Dato: 4. mai 2011 Byrådssak /11 Byrådet Offentlige anskaffelser - avvikling av utlysningsplikt i Databasen for offentlige anskaffelser (Doffin) for anskaffelser under kr. 500 000 BIGU SARK-1700-201100073-3 Hva saken gjelder: Regelverket for offentlige anskaffelser inneholder et grunnleggende prinsipp om konkurranse uavhengig av beløp. Når en anskaffelse har en verdi på kr. 100 000 eller mer skal leverandør kunne fremlegge godkjent attest for betaling av skatt og merverdiavgift. Oppdragsgiver har på sin side plikt til å føre anskaffelsesprotokoll. Når verdien for en anskaffelse overstiger kr. 500 000 foreligger det en plikt for alle offentlige instanser til å lyse ut anskaffelsen i databasen for offentlige anskaffelser (Doffin). Bergen kommune har siden 2007 hatt en egendefinert grense for utlysning på Doffin av anskaffelser under kr. 500 000. Bakgrunnen for dette er ønske om størst mulig forutsigbarhet og konkurranse også om kommunens "mindre" kjøp. Doffin er den eneste kilde som gir oversikt (også historisk) over de konkurranser kommunen gjennomfører. Hovedregelen er at kommunen må betraktes som en enhet når verdien på en anskaffelse fastsettes slik at anskaffelser som gjøres av en enhet må sees i sammenheng med de samme anskaffelser i andre enheter. Ved å lyse ut kjøp under kr. 500 000 får en oversikt over de kjøp som bør samordnes, slik at den nasjonale terskelverdien ikke overskrides. Fra 2007 til 2009 omfattet kommunens egendefinerte utlysningsplikt alle kjøp over kr. 100 000. Vedtaket ble midlertidig opphevet i 2009 (sak i forbindelse med sak om "Lokal tiltakspakke" knyttet til finanskrisen). Begrunnelsen for å oppheve vedtaket var at en ønsket å fjerne alle hindringer for en rask gjennomføring av tiltakspakken. Selv om plikt til å lyse ut en konkurranse under kr. 500 000 kun har betydning for hvordan konkurransen gjøres kjent for markedet (alle andre prosedyrer skal gjennomføres), vil det for saksbehandler bety noe mer arbeid å registrere en sak i Doffin enn for eksempel å kunngjøre sin konkurranse via e-post til aktuelle leverandører. Ved bystyrets vedtak av 141/10, ble det midlertidige vedtaket om å oppheve den egendefinerte utlysningsgrensen opphevet ved det ble innført en ny grense på kr. 200 000 for å lyse ut kommunens anskaffelser i Doffin. 1
Bakgrunnen for denne saken er at det igjen er aktuelt å oppheve kommunens egendefinerte grense for utlysning i Doffin (kr. 200 000.) Begrunnelsen er i stor grad sammenfallende med den situasjon en hadde i 2009 da en ved vedtaket om "Lokal tiltakspakke" i forbindelse med finanskrisen, midlertidig opphevet kommunens utlysningsgrense. Situasjonen nå er at det skal etableres en rekke nye barnehageplasser på kort tid, som gjør det nødvendig at en fjerner alle tenkelige hindringer for raskest mulig gjennomføring av prosjektet. Da det blir lite forutberegnlig både for kommunens enheter og for markedet med stadige endringer i forhold til hvilke konkurranser under kr. 500 000 som blir lyst ut i Doffin, anbefales det at kommunens egendefinerte utlysningsgrense oppheves permanent. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Saken gjelder avvikling av vedtak som tidligere er fattet av bystyret. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyrets vedtak i sak 141/10 om fastsettelse av terskelverdi på kr. 200 000 for utlysning av anskaffelser i Doffin, oppheves frem til 31.12.2011. 2. Alle kommunens anskaffelsesprosesser skal være sporbar ved registrering i kommunens saksbehandlersystem. Monica Mæland byrådsleder Liv Røssland byråd for finans, konkurranse og omstilling 2
Saksutredning: Bakgrunn I forbindelse med bystyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport under sak 44-07 "Offentlige anskaffelser - etterlevelse av regelverket, ble byrådet bedt om å innføre en plikt for kommunens virksomheter til å offentliggjøre anskaffelser med verdi mellom kr. 100.000 og kr. 500 000. Hensikten var å oppnå størst mulig åpenhet, etterprøvbarhet og konkurranse om kommunens anskaffelser under den nasjonale terskelverdien for anskaffelser som er kr. 500.000. Byrådet fattet følgende vedtak i sak 1222/07: 1. Det innføres en plikt for kommunale avdelinger, etater og foretak til å utlyse anskaffelser etter forskrift om offentlige anskaffelser del I med verdi mellom kr.100.000 og kr. 500.000 (under den nasjonale terskelverdien). Dette gjelder anskaffelser som ikke omfattes av tidligere kunngjorte / inngåtte rammeavtaler. 2. Offentliggjøring/kunngjøring skjer gjennom den offentlige kunngjøringsdatabasen for anskaffelser - Doffin 3. Plikten iverksettes fra 01.05.2007 I forbindelse med Bystyresak 56/09 "Lokal tiltakspakke" ble det fattet følgende vedtak: 1. Bystyret slutter seg til den fremlagte tiltakspakken konkretisert i punktene 1 19 i saksutredningen. I pkt. 1 i saksfremlegget hadde Byrådet foreslått følgende: Byrådet vil foreslå følgende for å bidra til å få satt i gang planlagte byggearbeider raskest mulig: 1. Terskelverdien for forenklet utlysning av anskaffelser heves inntil videre fra 100.000 til 500.000, og blir derved på linje med den praksis staten og andre kommuner har i forhold til regelverket. Det midlertidige vedtaket (Bystyresak 56/09) ble opphevet ved Bystyresak 141/10 "Offentlige anskaffelser - endring av beløpsgrense for offentlig kunngjøring". Det ble videre besluttet at kommunens grense for å lyse ut en anskaffelse i Doffin skal være kr. 200.000. 3
Hvorfor egendefinert grense for utlysning av anskaffelser? Kommunens egendefinerte regel om å benytte Doffin som utlysningskanal for anskaffelser under kr. 500 000 er begrunnet i ønske om forutberegnelighet og likebehandling av alle potensielle leverandører og derav størst mulig konkurranse også om kommunens mindre anskaffelser. Kommunen får videre en oversikt som gir grunnlag for å rasjonalisere de mindre innkjøpsprosessene ved å etablere mer lagsiktige avtaler og se kommunens behov på tvers av enhetene. Utlysning i Doffin gir videre godt grunnlag for sporbarhet både i forhold til konkurransen som er gjennomført og hva som er avtalt med valgt leverandør. God sporbarhet forenkler også behandling av krav om innsyn etter offentlighetsloven. En antar videre at formalisering i form av skriftlighet medfører økt etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser, blant annet kravet om å skrive protokoll ved anskaffelser over kr. 100 000. Aktuell situasjon I forbindelse med at det skal etableres en rekke nye barnehageplasser er det ønskelig at alle de anskaffelsesprosesser som skal iverksettes skal foregå så raskt som mulig. Det legges til grunn at det er behov for varer og tjenester over et vidt spekter. Selv om regelverket for offentlige anskaffelser skal følges antas det at selve utlysningsprosessen for anskaffelser med verdi mellom kr. 200 000 og kr. 500 000 kan gjennomføres noe raskere hvis saksbehandler kan velge bort Doffin som utlysningskanal. Alternative vil for eksempel være å sende konkurransegrunnlag til et utvalg av leverandører. Utlysning i Doffin over og under kr. 500 000 følger ikke samme system. Siden det ikke er bestemte formkrav for utlysning av anskaffelser under kr. 500 000 vil dette fortsatt være en foretrukket fremgangsmåte i de tilfeller en ønsker å nå flest mulig leverandører. Med bakgrunn i at kommunen over få år har endret sitt vedtak om egendefinert grense for utlysning flere ganger, finner en at det er behov for å fatte et vedtak av varig karakter. Dette både av hensyn til interne forhold og til leverandørmarkedet. I en slik sammenheng er det naturlig at en anbefaler at en forholder seg til det nasjonale regelverket på området hvor plikten for å benytte Doffin som utlysningskanal er for anskaffelser med verdi over kr. 500 000. Behov for sporbarhet Ved å oppheve den egendefinerte grensen for utlysning av anskaffelser i Doffin vil en miste informasjon av strategisk verdi for kommunens anskaffelsesområde. Det anbefales derfor at det fastsettes en plikt til å registrere alle anskaffelser som ikke omfattes av en allerede eksisterende rammeavtale, i kommunens saksbehandlingssystem (BK.Sak). Oppsummering Skriftende behov i kommunens enheter gjør det nødvendig å oppheve kommunens egendefinerte grense for å lyse ut anskaffelser i databasen for offentlige anskaffelser (Doffin). For å motvirke at dette ikke fører til svekket konkurranse, gjennomsiktighet og sporbarhet for kommunens anskaffelser mellom kr. 200 000 og kr 500 000, anbefales det at det samtidig 4
innføres en plikt til å dokumentere alle anskaffelsesprosesser som iverksettes i kommunens saksbehandlersystem. Plikten gjelder ikke kjøp på allerede eksisterende rammeavtaler. 5