Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Helene E. Baarøy Medlem Delta

Transkript

1 1 Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: Tid: 09:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Lars Espeland Medlem H Kirsten Helen Myren Medlem SP Ingunn Landberg Rønningen Medlem H Ingeborg Karine Haugenes Medlem Utdanningsforbundet Kjersti Fossing Medlem AP John Geir Smeland Medlem AP Ragnar Ettestøl Medlem SP Kine Lorentzen Medlem Fagforbundet Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Helene E. Baarøy Medlem Delta Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Berit Hauge Valle Anne Helene E. Baarøy Delta Fra administrasjonen møtte: Navn Anne-Grete Glemming Ole Petter Skjævestad Unni Johansen Anne Cecilie Guttormsen Stilling Kommunalsjef Rådmann Enhetsleder VBO HR- og organisasjonsrådgiver

2 Saksnr PS 12/14 Innhold 2 Godkjenning av saksliste PS 13/14 Godkjenning av protokoll fra møte PS 14/14 PS 15/14 PS 16/14 Rutiner for endringer og omstillinger i Vegårshei kommune Ny HMS- håndbok A- del for ansatte Orienteringssaker - Sykefraværsprosjektet

3 3 PS 12/14 Godkjenning av saksliste Administrasjonsutvalgets protokoll PS 12/ Innkalling og saksliste godkjennes. PS 13/14 Godkjenning av protokoll fra møte Protokollen fra møte godkjennes. Administrasjonsutvalgets protokoll PS 13/ Protokollen fra møte godkjennes. PS 14/14 Rutiner for endringer og omstillinger i Vegårshei kommune Rutine for endringer og omstillinger i Vegårshei kommune, vedtas og implementeres i arbeidet med helse, miljø og sikkerhetsarbeid. HR- og organisasjonsrådgiver redegjorde for bakgrunnen for hvorfor det er nødvendig å ha slike rutiner. Rådmannen presiserte at rutinene må vise til tidligere vedtatte retningslinjer for stillingsbank og nedbemanning. Votering: Enstemmig Administrasjonsutvalgets vedtak PS 14/ Rutine for endringer og omstillinger i Vegårshei kommune, vedtas og implementeres i arbeidet med helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Administrasjonen bes føye til at det i rutinene, også henvises til retningslinjer for nedbemanning og stillingsbank. PS 15/14 Ny HMS- håndbok A- del for ansatte Overordnet HMS håndbok A- del for ansatte godkjennes som retningsgivende for helse, miljø og sikkerhetsarbeid i Vegårshei kommune.

4 4 Kommunestyret ber rådmannen foreta revisjon av HMS håndbok i forbindelse med kommunens årshjul og internkontrollsystem. Kostnader til tiltak bør fortrinnsvis innarbeides under det kommende budsjettet og i økonomiplanen for neste fire års periode. HR- og organisasjonsrådgiver gjennomgikk hovedpunktene i forslag til HMS-håndbok. Håndboken er ment å være et oppslagsverk for alle ansatte, og håndboken skal revideres årlig. Enhetslederne må sørge for at HMS-håndboken blir kjent og tilgjengelig i enhetene. Flere medlemmer påpekte nødvendigheten av, og ikke minst gjeldende lovverk omkring dette temaet. Det ble stilt spørsmål om ressursbruk, særlig tidsbruken. HMS handler om bevissthet og refleksjon blant ansatte, og det blir viktig med systematisering av arbeidet i den daglige drift. På spørsmål ble det også presisert hva som var hensikten med å innarbeide evt. kostnader inn i kommende budsjett og økonomiplanen. Votering: Enstemmig Administrasjonsutvalgets vedtak PS 15/ Overordnet HMS håndbok A- del for ansatte godkjennes som retningsgivende for helse, miljø og sikkerhetsarbeid i Vegårshei kommune. Kommunestyret ber rådmannen foreta revisjon av HMS håndbok i forbindelse med kommunens årshjul og internkontrollsystem. Kostnader til tiltak bør fortrinnsvis innarbeides under det kommende budsjettet og i økonomiplanen for neste fire års periode.

5 5 PS 16/14 Orienteringssaker HR- og organisasjonsrådgiver og enhetsleder for institusjon rapporterte om status i sykefraværsprosjektet. Det kan punktvis oppsummeres slik: HR: Prosjektgruppa har brukt mye tid på forståelse av bestillingen (oppgaven) fra kommunestyret Det har vært ulik forståelse og syn i gruppa på mandatet Arbeidet i prosjektgruppa har vært utfordrende Prosjektgruppa har jobbet mye med prosesser Det har blitt gjort en stor jobb med opprydding ifht ansatte (men, det er fortsatt pers. som står registrert i systemet, som ikke lenger jobber i kommunen) Med hjelp fra IA-representanten (inkluderende arbeidsliv nav) ble det foretatt en viktig kartlegging i fht uønskede deltidsstillinger (flere enn tidligere antatt ønsker økt stillingsbrøk) Prosjektet har fått på plass viktige styringsverktøy (men, noe implementering gjenstår) Opprydding i stillinger, etablering av stillingsinstrukser og forventningsavklaringer kan få positive virkninger for den opplevde underbemanningen o Dette blir svært viktig i fht regler i Arbeidsmiljøloven hvor vikarer har krav på fast stilling Enhetsleder: I løpet av 2014 kun en medarbeider under 60 % (men, fortsatt mange vikariater) Delegert personalansvar blir innført fra august 2014 Det er laget en milepælsplan for tiltak o Setter bl.a. inn i tiltak ifht til ulike turnuser o Det er etablert faste møteplasser Fortsatt opplevd underbemanning PP presentasjonen fra enhetsleder vedlegges protokollen. Administrasjonsutvalgets vedtak PS 16/ Orienteringen tas til orientering.