RUTINEBESKRIVELSE BUDSJETTPROSESSEN

Transkript

1 RUTINEBESKRIVELSE BUDSJETTPROSESSEN Rutinebeskrivelsen er utarbeidet for å sikre at alle ledd i organisasjonen utfører oppgaver knyttet til økonomiområdet på en formell riktig og god måte og en enhetlig behandlingsprosedyre. Hjemmel Jfr økonomireglementet pkt 2.2 Rådmannens ansvar Innen utgangen av juni utarbeider rådmann i samråd med ordfører en framdriftsplan/møteplan for arbeidet med handlingsplan med årsbudsjett for administrasjonen og politiske organer Framdriftsplan skal i henhold til årshjulet inneholde tidspunkt for: Administrativ budsjettkonferanse ( frist 15.6.) Politisk strategi-/ og budsjettkonferanse ( sept) Rådmannen legger fram konsekvensjustert budsjett (frist 1.10) Formannskapet behandler konsekvensjustert budsjett ( okt nov) Høringsrunde Formannskapet fremmer handlingsplan med årsbudsjett for kommunestyret (des) Kommunestyret vedtar handlingsplan med årsbudsett (frist 31.12) Framdriftsplan gjøres kjent for formannskap/kommunestyre/administrasjonen

2 Konsekvensjustert budsjett Rådmann utarbeider en konsekvensjustert budsjettoversikt. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktiviteter gjennom hele perioden. I tillegg er sektorplaner og de investeringer som kommunestyret har vedtatt ved forrige rullering av handlingsplanen lagt inn. Målsetting: Metode: Utarbeide et konsekvensjustert budsjett for neste år. Resultatene av dette arbeidet presenteres formannskap/kommunestyre og danner grunnlag for politisk beslutning om den videre budsjettprosessen, inkludert politiske bestillinger av tiltaksutredninger. Konsekvensjustert budsjett: Budsjett for inneværende år korrigeres for alle kjente/vedtatte endringer med virkning for neste år i Arena-systemet. I hovedsak skal fokus i justeringsarbeidet være: - Riktig lønnskostnad for neste år ( endring fast lønn og faste tillegg) - Effekt av vedtak - Ompostering og feilretting - For rådmann/økonomi - Siste finpuss ( uten artsavhenging) - Sum Budsjett (2011) - Prisjustert budsjett (2011) Hver enkelt enhet skal skrive en kommentar (Arena) knyttet til de endringer som er foretatt i konsekvensjustert budsjett. Utarbeidelsen av konsekvensjustert budsjett organiseres som et prosjekt. Rådmann utnevner prosjektleder. Prosjektleder utarbeider oppgaveliste som viser budsjettprosessen trinn for trinn med ansvarlig og frist for utførelse og innkaller til møte i prosjektgruppa. Prosjektgruppa består av : Rådmann,ass. rådmann., kommunalsjefer, rådgiver, kommuneplanlegger, fagsjef regnskap, IKT leder og stabsleder sekreteriat.

3 TILTAKSUTREDNINGER FOR PLANPERIODEN Målsetting: Metode: Utrede økonomisk konsekvens av aktuelle tiltak for perioden. Det gjelder både drift og investering investeringstiltak. Alle tiltaksforslag utredes i Arena-systemet. Alle tiltaks navn begynner med enhetens navn for eksempel Rådmann innkjøp inventar Det gis en beskrivelse av tiltaket - Investeringstiltak knyttet til bygg styrt av tekniske tjenester legges inn under ansvar Rådmann/ist legger inn ulike lånetyper og knytter dette til aktuelle investeringstiltak tiltak MÅL, SATSINGSOMRÅDER Målsetting Metode Det skal utarbeides et enhetlig oppsett som viser kommunens mål, satsingsområder, tiltak i perioden som hener sammen med kommuneplan, samfunnsdel Kommuneplanlegger lager og sender ut et grunnlag til enhetene. Enhetene gjennomgår grunnlaget, skriver kommentarer i kommentarfeltet og kommer med forslag til evt. nye satsingsområder i feltet satsingsområder (neste periode) Enhetene rapporterer tilbake at jobben er gjort. Kommuneplanlegger tar tiltaksrapport ut fra Arena Kommuneplanlegger samordner satsingsområdene med forslag til nye tiltak.

4 LØNNSBUDSJETT Ass. Rådmann /rågdiver sender ut eget skriv når det gjelder lønnsbudsjettet. Dette skal inneholde : (Arenas Brukermanual enhetsleder benyttes som veileder) Kontroller: Rett person i rett stilling(hjemmel) Hjemler som skal ut Rett stillingsstørrelse At antall hjemler er med (OBS nye stillinger). Stillinger som skal strykes blir strøket fra rett dato. Hjemler som er ute, må settes i 0 på HJSTØR (stillingsstørrelse) EIER og BRUKER. De vil ellers bli med i budsjettet. Reelt vakante stillinger skal være med. Fordeling av prosjekt. Påse at kontostreng evt. prosjektnr. er korrekt Sett inn variable poster / anslagposter Sannsynlighetskontroll summer

5 Følgende lønnsrapport skal leveres inn i underskrevet stand: Du går fram som følger: Klikk på pkt lønn deretter lønnsrapport og følgende bilde kommer opp: Fortsett Velg riktig område Velg lønnsrapport under pkt forhåndsdefinert rapport i liste til høyre i bildet Trykk fortsett Skriv ut rapport i pdf (p) Skriv under Lever rapporten på rådmannskontoret v/ Svein Johny

6 RÅDMANNENS BUDSJETTNOTAT TIL KONSEKVENSJUSTERT BUDSJETT Rådmannen utarbeider rådmannens budsjettnotat til handlingsplan med årsbudsjett som er spesifisert på rammeområder med nettobeløp I rådmannens budsjettnotat gis også en oversikt over: Resultatindikatorer av spesiell betydning Planlagte investeringsprosjekter med finansiering og driftsvirkning Utvikling i rente og avdragsbelastningen Utvikling i lånegjeld Utviklingen i ulike fondsbeholdninger Rådmannens budsjettnotat legges fram for formannskapet til behandling Vedlegg til rådmannens budsjettnotat : Detaljert driftsrapport pr enhet ( brutto utg/innt netto ramme) Lønnsrapport Detaljert lønnsrapport