FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I STEIGEN KOMMUNE

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I STEIGEN KOMMUNE

2 FORORD Kontrollutvalget i Steigen kommune har bedt Salten kommunerevisjon IKS vurdere om kommunens rutiner for offentlige anskaffelser er i tråd med regelverket. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Bodø, den Arne Willy Hillestad Oppdragsansvarlig revisor Eivind Berg Forvaltningsrevisor 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER Formål Problemstilling Definisjoner METODE OG GJENNOMFØRING Metode Utvalgte anskaffelser REVISJONSKRITERIER ER KOMMUNENS RUTINER FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I TRÅD MED REGELVERKET? Generelt Kriterier Fakta Vurderinger KONKLUSJONER ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER...15 Vedlegg: Rådmannens uttalelse 3

4 0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å rette fokus mot kommunens rutiner for offentlige anskaffelser. Av formålet har vi utledet følgende problemstilling: Er kommunens rutiner for offentlige anskaffelser i tråd med regelverket? Revisjonen har sett nærmere på fem tilfeldig utvalgte anskaffelser som alle hadde en beløpsmessig verdi som tilsier krav om utlysning og konkurranseutsetting. En rekke av kravene i lov og forskrifter om offentlige anskaffelser er brutt i de fem anskaffelsene vi har sett nærmere på. For to av anskaffelsene er samtlige lovkrav vi har listet opp (jf kapittel 5.2) brutt, i og med at anskaffelsene verken er utlyst eller konkurranseutsatt. For de resterende tre anskaffelsene er det en rekke lovkrav, noen mer alvorlige enn andre, som ikke er oppfylt. Samtlige anskaffelser skulle etter lovverket vært utlyst i Doffin. Dette er imidlertid bare gjort i ett tilfelle. For bare en anskaffelse er det utarbeidet et konkurransegrunnlag. Dette konkurransegrunnlaget er imidlertid ikke tilfredsstillende utformet. Det foreligger verken skatteattester eller HMS-egenerklæring for anbudssvinner for noen av anskaffelsene. Med ett unntak er det heller ikke satt fram krav om dette. De tilbudene som foreligger er ikke påført tidspunkt for mottakelse. Det er ikke ført anbudsprotokoll for noen av konkurransene og det foreligger ingen dokumentasjon på at kommunen har gitt skriftlig tilbakemelding til deltakerne om resultatene av konkurransene samt opplyst om klageadgang/klagefrist der konkurranse er gjennomført. Lovens krav vedrørende tilbudsåpning er imidlertid oppfylt for de tre anskaffelsene som er konkurranseutsatt. Vi konkluderer på bakgrunn av vår gjennomgang med at kommunens rutiner knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser ikke er tilfredsstillende. Revisjonen anbefaler at kommunen etablerer interne administrative rutiner som sikrer at krav i lov og forskrifter oppfylles. Dette innbefatter blant annet at kommunen går til anskaffelse av den nye og oppdaterte veielederen for offentlige anskaffelser, og gjør denne tilgjengelig for ansatte som jobber med innkjøp. Innkjøpssystemer og elektroniske verktøy bør vurderes tatt i bruk og kommunen bør vurdere å benytte seg av ekstern kompetanse i offentlige anskaffelser (for eksempel innkjøpsalliansen i Narvik) inntil rutiner er etablert som sikrer at regelverket overholdes. Rådmannen uttaler at de registrerer at kommunens rutiner ikke er tilfredsstillende, verken i forhold til interne rutiner eller i forhold til regelverket for offentlige anskaffelse. Kommunen opplyser at de lenge har sett behovet for en oppdatering på innkjøpsområdet, og at rådmannen derfor, uavhengig av rapporten, har satt saken på dagsorden. En gjennomgang/opplæring av ansatte som har innkjøpsansvar i samarbeid med innkjøpsalliansen er derfor allerede under planlegging. 4

5 1. INNLEDNING Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk i offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Krav om konkurranse og likebehandling, og forbudet mot diskriminering, skal legges til grunn for valg og vurderinger ved all offentlig anskaffelse uten hensyn til anskaffelsens art eller størrelse. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon, sak 10/05, ønsker kontrollutvalget å ha fokus på hvordan Steigen kommune praktiserer regelverket innen offentlige anskaffelser. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å rette fokus mot kommunens rutiner for offentlige anskaffelser. 2.2 Problemstilling Av formålet har vi utledet følgende problemstilling: Er kommunens rutiner for offentlige anskaffelser i tråd med regelverket? 2.3 Definisjoner Terskelverdi Terskelverdi angir en beløpsmessig verdi for de ulike typer av anskaffelser og har betydning for hvilke regler i forskriften som gjelder for denne anskaffelsen. Terskelverdiene angir blant annet grensen for krav om utlysing av konkurransen. Terskelverdiene utgjør for vare- og tjenestekjøp kr ,- eks. mva. i 2004/2005 og kr ,- eks. mva. i For bygg- og anleggsprosjekter utgjør terskelverdiene kr ,- eks. mva. i 2004/2005 og kr ,- eks. mva. i Direkte kjøp Dette er anskaffelser som ikke er utlyst for konkurranse. Slike kjøp kan foretas under bestemte vilkår, blant annet; Kontraktens verdi er under ,- eks. mva., kun en leverandør i markedet, usedvanlig fordelaktig tilbud og at det ikke er tid til å gjennomføre konkurranse. Det vises for øvrig til forskriftens Innkjøpsavtale/rammeavtale Dette er avtaler mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører som har til formål å fastlegge vilkårene, særlig med hensyn til priser og eventuelt planlagt mengde, for kontrakter som skal tildeles i løpet av en bestemt periode. Rammeavtalene kan inndeles i avtaler som både innebærer kjøpsrett og kjøpsplikt, og avtaler som kun innebærer at kommunen har en 5

6 kjøpsrett. Avtaler som inngås for svært lange perioder, vil kunne bli ansett for å være i strid med regelverket da et grunnleggende prinsipp er konkurranse om leveranser til det offentlige. Ifølge Veileder til forskrift om offentlige anskaffelser bør derfor lange kontraktsperioder begrunnes svært godt. Som en hovedregel bør rammeavtalene ikke ha lengre varighet enn 3-4 år. Vedståelsesfrist Oppdragsgiver skal fastsette den tiden tilbudene er bindene (vedståelsesfrist). Fristen skal angis med dato og klokkeslett. Den bør ikke settes lengre enn det som er nødvendig av hensyn til behandlingen av tilbudene. Fremgår ikke annet av konkurransegrunnlaget, utløper vedståelsesfristen kl dager etter tilbudsfristens utløp (Forskrift om offentlige anskaffelser 7-5). 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK Metode I våre undersøkelser har vi hatt samtaler med innkjøpsansvarlig i Steigen kommune, samt andre ansatte som har administrert de enkelte anskaffelsene vi har plukket ut for nærmere gjennomgang. Vi har videre gjennomført analyser av dokumenter og informasjon relatert til de utvalgte anskaffelsene. Alle relevante dokumenter er stilt til vår disposisjon. 3.2 Utvalgte anskaffelser Kravet om utlysning gjelder i dag i utgangspunktet for alle anskaffelser som har en verdi over kr ,- eks. mva. Beløpsgrensen ble hevet fra kr ,- til , Vi har tatt utgangspunkt i kommuneregnskapet for 2004, 2005 og 2006 og plukket tilfeldige anskaffelser som har en verdi som overstiger det beløpsmessige kravet til kunngjøring av konkurranse. Anskaffelsene som er gjennomført i 2005 ble alle igangsatt før beløpsgrensen for krav om utlysning ble hevet fra til per Følgende anskaffelser ble valgt ut for nærmere gjennomgang: Anskaffelse Type kontrakt Kontraktsverdi eks. mva. Anskaffet i regi av Utbygging Bygg- og Teknisk avdeling psykiatriboliger anleggskontrakt Investering IKT Tjenestekontrakt Sentraladministrasjonen Bygging av vei Bygg- og Teknisk avdeling Helnessund anleggskontrakt Utbygging Bygg- og Teknisk avdeling vannverk/anlegg (Renseanlegg) anleggskontrakt Leie av lekter til bruk som molo Tjenestekontrakt Teknisk avdeling 6

7 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utredning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Lov om offentlige anskaffelser av Forskrift om offentlige anskaffelser av Veileder til forskrift om offentlige anskaffelser (Handels- og næringsdepartementet) Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (Fornyings- og administrasjonsdepartementet) Veileder Beste praksis offentlige anskaffelser Veileder Miljø og regelverket for offentlige anskaffelser (Nærings- og Handelsdep. 2004). En mer utdypende beskrivelse av revisjonskriteriene fremgår av kapittel ER KOMMUNENS RUTINER FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I TRÅD MED REGELVERKET? 5.1 Generelt Kommunen har per i dag ikke noe eget innkjøpsreglement eller egne rutinebeskrivelser for innkjøp. Det har heller ikke vært gjennomført noen form for organisert opplæring eller kursing i regelverket for offentlig anskaffelser. Kommunen har en ansatt som formelt er innkjøpsansvarlig. I praksis er det imidlertid flere ansatte som gjennomfører ulike innkjøp. Kommunen opplyser at de av og til har brukt innkjøpsalliansen i Narvik, uten at de har noen faste rutiner på dette. Innkjøpsansvarlig opplyser at de er kjent med innkjøpssystemet Ajour Innkjøp. Kommunen er imidlertid ikke fornøyd med hvordan Ajour innkjøp fungerer, og foretrekker å heller bruke innkjøpsalliansen. 5.2 Kriterier Med bakgrunn i lov og forskrift om offentlige anskaffelser har vi lagt til grunn følgende kriterier i vår undersøkelse: Anskaffelsesprosedyrer Forskrift om offentlige anskaffelser angir hvilke anskaffelsesprosedyrer som er tillatte. Anskaffelser over terskelverdi skal skje ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse, og unntaksvis som konkurranse med forhandlinger. Anskaffelser under terskelverdi kan skje enten ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller som konkurranse ved forhandlinger. Direkte kjøp kan skje på bestemte vilkår. 7

8 Krav om kunngjøring, fremgangsmåter og tidsfrister Det er kunngjøringsplikt for alle kontrakter over ,- eks mva (kr ,- frem til ). Når anskaffelsen overstiger terskelverdi, skal både konkurransen og konkurranseresultatet kunngjøres. Kunngjøringen skal skje på fastsatte skjema fra Norsk Lysningsblad og sendes inn for godkjenning før innmelding i Doffin 1 og eventuelt TED 2. Ved anskaffelser over terskelverdiene er det satt bestemte minimumsfrister ved kunngjøring. Det er ikke satt slike frister for anskaffelser under terskelverdi. Detaljerte tidsfrister er angitt i forskriftens 7-1, 7-2, 7-3, 7-4 og Krav til konkurransegrunnlag Oppdragsgiver skal utarbeide et konkurransegrunnlag. Av konkurransegrunnlaget skal reglene for konkurransen fremgå, og det skal opplyses om forhold som har betydning for leverandørene. Ytelsen skal beskrives og det skal oppgis hvilke kriterier som legges til grunn for valg av leverandør. Oppdragsgiver skal så langt som mulig stille miljøkrav til leverandør og ytelse. Det skal opplyses om vedståelsesfrist. Krav om skatteattester og HMS-egenerklæring Ved all anskaffelse, både over og under terskelverdi, skal det kreves skatteattester (to ulike attester) og HMS-egenerklæring fra de deltakende leverandører i konkurransen. Unntaket fra kravet om skatteattester er ved direkte anskaffelser. Unntaket fra kravet om HMSegenerklæring er rene varekontrakter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Krav til registrering, tilbudsåpning og protokollføring Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. Rettidig levert tilbud skal åpnes på det tidspunkt og på det sted som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Åpningen skal foretas av minst to representanter for kommunen/oppdragsgiver. For hver konkurranse skal det føres protokoll. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal blant annet ha opplysninger om: Oppdragsgiver og en beskrivelse av hva som skal anskaffes Forhold som begrunner eventuell konkurranse med forhandling eller hasteprosedyrer Navn på leverandører som eventuelt ble avvist og begrunnelse for avvisningen Navn på leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser og som likevel har fått delta og begrunnelse for dette Navn på den/de leverandører som ble tildelt kontrakt Begrunnelse for valg av tilbud med angivelse av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. Krav til meddelelse, kunngjøring om tildeling av kontrakt og opplysning om klageadgang Tilbakemelding til deltakerne i konkurransen om hvilket tilbud som er valgt skal skje skriftlig og i "rimelig tid" før kontrakt undertegnes. Det er ikke satt bestemte tidsfrister. I veileder til 1 DOFFIN er den norske elektroniske kunngjøringsdatabasen for offentlig innkjøpsinformasjon. 2 TED er EU's offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp. 8

9 forskrift om offentlige anskaffelser er 10 dager foreslått som rimelig i normaltilfeller. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og skal angi frist for leverandør til å klage over beslutningen. 5.3 Fakta Vi gir her et kort sammendrag av de fem utvalgte anskaffelsene. Utbygging av psykiatriboliger bygg- og anleggskontrakt anskaffet i regi av teknisk avdeling. Anskaffelsen hadde en anslått verdi på eks mva. Konkurransen er kunngjort som begrenset anbudskonkurranse i Doffin. Konkurransegrunnlaget inneholder en beskrivelse av konkurransen, men opplyser ikke om kriteriene for tildeling av kontrakt. Det er ikke stilt miljøkrav til selve ytelsen. Det opplyses at entreprenøren har ansvaret for å utarbeide plan for helse, miljø og sikkerhet iht. byggherreforskriften og arbeidstilsynet. Det er opplyst om frist for mottakelse av tilbud, men det er ikke opplyst om vedståelsesfrist. Det er satt fram krav om skatteattester, men disse foreligger ikke for anbudsvinner. Det er ikke satt fram krav om HMS-egenerklæring, verken i utlysningen i Doffin eller i konkurransegrunnlaget, og denne foreligger heller ikke for anbudsvinner. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse. Imidlertid er det kun tilbudet fra anbudsvinner som foreligger. Dette er ikke påført tidspunkt for mottakelse. Protokoll fra tilbudsåpning dokumenterer at tilbudsåpning skjedde på det tidspunkt og sted som var oppgitt i konkurransegrunnlaget og av minst to representanter for kommunen. Kommunen har ikke ført anbudsprotokoll for konkurransen. Kommunen skal meddele alle deltakerne skriftlig om resultatet av konkurransen. Dette skal gjøres innen rimelig tid før kontrakt er inngått. Valget av leverandør skal begrunnes og det skal opplyses om klageadgang/klagefrist. Det foreligger ingen dokumentasjon på at kommunen har meddelt deltakerne sitt valg av leverandør skriftlig, eller meddelt klageadgang/klagefrist. Investering IKT tjenestekontrakt anskaffet i regi av sentraladministrasjonen. Anskaffelsen hadde en anslått verdi på kr eks mva. Anskaffelsen er ikke kunngjort eller konkurranseutsatt. Det dreier seg om en videreføring på åttende året av en 3-årig rammeavtale. Siden anskaffelsen ikke er konkurranseutsatt foreligger det heller ikke noe konkurransegrunnlag eller noen anbudsprotokoll. Kommunen (v/edb-konsulent) begrunner sin avgjørelse med følgende: De aller fleste leverandører har i avtalene sine noe med små skrift der de forutsetter at kunden har en korrekt beskrivelse av nettverket, og at de deler av nettverket som ikke inngår i anbudet er feilfri (dvs. ikke påvirker utstyr som leveres i anbudet mht. evt. feilsituasjoner). Dette medfører at avvik her kan komme som en uforutsett kostnad i tillegg til anbudsprisen. Dagens beskrivelse av kommunenes nett blir ført og oppdatert av samme leverandør; Itet Bodø. På bakgrunn av dette har vi holdt oss til samme leverandør over lengre tid. Dette kan selvfølgelig være kritikkverdig, men denne leverandøren har uansett et konkurransefortrinn, ettersom de fører nettverks-beskrivelsen. 9

10 Bygging av vei Helnessund bygg- og anleggskontrakt anskaffet i regi av teknisk avdeling. Anskaffelsen hadde en verdi på eks mva. Det er valgt begrenset anbudskonkurranse. Konkurransen er ikke utlyst i Doffin 3. Kommunen har imidlertid utlyst konkurransen i Avisa Nordland. Det er med anbudsinnbydelsen sendt med en masseoversikt samt en beskrivelse av ytelsen. Det er imidlertid ikke utarbeidet noe konkurransegrunnlag, og det opplyses ikke om kriterier for tildeling av kontrakt. Det er ikke stilt miljøkrav til ytelsen eller til leverandørene. Det er ikke direkte opplyst om prosedyre, selv om dette indirekte framkommer ved at det er sendt ut en anbudsinnbydelse til aktuelle leverandører. Det er opplyst om frist for mottakelse av tilbud, men det er ikke opplyst om vedståelsesfrist. Det er ikke satt fram krav om skatteattester og HMS-egenerklæring. Disse foreligger heller ikke for anbudsvinner. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse. Imidlertid er det kun tilbudet fra anbudsvinner som foreligger. Dette er ikke påført tidspunkt for mottakelse. Protokoll fra tilbudsåpning dokumenterer at tilbudsåpning skjedde på det tidspunkt og sted som var oppgitt i konkurransegrunnlaget og av minst to representanter for kommunen. Kommunen har ikke ført anbudsprotokoll for konkurransen. Kommunen skal meddele alle deltakerne skriftlig om resultatet av konkurransen. Dette skal gjøres innen rimelig tid før kontrakt er inngått. Valget av leverandør skal begrunnes og det skal opplyses om klageadgang/klagefrist. Det foreligger ingen dokumentasjon på at kommunen har meddelt deltakerne sitt valg av leverandør skriftlig, eller meddelt klageadgang/klagefrist. Utbygging av vannverk (renseanlegg) bygg- og anleggskontrakt anskaffet i regi av teknisk avdeling. Anskaffelsen hadde en verdi på eks mva. Det er valgt begrenset anbudskonkurranse. Konkurransen er imidlertid ikke utlyst i Doffin. Det er med anbudsinnbydelsen sendt med en beskrivelse av ytelsen. Det er imidlertid ikke utarbeidet noe konkurransegrunnlag, og det opplyses ikke om kriterier for tildeling av kontrakt. Det er ikke stilt miljøkrav til ytelsen eller til leverandørene. Det er ikke direkte opplyst om prosedyre, selv om dette indirekte framkommer ved at det er sendt ut en anbudsinnbydelse til aktuelle leverandører. Det er opplyst om frist for mottakelse av tilbud samt vedståelsesfrist. Det er ikke satt fram krav om skatteattester og HMS-egenerklæring. Disse foreligger heller ikke for anbudsvinner. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse. Ingen av tilbudene fra leverandørene foreligger, heller ikke tilbudet fra anbudsvinner. Protokoll fra tilbudsåpning dokumenterer at tilbudsåpning skjedde på det tidspunkt og sted som var oppgitt i konkurransegrunnlaget og av minst to representanter for kommunen. Kommunen har ikke ført anbudsprotokoll for konkurransen. Kommunen skal meddele alle deltakerne skriftlig om resultatet av konkurransen. Dette skal gjøres innen rimelig tid før kontrakt er inngått. Valget av leverandør skal begrunnes og det skal opplyses om klageadgang/klagefrist. Det foreligger ingen dokumentasjon på at kommunen har meddelt deltakerne sitt valg av leverandør skriftlig, eller meddelt klageadgang/klagefrist. 3 Kommunen har valgt å dele opp anskaffelsen ved å først gå til anskaffelse av nødvendige materialer, for så å konkurranseutsette selve arbeidet med bygging av veien. Når en tjeneste eller et bygge- og anleggsarbeid er inndelt i flere delarbeider skal imidlertid verdien av hvert delarbeid tas med i beregningen av anskaffelsens verdi, jf lov om offentlige anskaffelser 2-3. Det er derfor anskaffelsens totale verdi på som skal legges til grunn. Verdien overstiger beløpsgrensen på for krav om utlysning i Doffin. 10

11 Leie av lekter til bruk som molo Tjenestekontrakt (leasing) anskaffet i regi av teknisk avdeling. Anskaffelsen hadde en verdi på eks mva. Anskaffelsen er ikke kunngjort eller konkurranseutsatt, og det foreligger følgelig heller ikke noe konkurransegrunnlag eller noen protokoll. Det er ikke satt fram krav om skatteattester og HMS-egenerklæring. Kommunen begrunner sin avgjørelse med følgende: Kommunen har nok ikke ansett dette som en avtale det var aktuelt å innhente konkurrerende pristilbud på. Selskapet hadde en lekter liggende, og man vurderte at den var gunstig å bruke i den aktuelle havna. Det er ikke innhentet skatteattest og HMS-egenerklæring i forbindelse med dette kjøpet. Dette er nok både på grunn av at innkjøpet ikke har vært vurdert i forhold til disse lovkravene, og på grunn av at det aktuelle selskapet var et velkjent firma for kommunen, og ansett som solid og seriøst. 5.4 Vurderinger I vår gjennomgang av fem tilfeldig utvalgte anskaffelser i Steigen kommune har vi funnet en rekke formelle feil. Noen mer alvorlige enn andre. Anskaffelsesprosedyrer Alle anskaffelsene skulle i henhold til regelverket vært konkurranseutsatt gjennom åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller gjennom forhandlinger. To av anskaffelsene er imidlertid ikke konkurranseutsatt. I forskrift til lov om offentlige anskaffelser fremgår det av 11-2 hvilke forutsetningene som må ligge til grunn for at kommunen skal kunne gjennomføre en direkte anskaffelse uten forutgående kunngjøring av konkurranse: Prisen på anskaffelsen må ikke overstige kr ,- eks. mva 4 Anskaffelsen kan bare skje hos en leverandør i markedet Det foreligger et usedvanlig fordelaktig tilbud som gjør det mulig å anskaffe ytelser til en pris som ligger vesentlig under normale markedspriser og en anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger ikke lar seg gjennomføre i det tidsrom tilbudet foreligger Anskaffelsen kan ikke utsettes på grunn av uforutsette omstendigheter i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse Uforutsette omstendigheter som gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nødvendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelingen skjer til samme leverandør Det i en forutgående anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling ikke foreligger tilbud, eller de tilbud som foreligger ikke er egnet Det gjelder varer eller tjenester som kjøpes på børs/råvarebørs eller lignende marked, eller Oppdragsgiver skal inngå kontrakt om utførelse av helse- og sosialtjenester med en ideell organisasjon 4 Beløpsgrensen ble hevet til

12 Investering IKT dreier seg (som nevnt i kapittel 5.3) om en rammeavtale som i sin tid ble inngått for 3 år. En rammeavtale kan imidlertid ikke videreføres i åtte år når den i utgangspunktet ble inngått for en treårs periode, uten at den på nytt utlyses og konkurranseutsettes 5. Selv om et bytte av leverandør vil kunne medføre uforutsette kostnader i tillegg til anbudsprisen, slik kommunen hevder (se kapittel 5.3) kan en ikke på forhånd vite om disse kostnadene vil overstige en eventuell besparelse som kunne oppnås ved å innhente tilbud fra flere leverandører. I alle tilfeller skal andre aktuelle leverandører gis muligheten til å komme med konkurrerende tilbud. Denne anskaffelsen skulle vært utlyst og konkurranseutsatt på nytt allerede innen 2001, i og med at den opprinnelige 3-årige rammeavtalen gikk ut i Vi kan ikke se at noen av de overnevnte vilkårene for å gjennomføre en direkte anskaffelse er tilstede verken for anskaffelsen Investering IKT eller Leie av lekter. Krav om kunngjøring, fremgangsmåter og tidsfrister Ingen av anskaffelsene er over terskelverdi. Det gjelder derfor ingen krav om tidsfrister. Anskaffelsene med en beløpsverdi på under (men over ) ble gjennomført før Før denne dato var beløpsgrensen for krav om utlysning av konkurransen i Doffin på kr Samtlige fem anskaffelser skulle derfor i henhold til lovverket vært utlyst i Doffin. Bare anskaffelsen Utbygging av psykiatriboliger er utlyst i Doffin. De resterende anskaffelsene er ikke utlyst. Anskaffelsen Vei Helnessund var riktignok utlyst i Avisa Nordland. Dette kan imidlertid ikke erstatte en utlysning i Doffin. Gjennomgangen viser at kommunen i liten grad har overholdt regelverket vedrørende krav om utlysning/kunngjøring av konkurranser. Krav til konkurransegrunnlag Ved offentlige anskaffelser skal det utarbeides et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal gi en beskrivelse av ytelsen, det skal oppgis hvilke kriterier som legges til grunn for valg av leverandør og det skal opplyses om vedståelsesfrist. I tillegg skal det så langt som mulig stilles miljøkrav til leverandør og ytelse. To av anskaffelse er som nevnt (i strid med regelverket) ikke konkurranseutsatt, og det foreligger naturlig nok heller ikke noe konkurransegrunnlag for disse. For anskaffelsene Vei Helnessund og Utbygging vannverk er det sendt med en beskrivelse av ytelsen, men det forligger ikke noe konkurransegrunnlag. For anskaffelsen Utbygging av psykiatriboliger foreligger det et konkurransegrunnlag, men dette er ikke tilfredsstillende utformet. I bare en av anskaffelsene som er konkurranseutsatt ( Utbygging av vannverk ) er det opplyst om vedståelsesfrist 6. Det foreligger derfor ikke noe konkurransegrunnlag som tilfredsstiller kravene i lovverket for noen av anskaffelse. Krav om skatteattester og HMS-egenerklæring 5 En rammeavtale skal normalt heller ikke inngås for mer enn 3-4 år av gangen (jf Veileder om offentlige anskaffelser). 6 Dette er opplyst om i informasjonsbrev. Det foreligger ikke noe konkurransegrunnlag for denne anskaffelsen. 12

13 Krav om skatteattester og HMS-egenerklæring skal blant annet bidra til å sikre at den leverandør som velges ut har evne og vilje til å overholde sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter samt overholdelse av regler for helse, miljø og sikkerhet. Vi har sett på hvorvidt det er satt fram krav om attester og hvorvidt disse foreligger for anbudsvinner. Det foreligger verken skatteattester eller HMS-egenerklæring for anbudsvinner for noen av anskaffelsene. Med ett unntak (det er satt fram krav om skatteattester i anskaffelsen Utbygging av psykiatriboliger ) er det heller ikke satt fram krav om skatteattester eller HMS-egenerklæring i noen av anskaffelsene. Kommunen har altså ikke på noen måter overholdt lovens krav på dette området. Det må anses som særlig alvorlig at det for en anskaffelse av en beløpsmessig størrelse som Utbygging av psykiatriboliger verken foreligger skatteattest eller HMS-egenerklæring for anbudsvinner. En forespørsel eller et tilbud skal i utgangspunktet avvises dersom skatteattest og HMS-egenerklæring ikke forligger innen en gitt tidsfrist. Krav til registrering, tilbudsåpning og protokollføring Kommunen har oppfylt lovens krav vedrørende tilbudsåpning for de tre anskaffelsene som er konkurranseutsatt. For de to anskaffelsene som ikke er konkurranseutsatt vil spørsmålet om tilbudsåpning selvfølgelig ikke være relevant siden det ikke foreligger mer enn et tilbud. I og med at også disse anskaffelsene etter lovverket skulle vært konkurranseutlyst er imidlertid også dette et av mange lovkrav som dermed indirekte ikke er oppfylt for disse to anskaffelsene. Når det gjelder registrering av tilbud (påføring av tidspunkt for mottakelse) er ikke lovens krav oppfylt for noen av anskaffelsene. Det kan heller ikke dokumenteres at resterende tilbud (fra leverandører som ikke nådde fram i konkurransen) er påført tidspunkt for mottakelse da ingen av disse foreligger. Lovens krav vedrørende føring av anbudsprotokoll er heller ikke oppfylt da kommunen ikke har ført anbudsprotokoll for noen av konkurransene. Anbudsprotokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, og skal sikre at ulike instanser kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Krav til meddelelse, kunngjøring om tildeling av kontrakt og opplysning om klageadgang Tilbakemelding til tilbyderne skal skje skriftlig og i rimelig tid før kontrakten undertegnes. I meddelelsen skal valget av leverandør begrunnes og klageadgang/klagefrist angis. Tilbakemelding skal, i tillegg til å kunne bidra til forbedringer i den enkelte bedrift, gi tilbyderne tillitt til at tildelingen av kontrakt har skjedd i samsvar med regelverket. Videre skal deltakerne sikres muligheten til å klage eller gå til sak før det inngås kontrakt med anbudsvinner. Tilbakemelding gir også kommunen mulighet til å unngå tildeling av kontrakt på feil grunnlag, med fremtidige erstatningskrav som en mulig konsekvens. Det foreligger ingen dokumentasjon på at kommunen skriftlig har gitt tilbakemelding og opplyst om klageadgang/klagefrist til noen av deltakerne i konkurransene. Lovens krav vedrørende tilbakemelding til tilbyderne er derfor ikke oppfylt for noen av anskaffelsene. 13

14 6. KONKLUSJONER Kommunens rutiner knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser er langt fra tilfredsstillende. En rekke av kravene i lov og forskrifter om offentlige anskaffelser er brutt i de fem anskaffelsene vi har sett nærmere på. For to av anskaffelsene er samtlige lovkrav som følger av kapittel 5.2 brutt, i og med at anskaffelsene verken er utlyst eller konkurranseutsatt. For de resterende tre anskaffelsene er det en rekke lovkrav, noen mer alvorlige enn andre, som ikke er oppfylt. Samtlige anskaffelser skulle etter lovverket vært utlyst i Doffin. Dette er imidlertid bare gjort i et tilfelle. For bare en anskaffelse er det utarbeidet et konkurransegrunnlag. Dette konkurransegrunnlaget er imidlertid ikke tilfredsstillende utformet. Det foreligger verken skatteattester eller HMS-egenerklæring for anbudssvinner for noen av anskaffelsene. Med ett unntak er det heller ikke satt fram krav om dette. De tilbudene som foreligger er ikke påført tidspunkt for mottakelse. Det er ikke ført anbudsprotokoll for noen av konkurransene og det foreligger ingen dokumentasjon på at kommunen har gitt skriftlig tilbakemelding til deltakerne om resultatene av konkurransene samt opplyst om klageadgang/klagefrist der konkurranse er gjennomført. Lovens krav vedrørende tilbudsåpning er imidlertid oppfylt for de tre anskaffelsene som er konkurranseutsatt. 7. ANBEFALINGER Revisjonen anbefaler at kommunen etablerer interne administrative rutiner som sikrer at krav i lov og forskrifter oppfylles. Kommunen bør gå til anskaffelse av den nye og oppdaterte veielederen for offentlige anskaffelser, og gjøre denne tilgjengelig for ansatte som jobber med innkjøp. Denne er å finne på: og kan også bestilles i papirutgave. Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende og tildels komplisert. Det kan derfor muligens være hensiktsmessig at en ansatt i kommunen får i oppgave å sette seg inn i/oppdatere seg på regelverket, og eventuelt fungere som en rådgiver for andre ansatte i kommunen som gjennomfører innkjøp. Dette er imidlertid noe kommunen selv må vurdere. Innkjøpssystemer og elektroniske verktøy bør vurderes tatt i bruk. Standardmaler er å finne på departementets hjemmesider. Kommunen bør vurdere å benytte seg av ekstern kompetanse i offentlige anskaffelser (for eksempel innkjøpsalliansen i Narvik) inntil rutiner er etablert som sikrer at regelverket overholdes. 14

15 8. RÅDMANNENS KOMMENTARER Rådmannen uttaler at de registrerer at kommunens rutiner ikke er tilfredsstillende, verken i forhold til interne rutiner eller i forhold til regelverket for offentlige anskaffelse. Rådmannen opplyser videre at det, samtidig som kritikken i rapporten tas alvorlig, er naturlig for kommunen å gi en tilbakemelding/vurdering av de utvalgte anskaffelser sett fra kommunens ståsted (se vedlegg). Det opplyses videre at kommunen lenge har sett behovet for en oppdatering på innkjøpsområdet. Rådmannen har derfor, uavhengig av rapporten, satt saken på dagsorden, og har allerede under planlegging ren gjennomgang/opplæring av ansatte som har innkjøpsansvar i samarbeid med innkjøpsalliansen. Denne opplæringen vil bli gjennomført i nærmeste framtid, opplyses det. Rådmannens uttalelse er gjengitt i sin helhet i vedlegg. 15