Hva er passiv kunnskap - og hvordan aktivisere denne gjennom Potensiell Problem Analyse?

Hva er passiv kunnskap - og hvordan aktivisere denne gjennom Potensiell Problem Analyse? Geir J.Husoy, Edgar Karlsen, Arnt Hugo Lund The Organizational Development Alliance AS Akersgaten 43. 0158 Oslo ODA The Organization Development Alliance A/S 1

ODAs kjernekompetanse Tilrettelegger av effektivt samarbeid Håndtering av av kontraktuelle, tekniske og og organisatoriske grensesnitt og og samarbeid mellom mellom kunde, kunde, kontraktører og og leverandører ODA The Organization Development Alliance A/S 2

Nytt design 13 biter i stedet for en hel sjokolade Firkantede biter Alle biter i samme retning bortsett fra siste biten Høyere produktivitet på mindre plass enn noen gang ODA The Organization Development Alliance A/S 3

Manglende samarbeid og åpenhet på tvers driver kostnader, gjennomføringstid og frustrasjon Planlagt prosjektresultat Fremdrift Forebyggende Aksjoner Problem avverget Problem oppdaget Tiltak Aksellererende tiltak Kunnskap om problemet Tid ODA The Organization Development Alliance A/S 4

Passiv og aktiv kunnskap Passiv kunnskap Jeg forteller om det som går bra Jeg lar være å fortelle om det som går dårlig/det jeg er usikker på Lukket prosess Potensielle problemer blir ikke drøftet åpent Iverksettes ikke tilfredstillende tiltak for å løse problemet Problemet oppstår før eller siden Mangler hensiktsmessig løsning på problemet Jeg forteller om det som går bra Jeg tar opp og drøfter mulige problemer / usikkerheter med kolleger Handlingsorientert kunnskap Åpen prosess Potensielle problemer drøftes åpent Utarbeider forebyggende tiltak eller beredskapsløsninger Problemet forebygges og oppstår ikke, eller i begrenset grad Problemet oppstår og effektene reduseres ODA The Organization Development Alliance A/S 5

Passiv kunnskap og barrierene for åpenhet Viktig kunnskap ikke delt med andre Organisasjons Organisasjons politikk politikk Åpenhet Åpenhet vil vil stille stille meg meg / / mitt mitt selskap selskap I I et et dårlig dårlig lys lys fare fare for for å å tape tape ansikt, ansikt, svekke svekke omdømme, omdømme, tape tape penger penger Det Det er er til til min min fordel fordel å å vise vise at at jeg jeg har har full full kontroll kontroll til til enhver enhver tid. tid. Det Det minste minste tegn tegn på på inkompetanse inkompetanse eller eller feil feil må må skjules. skjules. Jeg Jeg må må skyve skyve tilside tilside enhver enhver som som hevder hevder det det motsatte motsatte Det Det er er for for mye mye brydderi brydderi med med å å bry bry meg meg om om alt alt og og alle. alle. Jeg Jeg holder holder meg meg til til mitt mitt ansvarsområde ansvarsområde og og det det er er det. det. Folk Folk som som blir blir involvert involvert I I for for mye mye ender ender opp opp utslitte utslitte eller eller utbrente utbrente Jeg Jeg ble ble ikke ikke spurt, spurt, så så nå nå får får de de bare bare se se hvor hvor dårlig dårlig alt alt kommer kommer til til å å gå..osv gå..osv Manglende Manglende evne evne til til å.. å.. Anerkjenne Anerkjenne og og identifisere identifisere nøkkelspillere nøkkelspillere i i yterkanten yterkanten av av prosjektet, prosjektet, som som faktisk faktisk vil vil eller eller kan kan spille spille en en viktig viktig rolle rolle i i realiseringen realiseringen av av forretningsmessige forretningsmessige mål mål Involvere Involvere disse disse personene personene på på en en tidseffektiv tidseffektiv måte, måte, og og likevel likevel utnytte utnytte deres deres kompetanse kompetanse og og posisjon posisjon til til å å sikre sikre prosjektets prosjektets og og selskapets selskapets forretningsmessige forretningsmessige interesser interesser ODA The Organization Development Alliance A/S 6

Passiv kunnskap Aktører utenfor prosjektet Tenker Det vil bli store problemer I lanseringsfasen Jeg skal ikke blande meg, hvis jeg gjør det er det jeg som blir angrepet neste gang Prosjektleder Tenker Urolig for lanseringsplanen Hvis jeg viser at jeg er urolig eller ikke har full kontroll, vil det få negative konsekvenser Sier / gjør Vi har full kontroll alt går som planlagt Problemet oppstår på et senere tidspunkt, med store negative effekter for kostnader, framdrift og kvalitet Manglende læring og erkjennelse, organisasjonen vil gjøre samme feil igjen Sier / gjør Blander seg ikke inn i prosjektet, lar det leve i sin isolerte verden Gir ikke fra seg data/informasjon som kunne hjulpet prosjektet ODA The Organization Development Alliance A/S 7

Handlingsorientert kunnskap Aktører utenfor prosjektet Tenker Det vil bli store problemer I lanseringsfasen Jeg bør si I fra hva jeg er urolig for, og hvordan jeg tror prosjektet kan unngå disse problemene Prosjektleder Tenker Urolig for lanseringsplanen Jeg bør teste disse antakelsene, og be om nyttige innspill og hjelp Sier / gjør Tar opp og drøfter usikkerhet og mulige problemer med kolleger Ber om hjelp Problemet forebygges oppstår ikke, eller får begrenset negativ virkning Økt grad av læring og innsikt. Større sannsynlighet for tverrfaglig åpenhet og involvering senere Sier / gjør Forteller til prosjektleder hva som går bra, og hva han er urolig for. Gir nødvendig data og informasjon Gir forslag til tiltak som kan forebygge eller minske negative effekter av problemet ODA The Organization Development Alliance A/S 8

Tradisjonell Tradisjonell teknikk teknikk risikovurdering risikovurdering Forutsetninger Forutsetninger for for prosjekt prosjekt gjennomføring gjennomføring Hva Hva er er de de potensielle potensielle problemene problemene vi vi kan kan møte? møte? Hvorfor Hvorfor kan kan de de oppstå oppstå?? Hva Hva er er de de mest mest sannsynlige sannsynlige og og kostbare kostbare risiki? risiki? Hvordan Hvordan kan kan vi vi unngå unngå disse? disse? Hvem Hvem gjør gjør hva, hva, når? når? Mål Kontrakter Insentiver Organisasjon Kultur Tillit og åpenhet ODA modellen Arbeidsprosesser Resultat Effektiv Effektiv dialog dialog Mer abstrakt Generelle utsagn Vurderinger Konkrete data Spesifikk situasjon Mer spesifikk ODA The Organization Development Alliance A/S 9

ODA modellen eksempel på operasjonalisering Mål og belønningsmekanisner Felles forståtte og motiverende mål Felles forståelse av arbeidsomfang Klar og hensiktsmessig gjennomføringsfilosofi Kontrakt, insentiver og belønningsmekanismer Organisering Styringsgruppe / styringsstruktur Hensiktsmessig organisasjonsstruktur Leder med tillit fra alle parter Felles plan for gjennomføring Klart definerte individuelle mål, roller, ansvar, leveranser Effektiv mobilisering og oppstart Tillit og åpnhet - kultur Tillit og åpenhet Samkjørt team med driv, entusiasme og tro på prosjektet Vilje og evne til å ta felles totalt ansvar på tvers - si i fra og bry seg Identifikasjon og lojalitet Attraktiv og motiverende arbeidsplass Arbeidsprosesser Klar felles gjennomføringsmodell Felles arbeidsmetodikk og verktøy Integrasjon av systemer og metoder Effektiv porteføljestyring av prosjekter Tidlig varsling av potensielle problemer Samlokalisering Reduksjon av dokumentasjon Systematisk risiko reduksjon Resultater Effektiv gjennomføring - tid, kost og kvalitet Kontinuerlig resultatforbedring i prosjektene Attraktiv i markedet - Vekst og nye kunder ODA The Organization Development Alliance A/S 10

Diskusjon vs. dialog Holdninger til motpartens meninger/syn Kommunikasjonsvirkemidler Informasjon og diskusjon Den ene partens syn er viktigere eller bedre enn den andres Kommunikasjon skal bidra til å overbevise og vinne frem med egne syn Motparten har ikke like gode innsikter som en selv Ensidig argumentasjon Generelle konklusjoner som ikke er illustrert Lytter til motpartens argumenter og syn for å finne frem til logiske brister og argumentasjonsfeil Dialog Begge parter kan ha rett Nye alternative løsninger som ingen ennå har sett kan utvikles Felles forståelse Refleksjon: Klargjøre egne slutninger og tanke-prosesser og premisser. Bevege seg nedover egen slutningsstige Undersøkelse:Klargjøre andres slutninger, tankeprosesser og premisser. Bevege seg nedover andres slutningsstige ODA The Organization Development Alliance A/S 11

Dialog God og effektiv kommunikasjon Trekke slutninger Fortolke inntrykkene Handle Egne syn: Refleksjon (Advocacy) Høy Argumenterer for eget syn, begrunner eget, Ikke opptatt av andres syn Ekstrem form: Kommandant Aktivt uttrykke egne syn og hvorfor Aktivt undersøke andres syn og hvordan disse er fremkommet Velge ut noen inntrykk Konkret situasjon Lav Sier lite, tilbaketrukket Ber om andres syn og argumenter Uttrykker ikke egne syn Lav Andres syn: Undersøkelse (Inquiry) Høy ODA The Organization Development Alliance A/S 12

Analyse av potensielle problemer Systematisk metode for for å unngå feil feil og og vanskeligheter Forberede tiltak for for å redusere virkning hvis hvis problemet allikevel oppstår Forebygge Beredskap ODA The Organization Development Alliance A/S 13

Analyse av potensielle problemer Potensielt Potensielt problem problem Årsak Årsak Virkning Virkning Fjerne årsak Redusere sannsynlighet Redusere virkning Tiltak Tiltak ODA The Organization Development Alliance A/S 14

PPA - Hovedtrinn Finne potensielle problemer Hvilke problemer kan oppstå? Prioritere Hvilken virkning kan problemet skape Potensielle problemer som skal prioriteres Finne årsak Hva kan forårsake det potensielle problemet Sannsynlighet for at problemet skal oppstå Vurdere risiko Hvilken risiko kan tåles? Kritiske potensielle problemer Forebyggende tiltak Tiltak for å hindre problemet i å oppstå Beredskapstiltak Forberedelser for å redusere virkning Varsel ODA The Organization Development Alliance A/S 15

Vurder risiko Virkning Lav Middels Høy Lav Middels Høy Sannsynlighet ODA The Organization Development Alliance A/S 16

PPA skjema Potensielle problemer Årsak Risiko Tiltak Ansvarlig Frist S V a)forebyggende, b) Beredskap NN xx.xx ODA The Organization Development Alliance A/S 17

PPA database Veileder modul PPA database Erfaringsdatabase Risikomatrise Rapportmodul Aksjonsmodul Årsaksmodul ODA The Organization Development Alliance A/S 18

Nidar - det å komme etterpåklokskapen I forkjøpet? Geir J.Husoy, Edgar Karlsen, Arnt Hugo Lund The Organizational Development Alliance AS Akersgaten 43. 0158 Oslo ODA The Organization Development Alliance A/S 19

Nidar Overaskelsene hopet seg opp mot slutten i utviklingsprosjektene Kjerneteamet kjørte løpet Involverer ikke og spørr ikke om hjelp Dyre kompanserende tiltak Stress, frustrasjon og lite eierskap til produktet Fremdrift Dette går som smurt vi har kontroll og har tenkt på alt Tiltak Vi mangler jo kapasitet på laboratoriet Teknisk skal jo installere en annen maskin i den perioden Denne maskinen kan jo verken drives eller vedlikeholdes Aksellererende tiltak Tid ODA The Organization Development Alliance A/S 20

Nidar en organisasjon som jobber med aktiv kunnskap Aksept 7. Støtte og handle 1. Overraskelse 2. Motstand 3. Usikkerhet 4. Aksept 6. Reflektere 5. Prøve ut PPA metoden er blitt en standard metode vi bruker I prosjektene i dag og noe vi fassiliterer på eget initiativ. Den har blitt en del av både kulturen og den individuelle utførelsen, uten ekstern assistanse eller press ovenfra" PPA metoden er høyst aktiv I vår organisasjon, og er en kombinasjon av kommunikasjons- og problemløsings konsepter. Den tilfører en tverrfaglig involvering og deltagelse fra ledelse og nedover Fokus på fortid Fokus på framtid Tid ODA The Organization Development Alliance A/S 21

Enda mer utfordrende å sikre åpenhet og aktiv kunnskap mellom bedrifter Høy sannsynlighet for politisk spill og lav grad av åpenhet Sterk kontraktuell regulering Ulike økonomiske mål Tradisjonell ubalansert myndighet og autoritet Felles kunde-leverandør PPA var et brekkjern for å oppnå åpen og konstruktiv felles ledelse av problemer og handlinger ODA The Organization Development Alliance A/S 22

Uavhengig 3.part uten andre interesser enn beste felles resultat Avhengig av en uavhengig 3.part som har tillit hos begge parter Må demonstrere uavhengighet og balansere interessene og synspunktene hos alle parter Grave dypt nok til at gruppen blir i stand til å definere virkningsfulle aksjoner (tendens til å bli dratt mot sikre tekniske problemer ) Problemer, prioriteringer, årsaker og handlinger er dokumentert via PC og prosjektør av tilrettelegger felles akseptert rapport ferdig i møtet ODA The Organization Development Alliance A/S 23

Planlegging Velg strategisk viktig case høy risiko og belønning Identifiser nøkkelspillere som vil påvirke prosjektets suksess (tverrfaglig) Skreddersy agenda som møter prosjektets viktigste utfordringer Forsikre at begge sider ser og forstår temaene, metoden og verdien av arbeidet Etabler felles forståelse og motivasjon Mail, telefonkonferanse, besøk og intervjuer Utvikling av felles agenda Individuelle forberedelser på begge sider Både ledelse og operativt nivå var involvert i forberedelsene og gjennomføringen ODA The Organization Development Alliance A/S 24

Gjennomføring av PPA møtet Plenum Test demonstrasjon Test demonstrasjon Introduksjon Introduksjon Metode Metode Tema 1 Tema 1 Komplett Komplett felles liste felles liste potensielle potensielle problemer problemer område 1 område 1 Felles Felles prioritert liste prioritert liste Konkludere Konkludere aksjoner, aksjoner, ansvar og ansvar og frister frister Gruppearbeid Generer Generer potensielle potensielle problemer problemer område 1 område 1 Prioritere Prioritere potensielle potensielle problemer problemer (sannsynlighe (sannsynlighe t og effekt) t og effekt) Definer Definer hensiktsmessige hensiktsmessige aksjoner for aksjoner for hvert problem hvert problem Viktige forutsetninger: Ledelsens forpliktelse og engasjement Test rig demonstrasjon Unngå kommersielle diskusjoner Små tverrfaglige grupper på tvers av firma Balansert ansvar ODA The Organization Development Alliance A/S 25

Resultat og læring Det Det var var et et fantastisk eksperiment vi vi var var en en del del av av i i England. Det Det ga ga oss oss en en god god start start og og en en bedre bedre rapportering og og kontakt kontakt med med leverandøren enn enn vi vi har har sett sett på på lenge lenge Personlig er er jeg jeg veldig veldig tilfreds tilfreds med med at at vi vi gjorde gjorde dette dette for for et et år år siden, siden, og og jeg jeg er er overbevist om om at at alt alt ville ville vært vært mye mye vanskeligere hvis hvis vi vi ikke ikke hadde hadde gjennomført det. det. Prosjektet ble ble vesentlig styrket styrket på på de de områdene vi vi prioriterte og og fokuserte gjennom PPA PPA møtet møtet Etablert tillit og verdifulle kontakter på alle nivå mellom selskapene, som ellers ikke ville vært etablert. Fremmet et styrket klima for problem løsing på tvers av selskapene i det etterfølgende ODA The Organization Development Alliance A/S 26

Kritiske og balanserte aksjoner Leverandør Kunde Single loop Forbedre utvikling og stabilitet av portsystem Sørge for ressurser og tid til gyldig og beleilig dokumentasjon Sørge for liste over reservedeler og tilstrekkelig reservedeler i installasjonsfasen Lim, skrift, innpakning må defineres av kunde ASAP Klargjøre og forberede kabling på installasjonsstedet Sørge for pressluftutstyr på stedet Skaffe til veie prøver (100 000 stk) i tide FAT Double loop Sørge for tid og ressurser til korrigerende tiltak før skipning 2 ukers akselerasjon av plan Etablere FAT-plan med klare akseptkriterier Sørge for aksjoner for å gi tidlig varsling av dårlige nyheter (milepælforsinkelser, fremdrift, tekniske problemer) forbedre støpekvaliteten av bitene som skal pakkes i maskinen Etablere kundens testplan og ressurser både i England og Norge Forhindre lavt eierskap og negative holdninger til prosjektet og maskinen i kundeorganisasjonen Skaffe til veie informasjon om forholdene på kundens arbeidsplass når det gjelder vibrasjonskontroll (absorbering/resonans) Simulere lagring av tomme brett på arbeidsstasjonen ODA The Organization Development Alliance A/S 27

Men ikke bare solskinn Kunden tjener penger på produktet, og selger i henhold til definerte planer Men maskinen var forsinket til oppstart vanskelig å sikre forventet produktivitet Temaene som forårsaket vanskeligheter, og dermed fikk tid og fokus I PPA møtet, ble løst over alle forventninger Men et tema som både kunde og leverandør la til side som plankekjøring, skapte store problemer senere Standard komponenter/hyllevare ble inkorporert i en ny prototyp kontekst som de ikke hadde fungert i tidligere Denne utfordringen ble mentalt undervurdert av alle parter En vesentlig læring er å ikke akseptere noe som plankekjøring uten nitidig testing av disse antagelsene ODA The Organization Development Alliance A/S 28

Noen siste ord. PPA metoden er å ikke bare å gjennomføre en tradisjonell risiko vurdering Det er å massere relasjoner, dialog, barrierer og organisatoriske forsvarsmekanismer - samtidig som man håndterer de mest kritiske forretningsmessige tema på en effektiv måte Det er å sørge for at organisasjoner opplever at vel forberedte og utradisjonelle former for tverrfaglig involvering ikke bare er innbringende, men også gøy Det forutsetter høy ledelsesmessig forpliktelse og oppfølging Men hvis resultatet er at hele organisasjonen begynner å ta ansvar for å avdekke potesial og redusere risiko til felles beste, burde det være vel verd innsatsen.. ODA The Organization Development Alliance A/S 29