Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Ingeborg Karine Haugenes Medlem Anne Helene Espeland Medlem

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: Tid: 09:00 Forfall meldes til kommunens ekspedisjon på tlf , eller sms til Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Ingeborg Karine Haugenes Medlem Anne Helene Espeland Medlem Baarøy Kirsten Helen Myren Medlem SP Lars Espeland Medlem H Ragnar Ettestøl Medlem SP John Geir Smeland Medlem AP Kjersti Fossing Medlem AP Ingunn Landberg Rønningen Medlem H Med vennlig hilsen for ordfører Kjetil Torp Anne Helene E. Baarøy Konsulent, Rådmannens stab

2 Saksnr PS 5/15 PS 6/15 PS 7/15 PS 8/15 Innhold Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll Felles mobiltelefonreglement for DDØ kommunene Eventuelt

3 PS5/15Godkjenningavsaksliste PS6/15Godkjenningavprotokoll

4 Saksframlegg Dato: Arkivref: /299-2 / 542 Anne Cecilie Guttormsen Saksnr Utvalg Møtedato 7/15 Administrasjonsutvalg FELLES MOBILTELEFONREGLEMENT FOR DDØ KOMMUNENE Rådmannens innstilling Forslag til nytt felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene blir vedtatt slik det foreligger. Rådmannen gis fullmakt til å foreta endringer og justeringer av reglementet i framtida.

5 Vedlegg: Mobiltelefonreglement for DDØ kommuner Dokumenter: Aktuelt lov og regelverk: Saksopplysninger: Etter de nye forenklede skattereglene gjeldende fra , skal arbeidstakere som har en fri elektronisk kommunikasjonstjeneste utenfor sin ordinære arbeidssituasjon skattes etter et fast sjablongbeløp (inntektstillegg) på kr 4.392,-. Dette gjelder uansett om arbeidstaker har slik fordel i form av naturalytelse eller utgiftsdekning, og fordelen gjelder om arbeidstaker har en eller flere elektroniske kommunikasjonstjenester. På initiativ fra Personalmedarbeiderforum i DDØ har Gjerstad kommune og leder for DDØ ajourført mobiltelefonreglementet Åmli laget i De har lagt til et avsnitt om sikkerhet, utenlands samtaler og skjemaet er bygd litt om for å tilpasse seg lønningskontorene. Revidert mobiltelefonreglement skal brukes i alle 5 kommunene i DDØ. Endringene i felles mobiltelefonreglement i DDØ er små i forhold til gjeldende reglement her i Vegårshei kommune. På grunn av at Rådmannen ikke har fått fullmakt til å foreta senere revisjoner av reglementet må det nye felles reglementet for DDØ kommunene opp til politisk behandling. En foreslår at Rådmannen får fullmakt til å foreta revisjoner av reglementet i fremtiden. Merknader/vurdering: Kommunen har i dag ca. 60 mobiltelefoner i bruk. Ca. 5 av disse telefonene er private telefoner som blir brukt både privat og i jobbsammenheng, og som kommunen dekker et beløp pålydende kr ,- i året. Ca. 30 mobiler er kommunale og blir lagt igjen på arbeidsplassen etter endt arbeidsdag. Ca. 25 ansatte har kommunal mobil som blir brukt både privat og i jobbsammenheng, disse blir nå skatta av et sjablongbeløp på kr 4.392,-. Gjeldende reglement tilbyr 3 alternativ for bruk av mobiltelefon etter de nye forenklede skattereglene fra : Arbeidstaker velger mellom alternativ 1, 2 og 3 etter avtale med enhetsleder. 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle).

6 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tiden kr ,- (fast sjablongbeløp) og trekk av innholdstjenester utover bunnfradraget for tiden kr ,- uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tilganger på privat eide mobiltelefoner. Revidert reglement blir gjort gjeldende for skatteåret Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelse: Økonomiske konsekvenser: Rådmannens vurdering: Anne Cecilie Guttormsen HR-og organisasjonsrådgiver

7 Mobiltelefonreglement Gjeldende fra 1. januar Vedtatt av Administrasjonsutvalget x.x 2015 Side 1 av 6

8 Innhold Mobiltelefongodtgjøring for kommunalt ansatte... 3 Generelt... 3 Sikkerhet... 3 Mobiltelefon Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat... 4 Tale og data trafikk i utlandet... 5 Side 2 av 6

9 Mobiltelefongodtgjøring for kommunalt ansatte Generelt Mobiltelefon og ipad helt eller delvis for kommunen sin regning, kan bare bli gitt i de tilfeller der det er nødvendig for å ivareta tjenesten og hensynet til brukere på en fullt ut tilfredsstillende måte. Dersom behovet for mobiltelefon og ipad m.m. helt faller bort, blir opphør av ordning gjort gjeldende fra neste månedslønn (måneden etter at behovet for telefon faller bort). Ved sykemelding utover 4 uker belastes alle kostnader for abonnement/bruk den ansatte. Den skattepliktige satsen vil i samme periode ikke trekkes i lønn. Arbeidsgiver kan forlenge 4 ukers perioden der det kan være hensiktsmessig. Vakttelefon i samband med legevakt, brannvakt/teknisk vakt, vakt innen PLO (hjemmesykepleien) o.l. faller utenfor disse forutsetningene. Det forutsettes at disse abonnementene er merket som vakttelefoner. Sikkerhet Alle mobiltelefoner og ipader eid av arbeidsgiver settes opp med MDM (Mobile Device Management) i forhold til tap eller tyveri av enhet. Sikkerheten består i et sikkerhetssertifikat som installeres på enheten, noe som gjør det mulig å fjernstyre enheten ved sperring/sletting av enheten og installasjon av oppsett til f.eks. E-post og apper som Mitt Telenor. Sikkerhetsoppsettet tar vare på navn, mobilnummer, IMEI-nummer, E-post adresse, brukerid og hvilke apps som er installert på enheten. Det er ikke kommunikasjon mellom apps i enheten, som f.eks. E-post, og det er heller ikke mulig å hente ut filer (f.eks. bilder) fra enheten. Arbeidsgiver vil ikke bruke opplysninger til å overvåke den enkelte ansatte jf. personopplysningsforskriften paragraf Innretningen er ikke en kontroll eller overvåking av enheten, men en mekanisme for å sikre at innhold på enheten ikke skal komme på avveie ved tap eller tyveri av enheten. Mobiltelefon Enhetsleder/rådmann må vurdere hvem i tjenesten som av hensyn til tjenesten og servicen til brukerne har behov for mobiltelefon. Arbeidstakere får i disse tilfellene utlevert kommunal mobiltelefon eller tilskudd til bruk av privat mobiltelefon til same formål. Kommunal mobiltelefon er kommunen sin eiendom. Når arbeidstaker slutter i kommunen eller er i lengre permisjon, skal mobiltelefonen leveres tilbake til kommunen. Abonnementet overføres privat eller sies opp. Kommunen er som eier av mobiltelefonen ansvarlig for evt. vedlikehold, utskifting m.m. Det forventes at kommunens ansatte er ansvarlige, og holder den private bruken innenfor den totale rammen av ringeminutter, SMS og datatrafikk som er disponibelt pr. måned. Dersom mobilkostnadene overstiger forventet nivå, vil leder konfrontere den enkelte ansatte med forholdet. Reglementet sine skattemessige satser blir endret i tråd med de til en hver tid gjeldende regler. Ellers gjelder den vedtatte datainstruksen. Side 3 av 6

10 Arbeidstaker velger mellom alternativ 1, 2 og 3 etter avtale med enhetsleder. 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tiden kr ,- (fast sjablongbeløp) og trekk av innholdstjenester utover bunnfradraget for tiden kr ,- uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tjenester på privat eide mobiltelefoner. Revidert reglement blir gjort gjeldende for skatteåret Side 4 av 6

11 Tale og data trafikk i utlandet Kommunale abonnement med inkluderte ringeminutter/datamengder gjelder ikke for utlandet. Nedenfor er to tjenester som ansatte kan benytte ved opphold i utlandet. Dette for å redusere kostnaden med bruk av kommunal mobil i utlandet. Tale: Ring Europa er en tjeneste hvor du ringer med norske priser i alle EU- og EØS-land for kun 79,- per måned. Det er gratis å motta samtaler og tjenesten gjelder uansett hvilken operatør du benytter i EU- og EØS land. Når tjenesten er aktiv, er mottak av samtaler gratis og kostnaden er kr. 0,49 i oppstartsavgift per samtale og kr. 0,49 per minutt. Bestill ved å sende en SMS til 1999 med kodeord BESTILL RING EUROPA (NB! Husk å avbestille tjenesten når du kommer hjem med AVBESTILL RING EUROPA ). Data: Datapakke EU er en pakke du kan kjøpe på 400 MB data som kan benyttes innenfor alle EU- og EØS-land. Datamengden koster kr. 249,- og er tilgjengelig i syv dager fra tjenesten bestilles. Bruker du opp 400 MB før syv dager har gått, blir du varslet via SMS og du kan bestille nye 400 MB som varer i nye syv dager. Velger du ikke å kjøpe ny pakke, går du tilbake til prisene du hadde fra før av. Datamengden kan også benyttes på eventuelle tvilling- og datakort uten ekstra kostnad. Prisen på kr. 249,- blir belastet ved bestilling. Det kan derfor lønne seg å bestille når du har ankommet landet du skal til. Bestill ved å sende en SMS til 1999 med kodeord BESTILL DATAPAKKE EU. (NB! Bør bestilles når du er kommet frem til oppholdslandet). Dette kan også utføres i Appen Mitt Telenor som kan lastes ned fra App Store eller Google Play. Side 5 av 6

12 Avtale om mobiltelefon mellom kommune og (arbeidstaker) Undertegnede arbeidstaker disponerer mobiltelefon på følgende vilkår: Alternativ: 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen: Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat: Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tida kr 4.392,- (fast sjablongbeløp), uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat: Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tilganger på privat eide mobiltelefoner. Avkryss:, den Ressursnummer: Mobilnummer Underskrift arbeidstaker Gjelder fra dato Må fylles ut ved bruk av alternativ 3: Lønnart: Beløp: Konto: Ansvar: Tjeneste: ,- Attestert: Anvist: Side 6 av 6

13 PS8/15Eventuelt