Årsmelding Del 2 enhetene
Innhold enhetenes årsmeldinger Politisk... 4 Rådmannens stab... 7 Arealplan... 13 Servicekontor... 18 Opplæring og oppvekst... 22 Barnehage... 28 Kultur... 33 Pleie og omsorg... 40 Eiendom... 47 Levekår og folkehelse... 55 Nav... 62 Barn og familie... 66 Byggesak og oppmåling... 73 Teknisk drift og anlegg... 77 Interkommunalt samarbeid... 86 Avviksanalyse økonomi... 88 KOSTRA... 90 3
Politisk Dette er en del av rådmannens årsmelding til kommunestyret, det tas her ikke høyde for en omfattende rapportering fra politisk hold. Det politiske ansvarsområdet blir dermed begrenset til en faktadel, med en oppramsing av aktiviteter i ulike politiske møtefora. Ordfører: Einar Busterud Varaordfører: Christel Meyer Avviksbeskrivelse drift Budsjettet er justert med i overkant av 1,0 mill kroner i løpet av og samsvarer nå godt med faktisk forbruk. Til resultatet skal det tillegges at det erfaringsmessig fortsatt vil komme krav om tapt arbeidsfortjeneste, fra arbeidsgivere gjeldende for, som vil bli belastet 2011. Medarbeidere Følgende ressurser ligger til politisk område: Ordfører, 100 % Varaordfører 100 % Antall politiske møter og saker 2007 2008 2009 Hamar kommunestyre 2007-2011: By- og bygdelista: 16 Arbeiderpartiet: 10 Høyre: 3 Fremskrittspartiet: 3 Venstre: 2 Sos. Venstreparti: 2 Kristelig folkeparti: 2 Pensjonistpartiet: 1 Kommunestyret Formannskapet Org. - og personalstyret Klagenemda* Ant. møter Ant. saker Ant. møter Ant. saker Ant. møter Ant. saker Ant. møter Ant. saker Medhold 11 167 23 317 7 12 4 17 8 15 186 24 363 7 24 8 26 9 (hvorav 1 delvis medhold) 10 127 25 261 5 29 3 9 4 * Sakene i klagenemnda har vært driftsavtale fysioterapi, klage på vedtak om tidsbegrenset opphold og avslag på langtidsopphold. Søknad om utslippstillatelse. 12 149 28 303 5 26 6 9 1 Økonomi Budsjett (justert) Regnskap Netto driftsramme 2009 6 520 282 7 991 971-1 471 689 Netto driftsramme 7 454 335 7 222 567 231 768 4
Politisk Antall møter i utvalg, råd og komiteer samt viktige utredninger/ saker Utvalg 2008 2009 Utredninger/ viktige saker Arbeidsutvalget for Ant. møter 10 9 5 økonomisaker Arbeidsutvalget for plansaker Ant. møter 10 14 8 Kommuneplanens samfunnsdel, arealdel, økonomiplanen, skoleutbygging i Hamar - arealdel. Komité for velferd Ant. møter 12 14 9 Boligsosialt utviklingsprogram. Komité for kommuneutvikling Komité for næring og kultur Ant. møter 10 7 inkl. studietur 8 Strategier for videreutvikling av Hamar sentrum. Ant. møter 11 11 10 Strategisk næringplan, tilskuddsordninger for idretten og anleggsorganisering innen idretten i Hamar, kulturhus - status planlegging, studietur til Larvik, Hamar kulturskole - rapport fra prosjektleder Kari Høistad. Komité barn og unge Ant møter 15 12 10 Kommuneplanen, arbeid blant barn og unge i Hamar, helhetlig barne- og ungdomspolitikk, mandat til komiteen for barn og unge. Mangfoldsutvalget Ant. møter Ant. saker 9 10 8 Mangfoldsplan og integreringsmelding. Alkoholkontrollutvalg Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Ant. møter Ant. saker Møte m/ bransjen 1 4 0 2 6 1 Ant. møter 8 11 13 Tilgjengelighet, brukermedvirkning, universell utforming. Midtøstenkomitéen Antall møter 12 9 Besøk av ordfører i Khan Younis. Ship to Gaza - demonstrasjon mot Israel. Internasjonal uke - foredrag og billedutstilling. Prosjekt Strømforsyning Khan Younis. Plan- og byggekomitéen Antall møter 10 13 Kulturhus. Ankerskogen svømmehall. Lovisenberg skole. Sykehjem. Omsorgsboliger. Rådet for eldre Antall møter 13 11 Eldrebølgen og møter med alle sykehjemmene. Ungdomsrådet Antall møter 9 9 - stemmerett for 16-åringer - jobb til ungdom - Koigen - nytt stupetårn - møtesteder for ungdom - kunst på Stortorget - storbymidler - fokusområder vedtatt på høstseminar: oppdatering kulturhus og idrettsanlegg, søppel på Koigen, busstilbud i Vang, liv i sentrum, profilering av Ungdomsrådet. 2 6 2 5
Politisk Antall faste skjenke- og salgsbevillinger pr. 31.12. 2007 2008 2009 Skjenkebevillinger 44 45 48 45 Salgsbevillinger 19 18 19 21 Antall skjenkekontroller 121 - hvorav 84 av kontrollene ble utført med to kontrollører 2008 2009 * 123 hvorav 76 ble utført med to kontrollører 133 hvorav 87 utført med to kontrollører Antall salgskontroller 30 alle med en kontrollør 40 alle med en kontrollør 73 alle med en kontrollør Totalt: 151 163 206 * 30. april ble det utført 11 salgskontroller med henblikk på salg til mindreårige og langing. Det ble ikke avdekket langing ved kontrollene. Oversikt over vedtak Vedtak fattet av formannskapet: Søknad om skjenke- og salgsbevilling Administrative vedtak Søknad om skjenke - og salgsbevilling 0 skjenkebevillinger 9 14 Administrative vedtak Søknad om serveringsbevilling 0 salgsbevillinger 2 Gjelder ikke Kunnskapsprøven om alkoholloven og etablererprøver om serveringsloven - antall avlagte prøver År 2006 2007 2008 2009 Kunnskapsprøve - skjenke 34 45 27 21 9 Kunnskapsprøve - salg 22 12 12 12 6 Etablererprøve - serveringsloven 40 45 23 21 9 6
Rådmannens stab Mål og tiltak fra kommuneplanen Hamar et godt sted for barn og unge Planlegging av forsøk med 16 års aldersgrense ved kommunevalget i 2011 ble satt i gang i. Medvirkning Mandat for utredningsarbeidet om politikernes arbeidsvilkår ble vedtatt i. Arbeidet blir satt i gang i 2011. Servicekontoret overtok ansvaret for kommunikasjons- og informasjonsarbeidet i. Arbeidet med ny kommunikasjonspolitikk ble igangsatt i, se Servicekontoret sine kommentarer. Miljø og livskvalitet Arbeidet med oppfølging av Klimahandlingsplan ble satt i gang i, bl.a. ble handlingsplan for miljøsertifisering av rådhuset utarbeidet (rådhuset ble miljøsertifisert i februar 2011), 2 barnehager ble miljøsertifisert, måling av luftkvalitet i byen startet opp i november (avsluttes våren 2011), Hamar kommune deltar i et el-buss-prosjekt, vurdering av kjøp/leie kommunale el-biler ble satt i gang, 30 ladepunkter for el-biler ble etablert (kommunale og private punkter). Se også enhetenes rapporter. Arbeidet med en handlingsplan for oppfølging av Veg- og transportplan ble startet opp i. Sluttbehandling i mars 2011. Arbeidet med å skape oppmerksomhet om universell utforming i kommuneorganisasjonen og hos andre viktige aktører fortsatte i, bl.a. gjennom aktiv deltakelse i byggeprosjektet Lovisenberg skole og Ankerskogen. I tillegg deltar Hamar kommune i et pilotprosjekt sammen med Hedmark og Oppland fylkeskommuner og 5 andre kommuner. Se også kommentarene i del 1. Gode botilbud og tjenester Arbeidet med oppfølging av boligplanen og boligsosial handlingsplan ble i gjennomført i henhold til vedtatt framdriftsplan. Analysere levekårene for eldre og funksjonshemmede i Hamar ble ikke igangsatt i, men tas fatt på i 2011. Kommuneorganisasjonen Vedtatt kommuneplan og handlings- og økonomiplan retter fokus mot viktigheten av å ha en organisasjon som klarer å utvikle seg i takt med de endrede krav og behov i samfunnet (Hamar kommune 2020), se bl. a. punktene nedenfor. Med bakgrunn i kommuneplan og handlings- og økonomiplan ble det vedtatt å ta i bruk LEAN i 2 pilotprosjekter i Hamar kommune (innen barnevern og økonomi (sykepenger) ). Hensikten med LEAN er å etablere arbeidsmetoder som skal hjelpe til med å etablere mer effektive arbeidsrutiner. Det vises til informasjon som ble gitt i kommunestyremøte i mars 2011. Lean skal nå tas i bruk i hele organisasjonen (vedtatt i 2011). Med bakgrunn i gjennomført lederutviklingsprogram og på grunnlag av arbeidsgiverpolitikken er det igangsatt program med grunnopplæring for alle nye ledere. Prosjekt kompetansekartlegging er gjennomført. Rapport foreligger. Nesten 2000 ansatte har registrert sin kompetanse i Agresso kompetansemodul. Det er utarbeidet en rekrutteringsstrategi som behandles politisk i mars 2011. Rådmann: Svein M. Skaaraas Avdelinger: Organisasjon og personal - stab Administrasjon - stab - arkiv - kantine - renhold - vaktmester Økonomi - stab - regnskap - lønn - innfordring - skatt Strategi IKT-forvaltning Årsverk, inkl vikarer: 72,6 Suksesshistorier: Ny boligplan og oppfølgingen av Boligsosialt utviklingsprogram gjennom delprosjekter og økte rammer i vedtatt handlings- og økonomiplan. Det ble i satt i gang 2 piloter med vellykket resultat, i barnevern og innenfor økonomi, ift bruk av LEAN-metodikk. Etablering av en kursportal for effektiv administrasjon av påmelding kurs og konferanser. Økonomi Budsjett (justert) Regnskap Netto driftsramme 2009 52 441 329 51 334 597 1 106 732 Netto driftsramme 55 582 276 54 488 783 1 093 493 7
Rådmannens stab Livsfasepolitikken ble vedtatt våren og er nå implementert. Ekstern bedriftshelsetjeneste ble utredet i og etablert med virkning 01.01.11. Avtale er inngått med HMS FRISK. Tilrettelegging for utvikling av næringslivet Strategisk næringsplan ble fremmet til politisk sluttbehandling i desember. Behandlingen ble utsatt i påvente av en tilleggsutredning fra komiteen. Komitéutredningen Mulige strategier for utvikling av Hamar sentrum ble vedtatt i september. Tydeliggjøre funksjonen som Innlandets hovedstad Planlegging av folkemøtene om Hamar sentrum ble igangsatt i. Spesielle utfordringer Rolle og forventningsavklaring, med tydeligere prioriteringer, se kommentarene nedenfor. Omstilling og endring Utvidet samarbeid med andre kommuner i regionen ble utredet i. Sluttrapport for områdene lønn, regnskap, skatt, fakturering og innkjøp ble framlagt i januar 2011. Flere interkommunale samarbeidsløsninger er under vurdering. Se kommentarene under Teknisk drift og anlegg og Levekår /folkehelse. Utredningene skal sluttbehandles 1. halvår 2011. Opplæring i prosjektarbeid og implementering av prosjektrutiner ble utsatt fra til 2011. For å sikre effektivitet i utredningsarbeid så er notatet Struktur og arbeidsform i gjennomføring av utredningsarbeid, utarbeidet. Livsfasepolitikken er vedtatt og implementert. Grunnopplæring for nye ledere er ferdig planlagt og vil bli gjennomført fortløpende. Ansvaret for kommunens informasjonsarbeid er overført Servicekontoret. Ny kommunikasjonspolitikk er utarbeidet og vil bli endelig besluttet i mars 2011, se Servicekontorets kommentarer. Ekstern Bedriftshelsetjeneste er etablert. En rekrutteringsstrategi er utarbeidet. LEAN tatt i bruk. Se også prosjektlista og tekst ovenfor. Styringsark - måloppnåelse Samfunn Mål Omdømme/informasjon Bidra til at det gis et godt inntrykk av Hamar kommune. Miljø og klima Klargjøre roller og ansvar for å gjennomføre tiltakene i klimahandlingsplan. Miljøsertifisere Hamar rådhus. Hensynta Grønn IT i handlingsplan for IKT. Ansvaret for kommunikasjons- og informasjonsarbeidet ble overført Servicekontoret i. Staben deltar fortsatt aktivt i arbeidet med etablering og tilrettelegging av arbeidet. Roller og ansvar klargjøres fortløpende ifm gjennomføring av klimatiltakene. Hamar rådhus er miljøsertifisert. Grønn IT er hensyn tatt i Handlingsplan IKT og vil også bli beskrevet i ny IKT strategi som utarbeides i 2011. 8
Rådmannens stab Brukere Mål Måleindikator (verdiskala 1-6) 2008 2009 mål God kvalitet Politikertilfredshet totalt * 4,2 4,5 * * enhetens tilfredshet * 4,2 4,5 * * med staben totalt Selskapstilfredshet hos HIB, IKT, KF og Kirken (veiledning og oppfølging) * Ikke spurt i 2009 4,5 * * Helhet og samordning God medvirkning God informasjon Internettevaluering norge.no 66 % 81 % 70 % 58 % tilgjengelighet Internettevaluering norge.no brukertilpasning 65 % 67 % 70 % 53 % enhetenes tilfredshet * 4,1 4,6 * * med samordning enhetenes tilfredshet * 4,0 4,6 * * med medvirkning enhetenes tilfredshet * 4,1 4,3 * * med informasjon Internettevaluering norge.no, 73 % 77 % 75 % 78 % nyttig innhold av informasjon og tjenester * Organisasjonen gjennomfører brukerundersøkelser annet hvert år. Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser i 2008 og. Medarbeidere Mål Godt arbeidsmiljø og tilfredse medarbeidere Læring og utvikling Helhetlige og samordnende tjenester God ledelse Likestilling og mangfold Måleindikator (verdiskala 1-6) 2007 2008 2009 mål Medarbeidertilfredshet totalt * 4,6 * 4,8 4,5 Sykefravær egenmeldt 0,8 % 0,9 % 0,9 % 1,0 % 1,1 % Sykefravær legemeldt 5,0 % 5,5 % 7,4 % 5,0 % 4,8 % Medarbeidertilfredshet: Læring og utvikling Medarbeidertilfredshet: Helhetlige og samordnende tjenester Medarbeidertilfredshet: Ledelse Antall språk- og arbeidspraksisplasser for flyktninger i introduksjonsordningen * 4,5 * 4,6 4,5 * 4,5 * 4,5 4,5 * 4,4 * 4,7 4,7 * 1 1** 2 * Organisasjonen gjennomfører medarbeiderundersøkelser annet hvert år. Det er ikke gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2007 og 2009. ** I samarbeid med Servicekontoret. Kompetanseheving Staben deltar på nødvendige kurs og konferanser knyttet til de fagområdene staben arbeider med. Det har ikke i vært satset på spesifikke kompetansehevingstiltak utover dette. 9
Rådmannens stab Økonomi Mål Måleindikator 2008 2009 mål God økonomi- Avvik i % av vedtatt netto +0,2 % +2,1 % >/=0,0 % +2,0 % styring driftsramme Ansvarsområdene innenfor 210 har et regnskapsresultat som balanserer mot budsjett med et mindreforbruk stort kr. 1.093.493,-. Det er imidlertid noe avvik mellom de enkelte ansvarsområder. Nøkkeltall Hamar 2008 Hamar 2009 Hamar Gr. 13 Antall møter i kommunestyret 15 10 12 Antall møter i formannskap 24 25 28 Antall skjenkebevillinger 45 48 45 Antall lønns- og trekksoppgaver (Hamar kommune) 4 642 4 788 4844 Restanser utgående faktura ved utgangen av året i prosent 6,7 6,2 Antall regnskapsbilag (Hamar kommune) 40 800 50 369 43680 Antall attføringssaker 100 73 48 Andel av driftskostnader på art 100-299 som er kjøpt over rammeavtaler 58,8 % av totalt 160,8 mill. kr. 54,0 % av totalt 211,7 mill. kr. 60 % Prosjekter Prosjektets navn og mål Samordning Framdrift, start/ slutt Kvalitetsprosjektet Implementere EQS som et kvalitetsstyringssystem i Hamar kommune gjennom tre piloter. Kvalitetssystemet skal tilrettelegge en struktur for å styre kvalitetsarbeidet både for lokale og overordnede behov. «ODF Og Det Fungerer!» Praktisk bruk av åpne standarder og fri kontorprogramvare. Utarbeide handlingsplan IKT - iverksette tiltak som vedtas. Videreutvikling av Agressoløsningen Ta i bruk nye muligheter som effektiviserer arbeidsprosesser gjennom budsjettmodul, e-faktura inn, matching av faktura gjennom e-handel. Iverksette tiltak fra Rapport fra gevinstkartlegging våren 2009. Gjennomgå rutiner og kvalitetssikre opplysninger i Agresso. Samarbeide med Stange, Ringsaker og Hedmarken IKT der det er hensiktsmessig. Alle bruker samme tekniske løsning. Prosjekt mellom kommunene Asker, Hamar, Stange, Løten, Trysil, Åmot, Engerdal og Stor Elvdal og fylkeskommunene Akershus og Møre og Romsdal. Hamar, Stange og Løten. Hamar, Stange og Løten. Prosjektet ble noe utsatt pga manglende personalressurser. Kickoff for pilotenhetene var i september og evaluering av pilotprosjektet er våren 2011. Start høsten 2009 og avslutning våren 2011. Prosjektet har støtt på problemer med å få svar fra leverandører av fagsystemer om de støtter ODF som standard. Arbeidet med handlingsplan er startet. Hedmark IKT tok høsten over drift av løsningen. Integrasjon mellom GAT (ressurstyringsløsning) og Agresso lønn er blitt implementert. Arbeidet med gjennomgang av rutiner for å kvalitetssikre personalopplysninger er ikke igangsatt i. Internfaktureringsløsning ble tatt i bruk. 10
Rådmannens stab Prosjektstyring Vedta nye prosedyrer for oppstart og gjennomføring av prosjekter. Utarbeide ny prosjektmetodikk og dokumentasjon. Opplæring i prosjektarbeid. Kommuneplanrevidering. Revidering av boligplan. Næringsutvikling evaluering av strategisk næringsplan og revidering av regional næringsplan. Klimahandlingsplan. Sentrumsstrategier for Hamar sentrum. Mangfoldsplanen Boligsosialt utviklingsprogram. Hamar kommunes identitet og omdømme. Strandsonen. Kompetansekartlegging pålagt gjennom sentral Hovedtariffavtale. Innføring av pilot på nytt Ressurstyring. Vurdering av kommunens strategi, ledelse og oppgaver fram til 2012. Prosjekt post/arkiv. Politisk styrt av AUplansaker. Egen administrativ prosjektorganisasjon (Strategi- og Arealplanavdelingen). Politisk styrt prosess av Velferdskomiteen. Berører ulike resultatenheter. Politisk styrt prosess av Næringsog kulturkomiteen samordnet med kommuneplan-revisjonen. Politisk styrt prosess av Kommuneutviklingskomiteen. Politisk styrt prosess av Mangfoldsutvalget Arbeidstittel er Krafttak for boligtilbud til vankeligstilte Statlig finansiert med kommunal egenandel. Berører flere enheter. Det er avholdt bl. a. interkommunale treff om temaet. Fra plan til prosjekt KDF Strandsonen. Staben er ansvarlig og Pleie og omsorg gjennomfører. Politisk styrt prosess av org.pers. styret. Internt styrt proses for å sikre arkivverdi dokumenter og effektivisere saksbehandlingen. Arbeidet skulle etter opprinnelig plan starte i 2009 og gjennomføres i. På grunn av kapasitetsmangel ble arbeidet nedprioritert. Oppstart er nå planlagt til 1. halvår 2011. Samfunnsdelen med langsiktig arealdel ble sluttbehandlet av kommunestyret i oktober. Ferdigredigert/ trykt plan distribueres februar 2011. Planen ble sluttbehandlet av kommunestyret i mai. Planen implementeres gjennom bl.a. vedtatt økonomiplan/handlingsplan 2011 2014 og gjennomføring av Boligsosialt utviklingsprogram. Planen ble fremmet for kommunestyret i desember. Sluttbehandling ble utsatt med ønske om noe tilleggsutredning. Planen fremmes på nytt i løpet av våren 2011. Ble sluttbehandlet i kommunestyret i sept. 2009. Implementering startet opp i. Bl. a. miljøsertifisering av kommunens avdelinger er igangsatt og skal avsluttes innen 2015. Strategidokumentet ble vedtatt i september. Mangfoldsplanen ble vedtatt i juni. Oppstart i. Prosjektperiode 3 år. Handlingsplan ble vedtatt i vedtatt i og 4 delprosjekter er satt i gang. Det er lagt inn betydelig ressurser i økonomiplan som sikrer gjennomføring av deler av boligplan. Arbeidet ble satt på vent i 2009/. Hovedansvaret for kommunikasjon og informasjon ble overført Servicekontoret i. Arbeidet med identitet og omdømme vil bli fulgt opp i etterkant av at kommunikasjonspolitikken er vedtatt (blir fremmet 1. halvår 2011). Oppfølging av KF Strandsonen og reguleringsprosessen på Espern og Hamjern/gods-området. ble preget av relativt lite framdrift pga manglende avklaringer. Høsten startet arbeidet med å overføre ansvaret for utbyggingsavtaler til arealavdelingen. Prosjektet leverte sin sluttrapport våren og videre oppfølging er overlatt til linjen. Lønnsforhandlinger etter kompetansekartleggingen er sluttført. Prosjektet har vært ledet av Pleie og omsorg. Første fase av innføring er blitt gjennomført i. Oppstart. Avsluttes i 2012. Ved utgangen av er det teknologisk tilrettelagt for skanning og elektronisk håndtering av post. Prosedyrer utarbeidet. Oppgradering av programvare planlagt. Reopplæring igangsatt. Prosjektet har tidvis gått noe tungt, men er ved årsskiftet i god framdrift og avslutning medio 2011 påregnes. 11
Rådmannens stab Drift Stabsavdelingene har i hatt tilfredsstillende stabilitet hvor oppgaver har blitt ivaretatt uten vesentlige omprioriteringer mellom avdelingene. D.v.s at en i i større grad har kunnet konsentrere seg om egne planlagte oppgaver og kommunalutvikling. Det henvises her til ovennevnte prosjektoversikt som anviser en betydelig aktivitet og utvikling innenfor en rekke områder både av betydning for så vel samfunnsutvikling som for kommunens tjenesteutvikling. Til tross for redusert bemanning innenfor IKT-utvikling er det nedlagt et betydelig arbeid med å tilrettelegge for oppstart av kvalitetssystemet. Hedmark IKT blir utvidet med 3 nye kommuner fra 2011 og planlegging av det utvidete interkommunale samarbeidet startet høsten. Kursportal er tatt i bruk. Hamar kommune har fortsatt som et aktivt medlem i Trainee Innlandet. Den årlige trainee-rekrutteringen var i for 3. gang på Hamar rådhus. Det har vært ytt betydelig juridisk bistand i tilknytning til tunge sakskomplekser hvor kommunen har hatt eierinteresser eller på annen måte hatt politiske interesser. Staben utfører betydelige service-/driftsoppgaver i forhold til lønn, regnskap, skatt og tilrettelegging av politiske møter m.v. Innenfor disse tjenester er det foretatt midlertidige tilpasninger i påvente av permanent resultat som følge av pågående organisasjonsprosesser. Lønningsavdelingen har også deltatt i kommunens LEAN-pilot. Klagenemnda er i forelagt 9 klagesaker. Det samlede kontorbehovet i rådhuset har økt siden innflyttingen i 2001 og det vurderes pt ulike løsninger på dette. Utflytting av HIKT har åpnet for ulike kontoriseringsløsninger som vil bli vurdert i lys av andre organisasjonsprosesser som har pågått i. Skader som har oppstått i huset siden 2001 er utbedret og kontinuerlig vedlikehold er utført innenfor tildelte rammer. Universell utforming Staben har sekretæransvar for ei tverrfaglig sammensatt ressursgruppe for universell utforming som fungerer som støtte for linjeledelsen som har ansvaret for sine saksområder. I samarbeid med Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne har tilgjengelighet på rådhuset blitt kartlagt og forbedringstiltak er gjennomført. HMS Staben har jevnlig møter med verneombudene. Innspill følges opp fortløpende. En del av de ansatte plages av støy i kantina. Ulike tiltak er under utredning. Det avholdes møter i KAMU. Tilsyn og kontroll I 2007 ble det gjennomført tilsyn på arkivet som resulterte i avvik. De mest kritiske avvikene har blitt lukket. Det jobbes planmessig med å lukke resterende avvik. Gjennomført branntilsyn på rådhuset den 21. april resulterte ikke i vesentlige merknader. Interkommunalt samarbeid Utvidet samarbeid med andre kommuner i regionen ble utredet i. Sluttrapport for områdene lønn, regnskap, skatt, fakturering og innkjøp blir framlagt i januar 2011. 12
Arealplan og status i forhold til kommuneplan enhetens kjerneoppgaver er å levere reguleringsplaner og kommunedelplaner, å være faglig ressurs i byutviklingsspørsmål og å yte plan- og arkitekturfaglig bistand til andre avdelinger. En attraktiv by er et tydelig implementert mål i avdelingen. Reguleringsplan for Martodden ble sluttført i med samtidig vedtak av reguleringsplan og utbyggingsavtale den 05.01.2011. Planen legger til rette for inntil 700 nye boenheter, barnehage m.m. nær mjøsstranda i en avstand av ca 2 km fra bykjernen. Reguleringsplan for Ankerskogen er vedtatt i. Planen legger til rette for utbygging av eksisterende svømmehall til et moderne badeanlegg. Reguleringsplan for Børstad idrettspark ble vedtatt i. Planen legger til rette for utbygging av friidrettsbane, nærmiljøanlegg, tennis, fotball og idrettsbygg/ klubblokaler. Reguleringsplan for kulturhuset er revidert i i takt med prosjekteringen av bygget. Planvedtak forventes i mars 2011. Byggestart forventes 2011. Reguleringsplan for Stortorget er utarbeidet i og forventes vedtatt i mars 2011. Videre prosess vedr. detaljutforming av torget med kunstprosjekt forventes vedtatt våren 2011 og bygging må koordineres med kulturhuset og bygging av ny strandgate. Planprosessene i Strandsonen har pågått i hele. Miljøverndepartementet ga i juli sin uttalelse til planprogrammet for ny bydel i Strandsonen og Hamar stasjon. Status pr. 31.12.10 er som forventet. Områderegulering og detaljregulering for Vold og Lund ble ikke helt ferdig i, bl.a. på grunn av endringer i private avtaleforhold i området. Arbeidet med utbyggingsavtale ble påbegynt i. Kommunedelplan for kulturminner og kulturmiljøer ble ikke vedtatt i, men tas gjennom en politisk prosess våren 2011 før den legges fram for vedtakelse. Næringsområder er under planavklaring både gjennom pågående kommuneplanlegging og ved sluttføring av bl.a. planprosess for Vendkvern næringsområde. Planlegging for nye boligområder på Ingeberg er ikke oppstartet i. Campusutvikling er bl.a. satt på dagsorden gjennom utarbeidelse av forprosjekt for byrommet Midtbyen skole Grønnegata med regionbusstopp. Neste fase er gjennomføring av prosjektet. Spesielle utfordringer Arealplans største utfordring har vært å prioritere mellom planoppgaver og å effektivisere utredningskapasiteten innenfor vedtatte rammer. Mengden av initierte prosjekter både fra private og fra politikerne viser et stort engasjement og interesse for å investere i byen. Avdelingens utfordring er å tilrettelegge for gode og effektive prosesser som koordinerer kommunens ulike mål og faglige hensyn samtidig som innbygger og utbygger ivaretas på beste måte. Arealplan i Hamar er en faglig kompetent og engasjert avdeling. Utfordringen er å utnytte den tilgjengelige kompetansen og initiativet på optimal måte. enhetsleder: Kari Nilssen Årsverk, inkl vikarer: 9,2 Suksesshistorier: En viktig milepæl ble nådd da utbyggingsavtalen for Martodden ble signert i. Kommunen /arealplan fikk ros fra partene for profesjonell håndtering av prosessen. Hamar har i hatt konferanse for Næring i verneverdige byområder, Riksantikvarens nettverk for å belyse næringslivets vilkår i byer med bevaringsverdige bykjerner. Nettverket omfatter 7 byer. Oppslutningen var god og tilbakemeldingene positive. Økonomi Budsjett (justert) Regnskap Netto driftsramme 2009 6 417 338 6 427 153-9 815 Netto driftsramme 6 275 542 6 365 180-89 638* *) Avvik skyldes at bevilget tilskudd til BRA-tiltak Campus Hamar ikke er innbetalt til kommunen i. Innbetales i 2011. 13
Arealplan Omstilling og endring Hamar kommune har bidratt som ressurskommune i utviklingsarbeid med Miljøverndepartementet og Statens kartverk med spisskompetanse på GIS i arealplansammenheng, og er pilot i utvikling av digitalt planarkiv iht. ny planlov. Hamar har status som sykkelby og Hamar er pilotkommune i universell utforming. Arealplan er dessuten pilot i å utvikle og ta i bruk e-sak i kommunens arkivprosjekt. Arealplan oppnår i større grad enn før tidligfase-dialog med eiendomsutviklere i Hamar om utviklingsprosjekter. Dette er etter vår erfaring tilfredsstillende for begge parter fordi det i større grad sikrer at kommunens overordnede planer og retningslinjer blir kjent og tas hensyn til samtidig som tidlig faglig kontakt kan avdekke muligheter som forslagsstiller ikke har sett på forhånd. Administrasjons-interne arbeidsformer og kontakt vedr. plan- og utviklingsarbeid har vært på dagsorden i og dette vil fortsette. Styringsark - måloppnåelse Samfunn Mål Omdømme/informasjon Arealplan skal bidra til å gi Hamar kommune et godt omdømme ved å være gode til å kommunisere på vårt saksfelt, og å være serviceorienterte og faglig dyktige innen planfagene. Aktiv bruk av internett, GIS og 3-D verktøy videreutvikles. Arealplan har forsøkt å bedre kommunens omdømme ved forbedringer i kjerneoppgavene saksutredninger med økt bruk av illustrasjoner å være en kvalifisert dialogpartner for utbyggere med økt vekt på tidligfasekommunikasjon opprettet egen hjemmeside for planfaget: http://hamarplan.blogspot.com i større grad respondere på innlegg i media for å informere i saker som diskuteres delta aktivt i fagsammenhenger ute, bl.a. som foredragsholdere på flere seminarer Miljø og klima Arealplan vil bidra til å videreføre målene i SMAT-planen til kommunens nivå og generelt bidra til å nå kommunens klima- og miljømål. Miljø- og klimamålene promoteres i alle relevante plansaker inkl. kommuneplanens arealdel som er under utarbeidelse. Brukere Mål Måleindikator (verdiskala 1-6) 2008 2009 God kvalitet Politikertilfredshet totalt 4,2 4,5 mål Helhet og samordning Antall klager som gis medhold av fylkesmannen grunnlagt i kommunens saksbehandling Antall avvik i behandlingsfrister i plansaker slik at saksbehandlingsgebyr må frafalles (ny indikator) 0 0 0 0 0 Rutiner er etabl. God medvirkning RE- tilfredshet medvirkning * God informasjon RE- tilfredshet informasjon * *Arealplan var en del av staben da målene og indikatorene ble utarbeidet, derfor er de ikke lenger aktuelle. 14
Arealplan Medarbeidere Mål Godt arbeidsmiljø og tilfredse medarbeidere Læring og utvikling Helhetlige og samordnende tjenester God ledelse Likestilling og mangfold Måleindikator mål (verdiskala 1-6) 2007 2008 2009 Medarbeidertilfredshet totalt * 4,7 * 5,0 4,7 Sykefravær egenmeldt 1,3 % 1,3 % Sykefravær legemeldt 3,8 % 4,2 % Medarbeidertilfredshet: Læring og utvikling Medarbeidertilfredshet: Helhetlige og samordnende tjenester Medarbeidertilfredshet: Ledelse * 4,5 * 4,7 4,6 * 4,4 * 4,6 4,3 * 4,8 * 4,9 4,7 * * 0? Antall språk- og * 0 0 0 0 arbeidspraksisplasser for flyktninger i introduksjonsordningen * Organisasjonen gjennomfører medarbeiderundersøkelser annet hvert år. Det er ikke gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2007 og 2009. Kompetanseheving Arealplan har deltatt på to studiereiser i. I Barcelona så vi på byutviklingsprosjekter, strandsoneutbygging, torg og byrom med universell utforming og shared space løsninger, infill-bebyggelse i eksisterende bystruktur og sykkelbyløsninger. Turen ble arrangert som en lavkostreise av avdelingen selv ved hjelp av en meget dyktig lokal arkitekt. Ordføreren deltok på turen. I rundturen Lund Malmø Vejle sammen med strategiavdelingen og rådmannen så vi på utviklingen av kompetansebyen Lund, store grep for ny samfunnsutvikling basert på viktige kompetansebedrifter, samferdselsplanlegging, sjøfront og nye byområder i Malmø. I Vejle besøkte vi Bylab, kulturbedrifter lokalisert i et nedlagt fabrikkanlegg og gågaten med satsing på tilrettelegging av møteplasser og uterom i sentrum. Økonomi Mål God økonomistyring Måleindikator Avvik i % av vedtatt netto driftsramme mål 2008 2009 X -0,2 % >/= 0,0-1,4 % 15
Arealplan Nøkkeltall Hamar 2008 Hamar 2009 Hamar Gr. 13 Behandling av arealplansaker (type sak) Regulerings- og bebyggelsesplaner 8 10 10 - private planforslag 5 7 6 - kommunale planforslag 3 3 4 Klagesaker 5 3 0 - sendt videre til Fylkesmannen fra formannskapet 5 3 0 - klager ikke gitt medhold av Fylkesmannen 5 1 0 Prosjekter Prosjektets navn og mål Samordning Framdrift, start/ slutt Kommuneplanens arealdel - 2020, revisjon med KDP grønnstruktur (FSsak 306/04) og utredning av høyhus innarbeidet. Fra kommunedelplan til prosjekt i Strandsonen, inkl konsekvensutredning og koordinering av prosesser fram mot vedtak med utbyggingsavtaler. KDP kulturminner og kulturmiljøer, politisk realitetsbehandling. Oppfølging av KDP Stavsberg-området, prosess fram mot reguleringsplan med utbyggingsavtaler. Utsatt på grunn av omdisponering av ressurser til samfunnsdelen. Forventes vedtak 2011. Framdrift som forventet. Mulig vedtak i 2011. Utsatt pga adm. kapasitetsproblemer og behov for politisk prosess. Politisk prosess lagt til kommuneutviklingskomiteen 2011. Forventet vedtak 2011. Prosessen har tatt noe lenger tid enn antatt, bl.a. pga endring i private avtaleforhold. Forventet vedtak i 2011. Formingsveileder for byutvikling langs Vangsvegen (FS-sak 169/05). Innarbeides i kommuneplanens arealdel. Hamar stadion, videre planlegging. Centrumsgården har varslet oppstart i august. Planforslag ikke innlevert ved årsskiftet. Forventer vedtak i 2011. Reguleringsplan for Martodden, med utbyggingsavtale. Reguleringsplan for Midtstranda. Planarbeid Hjellum. Reguleringsplan for Børstad idrettspark. Detaljregulering for Stortorget. Reguleringsprosess for Nestlekvartalene, Vestre torg med mer, avklaring av parkering og byutvikling for bydelen. Planarbeid Ingeberg ihht til SMAT. Ikke oppstartet i. Vedtatt like etter årsskiftet i 2011. Finansiering vedtatt i økonomiplan 2011 2014. Oppstart avventer fortsatt vedtak om E6. Håper på vedtak i MD i 2011. Startet opp som forventet i. Prosjektet er tatt inn i fylkeskommunens LUK-satsing og prosjektleder finansiert i 3 år. Ansatt fra januar 2011. Stedsutvikling og kommunedelplan. Vedtatt 2011, noe senere enn stipulert i handlings- og økonomiplanen. Reguleringsprosessen fullført etter planen i. Vedtak forventes i kommunestyret mars 2011. Områdereguleringsplan legges ut til offentlig ettersyn i februar 2011. Avklarer parkering som inngår i rekkefølgebestemmelse for kulturhuset. Privat detaljregulering av de fire Nestle-kvartalene forventes innsendt i 2011. 16
Arealplan Drift Arealplans kapasitet er for tiden i stor grad bundet opp i større og langvarige utredningsoppgaver. Flere store planprosesser ble sluttført i løpet av. Det brukes mindre ressurser på kontorstøtte enn tidligere, og avdelingen har knyttet til seg nye arkitekter på engasjementbasis. Kontorstøttefunksjoner hentes i andre avdelinger. Erfaringer vil vise om dette er tilstrekkelig eller om det igjen må omdisponeres ressurser fra fag til støttefunksjoner. enheten har i større grad enn tidligere tatt på seg koordineringen av større planprosesser der flere private aktører må samordnes og statlige interesser er tunge. Oppfølging av kommunedelplan for Strandsonen er en slik oppgave. Erfaringen så langt er god og indikerer at dette er en måte å arbeide på for framtiden framfor å kjøpe konsulentbistand til prosessledelse. Rammeavtale om konsulenttjenester fra juni 2009 har vært i bruk i hele i flere prosjekter. Arealplan yter arkitekturfaglige tjenester til Byggesak og oppmåling og planfaglige vurderinger til Strategiavdelingen i forbindelse med kommuneplanens samfunnsdel. Anslagsvis 1 årsverk brukes på ekstern bistand. Arealplan ønsker å ha en god tverrfaglig kontaktflate og har i flere ulike fora drøftet styrking av samarbeidet med andre resultatenheter. Nye rutiner for samarbeid har blitt utprøvd i og det er større oppmerksomhet på dette feltet enn før, men det gjenstår å lage gode kvalitetssystemer for intern samhandling. Avdelingenes rolleforståelse og samhandlingskultur er vesentlige elementer i dette. Pilotarbeidet i kommunens arkivprosjekt med overgang til elektroniske dokument har pågått i hele, men det gjenstår ennå en del før fullelektroniske arkivrutiner kan implementeres i plansaker. Arealplan har økt sin aktivitet på internett og har en aktiv holdning til å profilere kommunens planlegging på nettet. Universell utforming Arealplan vurderer krav om universell utforming i alle plansaker. Arealplan har bidratt i kommunens tverrfaglige ressursgruppe for universell utforming. 17
Servicekontor enhetsleder: Hilde Huse Årsverk, inkl vikarer: 11,6 Suksesshistorier: Over 100 nye bostøttemottakere. 13,6 % økning i startlån som innvilges. Informasjonsrådgiver til Servicekontoret. og status i forhold til kommuneplan Servicekontoret har i arbeidet aktivt med å forbedre og videreutvikle informasjonsog kommunikasjonsarbeidet. Dette gjelder selvsagt i forhold til de som kontakter oss via telefon, epost eller besøk, men også i forhold til hvordan kommunen framstår gjennom publikasjoner, brosjyrer, på nettsidene og i sosiale medier. Tilbakemeldinger fra testing av Forbrukerrådet, Difi og brukerundersøkelser har vært viktige hjelpemidler i utviklingsarbeidet, og disse viser at vi gjør mye riktig og mye bra. Husbankens låne- og tilskuddsordninger er en viktig del av servicekontorets arbeid. Det er flere som søker om bostøtte og startlån i enn tidligere og flere som får søknadene sine innvilget. Men vi erfarer at det fortsatt er innbyggere som ikke kjenner godt nok til låne- og tilskuddsmulighetene. Det er derfor nødvendig med fortsatt og gjentakende informasjon om ordningene. Spesielle utfordringer Avdelingen har i hatt en pågang i henvendelser om startlån og tilskudd, og det er flere kompliserte refinansieringssaker. Det er en utfordring i forhold til saksbehandlingen at rammen for tilskudd ikke står i forhold til utlånsrammen. Mange av lånesøkerne har stort behov for å få tilskudd for å ha en mulighet til å eie egen bolig. Antall innvilgede lån som omsettes i et boligkjøp er på 76 %, noe lavere enn for 2009. Målet er at lånetilsagn som effektueres i en bolig skal være tilnærmet 100 %. Årsakene til hvorfor dette ikke skjer kan være mange, og vi har ingen god analyse av årsaksforholdene. Dette vil bli sett videre på i forbindelse med det boligsosiale utviklingsprogrammet. Omstilling og endring Servicekontoret har fått et større ansvar for kommunens informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet fra og med. Dette innebærer at informasjonsrådgiveren er flyttet fra administrasjonsavdelingen til servicekontoret. Flyttingen har vært meget vellykket og har vært et viktig bidrag til økt kvalitet på kommunikasjonsarbeid både i servicekontoret og ellers i organisasjonen. I forbindelse med handlings- og økonomiplan 2011 2014 er avdelingen blitt ytterligere styrket med en rådgiverstilling. Tilsetting i denne stillingen vil skje i løpet av våren 2011. Høsten startet arbeidet med revidering av kommunens informasjons- og kommunikasjonspolitikk. Denne vil være klar primo 2011 og vil ha betydning for avdelingens videre arbeid. Hensikten er å profesjonalisere informasjons- og kommunikasjonsarbeidet slik at det støtter opp under målene i kommuneplanen, og sikre at kommunikasjonen går i samme retning internt og eksternt. Servicekontoret vil ha en svært viktig rolle i gjennomføringen av politikken. Økonomi Budsjett (justert) Regnskap Netto driftsramme 2009 5 940 476 5 940 777-301 Netto driftsramme 6 366 853 5 751 711 615 142 18
Servicekontor Styringsark - måloppnåelse Samfunn Mål Omdømme/ informasjon Bidra til at kommunens innbyggere har et godt inntrykk av kommunen ift informasjon til innbyggerne. Miljø og klima Bidra til at kommunens informasjon har en miljøprofil. Dette handler om å bruke miljøvennlig informasjonsmateriell og informere om kommunens miljøsatsning. Hensynta Grønn IT i handlingsplan for IKT. Vi har som målsetting at informasjon skal gis så raskt som mulig og med en språkdrakt som mottakeren forstår. Innholdet skal gi et godt og riktig bilde av kommunen, både gjennom tekst og bilder. Det kan være vanskelig å måle eksakt hvor godt vi lykkes, men Difis tester av nettsidene gir oss gode score på nyttig informasjon (tilsvarende 5 av 6 stjerner) og beste score ift lesbarhet på utvalgte tekster. (Liks) Å bruke nett-informasjon sparer miljøet i form av at vi bruker mindre papir. Her har vi sikkert enda mer å gå på, men fortsatt er det mange som vil ha et dokument i hånda. Brosjyrer fra Hamar kommune blir ikke trykket på glanset papir. Brukere Mål God kvalitet Helhet og samordning Måleindikator (verdiskala 1-6) Tilgjengelighet på sentralbordet Tilgjengelighet på Servicekontoret (telefonnummer 210) Brukertilfredshet fysiske omgivelser Plassering i forbrukerrådets test av kommunal service % av innvilgede lån omsatt i boligkjøp Brukertilfredshet tilgjengelighet på telefon 2008 2009 mål 17 sek. 13 sek. 13 sek. 12 sek. 10 sek. 10 sek. 10 sek. 11 sek. * 5,3 4,6** * * * Gjelds-rådgivertj: nr 249 av 444 SFO: maks score Teknisk sektor: 7. plass 20. plass Prisinformasjon på nettet, godkjent 79 % 79 % 90 % 76 % * 5,3 5,1** * * God medvirkning God informasjon Brukertilfredshet 5,1** troverdighet 5,7 Brukertilfredshet * 5,1 5,1** * * medvirkning Brukertilfredshet informasjon * Ikke målt i 2009 5,1 * * * Organisasjonen gjennomfører brukerundersøkelser annet hvert år. Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser i 2008 og. ** Målet ble satt før resultatet for 2009 var klart og baserer seg på resultatene fra 2007-undersøkelsen. 19
Servicekontor Medarbeidere Mål Godt arbeidsmiljø og tilfredse medarbeidere Læring og utvikling Helhetlige og samordnende tjenester God ledelse Likestilling og mangfold Måleindikator (verdiskala 1-6) 2007 2008 2009 mål Medarbeidertilfredshet totalt * 5,2 * 5,2 4,9 Sykefravær egenmeldt 1,0 % 1,1 % 0,6 % 1,1 % 1,3 % Sykefravær legemeldt 13,3 % 9,0 % 3,2 % 5,0 % 9,0 % Medarbeidertilfredshet: Læring og utvikling Medarbeidertilfredshet: Helhetlige og samordnende tjenester Medarbeidertilfredshet: Ledelse Antall språk - og arbeidspraksisplasser i introduksjonsordningen * 5,1 * 5,1 4,7 * 4,9 * 5,0 5,0 * 5,4 * 5,4 5,3 * * 1? * Organisasjonen gjennomfører medarbeiderundersøkelser annet hvert år. Det er ikke gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2007 og 2009. Sykefraværstallene viser en negativ utvikling i forhold til resultatet for 2009. Det er imidlertid viktig å ha med i betraktning at Servicekontoret er en liten avdeling slik at små endringer både i positiv og negativ retning i forhold til sykefraværet får stort prosentvis utslag. Dette gjelder også i forhold til medarbeidertilfredshet-undersøkelsen. Kompetanseheving Servicekontoret har arrangert to interne kompetansedager hvor arbeidsmiljø, fysisk aktivitet og sosiale medier har hatt fokus. I tillegg til at alle har deltatt i opplæring i forhold til fagsystem og flere har deltatt i kompetansetiltak i regi av Husbanken. Økonomi Mål God økonomistyring God produktivitet og effektivitet Måleindikator Avvik i % av vedtatt netto driftsramme Antall nye søknader om bostøtte til Husbanken mål 2008 2009 +2,1 0,0 >/=0,0 % +10,7 576 912 600 693 Antall innvilgede søknader om bostøtte 809 850 860 967 Det positive avviket vil bli korrigert ved disponering av mindreforbruk i, da 583 368 kr er bundet i forhåndstilsagn om boligtilskudd. 20