Saksfremlegg. Arkivsak: 09/305 Sakstittel: EVALUERING AV PROSJEKTET "ADMINISTRATIV ORGANISERING I GRATANGEN KOMMUNE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 09/305 Sakstittel: EVALUERING AV PROSJEKTET "ADMINISTRATIV ORGANISERING I GRATANGEN KOMMUNE Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Rapporten fra KS-K vedr. evaluering av Administrativ organisering i Gratangen kommune tas til etterretning. Den vedtatte administrative organiseringen gjennomføres i.h.h. til tidligere vedtak i Kommunestyret (jfr. sak 59/05 og 42/06). ::: &&& Sett inn innstillingen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Saksopplysninger: BAKGRUNN FOR SAKEN: Gratangen kommunestyre vedtok ny administrativ organisasjonsmodell den , med virkning fra Målsettingen med ny administrativ struktur var å skape en mer fleksibel, moderne, sørvisorientert og ressurseffektiv kommuneorganisasjon, samt iverksette nye handlingsmønstre og arbeidsformer som understøtter denne organiseringen. Dette vedtaket medførte en overgang fra en tradisjonell etatsstruktur til en modell med flatere struktur, med en rådmann og en assisterende rådmann samt 11 resultatenheter og stab. Etter i overkant av et år senere, i 2005 ble det gjennomført en underveisevaluering, der formålet med en ny administrativ organisering ble utdypet: - økt krav og forventninger fra innbyggerne, bruker og staten - mer rasjonell tjenesteproduksjon og ressurseffektivitet - økt endringsdyktighet gjennom færre ledelsesnivåer og myndiggjorte medarbeidere - ønske om å prioritere ledelse og utvikle lederrollen - tydeliggjøre rolle og ansvarsfordeling i organisasjonen - tydeliggjøre rolle og ansvarsfordeling mellom politikk og administrasjon - tydeliggjøre mål og visjonsstyring, samt tydeligere resultatkrav på ulike nivåer Denne underveisevalueringen resulterte i et vedtak om å gå ned fra 11 til 8 resultatenheter. I november 2006, KST-sak 42/06, ble det foretatt en justering av administrativ organisering, ved at assisterende rådmannsfunksjonen ble avviklet (denne var ikke iverksatt) samt at kommunalsjefbenevnelsen ble erstattet med rådgiver. For øvrig ble antall enheter opprettholdt.

2 Allerede ved første gangs behandling av ny administrativ organisasjonsstruktur i 2004 ble det forutsatt at det skulle foretas en evaluering innen utgangen av For å følge opp kommunestyrets vedtak om evaluering ble det tidlig-høsten 2008 tatt kontakt med KS-Konsulent med forespørsel om bistand for å få foretatt en ekstern evaluering av utviklingsprosjektet. I løpet av desember 2008 og januar 2009 har KS-Konsulent gjennomført en evaluering av den administrative organisasjonsstrukturen i Gratangen kommune. Evalueringen har tatt utgangspunkt i de målsettinger som ble uttrykt da modellen ble vedtatt, samt presiseringer i målsettingene gjort ved underveisevalueringen i Evalueringen er videre gjort ved en tilnærming basert på både en kvalitativ (intervjuer), kvantitativ (spørreundersøkelse) og en komperativ (sammenlignende) metode. Resultatene av evalueringen ble presentert for Kommunestyret i Gratangen i møte den Få dager etter dette forelå den endelige rapporten fra KS-Konsulent, og denne ble sendt til uttalelse til enhetene ved enhetslederne (/avdelingsledere) og organisasjonene ved hovedtillitsvalgte med frist for uttalelse Her ble videre saksgang skissert med forventet behandling i AMU 16.04, ADU og FSK og i Kommunestyret VURDERING: Formålet med evaluering av dagens administrative organisering er å vurdere måloppnåelse i forhold til de forutsetninger som ble gjort ved vedtaket i 2004, tillegg og presiseringer gjort etter underveisevalueringen vår/høst 2005, samt hvordan modellen oppleves i dag av ledere, tillitsvalgte og politikere i Gratangen kommune. Rapporten følger som vedlegg til denne saken, slik at vi her kort vil oppsummere KS- Konsultents sammendrag, konklusjon og evt. anbefalinger. I pkt. 1. Sammendrag oppsummeres at prosjektet Rapporten viser at prosjektet Ny administrativ struktur i Gratangen kommune i stor grad har vært en suksess. Alle enhetslederne, stabsansatte og rådmann sier seg enige i dette. Også avdelingslederne, de hovedtillitsvalgte og plasstillitsvalgte er klart mer enig enn i uenig i påstanden om at jeg er mer fornøyd med dagens organisering enn med gammel etatsmodell. De fleste er mer fornøyd med dagens organisering enn med tidligere etatsmodell. 12 av 15 leder som har erfaring fra begge modeller er mer fornøyd med dagens modell. Én er like fornøyd med begge og to var mer fornøyd med etatsmodellen. De som er spurt oppgir at de trives svært godt i jobben sin. På skalaen fra 1 til 5, der 1 betyr at man er helt uenig i påstanden jeg trives godt i jobben min og 5 betyr at man er helt enig, svarer 14 fem, fem svarer 4 og to svarer tre. Gjennomsnittlig skår er hele 4,5. Driftsenheten er i stor grad myndiggjort. De har vide og tilstrekkelige fullmakter til å jobbe selvstendig, og enhetslederne kjenner både forventninger, krav, myndighet og muligheter. Utfordringen i Gratangen er at virksomheten kan bli for selvstendig på grunn av manglende horisontal integrasjon og koordinering.

3 Selv om sørvistorget ikke helt har blitt det man planla, er det et sted i kommunene som man opplever gir god sørvis innenfor de oppgaver som er tillagt sørvistorget i dag. Stab/støttetjenestene fungerer meget godt og oppleves entydig som en støtte for virksomhetene. Dette er meget bra, da det er ofte her mye av problemene i flatere strukturer oppstår. Man må få en avklaring på hvordan skolene i Gratangen skal organiseres i framtiden. Den modellen man benytter er ikke den man la til grunn ved etableringen av ny modell. Samtidig ser det ut til at dagens løsning fungerer. Undersøkelsen viser at gjennomgående er rådmann med stab, og enhetsledere meget godt fornøyd med hele prosjektet både når det gjelder prosess, medvirkning samt hvordan organisasjonen i dag fungerer. Avdelingslederne og de plasstillitsvalgte derimot er langt mer uenige omkring disse faktorene. De hovedtillitsvalgte plasserer seg et sted midt i mellom. KS-K vil derfor konkludere med at prosjektet ny administrativ organisering i Gratangen kommune, med unntak av de momentene vi har påpekt i denne rapporten, er et godt gjennomført prosjekt. Hovedutfordringen er å skape sammenheng mellom rådmann/stab og enhetslederne (og til dels hovedtillitsvalgte) på den ene siden og avdelingsledere og plasstillitsvalgte på den andre. Klarer man det vil prosjektet på alle måter kunne kalles en suksess. Prosjektet kan vise til gode resultater på alle de områdene som satt opp som hovedmål i plandokumentet og har vært en viktig faktor for å utvikle Gratangen kommune til en organisasjon som er klar til å møte en ny virkelighet hver dag Som det fremgår av rapporten er det gjennomgående gjort en god jobb med prosjektet Ny administrativ organisering i Gratangen kommune. Rapporten konkluderer også med at langt de fleste er mer fornøyd med to-nivåmodellen enn med etatsmodellen. Rapporten understøtter erfaringene som er gjort underveis i arbeidet med å innføre modellen, selv om det underveis har vært utfordringer. Noen av disse utfordringene har bidratt til at modellen ikke er fullt ut utprøvd, bl.a. for skolen i Gratangen. Det må tas stilling til om Gratangen skal forsøke å samkjøre skolene ved felles leder, eller om midlertidig løsning med to enhetsledere skal videreføres. Det ikke gjort helhjertet forsøk på å få vedtatt modell til å fungere, jfr. rapportens pkt. 4.2 om at KS-Konsulent sitter med en klar forståelse av at det har vært en del vikarierende motiv rundt den vedtatte modellen, særlig på skole og barnehageområdet. Rapporten konkluderer her med at det ikke er noe som tilsier at det er noen lovmessige, avstandsmessige eller organisatoriske motforestillinger mot de modeller som man opprinnelig vedtok, og at man dermed står kun igjen med hva man mener er politisk riktig i Gratangen. Angående enheten helse har det vært vurdert som mest hensiktsmessig at enhetslederfunksjonen inntil videre er ivaretatt av en rådgiver ved stab/støtte. På sikt bør enhetslederfunksjonen ivaretas av kommunelegen. I tillegg viser gjennomgangen at vi har forbedringspotensiale innen noen områder, det vises til at organisasjonen bør arbeide mer med å skape forståelse og delaktighet lenger ned i

4 organisasjonen, til avdelingsledere og plasstillitsvalgte og til øvrige medarbeidere. Selv om sørvistorget oppleves å løse sine oppgaver på en god måte i dag, har vi ikke kommet i mål i forhold til det som lå til grunn ved omorganiseringen. Dette er områder Gratangen kommune bør prioritere i det videre arbeidet, og som det er fullt mulig å oppnå positive resultater på innen vedtatt to-nivåmodell. UTTALELSER: Den endelige rapporten fra KS-Konsulent ble sendt til uttalelse til enhetene ved enhetslederne (/avdelingsledere) og organisasjonene ved hovedtillitsvalgte med frist for uttalelse Innen fristens utgang er det kommet 3 uttalelser, fra Utdanningsforbundet i Gratangen, fra teknisk v/enhetsleder, fra barnehagen v/enhetsleder, fra Gratangsheimen v/enhetsleder og fra Gratangsbotn skole v/enhetsleder. Uttalelsene følger som vedlegg. Fra Utdanningsforbundets side oppsummeres at en ønsker en avklaring om lederspørsmålet, og at det fra deres side er ønskelig at den midlertidige ordningen som er pr. i dag, med en enhetsleder ved hver skole, opprettholdes. Utdanningsforbundet problematiserer også forholdene rundt administrativ omorganisering og samtidige krav til økonomisk nedskjæring og effektivisering. Fra barnehagens side konkluderes med at denne måten å organisere kommunens barnehager på nå fungerer fint. Etter en turbulent oppstart med sterk motstand fra barnehagens medarbeidere opplever nå enhetsleder en positiv endring, sannsynligvis som en følge av at enhetsleder kontormessig er lokalisert til barnehagene. Øvrige forhold som det pekes på i de innkomne uttalelsene vurderes å allerede være tilstrekkelig behandlet/omtalt i rapporten fra KS-K. OPPSUMMERING: Med bakgrunn i rapporten og dens anbefalinger bekreftes at en to-nivåmodell er fullt ut gjennomførbar i Gratangen, og det har vært både spennende og lærerikt å forsøke å få satt modellen ut i praksis i samarbeid med både politikere, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte. Organisasjonen har gjort seg mange positive erfaringer, som bør videreføres og videreutvikles i de kommende årene. Et viktig spørsmål som må avklares er hvorvidt det skal gjøres et oppriktig forsøk med å samkjøre og samordne administrasjonen av de to skolene i Gratangen med en felles leder. Selv om en ser at det pr. i dag fungerer med to enhetsledere, har en på den andre side ikke gjort helhjertet forsøk med å oppfylle vedtaket om felles enhetsleder fra I og med at det ikke i praksis er gjort forsøk med felles enhetsleder for skolene i Gratangen, er det umulig å si noe om fordeler og ulemper. Før en konkluderer her, er det viktig å prøve. Det anbefales derfor at to-nivåmodellen med felles enhetsleder i praksis gjøres gjeldende også for skole, så får organisasjonen evaluere ordningen etter at den er utprøvd. Slik evaluering kan være om ca 3 5 år, dette for å la modellen virke over tid. I tillegg bør organisasjonen arbeide med å skape større forståelse og delaktighet lengre ned i organisasjonen ved å involvere avdelingslederne og plasstillitsvalgte i større grad, eks.vis gjennom deltakelse på enkelte fellesarenaer og lederutviklingssamlinger. Det anbefales også at

5 tverrfaglige prosjekt, ansvarsgrupper og nettverk tas i bruk som arbeidsform, der også de ansatte involveres. Det bør også arbeides med å se på hvordan sørvistorget kan videreutvikles. Ut fra denne gjennomgangen anbefales at Gratangen kommune vedtar å videreføre gjeldende administrative organisasjonsstruktur. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Rapport fra KS-Konsulent Evaluering av prosjektet Administrativ organisering i Gratangen kommune - Organisasjonskart Gratangen kommune - Uttalelse fra Utdanningsforbundet i Gratangen v/hovedtillitsvalgt - Uttalelse fra Gratangen barnehage v/enhetsleder - Uttalelse fra Teknisk, miljø og næring v/enhetsleder - Uttalelse fra Gratangsheimen v/enhetsleder - Uttalelse fra Gratangsbotn skole v/enhetsleder Gratangen kommune, Karl Fredrik Normann Konst. rådmann Katrine Lereggen saksbehandler... &&& Sett inn saksutredningen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&