudsjettet. Et vilkår for å kunne ta ut dette er at det ikke iverksettes nye kostnadsøkende tiltak. Innenfor skoleområdet er det foreslått skolestrukturendring i hht alt. 3 i rapporten fra Agenda Kaupang, med virkning fra høsten 2012. Det er i tillegg lagt inn en forventet årlig besparelse på 12 mill kroner fra 2014 (5 mill i 2013). På helse og omsorgssektoren er det foreslått å ikke videreutvikle 3-3 turnusen. I tillegg er det lagt inn en forventet innsparing på hhv 7 mill i 2012, 20 mill i 2013 og 25 mill kroner fra 2014. Når det gjelder øvrige tjenesteområdet er det lagt inn følgende: o Merinntekter ved voksenopplæringen. Dette er basert på de siste års regnskapsresultat. o Reduksjon av tilskudd til Grottebadet AS. Dette er gjort med bakgrunn i at Grottebadet har spart mer enn dette i renteutgifter ved at Harstad kommune ga garanti for lån ved selvskyldnerkausjon slik at Grottebadet fikk vesentlig rimeligere lån gjennom Kommunalbanken. - 8 -

o Forventet innsparing på tekniske tjenester med 2 mill (1 mill i 2012) årlig. o Det er lagt inn en forventet innsparing på øvrige områder med 2 mill (1 mill i 2012) årlig. o For å muliggjøre de innsparingene som er skissert er det nødvendig å avsette omstillingsressurs til å gå gjennom tjenesteproduksjonen på flere tjenesteområder for å identifisere effektiviseringsmuligheter samt å sammenligne omfang og kvalitet på tjenestene med andre kommuner og sett i forhold til lo og forskrifter. KONSEKVENS DRIFT Tiltaksbetegnelse 2012 2013 2014 2015 Underdekning før KRP-saldering 45 916 105 816 137 816 135 316 Dekning av underskudd 2011 22 500 22 500 3% stillingsreduksjon på enhetene/styring av vakanser -22 000-25 000-25 000-25 000 Økt eiendomsskatt -24 700-24 700-24 700-24 700 Premieavvik pensjon 2013-2015 -25 000-25 000-25 000 Amortisering premieavvik 2013-2015 2 500 5 000 Ikke pristigning varer og tjenester -3 300-3 300-3 300-3 300 Realvekst/Ikke iverksette nye tiltak -5 000-5 000-5 000 Omstillingsressurs 1 500 1 000 1 000 1 000 Skole Strukturendring skole -4 500-10 000-10 000-10 000 Annen innsparing skole -5 000-12 000-12 000 Helse og omsorg Ikke videreutvikle 3-3 turnus -916-1 816-1 816-1 816 Annen innsparing helse og omsorg -7 000-20 000-25 000-25 000 Øvrige tjenester Merinntekter voksenopplæringa -5 000-5 000-5 000-5 000 Grottebadet - reduserte renteutgifter -500-500 -500-500 Annen innsparing tekniske tjenester -1 000-2 000-2 000-2 000 Annen innsparing øvrige områder -1 000-2 000-2 000-2 000 Sum Tjenestebeskrivelser Alle tidligere vedtatte tjenestebeskrivelser oppheves/nullstilles. Rådmannen skal for alle tjenesteområder vurdere omfang og innhold på tjenestene som tilbys innbyggerne i Harstad. Dette med sikte på å identifisere kostnadsdrivende faktorer og å foreslå endringer som vil redusere tjenestenes kostnader. Selv om tjenestebeskrivelsene oppheves skal tjenestekrav i lov og forskrifter følges. Dette må likevel vurderes i forhold - 9 -