Møtereferat (Utdrag Ytre miljø)

Transkript

1 Direktørens kontor Møtereferat (Utdrag Ytre miljø) Deltakere: Representanter fra adm. direktørs ledergruppe Miljørådgiver Birte Helland Aud Riise (FHTV) Linda M. Schouw (FHVO) Systemansvarlige fra de enkelte kontrollområdene Møteleder: Konst. adm. direktør Inger Cathrine Bryne Møtedato: Klokkeslett: Møtested: St. Svithun hotell Arkivref: 2015/ /2015 Ledelsens gjennomgang - møtereferat fra ledelsens gjennomgang Fagsjef Sølve Braut innledet i saken og viste til veilederen «Hvordan holde orden i eget hus. Intern kontroll i sosial- og helsetjenester». Systemansvarlige for de enkelte internkontrollområdene deltok og gjennomgikk vurderinger og forslag til tiltak. Miljørådgiver Birte Helland presenterte Ytre Miljø. Tillitsvalgte var representert ved Aud Riise (FHTV) og vernetjenesten ved Linda M. Schouw (FHVO) Side 1 av 7

2 .. Tilbakemeldingen, utfylt skjema, fra områdene vedlegges referatet. Oppsummering/evaluering av ledelsens gjennomgang i 2015 ved konst. adm. direktør Inger Cathrine Bryne: To tema/oppgaver som skiller seg ut (disse ble også kommentert ved fjorårets gjennomgang): - Kompetanseportalen og bruk av denne: Foretaket må ha en bred satsning i bruk av kompetanseportalen. Lederne er pådrivere. Hvordan bli bedre i læring på tvers. Kvalitet og pasientsikkerhet ser nærmere på overføring av læring etter uønskede hendelser. Råd og veiledning ønskes. - Avviksbehandling/Synergi: Dårlig meldekultur og underrapportering må følges opp. Prosessen/utfylling av skjema: Det planlegges et oppsummeringsmøte for systemforvalterne som i fjor. Konst. adm. direktør takket for vel utført arbeid. Hun setter stor pris på grundigheten i det arbeidet som er utført. Vedtak Ledelsens gjennomgang ble gjennomført etter gjeldende rutine og systemforvalters oppsummering og forslag til tiltak. Side 2 av 7

3 Ledelsens gjennomgåelse av miljøstyring etter ISO juni 2015 Ved Miljø-rådgiver Birte Helland. Følgende dokumenter var utsendt i forkant av møtet: Ledelsens gjennomgåelse presentasjon, bl.a. krav til ledelsens gjennomgåelse, miljøkrav m.m. - Risikovurdering: Potensielle miljøskadelige utslipp i Helse Stavanger - Miljørapport Samsvarsvurdering ihht. ISO 14001: Internrevisjoner ytre miljø 2014 Foretaket har fått melding om at det skal gjennomføres ekstern periodisk revisjon ISO (DNV-GL) i uke 36 i Side 3 av 7

4 Status for oppfølging av vedtakene ved i ledelsens gjennomgang 2014 ble gjennomgått: Følgende ble drøftet og gjennomgått: Side 4 av 7

5 - Miljøpolitikk: Helse Stavanger HF skal fortsatt være i fremste rekke innenfor miljøvennlig drift av sykehus. Foretakets miljøpolitikk ble besluttet ikke endret og vil bli underskrevet når ny adm. direktør tiltrer. Alle avd. og divisjoner skal utarbeide miljømål og handlingsplaner. Antall miljøhandlingsplaner med miljømål som er utarbeidet og fulgt opp, er 95,4 %. - Oppfølgingstiltak etter forrige gjennomgang i 2014: Pkt. 3 Status for tiltakene i miljøhandlingsplanen som skulle forelegges ledergruppen, ble ikke utført i påvente av ny adm. direktør. Gjennomgang av mål, delmål og handlingsplaner handlingsplan 2014: De ulike risikoelementene ble gjennomgått, drøftet og kvalitetssikres videre i budsjettprosessen. Foretakets mål ble besluttet videreført bortsett fra målet om papirforbruk. Nytt mål er å komme ned til samme forbruk som i Måloppnåelse: - Redusere foretakets CO2-utslipp med 3 % årlig: Reduksjonen fra 2013 til 2014 var 3,8 %. Det ble korrigert for en aktivitetsøkning på 2,2 %. Økningen i bruk av lystgass ble diskutert, men ingen tiltak ble foreslått. - Øke andelen kildesortert avfall med 2 % årlig: Kildesorteringsprosenten økte med 3,6 %. - Redusere forbruket av kopipapir innen utgangen av 2016: Forbruket har økt i 2014 med 14 %. Målet ble vurdert som urealistisk og det ble besluttet å justere målet til samme forbruk som i Øke andel av økologiske matvarer innen 15 % innen utgangen av 2016: I dag er prosentandelen økologiske matvarer 5,4 %, og det er laget et forslag til handlingsplan for å nå 15 % økologiske matvarer innen Organisasjonens miljøpresentasjon, korrigerende og forebyggende tiltak var tema under hele gjennomgangen. De ulike avvikene fra intern revisjonsaktivitet i foretaket er lagt inn og behandlet i avviksmodulen i Synergi. Ledelsen er opptatt av dette og det ble verifisert at revisjonsrapportene blir behandlet fortløpende i de ulike divisjons-amu-ene samt FAMU. Gjennomgang av gjennomført og planlagt kompetanseheving: Opplæringsplanen er gjennomført ihht. oppsatt plan, bortsett fra opplæring av innkjøpere i regi av Helse Vest RHFDet er økt fokus for å gjennomføre læringsprogrammet Ytre Miljø og antatt medarbeidere som har gjennomført dette er 45 %. Side 5 av 7

6 Resultat av interne og eksterne revisjoner og tilsyn: Revisjoner ihht. godkjent revisjonsplan er gjennomført for Revisjonsfunn ble gjennomgått i møtet. Ref. vedlegg. Funn fra hovedrevisjonen 2014 fra DNV-GL ble gjennomgått. Sykehuset ble ISO sertifisert i 2014 uten avvik. Eksternt tilsyn: Fylkesmannens miljøvernavdeling gjennomførte 12. november 2013 en uanmeldt revisjon av varmesentralen. Det ble avdekket 2 avvik: 1. Sykehuset har ikke utført spredningsberegninger for fyringsenhetene. 2. Sykehuset har ikke overholdt meldeplikten til forurensningsmyndigheten. Sykehuset har krav på seg at ny pipe skal være i drift i løpet av Anbud ligger ute på Doffin. Resultater fra Samsvarsvurdering var utsendt før møtet. Punktet hvor vi ikke var i samsvar vedr. energimerking av bygg, ble drøftet. Ref. vedtak. Hendelse fra eksterne berørte parter, klager: Foretaket har ikke mottatt eksterne klager i forhold til støy etc. Viktige endringer i lovverket som omhandler ytre miljø og som er av betydning for Helse Stavanger HF: Ingen endringer. Gjennomgang av kostnader, kostnadsbesparelser og ressurser ved miljøarbeidet: Større investeringer tas med i budsjettprosessen Anbefalinger og forbedringer. Ref. vedtak. Side 6 av 7

7 Følgende ble vedtatt fra ledelsens gjennomgang i 2015: Resultatene fra internrevisjonene ble gjennomgått. Administrerende direktør ber om at åpne avvik lukkes innen 15. oktober Videre ber en om at trender fra revisjonene gjennomgås i hele organisasjonen slik at dette gir en læringseffekt. Samsvarsvurderingen ble gjennomgått i sin helhet. Administrerende direktør besluttet at tiltak for å lukke avvik blir innpasset i en revidert miljøhandlingsplan og at arbeidet for å lukke avvikene prioriteres utført innen Energimerking av bygg overføres til Foretakets miljøprestasjon ble gjennomgått i møtet. 2 av målene ble nådd i Tiltak for å redusere sykehuset CO2-utslipp legges inn i revidert miljøhandlingsplan. Målet om å redusere papirforbruket 20% i forhold til forbruket i 2011 vurderes som urealistisk. Nytt mål er å komme ned til samme forbruk som i Miljøhandlingsplanen oppdateres basert på innspill fra HMS-runder 2015 i alle enheter. Status for miljøtiltakene legges frem for LGgruppen i november Side 7 av 7