Styresak 34/2006 Regnskap pr. 31. juli 2006

Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: Styremøte 28.08.06 Versjon 1.0 Saksbehandler: Økonomisjef Styresak 34/2006 Regnskap pr. 31. juli 2006 1. Konklusjon Resultatet viser et underskudd pr juli på 66 mill kr. Dette er 39 mill kr svakere enn budsjettert. Hovedårsaken til dette er: Reduserte ISF-inntekter, særlig uventet inntektsnedgang på medisinske pasienter Innleie av personell har økt mye i forhold til i fjor Undervurderte kostnader knyttet til gjesteklienter rus Vedtatte tiltak i styret for Helse Finnmark HF knyttet til sykestueplasser og regional AMK er lagt inn med 11 mill kr som urealisert inntekt i budsjettet. Resultatet vil derfor forverres med ca 0,9 mill kr i måneden inntil tiltak er på plass. Pr. juli utgjør dette 6,3 mill kr. Det er også budsjettert med en innsparing på 10 mill kr i syketransport i 2006 og en egen prosjektgruppe er etablert for systematisk å følge opp dette tiltaket. Men vi har fortsatt ikke oppnådd besparelsen her. Resultatprognose for 2006 er 100 mill kr. 2. Regnskap Etter at regnskapet ble avsluttet er det oppdaget to forhold som må rettes på neste periode. Det mangler finanskostnader på ca. 0,6 mill. kr. for juli. I tillegg mangler en del opprettinger på lagertransaksjoner som vil gi et positivt avvik. Eksakt beløp er ikke klart enda. Dette vil bli korrigert for i august, slik at kostnaden blir korrekt for 2.tertial. Tabell 1: Regnskap og budsjett pr juli 06 REGNSKAP Pr 31.07.05 REGNSKAP pr 31.07.06 BUDSJETT pr 31.07.06 AVVIK ÅRSBUDSJETT 2006 Inntekt -588 015-627 711-632 542 4 831-1 120 523 Varekostnad, ekskl. innleie 87 453 87 880 81 876 6 004 143 387 Innleie 4 687 11 867 5 042 6 825 8 768 Lønn inkl. pensjon 310 928 338 072 330 795 7 277 596 707 Andre driftskostnader 181 456 210 428 196 376 14 052 340 444 Avskrivninger 43 111 41 936 42 709-773 73 215 Finans 1 422 3 017 2 218 799 3 802 Brutto driftsutgifter 629 057 693 200 659 016 34 184 1 166 323 TOTALT 41 042 65 489 26 474 39 015 45 800 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 1 av 7

3. Avviksanalyse Regnskap pr juli viser et avvik i forhold til styringsmålet på 39,0 mill kr. Det betyr en forverring fra forrige måned på 12,1 mill kr. Inntekter Aktivitetsavhengige inntekter er fortsatt lavere enn budsjettert. Poliklinikkinntektene har pr juli et negativt avvik på 0,8 mill, men totalt for året forventes det at vi her når inntektsmålet. ISF-inntektene ligger pr juli 5,5 mill kr under budsjett. Inntektstapet skyldes også at det er budsjettert en urealisert inntekt på 6,3 mill kr. Økte Andre inntekter oppveier noe av dette. Varekostnader Varekostnadene ligger nå 12,8 mill kr over budsjett, en økning i avviket på hele 6 mill i juli. Avviket er satt sammen av innleie av helsepersonell 1,7 mill kr, kjøp av gjestepasienter/kurdøgn fra andre regioner har et avvik i juli på 1,5 mill kr, TNF-hemmere 1,0 mill.kr., kjøp av tjenester fra kommuner/foretak 0,7 mill.og diverse lagertransaksjoner på 0,5 mill.kr. som antas å ha sammenheng med nytt innkjøpssystem. Når det gjelder negativt avvik på TNF-hemmere, så blir forbruket dekket inn med ekstra inntekt. Andre driftskostnader Disse kostnadene har et avvik på 14 mill kr i forhold til budsjett. 6,7 mill av avviket kommer fra syketransport. Det er også negative avvik på bl.a. elektrisk kraft og fyringsolje (med 1 mill), vedlikehold/reparasjon/service (med 1,2 mill), IT-kostnader (med 1,5 mill) og en rekke andre mindre avvik. Økningen i regnskapstallene fra 2005 til 2006 skyldes først og fremst at ansvaret for syketransport økte fra 75 % til 100 %. Dette tilsvarte pr juli ca. 24,0 mill kr. Samlede lønnskostnader Lønnskostnadene viser et merforbruk så langt på 7,3 mill kr. I tillegg kommer økt innleie med 6,8 mill. Innleie er hovedsakelig et problem på legesiden i Kirkenes og på sengeavdelingene i Hammerfest. Lønnsavviket er hovedsakelig relatert til de to akuttavdelingene. Et sykefravær på ca 9,2 % (pr juli) gir store sykepengerefusjoner, men det genererer også et høyt forbruk av vikarer, overtid og innleie. Vi har ikke merforbruk av ordinære lønnskostnader, men inndekningen av vakter (overtid/innleie) overstiger refusjonene. Figur 1: Lønnskostnader 2004-06 Lønn 2004-2006 70 000 000 60 000 000 50 000 000 40 000 000 30 000 000 2004 2005 2006 20 000 000 10 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 2 av 7

Til forskjell fra tidligere i år viser tallene nå en vekst i reell kostnad og økt forbruk av månedsverk. Oversikt over forbrukte månedsverk: Tabell 2: Forbrukte månedsverk fra lønnssystemet, snitt pr mnd Antall månedsverk Jan - juli Jan - juli Endring (snitt for perioden) 2006 2005 Totalt månedsverk 1 345,54 1 301,95 3,3 % Faste månedsverk 1 149,35 1 121,02 2,5 % Tabellen over viser at det har vært en økning i antall totale månedsverk med 43,59, tilsvarende 3,3 %, det siste året. Denne økningen må bl.a. korrigeres for personellendringer grunnet følgende endring i arbeidsoppgaver: - Overtakelse av Luftambulansen - Overføring av personell til Helse Nord IKT - Overtakelse av oppgjørsfunksjon, syketransport - Opptak av studenter til AOIB (videreutd) - Geriatri-prosjektet (prosj.leder og ass.lege) - Rekrutteringsprosjektet (prosj.leder) 12,45-8,00 3,00 9,00 2,00 1,00 19,45 Den reelle økningen av gjennomsnittlig antall månedsverk det siste året er derfor 24,14, tilsvarende 1,9 %. Det meste av økningen av faste månedsverk kan forklares med personellendringene nevnt ovenfor. Dette betyr at økningen i de totale månedsverkene skjer via timelønnede og overtid. Det er de to somatiske klinikkene som står for økningen. Sykefraværet er en viktig årsak. Noen tall fra utvikling av sykefraværet: Mars 05: 8,1 % Nov 05: 8,9 % April 06: 10,6 % Mai 06: 10,0 % Juli 06: 9,2 % 4. Virksomhetsbeskrivelse Budsjettavviket på -39 mill kr fordeler seg slik: Klinikk for Psykisk helsevern og rus Klinikk Hammerfest Klinikk Kirkenes Driftsavdelingen Administrasjon/felles/gjestepasienter Urealiserte omstillingstiltak Syketransport - 0,2 mill kr - 11,4 mill kr - 12,5 mill kr - 5,3 mill kr 1,7 mill kr - 6,1 mill kr - 5,3 mill kr - 39,0 mill kr Klinikk for Psykisk helsevern og rus Klinikken har et negativt avvik i juli i forhold til forrige måned på 2,6 mill kr. Dette skyldes hovedsakelig føring av for mye inntekter i juni, dette er nå korrigert for i juli. Totalt sett går klinikken i balanse. Det er et underforbruk på lønnsmidler til faste ansatte i klinikken 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 3 av 7

samtidig som det er et overforbruk på vikarbudsjett. Det er fortsatt en viss treghet i faste tilsettinger innen psykiatrien, både i forhold til opptrappingsplanen og i forhold til ambulante team. Dette skyldes mangel på kvalifiserte søkere. Opptrappingen går derfor ikke så fort som ønsket. Økningen i kostnader til gjestepasienter og rusklienter ser nå ut til å ha stagnert. Klinikk Hammerfest Klinikken har nå et negativt avvik på 11,4 mill kr. Følgende forhold bidrar: merforbruk av innleie (4,4 mill), merforbruk på lønn (3 mill.)og medikamentforbruk (1,6 mill). Klinikken har økt aktiviteten i forhold til fjoråret noe, men mangler fortsatt 115 DRG-poeng på å oppnå plantall pr juli, noe som tilsvarer ca. 1,5 mill i reduserte inntekter. Klinikken har gjennomført de foreslåtte tiltakene. Hovedårsaker til avviket: - ikke vært noen sikkerhetsmargin for å kunne takle uforutsette hendelser - avdelingene har ikke klart å styre egen vikarbruk og overtid like godt som tidligere år - økt tilgang på vikarer gjennom vikarbyrå for sykepleiere fører til økt bruk - økt medikamentkostnad som ikke klinikken opplever at de har styring over - noe mindre inntekter, men her er avviket så vidt lite at det på årsbasis antas minimalt Klinikk Kirkenes Pr. juli har klinikk Kirkenes et negativt avvik på 12,5 mill kr. Her skyldes det meste av avviket svikt i aktivitetsbasert inntekt (4 mill), høyere lønnskostnader (5,3 mill) og innleie (2,8 mill). Klinikken mangler nå 328 DRG-poeng på å oppnå plantall pr juli, noe som tilsvarer ca. 4,1 mill kr i reduserte inntekter. Klinikken har ca 770 polikliniske konsultasjoner færre enn planen. Dette gjelder spesielt fagområdene Øre/Nese/Hals og Øye, der antall legeuker tilgjengelig gir store utslag. Følgende forhold kan forklare at tiltak ikke gir resultater: - klinikken har ikke fått noen særlig effekt av samordning kirurgi/intensiv - AMK-bemanning måtte økes for å tilfredsstille nye krav, og det har ikke blitt noen endringer for øvrig - Inntektene, spes for med.pasienter har plutselig sviktet, til et historisk lavt nivå. Vi har en oversikt over endringer i drg, men har ikke forklaringen på hvorfor - Vikar og arbeidsavtaler for kirurgiske leger ble dyrere enn forventet Driftsavdelingen Avdelingen har et negativt avvik pr juli på 5,3 mill kr. Kostnader til IT ligger nå 3,1 mill kr over budsjett. Vi betaler et fast beløp til Helse Nord IKT, men i tillegg kommer kostnader som belastes foretaket direkte. Det synes som om omleggingen ikke er helt i tråd med planene. Dette vil bli undersøkt nærmere. Det er også høyere kostnader til lisenser med et negativt avvik på 0,5 mill. I tillegg har driftsavdelingen pr juli et negativt avvik på vedlikehold/reparasjon/service på 1,4 mill. Det er nå satt i verk restriksjoner på bruk av driftsmidler og det ventes at dette avviket vil jevne seg ut over året. Administrasjon/felles/gjestepasienter Felleskostnader viser et positivt avvik så langt, noe som skyldes periodisering og avsetninger. Urealiserte omstillingstiltak Vedtatte tiltak i styret for Helse Finnmark HF knyttet til sykestueplasser og regional AMK er lagt inn med 11 mill kr som urealisert inntekt i budsjettet. Resultatet vil derfor forverres med ca 0,9 mill kr i måneden inntil tiltak er på plass. Dette utgjør et negativt avvik på 6,1 mill kr. Syketransport Det er også budsjettert med en innsparing på 10 mill kr i syketransport i 2006. Tabellen nedenfor viser nøkkeltall for syketransportkostnader. Tilsynelatende viser regnskapet en økning på 4,3 % fra ifjor. 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 4 av 7

2005* 2006 Avvik Avvik % Regnskap jan-juli 91 797 425 95 771 150 3 973 725 4,3 % Budsjett jan-juli 92 113 777 89 823 293 (2 290 484) -2,5 % Prisjustering 2% 93 633 374 95 771 150 2 137 776 2,3 % Justert for periodisering 96 831 692 95 771 150 (1 060 542) -1,1 % Budsjett hele året 157 827 972 153 976 667 (3 851 305) -2,4 % Regnskap/Prognose hele året 168 117 664 162 771 150 (4 346 514) -3,2 % Antatt avvik 2006 8 794 483 5,7 % *: alle 2005 tall er omregnet fra 75% kostn.andel til 100% kostnadsandel. For å få en realistisk sammenligning med 2006 kan 2005-tallene justeres for 2 forhold. I linje 3 har vi justert for prisstigning med 2 %, økningen fra ifjor blir da 2,3%. I linje 4 har vi justert for en veldig skjev kostnadsføring i 2005, der store kostnader først ble ført i november/desember. Ved å justere for 50% av denne effekten, så får vi et nytt antatt forbruksnivå pr juli 2005 på 96,8 mill.kr. Dette er det mest sammenlignbare med 2006-tallene. I forhold til dette nivået har vi en nedgang på 1,1%. Prognosen bygger på at nedgangen fra 2005 skal øke til 3,2 %. Dette anses realistisk fordi reisebyråavtalen, endret innkallingspraksis i klinikken og prisavtalen med Widerøe antas å få effekt fra 1.august. Vi antar også at den dialogen som både har vært internt i foretaket og med kommunene påvirker kostnadene i positiv retning. Figur 2: DRG-aktivitet 2004-06 DRG-aktivitet 2004-2006 klinikk Hammerfest / klinikk Kirkenes 800 700 600 500 400 300 200 Klinikk HS 2004 Klinikk KS 2004 Klinikk HS 2005 Klinikk KS 2005 Klinikk HS 2006 Klinikk KS 2006 100 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Antall DRG-poeng lå under plan i juli, både i klinikk Hammerfest og klinikk Kirkenes. Det er noen variasjoner mellom fagområder, men det er nedgangen i DRG-poeng ved medisinsk avdeling ved klinikk Kirkenes som er viktigste årsak til avviket. Tabell 2: Utvalgte aktivitetstall, Helse Finnmark HF PLANTALL pr juli 2006 OPPNÅDD pr juli 2006 AVVIK AVVIK % Antall avdelingsopphold 8 623 8 708-85 -1,0 % Antall DRG poeng 6 303 5 860-443 -7,0 % Polikliniske konsultasjoner 30 853 29 491-1 362-4,4 % Liggedøgn voksenpsykiatri (VPP) 8 668 8 015-653 -7,5 % Polikliniske kons. Voksenpsykiatri (VPP) 6 912 7 070 158 2,3 % 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 5 av 7

Polikliniske kons. Barne- og ungd.psyk (BUP) 6 912 6 339-573 -8,3 % Når det gjelder polikliniske konsultasjoner (psykiatri) for voksne så ligger tallene fortsatt noe over plantallene for perioden. Det positive avviket skyldes noe opptrapping, men også naturlige svingninger utfra rekruttering av fagfolk. Antall polikliniske konsultasjoner innen barne- og ungdomspsykiatri ligger pr juli likt med forrige år, men 8 % under plantallene for perioden. 5. Tiltak Tiltakene i budsjett 2006 var i utgangspunktet konkrete og vurdert som realistiske innenfor dagens driftskonsept. Men resultatene viser at driften går med 40-45 mill.kr i underskudd. Årsakene ligger dels i forsinkelse, det vil si at tiltaket gir effekt, men kommer for sent. Men det skyldes også dels at kostnadene ved driften ble høyere enn forventet. Oppfølging av tiltakene har høyeste prioritet i Helse Finnmark. Ledergruppen har gjennomgang og statusrapportering hver uke. Det er svært krevende å holde budsjettrammene i og med de nye forhold som dukker opp. Både stram oppfølging av avdelingene, begrensninger i innleie og bevisstgjøring av ledere på rammevilkårene våre, er forhold som videreføres med full tyngde utover høsten. Vurderingen etter 1.tertial var at det var behov for nye tiltak. Disse er det gjort rede for i styresak 23/2006. Vi kan knytte følgende kommentarer til hvordan tiltakene ser ut til å virke: -Vi får nå på plass flere fast ansatte, med unntak av spes.sykepleiere. Dette skal gi positiv effekt fremover -Sykefraværet er fortsatt høyt. Men det har vist en svak nedgang. Det er betydelig arbeid som nedlegges av stab og ledere for å finne frem til tiltak for redusert fravær -Syketransport viser så langt ikke den budsjetterte forbedringen, ift i fjor er det status quo. -Innleien er ikke redusert i regnskapet. Det skyldes nok hovedsakelig at avtalene for sommeren var inngått i god tid på forhånd, slik at ny godkjenningsordning ikke har effekt enda -Driftsavdelingen mangler effekt på flere tiltak: Barnehagene overtas ikke av kommunen inneværende år. Husleieøkningen kan ikke skje så raskt som ventet. Driftskostnader blir større enn forventet. Strømkostnadene er vesentlig høyere enn tidligere. Styret for Helse Finnmark HF konkluderte med at de foreslåtte tiltak ikke ville kunne gi budsjettbalanse. Det måtte derfor komme noen strukturelle tiltak for å komme helt i havn. Styret ba administrasjonen om å gå i dialog med Helse Nord for å komme frem til hensiktsmessige tiltak. En begynnelse på dette var at Helse Nord arbeidet med et vedtak for å redusere antall AMKer. Denne saken ble imidlertid trukket. Det synes nå som om det må påregnes lengre tid for å komme frem til strukturelle tiltak. Forøvrig har foretaket igang flere arbeider som vi forventer langsiktig effekt av: - rapport om ortopedien i Finnmark er kommet, vi står overfor implementeringen - Sintefs gjennomgang av Kirkenes sykehus er kommet. Denne følges opp av ledergruppen og det vil bli fremmet forslag om tiltak som anses hensiktsmessige. - Iverksetting av Gat turnusplansystem på alle avdelinger - Nytt innkjøpssystem 6. Prognose Resultatet i juli bekrefter den negative trenden som foretaket måtte rapportere pr 1.halvår. Det er noen forhold som er spesielle for juli, slik at vi ikke antar at underskuddet pr måned 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 6 av 7

blir like stort fremover. Det er en korreksjon på psykiatrien. Gjestepasientkostnader er høyere i juli på grunn av større reisevirksomhet. Det tas inn en rekke vikarer for sommeren. Innleie ble også hyppig brukt. Men resultatet er klart negativt. I tillegg er det følgende usikre momenter for resten av året: - Det er fortsatt knyttet usikkerhet til om vi klarer å få full effekt av syketransport-prosjekt i år - usikkerhet med lønnsoppgjør for sykepleierne, det er allerede konstatert noe avvik - styret for Helse Finnmark HF har antydet strukturtiltak som en mulighet for å bedre økonomien til foretaket. Det kan synes som om slike tiltak vil ta lengre tid å gjennomføre Planlagt og godkjent underskudd for 2006 45,8 mill.kr. Omstillingstiltak styret: sykestuer/amk 10,7 mill.kr. = Planlagt underskudd i ordinær drift i 2006 56,5 mill.kr. Prognose avvik Kirkenes/Hammerfest 29,0 mill.kr. Prognose avvik Driftsavdelingen 4,0 mill.kr. Prognose avvik Syketransport 8,0 mill.kr. Prognose avvik Rus 2,5 mill.kr = Prognose underskudd 100,0 mill.kr. Ut fra dette opprettholdes prognosen for foretakets årsresultat med et underskudd på - 100 mill kr. 2006-08-28 Styresak 34-2006-1 Regnskap pr juli 2006.doc Side 7 av 7