NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 4/16 15. og 16.april 2016 på Gardermoen Til stede fra Styret: Ikke til stede: Administrasjonen: Tor Møinichen (TM), Torunn Sætre (TS), Kristian Fæste (KF), Tom Bratlie (TB), Anne-Cathrine Hübert (ACH), Eirik Rosenberg (ER), Vidar Utne (VU) og Bjørn Sissener (BS) Siri Kamfjord (SK) Espen Guttormsen (EG) Møtet ble satt kl. 16.00. Møtet ble ledet av Presidenten. INNLEDENDE FORMALITETER: VEDTAKSSAKER: SAK 1/4/16 Godkjenning av innkalling samt protokoller Avstemme habilitet Styret godkjente innkallingen og agendaen. Protokoll 316 var allerede godkjent per e-post, så denne kan publiseres på seiling.no Det var ingen habilitetsproblematikk. SAK 2/4/16 Møtekultur og kommunikasjon v/tm TM gikk gjennom en kort presentasjon om møtekultur og kommunikasjon slik at styret skulle få et godt klima for debatt gjennom de kommende to dagene. Styret tok presentasjonen til etterretning. TOPPIDRETTSSAKER: SAK 3/4/16 Rapport toppidrett status OL uttak EG supplerte den skriftlige orienteringen som inneholdt avholdt aktivitet og kommende aktivitet, samt status på den pågående OL kvalifiseringen. I tillegg ble det informert om eventualiteter dersom det var klasser/båter som lå i grenseland i forhold til hva som var signalisert som krav fra Sportssjefen. NORGES SEILFORBUND Side 1
BREDDE- OG REKRUTTERINGSSAKER: VEDTAKSSAKER: SAK 4/4/16 Mesternes Mester 2016 beslutte Åsgårdstrand eller Son budsjettbegrensninger Styret besluttet å følge administrasjonens innstiling om å flytte Mesternes Mester til Åsgårdstrand for 2016 under forutsetning av at Åsgårdstrand SF sier ja til arrangementet. De praktiske spørsmålene i forbindelse med ny arrangørforening bes administrasjonen ta tak i. SAK 5/4/16 Beslutte ny praksis for barneidrettsbestemmelsene Det har vært enn viss oppmykning i barneidrettsbestemmelsene, særlig punkt 2 b) er endret. Administrasjonen har hatt en dialog med Norsk Optimistjolleklubb omkring denne endringen, og har på bakgrunn av denne dialogen utarbeidet et forslag til spesifikke barneidrettsbestemmelser for Norges Seilforbund. Administrasjonen hadde forut for styremøtet også innhentet aksept på sine forslag fra NIF. Styret vedtok det forelagte forslaget på barneidrettsbestemmelser med små justeringer på reisetid og regionsdefinisjon. SAK 6/3/16 Status bredde- og rekrutteringsarbeidet EG supplerte rapporten som var forelagt styret. ORGANISASJONSSAKER: SAK 7/4/16 Orientering fra siste AU - møte TM ga en kort orientering fra siste AU møtet. AU hadde hatt et kort møte hvor de diskuterte og forberedte: 1. Forberedelse av styremøtet praktiske forhold 2. Kjøreplan for styremøtet 3. Bemanningsplan for administrasjonen her speilet AU EG, slik at han fikk innspill på presentasjonen før styrebehandlingen. 4. Gjennomgang av agendapunkter for øvrig 5. Åpenhet i idretten Alle sakene vil bli behandlet av styret. NORGES SEILFORBUND Side 2
SAK 8/4/16 Økonomi regnskap per. 31. mars m/prognoser og likviditetsoversikt EG gikk gjennom regnskapsrapporten for P3. Han poengterte at han ikke hadde informasjon som gjør at han kan gi en prognose som avviker fra årsbudsjett. Derfor er årsbudsjett fortsatt den antatt beste prognosen. SAK 9/4/16 Doniras invitasjon til deltakelse i nytt lotterikonsept ref. brev fra NIF Det var konsensus i styret om å følge anbefalingene fra NIF som innebar fortsatt støtte til enerettsmodellen. SAK 10/4/16 NM reglene 2017 endringer på bakgrunn av høringssvarene fra klasseklubbene? Styret debatterte en eventuell oppmykning av NM reglene for 2017 hva angår nasjonalitets-bestemmelsene på bakgrunn av høringssvarene fra klasseklubbene. Mange aspekter ved de forskjellige alternativene ble drøftet og det fremkom at det var motstridene synspunkter i styret. Etter avstemning falt forslag om oppmykning av NM-reglene for 2017 med 5 mot 2 stemmer. DISKUSJONSSAKER: SAK 11/4/16 Hva mener medlemmene NSF bør jobbe med v/tm TM holdt en presentasjon som bakgrunn for debatten. Styret tok med seg innspillene og hadde en god debatt som vil bli reflektert i strategidokumentet. SAK 12/4/16 Hva lærte vi på klubbkonferansen som NSF bør igangsette Styret tok en runde for å legge frem det hver og en av styremedlemmene anså som de viktigste læringspunktene. Her fremkom det mye gode synspunkter som det var enighet om at man skulle implementeres i det videre arbeidet. Det gjaldt blant annet: Kraftsentre Fokus på NSF som serviceorgan Hvordan få økt aktivitet, slik at foreningene ikke bare blir "eiendomsklubber? Bedre fora for seiling som et økosystem Sosiale medier Dronekurs for dummies Spre best case eksemplene Skape intro kurs til eksisterende kurs SAK 13/4/16 Åpenhet i idrett TB supplerte saksdokumentene med generell informasjon rundt krisehåndtering/omdømmekommunikasjon. Etter en kort diskusjon besluttet styret prinsipielt å følge de samme prinsippene som sentralleddet skal følge Administrasjonen bes oppdatere reisepolicy som legges frem for realitetsbehandling på neste styremøte. Styret besluttet følgende generelle policy: NORGES SEILFORBUND Side 3
Arbeidet skal preges av åpenhet om forbundets drift og økonomi overfor medlemsorganisasjoner, media og offentligheten for øvrig så sant det ikke går utover hensyn til personvern. SAK 14/4/16 Overordnet strategi for NSF Styret tok utgangspunkt i den gjeldende strategi- og handlingsplanen, når de startet debatten, samt det som fremkom under sak 11 og 12. Det fremkom flere gode innspill til revidering. Blant annet skal åpenhet inn i strategidokumentet under forbundets verdier. Det var enighet om at TB og TM fremlegger et utkast til revisjon av de første 8 kapitlene, som bygger på debatten til videre behandling på kommende styremøter. Det var enighet om å videreføre det forrige styrets plan om mest mulig kontinuitet i planene. SAK 15/4/16 Kretssaken hva nå? TB ga supplerende informasjon til notatet som beskrev hva som var den naturlige fremdriften frem til seiltinget. Han foreslo følgende plan: Kretssaken settes opp som egen sak på agendaen på neste seilting hvor arbeidsgruppen v/tb legger frem de viktigste delene av rapporten. De relevante deler av rapporten fra arbeidsgruppen innarbeides i styrets forslag til strategi for neste tingperiode. Eventuelle oppdateringer av vedtektene som følger av kretssaken innarbeides og kvalitetssikres på linje med vedtektsendringer for øvrig. Sammenslåinger i tråd med tingvedtaket og presentasjonen til ledermøtet gjennomføres av generalsekretæren og meldes til Seiltinget som en informasjonssak (fullmakt til sammenslåing ble gitt gjennom forrige tingvedtak). Det neste styret bør besøke kretsene for å bidra til at alle implementerer de strategier for kretsene seiltinget 2017 vedtar. Det var bred enighet om denne fremgangsmåten i styret. Styret ser kulepunkt 2 som veldig viktig og vil følge opp dette i sitt videre arbeid med S-& H planen. SAK 16/4/16 Bemanningsplanen ferdig utkast for diskusjon EG la frem et forslag til fremtidig organisasjonsplan og bemanning som grunnlag for styrets debatt. Styret vedtok det fremlagte forslag som grunnlag for videre utvikling av administrasjonen. I tråd med stillingsinstruksen for sportsjefen vedtok styret sammensetningen av et tilsetningsutvalg. Administrasjonen v/eg utformer forslag til «invitasjonsbrev» som vil bli sendt de eksterne medlemmene av utvalget. SAK 17/4/16 Arbeidsdokument om justering av NSFs lov samt beslutte veien videre Basert på diskusjonen i det forrige styremøtet, hadde TM utarbeidet et arbeidsdokument med forslag til politiske endringer av lovene. Disse var særlig rettet mot organisering av forbundets ledelse for å bringe lovene i tråd med gjeldende praksis og moderne organisasjonsprinsipper. Styret gikk gjennom endringsforslagene og gjorde noen justeringer, samt besluttet videre fremdrift. TM kontakter Morten J. Johnsen v/advokatkontoret Bull & CO AS for å få juridiske betraktninger av styrets politiske ønsker. MJJ legger i frem disse betraktningene på maimøtet.. Deretter vil MJJ levere et NORGES SEILFORBUND Side 4
endelig lovforslag som kan tingbehandles mars 2017 som bygger på de endringer styret ønsker, samt den naturlige revideringen som følger av idrettstingets endringer av lovnormen i 2015. SAK 18/4/16 Gavestipend unge seilere ref. Innspill fra Christian Radich Stiftelsen Styret debatterte spørsmålet fra Christian Radich Stiftelsen og kom frem til at dette er noe som tjener seilsporten. Styret ba administrasjonen lage et utkast til kriterier som kan behandles på styremøte i mai. Det må likeledes nedsettes en jury. Styret v/tm besvarer brevet positivt. SAK 19/3/16 Baltic Sea Cruisers Network (BSCN) ref. Innspill fra Jan Fr. Mack Styret debatterte innspillet og fant det ikke riktig å innlede et samarbeid med en organisasjon som står utenfor den organiserte idretten. Administrasjonen svarer Jan Fr. Mack på vegne av NSF, men utkastet sendes President og Visepresident for godkjennelse først. MARKED- OG KOMMUNIKASJONSSAKER: SAK 20/4/16 Status markedsarbeidet EG supplerte rapporten fra Sail Logic. Det er positiv bevegelse i markedet uten at dette har resultert i foreligger konkrete avtaleutkast. SAK 21/4/16 Status kommunikasjon EG supplerte rapporten fra Sail Logic. Det er stor endring i volumet på sosiale medier. Så fort volumet når et punkt der det er naturlig å se mer på kvalitet enn kvantitet vil man omprioritere ressursene. Møteslutt lørdag 16. april kl. 14.00 NORGES SEILFORBUND Side 5