Status e-handel. Direktoratet for forvaltning og IKT

Status e-handel Direktoratet for forvaltning og IKT

Antall offentlige virksomheter Abonnenter Ehandelsplattformen Abonnenter med omsetning Abonnenter med avtale 300 276 250 200 150 100 50 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Omsetning februar 2014 Direktoratet for forvaltning og IKT

Ordreutvikling 2008 Ordre 2009 Ordre 2010 Ordre 2011 Ordre 2012 Ordre 2013 Ordre 2014 Ordre 80 000 70 000 68 887 60 000 58 005 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Direktoratet for forvaltning og IKT

Omsetningsutvikling 2008 Omsetning 2009 Omsetning 2010 Omsetning 2011 Omsetning 2012 Omsetning 2013 Omsetning 2014 Omsetning 1 400 000 000 1 200 000 000 1 000 000 000 903 146 814 800 000 000 689 810 705 600 000 000 400 000 000 200 000 000 0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Direktoratet for forvaltning og IKT

EHF faktura over Ehandelsplattformen Inngående faktura 2011 Inngående faktura 2012 Inngående faktura 2013 Inngående faktura 2014 35000 33 289 32 907 32 530 30000 25 393 25000 21 637 20000 18 123 15000 10000 9 751 12 865 10 885 13 633 7 192 5000 2 643 3 031 3 787 0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Direktoratet for forvaltning og IKT

Rapport om e-handel Direktoratet for forvaltning og IKT

Statusrapport Elektronisk spørreundersøkelse til alle abonnenter på Ehandelsplattformen + 12 større statlige virksomheter. Svar fra 135 virksomheter. Dybdeintervju (25 på telefon og 14 besøk). Liste over 25 prioriterte virksomheter og 20 på «venteliste». Detaljert kunnskap om anskaffelsesområdet i virksomhetene. Direktoratet for forvaltning og IKT

Kriteriene hvor spørreundersøkelser gir grunnlag for poengscore Indre og ytre strukturelle forhold ved virksomheten Innkjøpsledelse Lederansvar for e-handel Organisering av innkjøpsarbeidet Samarbeidspartnere Kapasitet i innkjøpsfunksjonen Generell kapasitet i organisasjonen

Kriteriene hvor spørreundersøkelser gir grunnlag for poengscore Virksomhetens modenhet E-handel: Dedikert lederskap Strategi, mål og planer for e-handels-implementering Kompetanseutvikling innen e-handel Innkjøpsarbeidet: Dedikert lederskap Innkjøpsarbeidet: Strategi, mål og planer Innkjøpsarbeidet: Brukerinvolvering, tverrfaglig samarbeid og kategoristyring Standardiserte prosesser innen innkjøpsarbeidet Avtalegrad Avtalelojalitet

Kriteriene hvor spørreundersøkelser gir grunnlag for poengscore Virksomhetens motivasjon Motivert ledelse (mål er satt, operasjonalisert, følges opp) Motivert innkjøpsfaglig miljø (ønsker å prioritere e- handel, ønsker bistand, har iverksatt tiltak) Motiverte avropere (lite rotfestet motstand, ønsker veiledning) Direktoratet for forvaltning og IKT

Har virksomheten ansatte som normalt bruker mer enn 50% av sin tid på innkjøp, kontraktsinngåelser og/eller leverandøroppfølging?

Har virksomheten en egen enhet/avdeling som kun arbeider med innkjøp, kontraktsinngåelser og/eller leverandøroppfølging?

Samarbeider dere med andre virksomheter om innkjøp, kontraktsinngåelser og/eller leverandøroppfølging?

Har virksomheten utarbeidet en egen strategi for innkjøp?

Vi ber deg si noe om bruken av leverandøravtaler som er inngått. Kryss av for den beskrivelsen som passer best for din virksomhet:

Vi ber deg si noe om oppfølging av inngåtte avtaler. Kryss av for den beskrivelsen som passer best for din virksomhet:

Hva er virksomhetens primære plattform for utlysning av konkurranse om nye kontrakter?

Bruker dere Doffin til følgende formål?(det er mulig med flere svaralternativ).

Bruker virksomheten egne, elektroniske verktøy for gjennomføring av konkurranser om kontrakt?

Har deres virksomhet utarbeidet egne mål og planer for elektronisk handel?

Hvem har godkjent mål og planer for elektronisk handel?

Hvor ofte vil du anta at "elektronisk handel" er eget tema i toppledergruppen?

Er det knyttet stillingsressurser og/eller pengeressurser til gjennomføring av planene for elektronisk handel?

Inneholder mål og planer for elektronisk handel konkrete resultatmål som jevnlig blir målt og rapportert?

Er det en person i toppledelsen deres som har særskilt ansvar for å følge opp arbeidet med elektronisk handel?

Er det en person i virksomheten som har fått et helhetlig, faglig ansvar for det daglige arbeidet med elektronisk handel?

Det gjennomføres en rekke initiativ for å forbedre, forenkle og effektivisere offentlig sektor. Ofte må man prioritere hvilke gode tiltak som skal gjennomføres først. Med de utfordringene din virksomhet har i dag, hvor høyt bør økt bruk av elektronisk handel prioriteres? 86%

Hvor stor tror du effektivitetsgevinsten vil være for din virksomhet ved økt bruk av elektronisk handel? 68%

Hvilken funksjonalitet på Ehandelsplattformen bruker dere?(det er mulig med flere svaralternativer).

Hvem i virksomheten har anledning til å bruke elektroniske bestillingsløsninger?

Vi ber deg mene noe om størrelsen på personalressursene innenfor fagområdet innkjøp, kontraktsinngåelse og oppfølging av leverandører. Hva passer etter ditt syn best for virksomheten deres?

Observasjoner God lederforankring nevnes uoppfordret av mange virksomheter som et sentralt suksesskriterium. Likeledes nevner flere uoppfordret at lederforankring må bestå i aktiv ledelse og interesse, og ikke bare formelle vedtak. Flere fremholder betydningen av ambulerende opplæringsvirksomhet, og flere nevner at å bruke ambassadører fra andre avdelinger og enheter kan gi gode resultater. Presise tall på avtalegrad og avtalelojalitet er ofte ikke forsøkt fremskaffet, heller ikke i de større, innkjøpsfaglige miljøene. Flere nevner at tjenestekjøp via fritekstbestilling er vanskelig å få til. Flere (blant de som jobber med dette) nevner tekniske og praktiske vanskeligheter med å få til automatisk fakturamatch.

Observasjoner Flere gir svært gode tilbakemeldinger på Difis arbeid og praktiske bistand. Flere sier at opplæringen og oppfølgingen fra Difi er avgjørende for å lykkes med et e-handelsprosjekt. Flere gir også ros til personene som holder kurs og opplæring er svært kompetente og inspirerer til videre jobbing. Flere har imidlertid fremholdt at prosjektveiviseren for e-handel kom for sent er best egnet for større virksomheter Noen av de mindre virksomhetene som ble intervjuet, nevnte at de gjerne så at eventuell bistand ble mer rettet mot regionale samarbeidskonstellasjoner, enn mot enkeltvirksomheter.

Hypoteser Hypotese 1: Det er en klar sammenheng mellom det virksomheten forteller om aktivt engasjement fra toppledelsen, og det virksomheten kan vise til av konkrete resultater. Hypotese 2: Det er en klar sammenheng mellom det virksomheten forteller om aktive faglige pådrivere for e-handel, og det virksomheten kan vise til av resultater. Hypotese 3: Det er ikke noen klar sammenheng mellom formelt formulerte mål og oppnådde resultater. Hypotese 4: Det er mindre sammenheng enn hva virksomhetene selv tror mellom generell kapasitet i anskaffelsesfunksjonen og resultater innen e-handel. Hypotese 5: Det er kapasitetsproblemer blant mange som arbeider med anskaffelsesvirksomhet. Det som da nedprioriteres er gjerne markedskunnskap og markedskartlegging, leverandøroppfølging, samt prosjektarbeid.

Hypoteser Hypotese 6: E-handel kan tidvis oppfattes som et prosjektarbeid som må nedprioriteres. Hypotese 7: Kommuner og høyskoler samarbeider i mye større grad med andre virksomheter om anskaffelser, enn hva som er tilfellet med statlige virksomheter utenfor høyskolesektoren. Hypotese 8: Det vil oppleves av virksomhetene som effektivt, og muligens også være effektivt, å rette bistand inn mot et allerede etablert samarbeid. Hypotese 9: Arbeidet med kataloger oppleves som tidkrevende, vanskelig å få organisert, og som en utfordring som ikke lar seg løse utelukkende gjennom at kjøperen setter flere personalressurser på saken. Hypotese 10: Det er ikke mulig å si at noen faglige funksjoner eller tjenesteytende enhet gjennomgående altså på tvers av virksomheter er dårligere enn andre til å ta i bruk e-handel.

Reskontroanalyse

Reskontroanalyse Difi har sendt brev til alle abonnenter på Ehandelsplattformen om å få tilgang til reskontrotall for 2013. Gjennomføre reskontroanalyse fra alle de prioriterte virksomhetene i rapporten. Difi ønsker å bruke denne analysen til å få aktivert leverandører i innkjøpssystemene på tvers av virksomhetene. I tillegg vil analysen brukes i arbeidet med gevinstrealisering. Leverandøraktivering vil gjennomføres via aksesspunktleverandører og direkte mot de identifiserte leverandørene.

Kilder til informasjon Innkjøpsavdelingen Avtaler, rapporter, kunnskap om virksomheten Regnskap/Økonomi Hovedbok (kostnader totalt) Leverandørreskontro (faktura/posteringsnivå) EHP Alle e-handelstransaksjoner (alle detaljer produkt/individ) Kunnskap og databasen Leverandørene Produktinformasjon Markedskunnskap/Kundeforståelse

Reskontroanalyse ABC-analyse - A-leverandører står for 80% av forbruket - Vi vil sammenstille A-leverandørene fra alle innsendte reskontroer. Direktoratet for forvaltning og IKT

Hvordan kan Difi bidra til økt e-handel i din virksomhet? 1. Eksisterende kjøpere og eksisterende leverandører 2. Nye kjøpere og eksisterende leverandører 3. Eksisterende kjøpere og nye leverandører 4. (Nye kjøpere og nye leverandører) Tid Kort 2 1? (4) 3 Lang Stor Kompleksitet Liten Direktoratet for forvaltning og IKT

Leverandøraktivering via aksesspunkt Leverandør Aksesspunkt Leverandør Direktoratet for forvaltning

Hva skjer nå? Sammenfallende A-leverandører som ikke er abonnenter på Ehandelsplattformen vil bli identifisert. Difi vil deretter ha flere aktiviteter rettet mot: - aksesspunktleverandørene og - leverandørene Alle som sender inn vil få sin «spendanalyse» tilsendt. Det er fortsatt mulig å sende inn reskontrotall BLI MED! Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKT

Jostein Engen Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)