Saksfremlegg. Arkivsak: 11/1317 Sakstittel: RUTINER FOR FINANSFORVALTNINGEN I GRATANGEN KOMMUNE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 11/1317 Sakstittel: RUTINER FOR FINANSFORVALTNINGEN I GRATANGEN KOMMUNE Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& RUTINER FOR FINANSFORVALTNINGEN I GRATANGEN KOMMUNE 1. Generelt Økonomianasvarlig har fullmakt til å forvalte kommunens likviditet og gjeld i tråd med kommunens finansreglement. 1.2 Økonomianasvarlig er gitt handelsfullmakt. 2. Aktivaforvaltning (plassering av penger) 2.1 Økonomianasvarlig er ansvarlig for kommunens likviditetsstyring. Historiske observasjoner av samlede likvide midler (plasseringer + saldo i bank) danner sammen med tilgjengelige likvide midler til enhver tid kommunens likviditetsprognose. 2.2 Inngåelse av avtaler (rammeavtaler, tjenestekjøp og lignende) gjøres av rådmann. 2.3 Økonomianasvarlig utarbeider posteringsbilag for transaksjoner som følger av plasseringer. Posteringsordre sendes regnskap innen 5 dager fra mottatt dokumentasjon. 2.5 Utbetaling og kontering foretas av Astafjord Lønn- og Regnskap. 2.6 Astafjord Lønn- og Regnskap påser at det foretas fortløpende bankavstemminger. 2.7 Eventuelle tap på aktivaforvaltning meddeles rådmann og formannskap umiddelbart. 2.8 Økonomianasvarlig har ansvar for kommunens interne kontroll og skal påse at fullmaktene i henhold til kommunens finansreglement er overholdt med hensyn til hvilke motparter, plasseringsinstrumenter og beløpsbegrensninger som benyttes. 3. Passivaforvaltning (innlån)

2 3.1 Nye lån opptas i henhold til vedtak i kommunestyret. 3.2 Kommunen skal fortrinnsvis ta opp samlelån for årets investeringer. 3.3 Det skal innhentes tilbud fra flere låneinstitusjoner med fast rente med varierende bindingstid og flytende rente. 3.4 Valg mellom fast og flytende rente og hvor lang eventuell bindingstid skal være tas på bakgrunn av vurdering av kommunens totale låneportefølje og rådende markedsforhold. 3.5 Økonomianasvarlig utarbeider tilbudsbrev der aktuelle långivere minimum bes opplyse: Pålydende rente Effektiv rente Rådmann og økonomianasvarlig vurderer de innkomne tilbud og bestemmer låneinstitusjon og lånevilkår Rådmann skriver under gjeldsbrevet Originalt gjeldsbrev oppbevares i arkiv hos økonomianasvarlig Øvrig korrespondanse i forbindelse med låneopptak arkiveres i kommunens ordinære saksarkiv Økonomianasvarlig utarbeider posteringsbilag for låneopptak 4. Rapportering Økonomianasvarlig presenterer minst 2 ganger pr år en rapport til formannskapet med kontrollutvalgets leder til stede, og kommunestyret, og som skal inneholde: Oversikt over gjeldens fordeling på lånenes type, renteutvikling og låneinstitusjon. Oversikt over plassering av ledig likviditet med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Oversikt over plassering av langsiktig finansiell aktiva med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Beskrivelse og vurdering av eventuell avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. ::: &&& Sett inn innstillingen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&

3 Saksopplysninger: Gratangen kommunestyre har i sak 39/10 vedtatt reglement for finansforvaltning. Etter 8 i Forskrift om finansforvaltning skal det vedtas Rutiner for finansforvaltningen. Gratangen kommune har ikke vedtatt slike rutiner. Samtlige kommuner innen Sør-Troms kommunerevisjon IKS har vedtatt tilnærmet like reglement for finansforvaltningen med tilsvarende rutiner. Rådmannen fremmer en innstilling som er tilnærmet likelydende med rutinene vedtatt i Lavangen kommune. RUTINER FOR FINANSFORVALTNINGEN I GRATANGEN KOMMUNE 1. Generelt Økonomianasvarlig har fullmakt til å forvalte kommunens likviditet og gjeld i tråd med kommunens finansreglement. 1.3 Økonomianasvarlig er gitt handelsfullmakt. 2. Aktivaforvaltning (plassering av penger) 2.1 Økonomianasvarlig er ansvarlig for kommunens likviditetsstyring. Historiske observasjoner av samlede likvide midler (plasseringer + saldo i bank) danner sammen med tilgjengelige likvide midler til enhver tid kommunens likviditetsprognose. 2.2 Inngåelse av avtaler (rammeavtaler, tjenestekjøp og lignende) gjøres av rådmann. 2.3 Økonomianasvarlig utarbeider posteringsbilag for transaksjoner som følger av plasseringer. Posteringsordre sendes regnskap innen 5 dager fra mottatt dokumentasjon. 2.5 Utbetaling og kontering foretas av Astafjord Lønn- og Regnskap. 2.6 Astafjord Lønn- og Regnskap påser at det foretas fortløpende bankavstemminger. 2.7 Eventuelle tap på aktivaforvaltning meddeles rådmann og formannskap umiddelbart. 2.8 Økonomianasvarlig har ansvar for kommunens interne kontroll og skal påse at fullmaktene i henhold til kommunens finansreglement er overholdt med hensyn til hvilke motparter, plasseringsinstrumenter og beløpsbegrensninger som benyttes. 3. Passivaforvaltning (innlån) 3.1 Nye lån opptas i henhold til vedtak i kommunestyret. 3.2 Kommunen skal fortrinnsvis ta opp samlelån for årets investeringer.

4 3.3 Det skal innhentes tilbud fra flere låneinstitusjoner med fast rente med varierende bindingstid og flytende rente. 3.4 Valg mellom fast og flytende rente og hvor lang eventuell bindingstid skal være tas på bakgrunn av vurdering av kommunens totale låneportefølje og rådende markedsforhold. 3.5 Økonomianasvarlig utarbeider tilbudsbrev der aktuelle långivere minimum bes opplyse: Pålydende rente Effektiv rente Rådmann og økonomianasvarlig vurderer de innkomne tilbud og bestemmer låneinstitusjon og lånevilkår Rådmann skriver under gjeldsbrevet Originalt gjeldsbrev oppbevares i arkiv hos økonomianasvarlig Øvrig korrespondanse i forbindelse med låneopptak arkiveres i kommunens ordinære saksarkiv Økonomianasvarlig utarbeider posteringsbilag for låneopptak 4. Rapportering Økonomianasvarlig presenterer minst 2 ganger pr år en rapport til formannskapet med kontrollutvalgets leder til stede, og kommunestyret, og som skal inneholde: Oversikt over gjeldens fordeling på lånenes type, renteutvikling og låneinstitusjon. Oversikt over plassering av ledig likviditet med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Oversikt over plassering av langsiktig finansiell aktiva med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Beskrivelse og vurdering av eventuell avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. Som vedlegg til saken følger: Vedl.

5 Gratangen kommune, Elin Wilsgård Rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver... &&& Sett inn saksutredningen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&