Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: Tid: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: Tid: 09:00 Forfall meldes til kommunens ekspedisjon på tlf , på eget web skjema på nettsiden, til eller sms til Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kirsten Helen Myren Leder SP John Geir Smeland Nestleder AP Tallak Bakken Medlem AP Tone Barbro Loftesnes Medlem AP Kjetil Torp Medlem KRF Tone Ufsvatn Bjørnstad Medlem KRF Stian Mo Færsnes Medlem H Kine Lorentzen Medlem Anne Helene E. Baarøy Medlem Lars Marius Dalane Medlem Med vennlig hilsen For ordfører Kirsten H. Myren Anne Helene E. Baarøy Konsulent, Rådmannens stab -1-

2 Saksnr Innhold PS 21/15 Godkjenning av saksliste PS 22/15 Godkjenning av protokoll PS 23/15 Orienteringssak - Gjennomgang av retningslinjer for adm.utvalget PS 24/15 Revidering av retningslinjer AMU 2015 PS 25/15 Forslag til møteplan Administrasjonsutvalget -2-

3 -3-

4 PS21/15Godkjenningavsaksliste PS22/15Godkjenningavprotokoll PS23/15Orienteringssak-Gjennomgangavretningslinjerforadm.utvalget -4-

5 Saksframlegg Dato: Arkivref: /86-5 / 033 Anne Cecilie Guttormsen Saksnr Utvalg Møtedato 21/15 Arbeidsmiljøutvalg /15 Administrasjonsutvalg VALG AV AMU MEDLEMMER, SAMT REVIDERING AV RETNINGSLINJER AMU 2015 Rådmannens innstilling 1. Medlemmer av AMU velges i møtet og protokolleres. 2. Revisjon av retningslinjer for AMU tas til etterretning. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg Utvalget er enige i at hverken arbeidsgivers eller arbeidstakernes representanter kan velges i møtet. Arbeidsgivers representanter bør velges i neste ledermøte. Arbeidstakerrepresentantene velges av kommunens hovedtillitsvalgte. Votering: Enstemmig Arbeidsmiljøutvalgets vedtak i PS 21/ Nye AMU medlemmer med personlig varamedlemmer velges fra hhv. arbeidsgiversiden og av arbeidstakerne etter reglene i arbeidsmiljøloven. Resultat av valg meldes inn til sekretariatet, og nytt AMU konstituerer seg i neste møte. 2. Nye retningslinjer for Arbeidsmiljøutvalget vedtas med følgende endringer: Pkt. 1.0, 4. kulepunkt: HR og organisasjonsrådgiver er fast sekretær for AMU, og deltar i møtene med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett Pkt 3.0, 4. kulepunkt: Erstattes med bestemmelsen i Arbeidsmiljøloven 7-2 (5) Endringene gjennomføres før retningslinjene legges frem for administrasjonsutvalget for endelig vedtak Arbeidsmiljøutvalgets innstilling til administrasjonsutvalget blir da: Nye retningslinjer for Arbeidsmiljøutvalget vedtas med følgende endringer: Pkt. 1.0, 4. kulepunkt: HR og organisasjonsrådgiver er fast sekretær for AMU, og deltar i møtene med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Pkt. 3.0, 4. kulepunkt. Erstattes med bestemmelsen i Arbeidsmiljøloven 7-2 (5) Endringene gjennomføres før retningslinjene legges frem for administrasjonsutvalget for endelig vedtak. -5-

6 -6-

7 Vedlegg: 1. Reviderte retningslinjer for AMU 2. Retningslinjer for tildeling av AMU midler Dokumenter: HMS A- del for ansatte se punkt 3.5- Arbeidsmiljøutvalget. Aktuelt lov og regelverk: se 6 og 7 søk arbeidsmiljøutvalget Saksopplysninger: Viser til protokoll av saksnummer 2015/86-1 / 033- hvor det skal velges medlemmer i AMU i forbindelse med valg av nytt kommunestyre Amu var i møtet enige om at valg av leder og medlemmer forekommer høst 2015, og leder velges deretter hvert år gjeldende fra januar i det respektive år, og medlemmer velges for 2 år gjeldende fra januar det respektive år. Velges etter retningslinjer i arbeidsmiljøloven, arbeidstilsynet og kommunens interne retningslinjer for AMU (vedlegg 1). Det er klare regler og forskrifter i arbeidsmiljøloven, samt retningslinjer i arbeidstilsynet for hvordan leder og medlemmer skal velges i Arbeidsmiljøutvalget. Det er og dokumentert retningslinjer og funksjonen (vedlegg 1) for Arbeidsmiljøutvalget i Vegårshei kommune sin interne HMS håndbok A- del for ansatt. Det er og utarbeidet retningslinjer for tildeling av AMU midler (vedlegg 2). Viser til utdrag fra arbeidstilsynet: Arbeidsgiver utpeker sine representanter i utvalget. En representant fra øverste ledelse i virksomheten skal alltid være med i AMU. Arbeidstakernes representanter velges normalt ved flertallsvalg. Hovedverneombudet skal være en av representantene for de ansatte. Alle ansatte, unntatt øverste ledelse, har stemmerett og er valgbare. Valget skal være skriftlig og hemmelig. Der det finnes flere lokale fagforeninger som sammen organiserer et flertall av arbeidstakerne, kan de avtale at valget skal skje som forholdstallsvalg eller at fagforeningene kan utpeke de ansattes representanter. Medlemmene velges for to år av gangen. Utvalgets leder velges for ett år. Leder velges blant medlemmer i AMU, og annen hver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Dersom partene ikke blir enige om leder skal være fra arbeidsgiver- eller arbeidstakersiden det første året, skal dette avgjøres ved loddtrekning. Ettersom det er en del administrativt arbeid i tilknytning til AMU, for eksempel referater, saksframlegg og lignende, kan det være praktisk å velge en sekretær. Dette vervet bør veksle mellom arbeidsgivers og arbeidstakers representanter, slik at den parten som ikke har ledervervet påtar seg sekretæroppgaven. Det skal i AMU- møte den protokolleres og velges følgende medlemmer (viser til vedlegg1): -7-

8 AMU medlemmer fra arbeidsgiversiden : Medlem 1 fra arbeidsgiver er: Vara: Medlem 2 fra arbeidsgiver er: Vara: Medlem 3 fra arbeidsgiver er: Vara: AMU medlemmer fra arbeidstaker side: Leder i ett år for AMU i den kommende periode, er en representant fra arbeidstaker. Leder velges av valg ved arbeidstakerne. De resterende to medlemmer fra arbeidstaker siden velges blant arbeidstakerne ved valg- viser til retningslinjer for AMU (vedlegg 1). Hvem medlemmene blir etter valg fra arbeidstakernes side, vil bli protokollert etter at valget er foretatt. Vara skal og velges ved valg for arbeidstakernes medlemmer i AMU. Sekretær skal og velges bland medlemmene fra arbeidstakers side. Revisjon av retningslinjer for AMU: HR og organisasjonsrådgiver har i denne forbindelse med valg av medlemmer i AMU, revidert 2 punkter i retningslinjer for AMU. 1. Korrigert og tydeliggjort opplæring av AMU sine medlemmer punkt 4, vedrørende lønn/fri 2. Korrigert og tydeliggjort punkt 2 om valg av medlemmer i AMU. Rådmannens vurdering: Amu tar valg av medlemmer fra arbeidsgivers side til etterretning. Hvem medlemmene blir etter valg fra arbeidstakernes side, vil bli protokollert etter at valget er foretatt. Reviderte retningslinjer for AMU blir gjort gjeldende. Anne Cecilie Guttormsen HR-og organisasjonsrådgiver -8-

9 Retningslinjer for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Vegårshei kommune Utarbeidet: Innstilling fra Arbeidsmiljøutvalget: Vedtatt av Administrasjonsutvalget: Alle virksomheter med minst 50 ansatte, har plikt til å opprette ett arbeidsmiljøutvalg (AMU). Det henvises til: Arbeidsmiljøloven, kapittel 6 og 7 Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg I tillegg er det tidligere utarbeidet Retningslinjer for behandling og tildeling av midler fra Arbeidsmiljøutvalget (AMU) til enheter i Vegårshei kommune. 1. Utvalgets sammensetning i Vegårshei kommune Arbeidsmiljøutvalg består av like mange representanter fra arbeidstaker som fra arbeidsgiver. Tre fra arbeidsgiver og tre fra arbeidstakerne Rådmannen er representert i utvalget Bedriftshelsetjeneste deltar som faglig veiledere, men uten stemmerett HR- og organisasjonsrådgiver er fast sekretær for AMU, og deltar i møtene med taleog forslagsrett, men uten stemmerett Arbeidsgiver peker ut sine representanter og vararepresentanter Arbeidstakerne velger sine representanter og vararepresentanter Hovedverneombudet skal være representert fra arbeidstakersiden Oversikt over medlemmer i AMU oppdateres på ansattportalen og i HMS A-del vedlegg Funksjonstid og valg av medlemmer Utvalgets funksjonstid er to år jfr. AML, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Leder av utvalget skal alternere mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Disse leder utvalget ett år hver. Ved avstemning har leder dobbeltstemme. Arbeidsgiver utpeker sine representanter i utvalget. En representant fra øverste ledelse i virksomheten skal alltid være med i AMU Arbeidstakernes representanter velges normalt ved flertallsvalg. Hovedverneombudet skal være en av representantene for de ansatte. Alle ansatte, unntatt øverste ledelse, har stemmerett og er valgbare. Valget skal være skriftlig og hemmelig Der det finnes flere lokale fagforeninger som sammen organiserer et flertall av arbeidstakerne, kan de avtale at valget skal skje som forholdstallsvalg eller at fagforeningene kan utpeke de ansattes representanter Medlemmene velges for to år av gangen Utvalgets leder velges for ett år Leder velges blant medlemmer i AMU, og annen hver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden 3. Informasjon om utvalget og dets arbeid Alle medarbeidere i bedriften skal informeres om AMUs sammensetning Protokoller fra møtene bør være tilgjengelige for alle, eller det bør på annen måte sørges for informasjon til alle om utvalgets arbeid -9-

10 Side 2 av 3 Protokoller arkiveres i arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte, samt legges på Vegårshei kommunes ansattportal Ifølge AML. 7-2 (5): Hvis arbeidsmiljøutvalget finner det påkrevd for å verne arbeidstakernes liv og helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet, innenfor rammen av bestemmelser gitt i eller medhold av denne lov 4. Opplæring Medlemmer i AMU bør ha samme opplæring som verneombudene i virksomheten. Opplæringen skal normalt være på minst 40 timer og bør legges i arbeidstiden. Medlemmet skal ha full lønn og fri fra sine vanlige oppgaver. 5. Om arbeidsmiljøutvalgets møter I Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 10 heter det at det normalt skal avholdes fire møter pr. år og at det skal føres protokoll fra møtene Utvalget tar opp saker på eget initiativ, og/eller fra verneombud, ansatte, ledere eller bedriftshelsetjeneste Det skrives protokoll fra møtene, som gjøres tilgjengelig for alle, som nevnt i tredje kulepunkt i punk 3 over Beslutninger / vedtak, tiltak og ansvar skal komme tydelig frem Arbeidsmiljøutvalgets medlemmer har taushetsplikt om personlige forhold og om forhold som kan utnyttes til skade for virksomheten 6. Hva skal arbeidsmiljøutvalget behandle? Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planlegging av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd, jfr. AML 7-2. Dette innebærer at utvalget må ha innsyn i skadetall, sykefraværsstatistikk, yrkeshygieniske målinger m.m. Arbeidsmiljøutvalget skal behandle: Spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste Spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet Planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til AML 18-9 Andre planer, som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, slik som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak Etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jfr. AML 3-1 Helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger Gjennomgå rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at arbeidsgiver treffer tiltak for å hindre gjentakelse Utvalget kan også behandle spørsmål som gjelder arbeidstakere med redusert arbeidsevne, jfr. AML 4-6. Vegårshei kommune er en IA bedrift (inkluderende arbeidsliv), og har således inngått en IA-avtale. Det betyr at oppfølgingen av den enkelte medarbeider gjøres av -10-

11 Side 3 av 3 nærmeste leder. I tillegg har Vegårshei kommune opprettet et eget forum for ledere, dialog og møteplassen, der NAV og Bedriftshelsetjenesten også er representert. Arbeidsmiljøutvalget skal utarbeide en årsrapport for verne- og miljøarbeidet som fremlegges for styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner (Administrasjonsutvalget). -11-

12 Tema: Retningslinjer AMUbehandling og tildeling av midler Utarbeidet av: Janni Bernhardson Kine Lorentzen Anne Cecilie Guttormsen Versjon: 1.0 Dato: Vedtatt av AMU dato: Sign: ACG HR- og org.rådgiver Revisjon dato: Sign: OP Rådmann RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING OG TILDELING AV MIDLER FRA ARBEIDSMILJØUTVALGET (AMU) TIL ENHETER I VEGÅRSHEI KOMMUNE 1. Formål: Fremme arbeid med forebyggende aktiviteter / tiltak for hele eller deler av ansattgrupper i Vegårshei kommune. 2. Midler: Midler avsettes i forbindelse med budsjettbehandlingen hvert år. Midlene forvaltes av økonomiavdelingen og deles ut i etterkant av vedtak i AMU og når aktiviteten /tiltaket er gjennomført. AMU midler skal ikke dekke ting som hører under drift eller investering. 3. Målgruppe: Enheter i Vegårshei kommune. Ansatte grupper, prosjekt. 4. Beslutningsmyndighet: AMU tildeler midler, etter søknad fra den enkelte enhet v/enhetsleder /eller andre ansatte. Saken forberedes av HR- og organisasjonsrådgiver. Rådmannen legger frem innstilling. 5. Søknaden: A. Søknader må begrunnes B. Aktivitet / tiltak må konkretiseres, midlene bør nå flest mulig ansatte. C. Det må fremgå av søknaden hvem som har ansvar for at Aktiviteten / tiltakene gjennomføres. D. Aktiviteter / tiltak for å forebygge sykefravær og gi godt arbeidsmiljø skal generelt prioriteres. E. Det gis normalt ikke tilskudd til aktiviteter som kan være søknadsberettiget andre steder (for eksempel NAV). F. Det gis som hovedregel ikke tilskudd til aktiviteter som gjelder enkeltpersoner. Dette gjelder også midler for utdanning til enkelt personer. (Enkeltpersoner kan søke egne forbund) 6. Oppfølging av tildelte midler: Enheter må i etterkant av gjennomført aktivitet / tiltak skrive ned en rapport om aktiviteten / tiltaket som er gjennomført. Rapporten skal sendes til AMU via HR og organisasjonsrådgiver. 7. Regnskap og revisjon: Økonomiavdelingen ivaretar regnskapsfunksjonen og kommunerevisjonen er revisor for fondet. -12-

13 -13- Side 2 av 2

14 Saksframlegg Dato: Arkivref: /794-4 / 033 Anne Helene Espeland Baarøy anne.helene.espeland.baaroy@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 25/15 Administrasjonsutvalg FORSLAG TIL MØTEPLAN ADMINISTRASJONSUTVALGET RÅDMANNENS INNSTILLING Møteplan for administrasjonsutvalget 2016 godkjennes. Vår 2015 Høst 2015 Tirsdag Tirsdag Torsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag

15 Vedlegg: Dokumenter: Aktuelt lov og regelverk: Saksopplysninger: Alle utvalg skal i hht. utfyllende møtereglement for Vegårshei kommunestyre, fastsette møteplan for et år av gangen. Møteplan for kommende år skal legges frem for kommunestyret(eller det respektive utvalget) seinest i desember. Møter i formannskapet er dagmøter. Det avsettes i utgangspunktet hele dagen til møter, og det legges til rette for flere utvalgsmøter på samme dag. Alle utvalgsmedlemmer har i hht. kommuneloven møteplikt til innkalte møter. Møter i utvalgene avholdes på oppsatte datoer dersom det er saker til behandling. Det kan i tillegg innkalles til møter ut over fastsatte møter dersom det er nødvendig av sakshensyn. Oversikt over møtedatoer for alle utvalg 2016: 1. halvår 2016 Utvalg Januar Februar (uke 8 ferie) Mars (uke 12 påske) April Mai Juni Kommunestyret og 31 Formannskap (torsdag) Planutvalg (torsdag) Administrasjonsutvalg (torsdag) Kontrollutvalg Viltnemnda Rådet for funksjonshemmede Eldrerådet Ungdomsrådet 8 25 Arbeidsmiljøutvalg Valgstyre 2. halvår 2016 Utvalg August September Oktober November Desember (uke 40 ferie) Kommunestyret Formannskap Planutvalg Administrasjonsutvalg Kontrollutvalg Viltnemnda Rådet for funksjonshemmede Eldrerådet Ungdomsrådet (torsdag) Arbeidsmiljøutvalg Valgstyre

16 Offentlige høytidsdager/helligdager og ferier 2016: Dato/uke Høytidsdager/ferier februar (uke 8) Skolens vinterferie mars (uke 12-13) Påskeferie 5. mai (torsdag) Kristi himmelfartsdag 16. mai (mandag) 2. pinsedag 17. mai (tirsdag) Grunnlovsdagen 24. juni 18. august Skolens sommerferie oktober (uke 40) Skolens høstferie Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelse: Økonomiske konsekvenser: Rådmannens vurdering: Anne Helene Espeland Baarøy Arkivleder/konsulent -16-