ÅRSMELDING 2012 Hovedarbeidsmiljøutvalget Sjukehusapoteka Vest HF
Innhold 1. HOVEDARBEIDSMILJØUTVALGET... 3 1.1. Sammensetning... 3 1.2 Møter... 3 1.3 Saker behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget:... 3 1.3.1 Vedtakssaker... 3 1.3.2 Orienteringssaker/Drøftingssaker... 4 2. OM HMS ARBEIDET I SJUKEHUSAPOTEKA VEST 2012... 4 2.1 Overordna mål for Helse- miljø og sikkerhet... 4 2.2 Prioriterte områder 2012... 5 2.2.1 HMS Håndboken... 6 2.2.2 Om vernetjenesten... 6 2.2.3 HMS-opplæring... 6 2.2.4 HMS avvik... 6 2.2.5 HMS Kartlegging og HMS Handlingsplan... 7 2.2.6 Inkluderende Arbeidsmiljø... 7 2.2.7 Sykefravær:... 8 2.2.8 Cytostatikaprosjektet:... 8 2.2.9 Arbeidsmiljøprisen 2012... 8 3. ARBEIDET I DE LOKALE ARBEIDSMILJØUTVALGENE... 8 3.1 Sjukehusapoteket i Bergen... 9 3.2 Sjukehusapoteket i Stavanger... 9 3.3 Sjukehusapoteket i Haugesund... 9 3.4 Sjukehusapoteket i Førde... 10 2
1. HOVEDARBEIDSMILJØUTVALGET 1.1. Sammensetning I tidsrommet 01.01. 31.12.2012 har følgende vært medlemmer/vara medlemmer i utvalget: Fra arbeidsgiversiden: Jannicke Daae Tønjum medlem Berit Berntsen medlem Kathrine Horvei medlem (i Lene S J permisjonsfravær) Lene Svanberg Jakobsen medlem (i permisjon tom aug. 2012) Fride Batt Iversen medlem tom. 30.04.2012 Dominique Viki medlem fra 01.05.2012 Kathrine Horvei vara medlem fra sept. 2012 Andrea Bornhorst vara medlem Fra arbeidstakersiden: Ingrid Amble Marit Gravelsæter Reidun Kleppa Gunvald Iversen Margot Marum Eirik Svandal Bø Grete Lund Iversen Ragnhild Winum Andre: Anne Reksten Mariet Ringstad leder nestleder medlem/fhvo medlem vara medlem vara medlem vara medlem vara medlem observatør/referent (HMS koordinator) Bedriftshelsetjenesten (BHT) Representantene fra arbeidsgiversiden er pekt ut av foretaksledelsen, og representantene fra arbeidstakersiden er valgt av arbeidstakerorganisasjonene. I samsvar med Arbeidsmiljøloven har hovedverneombudet vært medlem av utvalget. 1.2 Møter Hovedarbeidsmiljøutvalget har hatt 4 møter i 2012, 1 fysisk og tre på video. Arbeidstakersiden hadde leder- og nestledervervet i 2012. 1.3 Saker behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget: 1.3.1 Vedtakssaker Årsmelding 2011 Evaluering av overordna HMS handlingsplan 2011 Godkjenning av overordnet HMS handlingsplan 2012 Handlingsplan verneombudene 2012 3
Sykefravær / HMS avvik (faste saker) Håndtering av cytostatikaprosjekt, herunder mandat og oppfølging av status Revisjon av HMS mål og IA mål / forslag til nye overordnede HMS mål og IA mål Plan for harmonisering av planverk og handlingsplaner i SAV Forslag til endring av (spørsmålsformuleringer) skjema for HMS grovkartlegging og finkartlegginger Status innhold i HMS håndboken Evaluering av ordning med tilskudd til individuelle forebyggings- og oppfølgingstiltak Innsyn epost Felles fysisk aktivitet i FAD Etiske retningslinjer Rusmiddelpolitikk og retningslinjer for håndtering av rusmisbruk Møteplan 2013 HMS kartlegging 2012 resultat og videre oppfølging 1.3.2 Orienteringssaker/Drøftingssaker Orientering fra adm. direktør (fast sak) Orientering/erfaringsutveksling fra lokale AMU (fast sak) Ytre miljø /miljøsertifisering ISO 14001 Status Arbeidsplassen min 2 Status FarmaPro 5 Økonomi Salgs- og kommunikasjonstrening i regi av Euro Business School Synergi i teori og praksis Prosess omorganisering i Bergen Status HMS kartlegging Orientering fra vernetjenesten Nye HMS forskrifter Kompetanseplan 2013 / Utkast til plan for kompetanseutvikling 2013-2017 HAMUS`s sammensetning 2013-2014 2. OM HMS ARBEIDET I SJUKEHUSAPOTEKA VEST 2012 2.1 Overordna mål for Helse- miljø og sikkerhet SAV reviderte sine HMS mål i 2012. En arbeidsgruppe sammensatt av representanter fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden samt vår representant fra BHT utarbeidet forslag som ble lagt fram for både ledergruppe, fagforeninger og HAMU som sluttet seg til forslaget før det ble endelig vedtatt. SAV HMS MÅL: Vi skal sikre forsvarlig sykehusapotekdrift som verner om mennesker, miljø, samfunn og eiendeler. 4
Det er utarbeidet tilhørende grunnleggende prinsipp som understøtter dette målet. Grunnleggende prinsipp: HMS er integrert del av daglig drift og linjeansvar - vi tar ansvar for egen og andres arbeidsmiljø og sikkerhet SAV har medarbeiderinvolvering i endring og utviklingsarbeid SAV sitt internkontrollsystem er kjent, forstått og brukt, herunder mål, standarder og ansvar HMS Handlingsplan utarbeides på foretaks- og lokalt nivå, samordnet med øvrig planverk SAV gjennomfører HMS-forbedringsprosesser basert på undersøkelser og risikovurderinger der vi involverer våre medarbeidere. SAV gir ansatte nødvendige ressurser, utstyr og opplæring for å levere i samsvar med tildelt ansvar SAV har en åpen kultur for erfaringsutveksling og lærer av hverandre Melding og håndtering av avvik og uønskede hendelser er ledd i at SAV lærer av egne og andres avvik, og forebygger helseskader og ulykker Alle skal stoppe uforsvarlige handlinger SAV er en inkluderende arbeidsplass SAV jobber systematisk med å redusere negativ ytre miljøpåvirkning De grunnleggende prinsippene vil utgjøre rammen for fremtidige HMS handlingsplaner. SAV HMS mål bygger på Helse Vest og SAV strategi, strategiområde Framtidsretta Kompetanseorganisasjon. 2.2 Prioriterte områder 2012 Prioritet i HMS arbeidet i 2012 er definert i HMS Handlingsplan, vedtatt i HAMU 01.02.12. Satsing på særskilte områder er beskrevet under. Sykefraværsmål: Totalt sykefravær på 5,5 Plan for samordning av handlingsplaner HMS opplæring: HMS opplæring HAMU, ledere og andre ansatte i henhold til prosedyre for opplæring av HMS og vedtatt kompetanseplan. Etablere felles verneombudsdag m/ BHT Deltakelse i samlinger i RHF`s regi (verneombudssamling og HMS fagdager) Kartlegging av HMS forhold: Årlig kartlegging (spørsmål i kartleggingsverktøy revideres) Vernerunder Spesielle kartlegginger etter behov Ytre miljø - sertifisering Utvikle gode rapporter for HMS avvik: Utvikle gode rapporter for HMS avvik Sikre god oppfølging av og gjennomgang jf Fagavdeling HMS håndbok: Ferdigstille HMS håndbok i Compendia. 5
2.2.1 HMS Håndboken HMS Håndboken er i samarbeid med BHT revidert i 2012, og publisert i Compendia. Kapittelstruktur og plan for arbeidet var behandlet i HAMU. Kapittelinndeling tilsvarer oppbygginng av Internkontrollforskrift. Flere av temaene er supplert med standard informasjonsmateriell til bruk i apotekene. 2.2.2 Om vernetjenesten Foretakshovedverneombudet (FHVO) er siden 2008 frikjøpt 20 % stilling fra sin faste stilling for å ivareta og utføre oppgaver knyttet til vervet. FHVO er fast medlem av HAMU og har i 2012 deltatt på 1 styreseminar og 6 samhandlingsmøter med ledelsen i SAV. FHVO har ansvar for å samordne vernetjenesten i SAV, og hadde 1 fysisk møte og 5 videomøter/telefonmøter med lokale verneombud i 2012. Verneombudene utarbeider felles handlingsplan som er behandlet i HAMU og som er forankret i SAV overordna Handlingsplan. I 2012 deltok FHVO i arbeidsgruppen som utarbeidet forslag til SAV`s nye HMS mål og IA mål, og var med i arbeidsgruppen til 3 interne prosjekt; Arbeidsplassen min 2 Cytostatikaprosjektet og FarmaPro 5. FHVO er medlem av HMS rådet og deltar på alle relevante samlinger i regi av Helse Vest RHF. Helse Vest RHF opprettet egne informasjonssider for foretakene og tilhørende vernetjeneste på internett, hvor blant annet felles utarbeidet metodebok og brosjyre er tilknyttet. Foretakshovedverneombudene i Helse Vest RHF ble tildelt Arbeidsmiljøprisen 2012 for sitt arbeid på Abeidsmiljøkongressen i oktober. 2.2.3 HMS-opplæring Opplæring for ledere, ansatte i vernetjeneste og arbeidsmiljøutvalg er beskrevet i HMS Håndboken og er i tråd med lov og forskrift. I hovedsak besørges systematisk opplæring av BHT, men også tilbud fra andre leverandører, feks NAV benyttes. Nye ledere har deltatt på HMS opplæring i regi av BHT, og HMS var eget tema på samling i lederutviklingsprogram i 2012. Utover det har SAV hatt deltakere på Helse Vest konferanser og kurs i regi av Arbeidsmiljøsenteret og Nav i 2012. I SAV`s Introduksjonsprogram for nyansatte ligger HMS som obligatorisk tema. Nanokurs for håndtering av avvik i Synergi ble utviklet av Helse Vest i 2012 og formidlet via epost til alle medarbeidere i foretaket. Gjennomgang av Synergi var eget tema på HAMU møte i september og i lederopplæringen. 2.2.4 HMS avvik I 2012 ble det totalt registrert 39 HMS avvik i SAV. Det er hovedsakelig lettere småskader som kutt-, stikk- og fallskader som er rapportert inn. De fleste stikkskadene skjer i Produksjonsavdelingene. HMS avvik er fast tema i HAMU. SAV ansatte ny kvalitetsleder i 100 % stilling i 2012 og oppfølging av kvalitet og utvikling har vært et prioritert satsingsområde dette året., herunder håndtering og oppfølging av avvikssaker i Synergi. Aktiv bruk av avvikssystem (melding og håndtering av avvik) er viktig for avdekking av mulige trender, læring, og forebygging. I motsetning til tidligere år er det en økning i antall rapporterte saker i 2012. Vi velger å tolke økt bruk av Synergi som uttrykk for at fokus i 2012 (opplæring og gjennomgang på leder/saksbehandlernivå, ny versjon av Synergi, tilpassede rapporter som sendes jevnlig fra foretaket, og informasjon ut i apotekene) har medført økt bevissthet rundt avvik som tema. 6
2.2.5 HMS Kartlegging og HMS Handlingsplan Med bakgrunn i harmonisering av planverk og handlingsplaner ble gjennomføring av HMS kartlegging 2012 flyttet fra vår til høst. I forkant av prosess 2012 var spørreskjema revidert i samarbeid med BHT og innspill fra lokale AMU. Det ble innført obligatorisk oppstartmøte med standard tema i forkant av kartleggingen, og standard mal for HMS Handlingsplan, for å sikre felles tilnærming i alle enheter. HMS Handlingsplan inngår nå som del av øvrig planverk. Grovkartlegging, samt områdene Systematisk HMS arbeid og Brannvern er obligatoriske og skal kartlegges hvert år. SAV har for andre år gjennomført elektronisk kartlegging. Resultatet viser at SAV totalt sett har et forsvarlig arbeidsmiljø. Utfordringer som avtegnes er i første rekke knyttet til, system kunnskap, tidspress og psykososialt arbeidsmiljø. Disse rapporteres som forbedringsområder, ikke som «røde» områder. Alle medarbeidere har medvirkningsplikt og ansvar for oppfølging av lokale HMS handlingsplan. Lokale planer samordnes og tilsluttes overordnet HMS handlingsplan. Resultat HMS kartlegging ble lagt fram i HAMU i møte 29.11.2012. 2.2.6 Inkluderende Arbeidsmiljø SAV samarbeider med 4 ulike Arbeidslivsentre i henholdsvis Bergen, Stavanger, Fonna og Sogn og Fjordane. Lokale IA mål hjemlet i ny IA avtale fra 2011 ble vedtatt i 2012. En arbeidsgruppe sammensatt av representanter fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden samt vår representant fra BHT utarbeidet forslag til IA mål som ble lagt fram for både ledergruppe, fagforeninger og HAMU som sluttet seg til forslaget før de ble endelig vedtatt. Delmål 1 Sykefravær: (IA: Reduksjon i sykefraværet med 20 % i forhold til nivå 2. kvartal 2001 jf. regjeringens bestemmelse ifht. sykefravær på landsbasis) Mål SAV: Sykefravær under 5,5 % på årsbasis jf Helse Vest mål. Delmål 2 Personer med redusert funksjonsevne (IA: Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres) MÅL SAV: Personell med redusert funksjonsevne skal hvis mulig forsette i arbeid, heltid eller deltid i organisasjonen. Minimum 1 IA praksisplass for eksterne personer årlig pr. apotek. Delmål 3 Avgangsalder (IA: Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittligperiode med yrkesaktivitet) Mål SAV: Øke antall ansatte over 50 år sammenlignet med 01.01.2009. SAV har for å nå målene satt opp tilhørende tiltak til alle 3 delmålene. Ledelsen i SAV sentralt og lokalt har 2 ganger i året eget møte med fagorganisasjonene og vernetjenesten med IA som tema. 7
2.2.7 Sykefravær: Sykefravær har vært oppe som fast sak i alle formelle fora dvs. i styret, ledermøter sentralt/lokalt og i HAMU/AMU. Sykefraværet i SAV er også i 2012 høyt, og høyere enn grupper det er naturlig å sammenligne seg med. SAV har i 2012 videreført fokus stort fokus både på forebyggende nærværsarbeid og på god og tett oppfølging av sykefravær. Sykefravær har, slik vi ser det, sammenheng med flere forhold, da spesielt Ledelse, Kultur og Medarbeiderskap, Kvalitet i Rekruttering og Organisering av arbeidsprosesser. SAV har i 2012 videre ført fokus og satsing innefor disse områdene. 2.2.8 Cytostatikaprosjektet: HAMU godkjente 01.02.2012 mandat til prosjektgruppe for gjennomgang av cytostatikahåndtering i Sjukehusapoteka Vest. Prosjektgruppe ledet av Anne Cecilie Værland, med representanter fra produksjonsavdelingene, HVO og BHT fikk følgende mandat: «Gruppen rapporter til HR sjef, som besørger løpende informasjon og dialog i HAMU og i linjen. Arbeidsgruppen skal kartlegge arbeidsprosesser som involverer cytostatika håndtering i SAV, samt rutiner som tilligger arbeidsprosessene. Bruk av cytostatika i arbeidsprosesser skal risikovurderes og gruppen foreslår tiltak det er nødvendig jf myndighetskrav. Forslag til rutiner/prosedyrer skal utarbeides der det ikke foreligger. Rutinene/prosedyrene skal, i så stor grad som mulig, være foretaksovergripende. Det vurderes om miljøundersøkelse skal inngå som tiltak. Det skal fokuseres spesielt på områdene tilsetning av cytostatika (produksjon), varemottak, lagring, bekledning, lokaler/utstyr, utlevering ferdige kurer, og opplæring.» Gruppens anbefaling ble behandlet i HAMU i desember 2012 og hovedkonklusjon er at SAV har gode rutiner og håndterer cytostatika på en forsvarlig måte. Anbefalte tiltak kan oppsummeres som følger: HMS krav ved innkjøp Standardisering av rutine Opplæring Miljøundersøkelse Videre arbeid skal skje i linjen med Fagdirektør som øverste ansvarlig. 2.2.9 Arbeidsmiljøprisen 2012 Arbeidsmiljøprisen er på kr 10.000,- og ble oppretta i 2008. Formålet med prisen er å motivere ledere og ansatte til å være kreative og aktive i forhold til sitt eget arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøprisen for 2012 ble delt i 2, og gikk til 3 apotekteknikere på sjukehusapoteket i Bergen og avdelingsleder for sykehusekspedisjonen i Stavanger. Prisen ble delt ut av administrerende direktør på felles foretakssamling i Bergen februar 2013. 3. ARBEIDET I DE LOKALE ARBEIDSMILJØUTVALGENE Foretaket har lokale arbeidsmiljøutvalg på alle de fire sykehusapotekene, og har alle vært aktiv i 2012. Foretaksadministrasjonen er eget verneområde med verneombud, men har ikke lokalt AMU. 8
Kort beskrivelse av arbeidet /saker som har vært oppe i de lokale AMU: 3.1 Sjukehusapoteket i Bergen Sjukehusapoteket i Bergen har hatt 5 møter i AMU i 2012. Møteplan / Sammensetning av AMU 2012 Årsrapport 2011 HMS årshjul Sykefravær HMS avvik Rimelig trening ansatte Innspill til nye spørreskjema HMS kartlegging Omorganisering SIB - orientering Ombygging av kontorlandskapet Tiltak Medarbeiderskap HMS kartlegging resultat og tiltak Bruk av Synergi Felles fysisk aktivitet SAV Velferdskasse HMS handlingsplan 2013 3.2 Sjukehusapoteket i Stavanger Sjukehusapoteket i Stavanger har hatt 5 møter i AMU i 2012. Handlingsplan AMU Årsrapporter fra avdelingene Sykefravær, sykefraværsoppfølging og tiltak HMS avvik Innføring av FarmaPro Strategiprosess Organiseringsendring ADM Åpningstider PUB Aktivitetshjul Prosjekt Medarbeiderskap Cytostatikaprosjekt SAV Ny prosedyre for brannvern Saker iflg. AML 24: Ombygging av produksjonsavdeling Installering av lagerautomat SHE Oppgradering av garderober Møte/lagerlokale PUB 3.3 Sjukehusapoteket i Haugesund Sjukehusapoteket i Haugesund har hatt 9 møter i AMU i 2012. Handlingsplan Sykefravær Vernerunder 9
Brannvern Branninstruks Kartlegging av HMS /gjennomgang av resultat Ombygging Elektromagnetisk stråling Seniorpolitikk Fysisk aktivitet på apoteket (Arbeidsplassen min 2) Vikarordning SAV IA-kurs 3.4 Sjukehusapoteket i Førde Sjukehusapoteket i Førde har hatt 9 møter i AMU i 2012 Handlingsplan Sykefravær / arbeidsrelatert sykefravær HMS avvik / Arbeidsulykke Brannrutiner Arbeidsplasser til farmasøyter Evaluering tiltak sikring av cytostatika Godkjenning av HMS årsplan Pausetrim Årsrapport verneombud Kjøp av hev- senkbare arbeidsbord Orientering om Nordfjordprosjektet Arbeidsmiljøet ved apoteket Nye HMS håndbok IA-mål Støydempingstiltak varelagerautomat FarmaPro 5 HMS kartlegging 2012 Budsjett 2013 Ombygging PUB og SHE avdeling Deltakelse IA-kurs Brannprosedyre 10