BI Studentsamfunn Bergen 8-04-2016 Referat Ekstraordinært styremøte 8.04.2016 BI Bergen 1
Sted: BIS-kontoret Tid: 10:15 Ikke til stede: NA, SA og HR1 Sak 44-16 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjent Sak 45-16 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, HR-ansvarlig som referent. Sak 46-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Sak 47 16: Oppføring av eventueltsaker Økonomiansvarlig: 1 Fagansvarlig: 2 Sak 48-16: Eventueltsaker Leder: - Deltatt på styringsgruppe møte på Gardemoen. Her gikk vi gjennom sakspapirene til LM samt de andre oppmeldte sakene. Under Landsmøte stilte BIS med 7 delegater samt 10 observatører. LM var stor suksess og vi endte opp med å vedta den nye strukturen og strategien, stor stas. - Uten om det har tiden gått til daglig drift og planlegging av engasjement under eksamensperioden. Hovedfokus vil ligge på overlapping, men hvor mye av tiden vil gå til planlegging av 17 mai. - Til sist kan det legges til at vi har en aktiv korrespondanse med administrasjonen med tanke på "Bry deg på BI" arrangementet samt differensiert treningsavgift.. 2
Økonomi: - Mye daglig drift, betalinger av faktura, oppfølging, spørsmål rundt arrangementer. - Budsjett til fadderuken, skal ha møte med Magnus og Martin fra fadderstyret. Samt involvere påtroppene PK og Økonomi ansvarlig i BIS HR: - Vært på intervjue for rederiet og ett nytt styret er satt. - Deltatt på landsmøtet. - Videre skal vi delta på intervjuer for NLD og Fjell og Sprell. Kommunikasjonsansvarlig: - Jobbet mye i det siste med planlegging av KU sitt arrangement om content marketing. Stod på stand igår i forbindelse med dette. Fikk "solgt" over 50 billetter mens vi sto på stand, noe vi er veldig glade for. - Doplakater: X-russefest, content marketing - kveld og tastefull med BIS Marketing. - Overlapping med Bahar og den nye lederen for KU - susanne - Oppdatering av nettside: nytt innlegg om LEF Politisk ansvarlig: - Denne uken har vært veldig gøy og spennende, spesielt da med tanke på at det har blitt avholdt Landsmøte på Gardermoen. Jeg synes dette var veldig spennende, og gøy å delta på. - Under landsmøte hadde vi også workshop med SPA fra Trondheim, som var veldig gøy og nyttig. Veldig engasjert og dyktig jente. Vi diskuterte mulighetene for en nasjonal samling iløpet av overlappingen for de påtroppende eksternansvarlige. - Deltatt på Velferdstingsmøte. Dette var veldig hyggelig og vi hadde mange saker oppe, med gode diskusjoner rundt de. Alice var også med der som en del av overlappingen. - Vi har begynt overlappingen så smått, og jeg jobber med et dokument over alt vi skal gå gjennom. Tror dette blir veldig bra. Vi skal også på Studentlederforum på mandag, så får Alice hilse på de hun skal samarbeide med i året som kommer. Markedsansvalrig: - Forrige tirsdag måtte vi ta en stor beslutning om å utsette Veldedighetsballet 2016. Uken før fikk vi nye frister å forholde oss til mtp. bestilling av mat, noe som gjorde at promoteringsplanen for ballet ble veldig annerledes, og vi mistet over en uke med stand og 3
promo. Dette gjorde situasjonen vanskeligere, og med store kontraktsavtaler og økonomiske midler på spill, var det en altfor stor sjanse å ta å regne med at alle billettene kom til å bli utsolgt. Samtlige partnere vi har vært i kontakt med - administrasjonen, konferaniser, underholdning, bidragsytere til premier og gaver, scene/lyd- og lys, og samarbeidspartnere tok det svært positivt da vi meddelte at ballet måtte utsettes. Jeg skal gi en god overlapping med alt som har skjedd rundt planleggingen av ballet, slik at neste års MA, PK eller hvem som ønsker å ha hovedansvaret klarer å ta opp tråden igjen fort. Alt av premier og det som var klart, ligger fortsatt på vent til neste semester - så det skal ikke kreve alt for mye planlegging. Det var ekstremt trist å måtte avlyse etter all tid og arbeid som har gått med til dette, så jeg håper de får det til neste år. - Ellers har jeg planlagt de siste detaljene rundt Markedskvelden med DNB sammen med Simon. God oppslutning rundt billettene der. Fortsatt noen igjen, så håper på å få reservert de siste i løpet av dagen/morgendagen. Har også stått på stand for DNB, og skal kjøre en liten stand i morgen. - På onsdag er det messedag der alle samarbeidspartnere står på stand. Denne dagen driver egentlig seg selv, og er til for at studentene skal få muligheten til å bli bedre kjent med partnerne våres. - Videre har jeg planlagt kundekveld emd REGN, som er satt til 21. april. - Ellers mye daglig drift med samarbeidspartnerne, evaluering for å se på hva de er fornøyde med, og hva de får ut av samarbeidet ol. Dette for å få til en bedre overlapping med MANA. Fagansvarlig: - Fagarrangement, omlag 100 oppmøtte og en ryddig og god gjennomføring ledet av Eirik liland. Deltatt på følgende: - Bk-reviderings møte - VT møte - VT AU møte - VT AU seminar - Sib Styre møte - Klasserepresentant møte - 17.mai komitemøte - LMU - la - Oppfølging av BIS søkere grupper til kulturstyret - Utlysning Promotering av ny faddervakt leder 4
Næringslivsansvarlig: - Det har ikke vært nevneverdige aktiviteter for NA den siste uken utover daglig drift, hvorav intervju til NLD-leder samt bedrifter til stand er blandt disse. Sosialansavrlig: - Denne uken har jeg hatt intervjuer for leder og nestledere til Sosialutvalget, det gikk veldig fint og alle stillingene er satt. - I tillegg har jeg jobbet på arrangement for Fagutvalget og Eiendomsutvalget, godt oppmøte på begge arrangementene. - Holdt på med planlegging av overlappingstur for BIS - Neste uke er det to arrangementer på Rederiet i regi av BIS Shipping og Markedsutvalget, i tillegg vil jeg fortsette planleggingen av overlappingsturen. Sak 49 16 Til diskusjon: Candyland KA har vært i kontakt med SA angående Candyland. Hun ønsker at vi skal diskutere om vi synes det er hensiktsmessig eller ikke å arrangere Candyland. Det er viktig legge merke til at andre store arrangementer har hatt lite engasjement den siste tiden, samt at russefesten er en uke etter. Likevel merker man at det er en del 2 og 3 klassinger som gleder seg stort til dette arrangementet. KA orienterer videre. KA: SA ville at vi skulle melde opp saken, da henne ikke ville ta den alene. Derfor må vi diskutere videre. HR3: Snakket med henne i går og mener det bør avlyses da det er to store fester og lite engasjement. Vanskelig å trekke folk til rederiet to uker før eksamen. ØA: Var ikke mange på candyland i fjor. Tapte endel på å ha det i fjor. Alltid noen som skulle ønske de kunne ha, men også mange som ikke bryr seg. Det er eksamensperiode og folk har mye å gjøre. Leder: Candyland var ikke en suksess i fjor. Det er noe vi har avtalt å ha vært år, men er alltid dårlig oppmøte. PA: Dersom vi har det, kan det ødelegge oppmøte for russefesten, da de sansynligvis må velge en fest siden eksamenstiden snart er for tur. FA: Dette vil jo vise konsekvensene av å ikke møte opp på arrangementer. Jeg tror man heller må satse på større arrangement rundt nesteår når det kommer nye elever. 5
PA: Må ikke skylde på elevene, folk har ikke samme tilknytning som man hadde før og dette må også vi ta litt på oss. Leder: I og med at dette ikke er en behandlingssak, tar jeg dette med tilbake til SA. Her vil barsjef og SA ta den beslutningen. Sak 50-16 Til diskusjon: Mail + erfaringsrapporter KA mener det vil være hensiktmessig å lage en post på ledergruppen om at samtlige ledere (egentlig alle verv) for undergrupper/utvalg bør lage en erfaringsrapport. Dersom de i tillegg oppretter en mail tilknyttet sin undergruppe/utvalg kan de enkelt legge dette dokumentet på disk. Dette vil forenkle en overlapping mellom påtroppende og avtroppende styreverv, samt gjøre det lettere for PK og IK. En erfaringsrapport bør inneholde: - Hvilke arbeidsoppgaver sitt verv innehar - Mål man hadde for året - Hva man har gjennomført (arrangementer, stands osv) - Hva som har gått bra - Områder med forbedringspotensiale - Ideer til neste års styre - Hvordan samarbeid med overordnet ansvarsperson har gått (feks BISI, PK, IK, KA osv) Alternativt hvilke forvetninger man har til en kommende ansvarsperson KA: Alle bruker sin private mail, noe som medfører at mye informasjon går tapt. Derfor mener jeg at det blir enklere for nesteårs styre kan lese ett erfaringsnotat slik at man kan lese dette. HR3: Helt enig, dette burde vært gjort tidligere. Tenker også at de påtroppende kan komme med spørsmål de ønsker å ha med slik at de får svar på enda mer. PA: Vi bør gjøre det likt, slik at det ser mest mulig proffesjonelt ut. Leder: Hvet du hvordan kostnadd dette vil bli? 6
KA: Saez skal rydde opp, er rundt 100 som ikke blir brukt men vi kan jo ikke ta alle. ØA: Kostnadden vil komme på ca. 80 000,- i året. Leder: Dersom vi gjør dette på landsbasis, hvor mange mail vil vi få da? ØA: Det husker jeg ikke, men blir hvertfall dobblet. Leder: Veldig viktig sak. Jeg kommer ikke til å skrive noen attester før overlapping og erfaringsnotat er gjort. Det vi mangler er en base hvor vi kan lagre alt. KA: Det han fra SBIO gjorde var at han hadde laget en mappe for alle undergruppene slik at han kunne sende videre så det ikke gikk tapt. Lagrer vi det på disk vil det ikke forsvinne med mindre mailen forsvinner. Leder: det blir vanskelig med et slikt system, og rekker det kanskje ikke nå. Det er noe vi bør gjøre for å sikre kontinuitet. Foreslår at du Jojo sender en mail til de i SBIO for å høre hvordan de gjøre det. KA: Tenker å ta dette med Byron. Sak 51 16: Eventueltsaker Økonomiasvarlig: Det går litt på revyen, 200 i går, 70 i dag og 60 i morgen. De har tatt kontakt med folk privat. Dersom dere skal, dra med flest mulig. Det lokale de bruker i år, kommer ikke til å bli brukt nesteår. Revyen er veldig avhengig av bilettsalget. Leder: Kommer til å gå litt tapt her. Må pushe arrangementet i dag og i morgen. ØA: Elise lurte på om vi hadde noen forslag til hvordan de kan markedsføre det bedre? FA: Det viktigste er at vi drar med oss en gjeng. Fagansvarlig: 17. Mai Vi skal ikke pålegge dere påtroppende å møte opp, men fint om dere gjør det. De som møtte opp her i fjord, er de som ikke hadde så mange å være med på en dag som dette. Prøver å få til enda bedre mat og at flere kommer. Håper dette kan bli kjekt og god stemning. Påtroppende IA: Hva skjer? 7
FA: Frokost med alkohol. Buss til byen og tog. I år har vi fått plass, i fjord stjal vi plass. Leder: Var veldig gøy i fjord. De avtroppende påla at vi skulle gå.. men anbefaler fordi det var gøy. FA: litt press, men ingen tvang. Leder: For å få ett bord på Jacob Aal må vi legge inn en bestilling på 20k FA: Siden det er den summen det er snakk om, bør vi leie ett hotellrom. Leder: Etter den frokosten er ferdig, må man ikke gå sammen. Men det er hyggelig. Når alt er klart, samler vi oss og legger en slagplan. Avtale med Actic: FA: Snakket med Tor, og dette gjelder avtalen vi har med Actic. Kræsjer litt med SIB. Vi er avhengig av at vi annulerer avtalem med actic for å kunne jobbe og opprettholde avtalen med SIB trening. Så lenge den avtalen står, kommer vi ingen vei. MA: Når må dette sendt? FA: Innen tre dager MA: Som vi må si opp avtalen? Leder: Vi tar en prat etter styremøtet hvo vi snakker om dette vi. 8