Driftstilpasning

Transkript

1 Driftstilpasning Oppsummering fra Startseminar Innledning / presentasjon Om programmet og opplegget for dagen Målsettinger med seminaret o Få felles utgangspunkt for arbeidet i konkretiseringsfasen o Få forståelse for; at det er et omstillingsbehov omfanget av omstillingsbehovet o Motivasjon for å finne helhetlige løsninger o Prosjektgruppene er klar over hva som forventes; resultat av arbeidet tidsplan Presentasjon o Styringsgruppa; Navn Funksjon Representerer Erland Odden Karin Stegarud Kåre Ragnar Helland Elling Fekjær Emmy Bakkom Hanne Maren Blåfjelldal Magne Damslora Svein Bakke Trude Frøislihagen Dokken Harald iodden ars Elsrud Kjell Berg Jan Henrik Bakke eder Administrasjonen Administrasjonen (utvidet) (utvidet) Ansattrepresentant Ansattrepresentant 1

2 o Prosjektgruppe område 5; Område 5 Navn Politikere (2) Arvid Berg Kari-Anne Rustebakke Tillitsvalgte (2) Ragnhild Kvale Jan Henrik Bakke Ansatte (3) iv Barbro Veimodet Øyvind Kamben Per Tørris Holde Andre (1) Finn Holm Olsen Funksjon eder Konsulent o Prosjektgruppe område 6 Område 6 Navn Politikere (2) Ola Hermann K. Bakken Åsmund K. Aukland Tillitsvalgte (2) Birgitte isterud Kari Brenden Bakken Ansatte (3) Anne Kirsti Sørumshaugen Marit S. Håvelsrud Stig Solbrekken Andre (1) Svein Thorsrud Funksjon eder Konsulent 2

3 o edergruppe Navn Erland Odden Karin Stegarud Bjørg Dokken Svein Granli Elling Olav Veimodet Funksjon Rådmann Assisterende rådmann Personalsjef Plansjef Økonomisjef (fra ) Status / gjennomgang av prosjektplanen Status etter foranalysen / behandlingen av denne o Sluttrapport foranalyse vår 08 Hovedformål å avdekke forbedringsmuligheter 8 områder til vurdering: edelse og arbeidsgiverpolitikk Framtidig system for planlegging og styring Organisering og drift av tjenesteproduksjonen (herunder tjenestenivå) Organisering og drift av stab- og støttefunksjoner Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for skoler, SFO og barnehager Framtidig struktur, kvalitet og tjenestenivå for pleie- og omsorgstjenestene Samordning av rutiner og arbeidsprosesser mellom enheter som betjener samme brukergrupper Økonomi Utfordringer i forhold til befolkningsutvikling / befolkningssammensetning / bosetting flere dødsfall enn fødsler flere som flytter ut enn inn kvinneunderskudd i aldersgruppen år stor andel eldre 80 år og over liten andel personer med innvandrerbakgrunn høy andel uførepensjonister lav bruttoinntekt pr. innbygger lav andel bosatt i tettbygde strøk o kostnadsdrivende i forhold til grendestruktur / grendeutvikling Utfordring å opprettholde både kvaliteten i våre tjenester og det gode omdømmet kommunen har, samtidig som driftsnivået skal reduseres Behov for en grundig gjennomgang og vurdering av organisering, struktur og kvalitet i skole, barnehage og SFO Innen pleie og omsorg må det i tillegg til struktur også ses på bruken av omsorgstrappa og EON-prinsippet (laveste effektive omsorgsnivå) Foranalysen konkluderer med et omstillingsbehov beregnet til 16 mill. kr. innen utgangen av 2011 Iflg. konsulentene er dette fullt mulig, men det krever vilje til å: gjøre nødvendige grep stå fast ved beslutninger selv om de møter motstand ha et langsiktig perspektiv Kommunestyret behandlet rapporten 19/6, og sluttet seg til styringsgruppas anbefaling, med en presisering av styringsgruppas 3

4 fullmakter. Prosjektplanen o I samsvar med kommunestyrets vedtak utarbeidet styringsgruppa en prosjektplan for konkretiseringsfasen, eller forprosjektet, 20. og 25. juni o Bakgrunn, målsetting og organisering er en videreføring av beskrivelsen i rapporten fra analysefasen o Styringsgruppa har prioritert arbeidet med område 5 og 6, og oppnevnt prosjektgrupper for disse o Øvrige områder underlegges administrativ håndtering o Det er gitt mandater for alle 8 delområder, og rammer for tids- og aktivitetsplan er lagt. Driftsområde 5 og 6 o Mandat er gitt, dette ligger i bunn for arbeidet framover o Økonomisk omstillingsmål beregnes ut fra en teoretisk tilnærming til KOSTRAanalysene 16 mill. kr. utgjør snaut 50 % av potensialet i forhold til 1. kvartil i KOSTRA-analysene Ut fra dette kan en forholdsmessig andel av de 16 mill. kr. for område 5 og 6 fastsettes til: Område 5, skole / SFO / barnehage, 4,5 mill. kr. Område 6, pleie og omsorg, 6,5 mill. kr. Prosjektgruppene Prosjektgruppenes sammensetning o Styringsgruppa inviterte alle interesserte i Sør-Aurdal til å melde seg for innsats o Med utgangspunkt bl.a. i tilbakemeldingene fra invitasjonen ble gruppene oppnevnt slik; med 8 medlemmer i hver: 2 politikere 2 tillitsvalgte 3 ansatte 1 utenfra o Prosjektgruppene skal arbeide mot en felles målsetting, og skal med bakgrunn i mandatet som er gitt vurdere konkrete alternativer for den framtidige tjenesteytingen mene i prosjektgruppene må være seg bevisst sine roller. Konstituering o Prosjektgruppene vurderer selv om det er behov for nærmere presisering av arbeidsmåte og oppgaver medlemmene imellom o eder er oppnevnt av styringsgruppa o Det anbefales at det oppnevnes en sekretær i prosjektgruppene, dette gjøres i så fall av prosjektgruppene selv. Arbeidsvilkår, godtgjøring o mene i prosjektgruppene får dekket evt. tapt arbeidsfortjeneste, reiseutgifter og møtegodtgjøring etter de til enhver tid gjeldende satser for kommunale utvalg Gjennomgang av mandat for prosjektgruppene Momenter fra drøfting og innspill: o Nødvendig med avklaringer i forhold til graden av åpenhet i arbeidet. 4

5 Utgangspunktet er at prosessen skal være mest mulig åpen, med informasjon og dialog mellom de ulike aktørene. Det er likevel nødvendig at prosjektgruppene kan diskutere løsninger og områder på et så fritt grunnlag som mulig, og dette kan innebære at referater/notater fra møtene ikke er detaljerte før konklusjoner evt. er trukket eller temaene er gjennomdrøftet. Styringsgruppa vil lage retningslinjer for prosjektgruppenes møtepraksis med hensyn til offentlighet og håndtering av presse. Suksesskriteriene som er beskrevet i prosjektplanen er viktige, i denne sammenheng særlig punktet om ojalitet. Framdriftsplan Gjennomgang og konkretisering av tids- og aktivitetsplanen Nr Milepæl Hva Ansvar og 25. juni Styringsgruppa behandling av opplegg for forprosjektet, mandater/målsettinger, bemanning av prosjektgrupper, framdriftsplan m.v. eder styringsgrp () august august 4 Dato fastsettes av prosjektgruppene, ikke nødvendigvis samme dag september oktober 7 Dato fastsettes av prosjektgruppene, ikke nødvendigvis samme dag november november Styringsgruppa behandling og vedtak om sammensetting av prosjektgruppene Startseminar fagdag for styringsgruppe og prosjektgrupper start på arbeidet i prosjektgruppene Dialogmøte med brukere. Presentasjon av arbeid og utfordringer. Dialog og tilbakemeldinger fra brukere- /brukergrupper Styringsgruppa/prosjektgruppene arbeidsmøte der SG og prosjektlederne samkjøres, sjekker ut overlapping og informerer hverandre Styringsgruppa/prosjektgruppene arbeidsmøte der SG og prosjektgruppene samkjøres, sjekker ut overlapping og informerer hverandre Dialogmøte med brukere. Presentasjon av foreløpige resultater. Dialog og tilbakemeldinger fra brukere- /brukergrupper Styringsgruppa/prosjektgruppene Prosjektgruppene presenterer forslag til løsninger tilråding/rapport til styringsgruppa. Behandling av forslagene i styringsgruppa. Styringsgruppa - behandling av høringsrapport utsending på høring Prosjekt leder (P) / 5

6 Nr Milepæl Hva Ansvar 10 Høringsperiode uke 48 og Uke 48 og 49 Informasjonsmøter leder i styringsgruppa / rådmann orienterer om forslaget fra styringsgruppa desember Styringsgruppa behandling av innkomne høringsuttalelser innstilling til politisk behandling 13 Uke 51 Behandling 14 Januar 2009 Behandling Arbeidsmiljøutvalg, Eldreråd, Råd for funksjonshemmede Kommunestyret 15 Januar 2009 Styringsgruppa strategi for hovedprosjekt, gjennomføring og videre arbeid Ordfører Ordfører Prosjektgruppenes arbeidsopplegg, forhold til styringsgruppa o Prosjektgruppene legger opp møteplan og lignende selv innen de rammene som tids- og aktivitetsplanen setter o Prosjektgruppenes faste medlemmer er fastlagt, men gruppene kan selv vurdere behov for bistand fra andre ressurspersoner i organisasjonen, og trekke disse med i arbeidet. o Behovet for dialog med brukergrupper kan være ulikt i prosjektgruppene, dette vurderes fortløpende og drøftes evt. med ordfører/rådmann. o I den grad det lages notater/referat fra arbeidet i prosjektgruppene er det ønskelig at disse gjøres tilgjengelig for styringsgruppa fortløpende. Avtale med konsulenter o Det arbeides med forskjellige alternative løsninger på konsulentspørsmålet. o Konsulentenes kompetanse må spisses i forhold til de aktuelle fagfeltene som skal vurderes, jfr. sak i styringsgruppa (20. juni). o Inntil dette er avklart må prosjektgruppene benytte seg av den fagkompetanse som finnes lokalt