Driftstilpasning 2008-2011 Prosjektplan forprosjektet Behandlet i styringsgruppas møter 20. og 25. juni
1 Bakgrunn Sør-Aurdal kommune hadde i 2007 et negativt driftsresultat på over 8 mill kroner. På bakgrunn av dette har kommunen igangsatt et omstillingsprosjekt som skal tilpasse driftsnivået slik at kommunen i fremtiden skal ha en forutsigbar og sunn kommuneøkonomi. Fase 1 av prosjektet er avsluttet. Denne har hatt som hovedformål å avdekke hvilke forbedringsmuligheter som eksisterer i organisasjonen. Hovedkonklusjoner fra analysefasen er at kommunen i hovedsak har god tjenesteyting og godt arbeidsmiljø. Samtidig har kommunen et potensial for effektivisering og forenkling. På grunnlag av analysen er omstillingsbehovet, og prosjektets økonomiske omstillingsmål, konkretisert til 16 mill kr. Det er også nødvendig å realisere deler av dette allerede i 2008. Analysefasen viser at kommunens hovedutfordringer er knyttet til: edelse; å sikre at kommunens ledere tar ansvar for at rammer som er tildelt skal disponeres til effektiv produksjon av de tjenester som ligger i vedtak og/eller lovverk, og innenfor fastsatte kvalitetsmål og rammer. Styring; å sikre at man prioriterer de områder som man til enhver tid trenger å utvikle seg på (og ikke alt det andre), konkretisere hva man faktisk ønsker å oppnå både av kvalitet og kvantitet, underveis måle om man er på riktig vei i forhold til måloppnåelse, iverksette korrigerende tiltak, samt å få frem hvilke konsekvenser det vil ha når målene ikke nås. Forbedring og forenkling av arbeidsprosesser; å sikre at man gjennomfører riktige arbeidsprosesser ut fra politiske og administrative vedtak, og videre sikre at man får mest mulig kvalitet og ressursbruk ut av de arbeidsprosessene som da faktisk skal gjennomføres. Struktur; å sikre at organisasjonsstrukturene ivaretar behovet for kvalitet og effektivitet. Kommunens økonomiske situasjon inneværende år, og i kommende økonomiplanperiode er også slik at det ikke er rom for tilleggsbevilgninger. Eventuelle avvik må derfor dekkes innenfor tildelte rammer. På bakgrunn av konsulentenes anbefalinger, har kommunestyret vedtatt at prosjektet skal videreføres i en konkretiseringsfase (forprosjekt) med følgende områder som utgangspunkt for styringsgruppas videre behandling: 1. edelse og arbeidsgiverpolitikk 2. Framtidig system for planlegging og styring 3. Organisering og drift av tjenesteproduksjonen (herunder tjenestenivå) 4. Organisering og drift av stab- og støttefunksjoner Side 2 av 11
5. Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for skoler, SFO og barnehager 6. Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for pleie- og omsorgstjenestene 7. Samordning av rutiner og arbeidsprosesser mellom enheter som betjener samme brukergrupper 8. Økonomi Konkretiseringsfasen skal gjennomføres i tidsrommet juni-desember 2008. Dette dokumentet er prosjektplanen for gjennomføring av konkretiseringsfasen. 2 Målsettinger Målsettingene som tidligere er definert for prosjektet er videreført. Disse er: Fullstendig analyse av alle driftsområder, med vurdering av: o Administrativ og politisk organisering o Tjenestenivå/prioriteringer o Inntektspotensial o Kostnadsbevissthet/ressursutnyttelse Analysen skal ha spesielt fokus på: o Hvordan kommunen kan sikre en sunn kommuneøkonomi o Muligheter for bedre ressursutnyttelse (og enklere/mindre ressurskrevende måter å arbeide på) o I hvilken grad kommunen er hensiktsmessig organisert o Sør-Aurdal kommunes ressursbruk og prioriteringer sammenlignet med andre kommuner Vurdere kommunens eksisterende system for mål og resultatvurdering, og på bakgrunn av dette anbefale forbedringer/endringer Vurdere dagens organisasjonsstruktur og anbefale endringer/forbedringer med spesielt fokus på lederstruktur Utvikle medarbeidere gjennom arbeidsformer som bidrar til myndiggjøring og kulturbygging Konkrete mål og mandater for prosjektgruppenes arbeid fremgår i kapittel 4 i prosjektplanen. Her er det også beskrevet målsettinger i forhold til de områder som løses administrativt, uten at det opprettes egne prosjektgrupper i første omgang. Side 3 av 11
3 Organisering Prosjektet organiseres på følgende måte: Oppdragsgiver Kommunestyret Styringsgruppe Prosjektansvarlig Rådmann Prosjektleder/-rådgiver (deler av prosjektet) Arbeidsgrupper Kommunestyret er oppdragsgiver og mottar sluttrapport fra prosjektet. Rådmannen er prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig er ansvarlig for prosjektet på vegne av oppdragsgiver. Prosjektansvarlig har knyttet til seg en styringsgruppe. Styringsgruppen gir råd til prosjektansvarlig / prosjektleder/-rådgiver, og godkjenner sluttrapport før denne behandles av oppdragsgiver. Styringsgruppen har samme medlemmer som i analysefasen. Til å lede gjennomføringen av deler av prosjektet kan det inngås avtale om prosjektledelse/prosjektrådgivning med eksterne aktører. Dersom det er ønskelig kan tillitsvalgte opprette en egen referansegruppe. Denne vil ikke ha noen myndighet, men få seg fortløpende forelagt all dokumentasjon fra prosjektarbeidet. 4 Prosjektgrupper og administrative områder Prosjektet skal videreføres med fokus på følgende områder: 1. edelse og arbeidsgiverpolitikk 2. Framtidig system for planlegging og styring 3. Organisering og drift av tjenesteproduksjonen (herunder tjenestenivå) 4. Organisering og drift av stab- og støttefunksjoner 5. Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for skoler, SFO og barnehager 6. Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for pleie- og omsorgstjenestene 7. Samordning av rutiner og arbeidsprosesser mellom enheter som betjener samme brukergrupper 8. Økonomi Side 4 av 11
Av disse er det område 5 og 6 som i første omgang organiseres med bredt sammensatte prosjektgrupper. De øvrige håndteres administrativt av rådmannen, med ulike politiske føringer, og knyttes sammen med forprosjektet gjennom behandling i styringsgruppa. Felles for alle delprosjektene er at Rapport fra analysefasen slik den er framlagt av styringsgruppa 2. juni 2008 danner grunnlaget for arbeidet i forprosjektfasen. Her er det bl.a. konkretisert et økonomisk omstillingsmål på 16 mill. kr. for prosjektet. I rapportens kap. 5.2.15 er det gjort en oppsummering av produktivitetsdata, med en tabell som angir et teoretisk avvik mellom vår kommunes utgifter og snittet av 1. kvartil i vår kommunegruppe. Det er ikke mulig å summere opp avvikene for hver indikator for å finne det totale omstillingspotensialet for kommunen, men tabellen sammen med de øvrige analysene kan brukes som en indikator for å finne fram til de områdene der det sannsynligvis er noe å hente gjennom det forestående omstillingsarbeidet. I det videre arbeidet må dette materiellet dermed brukes som veiledende i forhold til hvilke økonomiske omstillingsmål som etter hvert kan settes til de forskjellige områdene. 4.1 Mandater for prosjektgrupper Område 5 Kvalitet, struktur og tjenestenivå for skoler, barnehager og SFO Mandat: 1. Delprosjektet skal utrede og gi tilrådinger om framtidige alternativer for oppveksttilbudet i kommunen 2. Delprosjektet skal vurdere mulige konsekvenser for fagligpedagogisk kvalitet på tjenestetilbudene og konsekvenser for fagmiljøet for de ulike alternativene som utredes 3. Delprosjektet skal utarbeide kalkyler som viser økonomiske konsekvenser av alternativene, herunder økonomiske konsekvenser av bygningsmessige tiltak, bygningsdrift, alternativ bruk av evt. fristilte bygninger, skoleskyss og evt. andre forhold av betydning 4. Delprosjektet skal synliggjøre hvordan ulike alternativer ivaretar det pedagogiske tilbudet for alle barn, jfr. også målsettingene i Kunnskapsløftet. 5. Delprosjektet skal utarbeide forslag til opplegg for samarbeid og samhandling mellom kommunens ulike organisatoriske enheter, andre kommuner og samarbeidsparter, hvor flere enheter har likeartede oppgaver eller flere enheter har oppgaver/ansvar knyttet til samme bruker/innbygger eller gruppe av brukere/innbyggere Merknad: Delprosjektarbeidet skal gjennomføres på bakgrunn av tilgjengelige demografiske data og prognoser, samt evaluering av dagens organisering. Det forutsettes at muligheter for samarbeid med nabokommuner utredes. Tidsfrist: Delprosjektrapport skal være utarbeidet innen 14.11 Side 5 av 11
Område 6 Kvalitet, struktur og tjenestenivå for pleie- og omsorgsområdet Mandat: 1. Vurdere omfang og kvalitet på kommunens pleie- og omsorgstjenester. 2. Delprosjektet skal også vurdere om en samordning av tjenester herunder også struktur på tjenesteområdene vil kunne gi et kvalitativt bedre tilbud for den enkelte, og bedre effektivitet i ressursbruken. 3. Delprosjektet skal kartlegge dagens praksis med hensyn til tildeling av sykehjemsplasser og andre tjenester. Kartleggingen skal ta utgangspunkt i omsorgstrappa og ha fokus på følgende: Hvordan ser omsorgstrappa ut, og hvordan brukes den i fordelingen mellom sykehjemsplasser og øvrige tjenestenivåer Hva kjennetegner brukerne og tjenesteytingen? Er kommunen raus eller gjerrig med tildeling av sykehjemsplasser? Er nåløyet for å få sykehjemsplass passe stort? 4. Delprosjektet skal konkretisere forbedringstiltak når det gjelder: edelse, organisering og ressursutnytting Fordeling mellom sykehjemsplasser og øvrige tjenestenivåer 5. Delprosjektet skal konkretisere økonomiske og kvalitative gevinster som følge av endret organisering og ledelse, og endret praksis når det gjelder fordeling av sykehjemsplasser og øvrige tjenestenivåer. Også utarbeide økonomiske konsekvenser av bygningsmessige tiltak, bygningsdrift, og alternativ bruk. 6. Delprosjektet skal konkretisere konsekvenser for brukere og ansatte. 7. Delprosjektet skal utarbeide forslag til opplegg for samarbeid og samhandling mellom kommunens ulike organisatoriske enheter, andre kommuner og samarbeidsparter, hvor flere enheter har likeartede oppgaver eller flere enheter har oppgaver/ansvar knyttet til samme bruker/innbygger eller gruppe av brukere/innbyggere Merknad: Delprosjektet skal ha hovedfokus på tildeling av tjenester og tjenestenivå Dersom det er behov for det, skal delprosjektet også foreslå hvordan bruken av omsorgstrappa kan utvides, herunder vurdere bruk av omsorgslønn som alternativ Muligheter for samarbeid med andre kommuner innen områder med ressurskrevende innsats skal vurderes Innen områder med høyt sykefravær skal årsakssammenhenger undersøkes. Det kan i denne sammenheng være nødvendig å vurdere grunnbemanning, stillingsstørrelse og muligheter for arbeid på tvers av tjenesteområder Tidsfrist: Delprosjektrapport skal være utarbeidet innen 14.11. 4.2 Mandater for administrative områder Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak har styringsgruppa overlatt til rådmannen å gjennomføre disse delprosjektene, med ulike politiske føringer. Styringsgruppa vil samordne alle områdene, både de større prosjektgruppene i kap. 4.1, og de administrative områdene som rådmannen har gjennomføringsansvaret for. Side 6 av 11
Mandat: Merknad: Område 1 edelse og arbeidsgiverpolitikk 1. Videreutvikle kommunens arbeidsgiverpolitikk herunder rekrutteringsstrategier for å møte de utfordringer analysen peker på 2. Gjennomføre medarbeiderkartlegging blant samtlige ansatte innen alle tjenesteområder. 3. Benytte resultatet av kartleggingen, sammen med KS Arbeidsgiverstrategi mot 2020 som grunnlag for revidering av kommunens personalpolitiske retningslinjer. 4. Videreutvikle prinsipper for ledelse gjennom bl.a. videreføring av igangsatt og planlagt lederutviklingsprogram. 5. Kommende lederutvikling må søke å vektlegge de forbedringsområder det pekes på i analysen. Arbeidet skal vektlegge økt myndiggjøring og ansvarliggjøring av tjenesteledere Frist: Medarbeiderkartlegging skal være gjennomført innen 24.10 Område 2 Innføring av plan- og styringssystem Mandat: 1. Hvilke styringsmodeller skal kommunen velge? 2. Systemet utvikles for bruk både i politisk og administrativ styring og for resultatvurdering, og det legges særlig vekt på kvalitet og ressursbruk. 3. Det skal utarbeides maler for de ulike styrings-dokumentene som vil bli benyttet som en del av kommunens styringssystem (bl.a. kommuneplan, økonomiplan, årsmelding, kvartals-/tertialrapport osv.) 4. Systemet skal utvikles med sikte på optimal bruk av IKT. 5. Prosjektet skal synliggjøre økonomiske gevinster i form av bedre styring og oppfølging av tjenestestedene Merknad: Det skal legges vekt på at både kvantitative og kvalitative mål og resultater skal kunne etterprøves, bl.a. gjennom å benytte brukerpanel/brukerundersøkelser. Det systemet som utvikles er verktøyet som skal brukes for å styre og etterprøve ressursbruk, resultater og måloppnåelse i hele kommunens virksomhet. Frist: Prosjektet skal gjennomføres i løpet av 1. halvår 2009 Side 7 av 11
Område 3 Organisering og drift av tjenesteproduksjon (inklusiv tjenestekvalitet) Område 4 Organisering og drift av stab- og støttefunksjoner Mandat: 1. Vurdere organisering av kommunens tjenesteproduksjon overfor innbyggere og brukere av tjenester, - herunder hvilke oppgaver som bør ligge i den enkelte organisatoriske enhet. 2. Vurdere omfang og kvalitetsnivå på kommunens tjenester, og om rådmannen finner grunn til det fremme forslag om endringer i kvalitet/ytelse og ressursbruk. 3. Utforme forslag til hvordan kommunens samlede administrasjon og tjenesteproduksjonen skal ledes (toppledelse og ledelse av de enkelte enheter). 4. Økonomiske og kvalitative konsekvenser for brukere og ansatte for hver modell som utredes skal konkretiseres. 5. Delprosjektet skal evaluere dagens organisering og drift av stabog støttefunksjoner, og kartlegge hvordan framtidige arbeidsprosesser kan utføres med hensyn til ressursbruk, kvalitet og risiko, samt foreslå hvordan arbeidsprosesser skal samordnes og forenkles. 6. Med bakgrunn i denne kartleggingen skal delprosjektet anbefale hvordan stab- og støttefunksjonene skal organiseres og ledes, inklusive fordeling av oppgaver, ansvar og ressurser mellom sentrale enheter og tjenestestedene 7. Delprosjektet skal konkretisere hvilke økonomiske og kvalitative gevinster som kan realiseres som følge av nye arbeidsprosesser og ny organisering og ledelse av disse. 8. Delprosjektet skal konkretisere hvilke konsekvenser endringer medfører for ansatte i stab-/støttefunksjonene og brukere av stab-/ støttefunksjonene (interne og eksterne). 9. Delprosjektet skal utarbeide forslag til opplegg for samarbeid og samhandling mellom kommunens ulike organisatoriske enheter, andre kommuner og samarbeidsparter, hvor flere enheter har likeartede oppgaver eller flere enheter har oppgaver/ansvar knyttet til samme bruker/innbygger eller gruppe av brukere/innbyggere Merknad: Delprosjektet skal vektlegge økt ansvarliggjøring og myndiggjøring av tjenesteledere Frist: Delprosjektrapport skal være utarbeidet innen 14.11 Mandat: Område 8 Økonomi 1. Delprosjektet skal ha tett samarbeid med de øvrige områder, og blant annet kvalitetssikre de økonomiske beregninger som gjøres. 2. Delprosjektet skal utarbeide andre forslag til tiltak når det gjelder reduserte driftsutgifter og økte inntekter. 3. De ulike forslagene skal prioriteres med bakgrunn i en vurdering av gjennomførbarhet og økonomisk effekt Merknad: Tidsfrist: Delprosjektrapport skal være utarbeidet innen 14.11. Side 8 av 11
5 Tids og aktivitetsplan Følgende framdriftsplan og arbeidsopplegg legges til grunn for gjennomføringen. Konkrete datoer etter milepæl nr. 5 utarbeides i forbindelse med felles oppstartsseminar. Nr Milepæl Hva Ansvar 1 20. og 25. juni Styringsgruppa behandling av opplegg for forprosjektet, mandater/målsettinger, bemanning av prosjektgrupper, framdriftsplan m.v. eder styringsgrp () 2 12. august 0900-1400 3 27. august 0900-1400 Styringsgruppa behandling og vedtak om sammensetting av prosjektgruppene Startseminar fagdag for styringsgruppe og prosjektgrupper start på arbeidet i prosjektgruppene Prosjekt leder (P) / 4 12. september Dialogmøte med brukere. Presentasjon av arbeid og utfordringer. Dialog og tilbakemeldinger fra brukere- /brukergrupper 5 22. september 0900-1400 Styringsgruppa/prosjektgruppene arbeidsmøte der SG og prosjektlederne samkjøres, sjekker ut overlapping og informerer hverandre 6 Uke 43? Styringsgruppa/prosjektgruppene arbeidsmøte der SG og prosjektlederne samkjøres, sjekker ut overlapping og informerer hverandre 7 Uke 44? Dialogmøte med brukere. Presentasjon av foreløpige resultater. Dialog og tilbakemeldinger fra brukere- /brukergrupper 8 Uke 46? Styringsgruppa/prosjektgruppene Prosjektgruppene presenterer forslag til løsninger tilråding/rapport til styringsgruppa. Behandling av forslagene i styringsgruppa. 9 Uke 47? Styringsgruppa - behandling av høringsrapport utsending på høring 10 Høringsperiode uke 47 og 48 11 Uke 47 og 48? Informasjonsmøter leder i styringsgruppa / rådmann orienterer om forslaget fra styringsgruppa Side 9 av 11
Nr Milepæl Hva Ansvar 12 Uke 49? Styringsgruppa behandling av innkomne høringsuttalelser innstilling til politisk behandling 13 Uke 50? Behandling 14 18. desember Behandling Arbeidsmiljøutvalg, Eldreråd, Råd for funksjonshemmede Kommunestyret 15 Uke 01/09? Styringsgruppa strategi for hovedprosjekt, gjennomføring og videre arbeid Ordfører Ordfører Side 10 av 11
6 Suksessfaktorer Det er visse forutsetninger som må ligge til grunn for at et omstillings- og utviklingsprosjekt skal ha mulighet for å lykkes. Det er viktig å være oppmerksom på at begrepene omorganisering og omstilling har ulikt innhold. Mens omorganisering kun omfatter formell struktur, omfatter omstilling også kultur, samarbeid, holdninger, menneskesyn, brukerfokus m.v. Vi mener at sentrale forutsetninger for å lykkes med omstillingsarbeid er at: Politiske, administrative ledere og tillitsvalgte går foran, viser holdninger og handlinger i samsvar med de prinsipper som ligger til grunn for prosjektet edere og tillitsvalgte tenker og handler til beste for kommunen/ innbyggerne gjennom konstruktivt og løsningsorientert arbeid Handlingsplan 2009 2012 og Budsjett 2009 må forankre omstillingsprosjektets konsekvenser (så langt det er mulig på aktuelt tidspunkt). Forankring av prosjektet i det politiske beslutningssystemet. ojalitet - at folkevalgte og adm. ledere har tillit til og gir tid til at prosjektet framskaffer gode handlingsalternativer som de etter hvert skal velge mellom. Det betyr bl.a. at det ikke igangsettes konkurrerende prosesser/prosjekter. Åpen prosess med god informasjonstilgang for alle Informasjon - alle ansatte og politikere holdes aktivt informert om bakgrunn, utredninger og beslutninger, og har mulighet til innspill og påvirkning. Aktiv deltakelse stimuleres og aksepteres. Det formelle regelverket legges til grunn som et minimum for ansattes rettigheter og muligheter Side 11 av 11