Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2016/2027-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Bodil Brå Alsvik Nærværs- og fraværsarbeidet i Midtre Gauldal kommune Dokumenter i saken: 1 S Nærværs- og fraværsarbeidet i Midtre Gauldal kommune Ingress Administrasjonsutvalget orienteres om arbeidet med å fremme nærvær og redusere fraværet i den kommunale organisasjonen Saksopplysninger Bakgrunn for saken Kommunestyret har gjennom behandlingen av Handlingsprogram med økonomiplan de siste to årene bedt rådmannen arbeide aktivt for å fremme arbeidstakernes nærvær på arbeidsplassen og gjennomføre tiltak for å redusere sykefraværet. Administrasjonsutvalget har bedt om årlig å få framlagt en rapport/orientering om arbeidet. Faktiske opplysninger Sykefraværet har over flere år ligget for høyt i Midtre Gauldal når man ser den kommunale organisasjonen under ett. Det er til dels store forskjeller enhetene og avdelingene i mellom. Næring, plan og forvaltning har hatt et lavt sykefravær over år, det samme kan sies om enhet for helse- og familie. Hjemmetjenesten og sykehjemmet har over lengre tid hatt et høyt fravær. I små avdelinger vil et sykefravær få større utslag på prosenten enn i store avdelinger. Barnehagene har hatt forholdsvis høyt sykefravær, deres tall er lagt inn i oppvekstenhetene, utenom Støren barnehage som er en egen enhet. Se tabell under
Oversikt over sykefraværet i perioden 2014-2016, i % av antall ansatte Sykefravær korttid=under 16 dager, sykefravær over 16 dager=langtid Enhet Ant.ans 2014 2015 2016 1.kvart Korttid Langtid Total Korttid Langtid Total Korttid Langtid Total Rådmannens stab 28 1,6 4,7 6,3 2 3,7 5,7 1,2 5 6,2 Støren barnesk. 34 3,3 2,3 5,6 2,7 6,5 9,2 2,9 5,2 8,1 Støren barnehage 28 2,2 7 2,9 1,6 5,5 7,1 1,8 8,7 10,5 Soknedal oppv. 44 2,7 2,9 5,6 2,2 2,6 4,8 3 8,4 11,4 Singsås oppvekst 25 2,9 10,4 13,3 2,9 5,9 8,8 1,5 8,9 10,4 Budal oppvekst 18 1,8 7,1 8,9 0,6 0,6 2,2 1,9 2,4 4,3 Støren ungd.skole 38 2 1 3 1,6 5,3 6,9 2,1 5,6 7,6 Kultur fritid vo. 23 1,3 10,2 11,5 0,9 8,9 9,8 2,4 8,7 11,1 Lysgården 6 3,8 12,1 15,9 3 9 12 4,3 0 4,3 Sykehjemmet 106 4,7 7,7 12,4 2,6 11 13,6 2,7 7 9,7 Kjøkken 9 4,4 1,9 6,3 1 2 3 1,9 9,7 11,6 Hjem.sykepl. 27 2,5 8 10,5 1,6 9,3 10,9 2,2 4,3 6,5 Soknedal bo/dag 12 2,5 5,3 7,8 0,6 4,3 4,9 1,1 4,8 5,9 Singsås bo/ dag 10 2,7 0,7 3,4 3,2 11,6 14,7 0,8 26,8 27,6 Støren aldersp. 22 3,7 7,7 11,4 1,8 13,7 15,5 1,7 16,6 18,3 Trygghet/egenm. 20 5,7 3,6 9,3 3 9,7 12,7 2,8 12,7 15,5 Hjemmehjelp 14 3,4 5,5 8,9 1,8 9,1 10,9 1,7 8 9,7 Omsorgskontoret 3 1 0 1 0 0 0 0 0 0 Snurruhagen 17 5,2 13,9 19,1 2,3 6,4 8,7 5 4,9 9,9 Boveilderetj. 17 7,4 12,3 19,7 4,2 14 18,2 5,4 19,5 24,8 Trygg framtid 10 1,8 7,6 9,4 2,8 11,9 14,7 2,4 26,4 28,8 Personlig ass. 3,8 12,8 16,6 4 33 37 0 0 0 Helse og familie 36 1 2 3 1,3 2,8 4,1 2 1,1 3,1 NPF 12 2 0 2 1,5 1,3 2,8 2,7 0 2,7 EKT 53 1,8 7,6 9,4 1,2 2,9 4,1 1,3 3,1 4,4
Status i arbeidet: Det er over flere år arbeidet med å fremme nærværet blant medarbeiderne i hele organisasjonen. Oversikt over de hovedtiltak som er gjennomført: Midtre Gauldal kommune ble IA - virksomhet fra 2003. IA- avtalens overordnede mål er å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærvær og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Arbeidet for å styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet inngår også. 2009: prosjekt i pleie- og omsorg «arbeidsmiljø og nærvær» igangsatt. Målet med prosjektet var å utvikle et godt arbeidsmiljø som skulle skape trivsel og øke nærværsfaktorene. Prosjektet gikk ut året 2010. Det totale sykefraværet var da på 8,4 %. 2010: etablering av virksomhetsteam. Deltakere er Nav Arbeidslivssenter, Nav lokalt, Bedriftshelsetjenesten, 3 enhetsledere fra pleie og omsorg, hovedverneombud, hovedtillitsvalgt og personalavdelingen (enheten var da organisert som tre selvstendige enheter). Hensikten med å opprette virksomhetsteam var å etablere en samhandlingsmodell mellom Nav og pleie- og omsorgsektoren, som en del av prosjektet Arbeidsmiljø og nærvær. Virksomhetsteamet skulle ha fokus på IA-arbeidet, erfaringslæring, nærværsarbeid og sykefraværsoppfølging/ reduksjon av sykefravær i kommunen. Nav Midtre Gauldal forpliktet seg til å ha en kontordag pr. mnd. på sykehjemmet, og enhetene ble oppfordret til å komme med saker som de ønsket bistand til. Ordningen ble avviklet i 2013. Enheten tar nå direkte kontakt med Nav og BHT. 2010: Oppstart av Gnisten (mestringsgruppe). BHT sto for driften av gruppen. Opplegget var at langtidssykemeldte og andre skulle få prøve ut forskjellige treningsformer for å finne noe som passet, samt at det ble avholdt kurs om sunt kosthold. Tilbudet var populært til å begynne med, men etter hvert ble det liten interesse. 2013: Deltakelse i det nasjonale programmet «Saman om ein betre kommune». To delt satsing her: 1. Arbeidsglede og nærvær 2. Utvikling av heltidskultur/fulltidsorganisering Prosjektet ble avsluttet 31.12.2015. Sykefraværet var da på 8 %. Tilbud til ansatte pr d.d. 2013: Opprettet arbeidsmiljøgrupper (AMG) ved hver enhet.
Bestå av leder, plasstillitsvalgt og verneombud og er et underutvalg av det kommunale arbeidsmiljøutvalget. Gruppene skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø ved den respektive enhet. Skal delta i planlegging av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Etablering av system for helhetlig styring og nærvær/sykefravær som en måleindikator på fokusområdet Medarbeidere. Rådmannens lederavtale med enhetslederne/stabslederne; gjennom denne forpliktes lederne. Oversikt over enkelttiltak: Vurdering o Fleksitid o Felles trening i Størenhallen o Premiering av egentrening o Innkjøp og implementering av program for oppfølging av syke arbeidstakere, hvor ledere får varsel når de skal utføre oppgaver i h.h.t. Navs krav. o Kontinuerlig lederutvikling, deriblant er det gjennomført et 2-årig program for alle enhetsledere, mellomledere og tillitsvalgte i relasjonsledelse. o Flere samlinger for alle ansatte om arbeidsmiljø, IA, motivasjonskurs. o Internkontrollhåndboka oppdatert med risikovurdering o Vernerunder satt i system med felles maler o Opprettelse av Akan-utvalg for forebygging av rus- og spilleavhengighet. o Jevnlig tilbud fra lokalt Nav om deltakelse på frokostseminar sammen med andre bedrifter i kommunen med nærvær og sykefravær som tema. Forholdet til overordnede mål og strategier/samfunnsplan Arbeidet med å fremme nærvær og redusere medarbeidernes fravær er forankret i kommuneplanens samfunnsdel, fokusområdet medarbeidere. Det vedtatte overordnede målet er: Kommunens medarbeidere trives på jobb. De vedtatte strategiene for å nå dette målet er: Videreutvikle et godt arbeidsmiljø der ansatte gleder seg til å gå på jobb Utvikle en organisasjonskultur som motiverer og engasjerer medarbeiderne Sykefraværet i kommunen varierer fra enhet til enhet, og fra avdeling til avdeling, og for kommunen sett under et viser tallene at det fortsatt må arbeides aktivt for å få flere medarbeidere til å være mer
til stede på jobb. Et høyt sykefravær er kostbart for kommunen på flere måter; først og fremst forringer det kvaliteten på tjenestene og det fører til ytterligere slitasje på arbeidsstokken. Hva mere kan vi gjøre? Hva har andre lyktes med? I. KLP har satt i gang et forskningsprosjekt hvor Sørlandet sykehus Kristiansand er pilot. Prosjektet har gått ut på å forske på kjønnsforskjellene i sykefraværet. Sykefraværet var totalt på 18,2 %. Gikk ned til 6-7 %. Elin Fjeldalbraaten, forsker ved sykehuset Sørlandet, gir oss svarene på hva arbeidsgiver kan gjøre med sykefraværet: «Det handler om god ledelse». 1. Ha god balanse på tilrettelegging Hvor lenge kan du tilrettelegge og for hvor mange? Varer situasjonen år etter år blir belastningen stor. Langvarig tilrettelegging er lite forutsigbart, og belastningen for de andre blir større. Lederen er nødt til å ta tak og snakke om fraværet. For noen kan løsningen være redusert stilling, slik at man kan frigjøre stillingen. 2. Ta tak i konflikter og vær tydelig 3. Jobb med kultur Ta alltid tak i konflikter når de oppstår, ikke la det gå for lang tid. Som leder må du vite hvordan du vil ha det. Hvis du har en medarbeider som har hyppig fravær, ta vedkommende inn til samtale. Hva handler dette om? Er det noe jeg kan gjøre? Ta tak i uønsket oppførsel og si i fra hva som aksepteres og ikke. Det gjelder også faglig kvalitet og prestasjon. Hvis en ansatt underpresterer, men vet ikke det selv, er det på grunn av total mangel på tydelighet. Holde fast, ha fokus. Pass på hva du legger vekt på. Hva snakker du om i plenum? Hva snakker du om i medarbeidersamtaler? Det man gir fokus er viktig. Bli enig om hvordan dere vil ha det og ansvarliggjør medarbeiderne. Ta det opp ukentlig i de forumene du har, og ta tak i oppførsel som ikke er akseptabel. Det tar flere år å endre en kultur. 4. Involvere medarbeiderne II. Horten kommune Ansvarspulverisering er skadelig for arbeidsmiljøet. Mye er avhengig av hvordan lederne klarer å involvere medarbeiderne. Start med å kartlegge styrker i enheten. Å begynne med styrkene er viktig. Det gjør at man ikke graver seg ned i det som ikke virker, men bygger på de positive områdene. Horten kommune har gjennom flere år jobbet systematisk for å redusere sykefraværet. Nå gjør kommunen noe nytt og spennende nemlig å spisse innsatsen mot de av arbeidstakerne som har det aller høyeste fraværet. Resultatet så langt: en kraftig reduksjon i fraværet. Etter en prosess med ledere, arbeidslivssenteret, tillitsvalgte og vernetjeneste jobbes det nå konkret med ansatte med høyt sykefravær på fire sykehjem. Ansatte med høyt sykefravær blir tilbudt individuell samtale. Organisasjonspsykolog Ivar Fløistad benyttes til opplæring internt for å
videreutvikle ledernes dialogferdigheter, samt som deltaker i samtalene. Dialog om situasjonen, og at det ikke skal oppleves truende for arbeidstakeren er essensielt, og deltakelse av en ekstern person kan bidra positivt. Første samtalen skjer mellom organisasjonspsykologen og den sykemeldte. Samtalen følger en viss struktur. Ansatt beskriver sitt arbeid og sine oppgaver, og går deretter inn på hva som gjorde at vedkommende søkte akkurat denne jobben, om motiverende faktorer i jobben, om hva som er mest og minst interessant. Neste steg er at de i fellesskap kartlegger hvilke forventninger den ansatte og arbeidsgiver har til hverandre. De snakker om konsekvenser ved fravær, som at jobben ikke blir utført, belastning for brukeren, fraværets betydning for kollegaer og at det har økonomiske og personalmessige konsekvenser. Avslutningen går på selvledelse og den ansattes eget ansvar. At høyt sykefravær kan føre til passivitet og at det forsterker vanskelighetene med å komme tilbake til jobb, vektlegges. På neste møte deltar den sykemeldte, avdelingsleder og organisasjonspsykologen. Hensikten er å opprette en dialog der målet er å komme tilbake til jobben fullt og helt. Dette opplegget handler først og fremst om ledelse, og hvilke holdninger våre ledere bør ha. Det handler om å være personlig som leder, men ikke privat. Det handler om profesjonalitet i lederrollen. III. Hva kan bedriftshelsetjenesten bidra med? Det er rettet en henvendelse til BHT om deres psykolog kan bistå kommunen med noe tilsvarende som Horten kommune har gjennomført. I tillegg avventes et tilbud fra BHT på andre tiltak de kan bidra med. Nærværs-/sykefraværsarbeidet er drøftet i AMU og med tillitsvalgte. Det synes å være enighet om at oppmerksomheten nå heller må rettes mot den konkrete situasjonen ved den enkelte enhet/avdeling enn flere felles/generelle tiltak rettet mot alle ansatte, og at den viktigste suksessfaktoren videre inneholder tre hovedelementer: 1. Ledere med relasjonelt mot og kompetanse til å ta tak i utfordringene i egen organisasjon og opp mot enkeltmedarbeidere. 2. Forsterket satsing på kompetanseheving når det gjelder personalledelse hos alle ledere, men spesielt mellomlederne spesielt ved de store enhetene. 3. Videreutvikling av dialogen med legene hvordan få til felles satsing mot felles mål? Rådmannens innstilling Administrasjonsutvalget tar informasjonen om nærværs-/sykefraværsarbeidet til orientering.