Økonomiplanlegging grunnlag for god økonomistyring Økonominettverket i Loen 3. juni 2014
ØKONOMIAVDELINGEN Grunnmuren Korrekt ført regnskap som informasjonsgrunnlag. Korrekt budsjett som styringsverktøy. Samsvar mellom hvordan budsjettet er satt opp og hvordan regnskapet er ført. Oppfølging av avdelingene, spesielt ved avvik fra budsjett. Strategisk ledelse, controllerfunksjon, regnskapsjef. ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Kommer tilbake til.
Prosesser og forankring: Politisk Avdelingsledere Tillitsvalgte Byggverket Struktur Mål og rammer for økonomistyring Kobling mellom hva som skal gjøres og finansiering. Kobling prosesser Kobling strategiske dokumenter/årshjul
Tiltak og budsjett Koblinger Det politiske nivået skal gjøre beslutninger på overordnet nivå om hva som skal gjøres og sikre finansiering. Viktig med systematisk gjennomgang av tiltak i handlingsdelene i kommuneplan og kommunedelplaner. Det må synliggjøres når det ligger inne finansiering av tiltakene. Politiske og administrative styringssystem Det må være samsvar mellom tiltak og finansiering i politisk vedtatte planer og avdelingene sine virksomhetsplaner. Politiske og administrative prosesser knyttet til styringssystemene må henge sammen.
Mål og rammer for økonomistyringen Budsjetterer med gjennomsnittlig avkastning fra aktiv forvaltning. Mål for størrelse på rente- og avkastningsfond. Årsbudsjett og økonomiplan skal minimum være i balanse uten bruk av ubundne disposisjonsfond. Ikke vedtatte krav til avsetninger til fond til bruk som egenkapital i investeringer. Ikke krav til nivå for lånegjeld. Ikke krav til fondsavsetninger til bruk for å dekke driftsunderskudd. (Utover rente- og avkastningsfond.) Tydelelig på hvilke forutsetninger som ligger til grunn. Forutsetninger for omfang av drift (f.eks. barnevern/økonomisk sosialhjelp).
Finansutvalg Består av formannskap, gruppeledere for partier som ikke sitter i formannskapet og ledere av politiske utvalg (Driftsutvalget og Samfunnsutviklingsutvalget) Drøftingsorgan. Tar alle saker «til vitande». Formannskapet gjør endelige vedtak i saker som er drøftet i finansutvalget uten ny debatt. De politiske utvalgene får samme orienteringer som finansutvalget. Tar budsjettsakene «til vitande».
Prosess Evaluering: April/mai: Juni: Oktober: Årsregnskap og årsrapport Årsrapporten inneholder oversikt over utfordringer knyttet til de ulike rammeområdene. Utfordringene er gjennomgått av avdelingsledere. Budsjettendringssak Grunnlag for budsjettarbeidet. Budsjettendringssak Kan gi grunnlag for endringer i budsjettarbeidet. Evaluering er viktig for å skape en felles situasjonsforståelse. (Kobling t/b, kobling p/a, dialog)
Prosess Planlegging: Juni: August/sept.: Handlingsdel + økonomiplan 1. gang Handlingsdelen inneholder oversikt over planlagte tiltak og hvilke som er finansiert i gjeldende økonomiplan. Justert økonomiplan med større kjente endinger. Fungerer som politisk ramme for budsjettprosessen. Budsjettering i avdelingene.
Prosess Planlegging: Sept./des. Konsekvensjustert budsjett Tar utgangspunkt faktisk driftsnivå ved utgangen av 2. tertial. Legger inn alle konsekvenser av fremlagt statsbudsjett. Gjennomgang av mulige tiltak Gjennomgang av mulige tiltak til informasjon og drøfting. Saldert budsjett Legges frem i et møte i finansutvalg/formannskap og vedtas endelig i neste møte. Møte i fagutvalg i mellom de to møtene.
Budsjettdokument Sammenheng økonomiplan plansystem Kommunens rammevilkår (historisk og i økonomiplanperioden) Folketall Frie inntekter Øremerkede tilskudd Andre finansielle formål Gjeld og finansutgifter Premieavvik pensjon Andre budsjettforutsetninger (Lønns- og prisvekst) KOSTRA (viser til SSB sine hjemmesider) Konsekvensjustert (henger med i hele prosessen)
Budsjettdokument Rammeområdene: Overordnet økonomi Oversikt over årsverk Endringer fra året før budsjett året til konsekvensjustert. (Ansvar Tjeneste Kommentar (forklaring av endring))
Balansert budsjett inkl. tiltak Budsjettdokument Oversikt over endringer fra RNB til statsbudsjett Evt. endringer fra fremleggelse av statsbudsjett til vedtak Evt. andre forhold. Tabell 1 saldert (Tilsvarer tabell 1a og 1b etter forskrift) Oversikt over tiltak pr rammeområde (Avdeling tiltak reduksjon årsverk red. kr. konsekvens) Poster som ikke er med i balansert budsjett. Større enkeltposter/tiltak. «Følgjande tiltak frå handlingsdelen som krev midlar inngår ikkje i rådmannen sitt forslag til balansert økonomiplan.
Budsjettdokument Investeringer (oversikt over investeringer i budsjettåret) Eget hefte for investeringer i økonomiplanperioden Finansielle nøkkeltall og diverse budsjettforutsetninger Bla. Rente, avkastning, utbytte, pensjonskostnader Utvikling av lånegjeld og fond i økonomiplanperioden. Budsjettoppstillinger og hovedoversikter Innstilling fra formannskap til kommunestyre./kommunestyret sitt vedtak. Endelig vedtak i kommunestyret.
Dialog politikere Dialogen går i utgangspunktet med Finansutvalget Også dialog med Driftsutvalget og Samfunnsutviklingsutvalget. Årsregnskap Årsrapport med utfordringer Budsjettendringssaker (i utgangspunktet to) Økonomiplan 1. gang (basert på RNB) Konsekvensjustert budsjett (basert på statsbudsjett) Gjennomgang av forslag til tiltak Saldert årsbudsjett og økonomiplan. Budsjett er tema på alle møter om høsten.
Dialog avdelingsledere Avdelingsledersamlinger: Årsrapport - utfordringer Handlingsdelen til kommuneplanen. Forslag til kutt-tiltak Utarbeide: Årsrapporter Budsjett inkl. forslag kutt-tiltak (tilsvarende 5 % av totalbudsjettet) Virksomhetsplaner
Dialog tillitsvalgte Møter med HTV er lagt opp etter den politiske kalenderen Gir mulighet for tillitsvalgte å komme med formelle innspill til politiske saker basert på dialog. HTV får samme informasjon om budsjettet og andre økonomi- /budsjettsaker som det politiske nivået. Det skal være drøftingsmøte mellom avdelingsleder og plasstillitsvalgt før budsjettforslag med kutt-tiltak sendes inn til økonomiavdelingen. Etter at avdelingene har levert sine dokumenter skjer videre dialog mellom rådmannsnivået og HTV.
God økonomiplanlegging ikke bare løpende drift Prosjektstyring Reglement for investeringsprosjekter Reglement for driftsprosjekter Prosjektmandat kort og lang Organisering Prosjekteier styringsgruppe(pa) prosjektgruppe(pl) ulike rådgivende grupper (referansegrupper) Avklare roller. Politisk involvering politisk styringsgruppe? Avklare rolle for en politisk styringsgruppe. Fremdriftsplan milepæler beslutningspunkt Risiki i prosjektet