Utarbeidelse av overordnet analyse metodevalg. Martin S. Krane Rådgiver

Transkript

1 Utarbeidelse av overordnet analyse metodevalg Martin S. Krane Rådgiver

2 Overordnet analyse bakgrunn Plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides av kontrollutvalget minst én gang per kommunestyreperiode (forskrift om kontrollutvalg 10) Krav i regelverket om at planen (..) skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. (forskrift om kontrollutvalg 10)

3 Risiko og vesentlighet Departementet utdyper i merknad til bestemmelsen hva som menes med risiko- og vesentlighetsvurderinger på følgende måte: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten.

4 Overordnet analyse hensikt

5 Metodevalg for utarbeidelse av overordnet analyse vår tilnærming K-Sekretariatet utarbeider overordnet analyse for 24 kommuner derfor viktig med et opplegg som ikke er for ressurs- og tidskrevende

6 Metodevalg for utarbeidelse av overordnet analyse vår tilnærming (forts.) Analysen har i utgangspunktet ikke som formål å teste eller undersøke ulike konkrete hypoteser Analysen skal ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger på et overordnet nivå identifisere behovet for forvaltningsrevisjon i de ulike sektorene og virksomhetene i en kommune Eksplorerende opplegg for undersøkelsen

7 Metodevalg for utarbeidelse av overordnet analyse vår tilnærming (forts.) Ønskelig å basere analysen på flere ulike kilder og ulike typer empiri både for å sikre tilstrekkelig mengde relevant informasjon og for å sikre reliabilitet (ved å kontrollere de ulike kildene opp mot hverandre) Samtidig alltid en avveining mot til tids-, kapasitetsog kostnadshensyn

8 Overordnet analyse vår modell: Modellen K-Sekretariatet benytter er utarbeidet av KomRev NORD IKS Overordnet analyse gjennomføres én gang per valgperiode Sektorvis tilnærming Analysen basert på 6 ulike datakilder (både kvalitative og kvantitative data)

9 Datakildene en oversikt

10 Spørreundersøkelse Elektronisk spørreundersøkelse Respondenter: Sentrale deler av administrasjonen (rådmann, kommunalsjefer, økonomisjef, etc.) Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Medlemmene i formannskapet Gruppelederne i kommunestyret

11 Spørreundersøkelse (forts.) Svaralternativene i undersøkelsens deler én til fire er tallverdier på en skala fra 1 til 6, der - verdien 1 representerer svært lite viktig og - verdien 6 representerer svært viktig

12 Spørreundersøkelse (forts.) Undersøkelsen ordinært delt inn i fem deler: - Del 1 spør om viktigheten av forvaltningsrevisjon innen de enkelte virksomhetene i kommunen generelt - Del 2 spør om viktigheten av forvaltningsrevisjon innenfor de spesifikke fagområdene i kommunens ulike sektorer - Del 3 spør om hvilke fokusområder som bør vektlegges ved forvaltningsrevisjon innen de ulike fagområdene - Del 4 omhandler områdene knyttet til ledelsen/ sentraladministrasjonen spesielt, og spør om viktigheten av forvaltningsrevisjon når det gjelder disse områdene - Del 5 er en rubrikk for åpne svar

13 Eksempel undersøkelsens del 1: Spørsmål: Hvor viktig er det å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor følgende undersøkelsesområder?

14 Eksempel undersøkelsens del 1 (forts.): Viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de enk elte områdene (1-6) Barneverntjenesten Rådmannen (inkl. rådmannens stab) Sentraladministrasjonen (støtteenhetene) Hjemmetjenesten Brann- og beredskapstjenesten Sykehjemmene Skolene Bygg og eiendom Psykiatritjenesten Drift og utbygging Omsorgstjenesten Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) Kommunale foretak Boligkontoret Sosialtjenesten Selskapskontroll Barnehagene Helse- og miljøtj. (legevakt, helsestasjoner, etc.) Rustjenesten Park og idrett Flyktningtjenesten Voksenopplæringen Kulturskolen Biblioteket Kino GJENNOMSNITT ,15 2,15 2,42 2,38 3 3,08 3,31 3,31 3, ,23 5,18 5,08 4,96 4,92 4,77 4,62 4,54 4,38 4,38 4,25 4,23 4,08 4,08 3,9616

15 Eksempel undersøkelsens del 2: Spørsmål: Hvor viktig er det å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområdene i pleie- og omsorgstjenesten?

16 Eksempel undersøkelsens del 2 (forts.): Viktigheten av å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområder i pleie- og omsorgssektoren (1-6) Aktivitetsentre/dagsenter 3,86 Hjemmetjenesten/omsorgsboliger 5,02 Psykiatri 5,15 Rehabilitering 3,31 Sykehjem 4,71

17 Eksempel undersøkelsens del 3: Spørsmål: Ved forvaltningsrevsjon innenfor de ulike tjenestetilbudene i pleie og omsorg, hvor mener du fokus bør rettes?

18 Eksempel undersøkelsens del 3 (forts.): Ved forvaltningsrevisjon innenfor de ulike tjenestetilbudene i pleie og omsorg, hvor mener du fokus bør rettes (flere kryss mulig) Bemanning 6 Kompetanse 3 Ledelse/administrasjon 5 Lover og regelverk 6 Organisering 8 Økonomi 8

19 Eksempel undersøkelsens del 4: Spørsmål: Hvor viktig er det å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområdene i ledelsen/administrasjonen?

20 Eksempel undersøkelsens del 4 (forts.): Viktigheten av å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor de nevnte fagområdene i ledelsen/administrasjonen (1-6) Helse, miljø og sikkerhet (HMS) 5 Innholdet i saksutredninger fra aministrasjonen 4,54 Innkjøpsordning/offentlige anskaffelser 5 Internkontroll/interne rutiner 4,46 IT-sikkerhet 3,46 Lederavtaler 4,85 Miljø- og klimatilpasninger i kommunen Misligheter av ulik art Oppfølging av investeringsprosjekter Oppfølging av kommunale inntekter 4,46 4,46 4,25 4,23 Oppfølging av politiske vedtak 4,79 Oppfølging av tjenester til selvkost (gebyrer) Organisering og ledelse/bemanning 4,42 4,69 Servicefunksjoner i kommunen 4 Sykefravær/arbeidsmiljø 5,15 Økonomistyring/budsjettoppfølging 4,77

21 Spørreundersøkelse (forts.) Respondentene i undersøkelsen (sentrale politiske og administrative ledere) bør ha god kjennskap til kommunen på et overordnet nivå og hvilke områder det kan være knyttet risiko til Anonymitet bidrar til å sikre oppriktige svar

22 KOSTRA KOmmune-STat-RApportering: Nasjonalt rapporteringssystem der alle landets kommuner og fylkeskommuner rapporterer regnskaps- og tjenestedata til SSB Utvalgte KOSTRA-tall innenfor kommunens sektorer analyseres. Kan gi relevant informasjon blant annet om kommunens prioriteringer og effektivitet

23 KOSTRA (forts.) Utvalgte KOSTRA-tall for den enkelte kommune sammenlignes med tilsvarende gjennomsnittstall for: En gruppe av sammenlignbare kommuner Alle kommunene i den aktuelle fylkeskommunen Alle kommunene i landet

24 KOSTRA (forts.) Store forskjeller mellom kommunens KOSTRA-tall på et aktuelt område og gjennomsnittstall for de ulike sammenligningsgruppene kan være indikasjoner på at forvaltningsrevisjon bør iverksettes Viktig å være oppmerksom på at forskjeller når det gjelder KOSTRA-tall kan ha mange ulike årsaker

25 Eksempel KOSTRA-tall for pleie og omsorg: Kostnader og utgifter: Tall fra 2007 Øksnes kommune Gruppe 2 Nordland Alle kommuner Netto driftsutg., pleie og omsorg i % av totale netto driftsutg. 35,2 37, ,8 Netto driftsutgifter pr innbygger - pleie- og omsorgtjenesten (kr) Netto driftsutgifter pr innb. 67 år og over - pleie og omsorg (kr) Netto driftsutgifter pr innb. 80 år og over - pleie og omsorg (kr) Korrigerte brutto driftsutg., institusjon, pr. kommunal plass (kr) Brutto inv.utg., pleie og omsorg - i % av tot. brutto inv.utg. 6,3 14,1 14 9,9 Personell: Andel fravær av totalt antall årsverk (%) 14,3 11,4 11,9 11,3 Andel fravær i brukerrettede tjenester (%) 14,6 11, ,4 Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste (%) 11,4 8,3 9 8,3 Dekningsgrader: Andel plasser i institusjon og heldøgnsbemannet bolig - i % av befolkning 80 år og over Andel plasser avsatt til tidsbegrenset opphold (%) 3, ,3 Andel plasser i skjermet enhet for aldersdemente (%) 12,3 21, ,5 Andel plasser avsatt til rehabilitering/habilitering (%) ,1 Andel komm. sykehjemsplasser av komm. institusjonsplasser (%) ,1 94,7

26 Revisjonens erfaringer Den som reviderer kommunen sitter ofte på mye informasjon om kommunen Informasjonen kan gi relevante innspill når det gjelder i hvilke deler av kommunens virksomhet det er størst risiko for vesentlige avvik

27 Kommunens årsberetning Gir ofte nyttig bakgrunnsinformasjon om organisering Opphavskilden kjenner organisasjonen godt I årsberetningen informeres gjerne sektorvis om utfordringer kommunen har og har hatt og også ofte om eventuelle forventede framtidige utfordringer Nevner dessuten ofte mulig forbedringspotensial i de ulike sektorene

28 Forrige analyse/plan Den forrige planen for forvaltningsrevisjon, og analysen som lå til grunn for denne, gir informasjon om bakgrunnen for prioriteringen av prosjekter i forrige periode Områder som ble vurdert som områder med risiko for vesentlige avvik i den forrige analysen, men som ikke nådde opp som prioritert prosjekt i planen (eller som ble tatt med i planen men ikke gjennomført) kan fortsatt være aktuelle

29 Forrige analyse/plan (forts.) Kan kaste lys over utviklingen på et område over tid

30 Tidligere prosjekter Tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter gir informasjon om hvilke områder som har vært gjennomgått i kommunen Resultatene av tidligere prosjekter, og eventuelle tiltak som kommunen har iverksatt i som oppfølging i etterkant, kan bidra i en vurdering av om et område bør bli gjenstand for snarlig ny forvaltningsrevisjon, eller om en bør/kan vente en stund.

31 Konklusjon/samlet vurdering

32 Forslag Spørreundersøkelse KOSTRA Forrige analyse/plan Revisjonens erfaring Årsrapporten Barneverntjenesten X X X X Spesialundervisning/ tilpasset opplæring X X X X Offentlige anskaffelser X X Psykiatritjenesten X X Evaluering av tiltak i forbindelse med sykefravær/ arbeidsmiljø Evaluering av brannog beredskapstjenesten Sykefravær og arbeidsmiljø i hjemmetjenesten/ sykehjemmene Kvalitet og tilbud i sykehjemmene og omsorgsboligene Evaluering av den kommunale delen av NAV X X X X X X X X X X X X X X X Byggesaksbehandling X X Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg X X

33 Videre behandling

34 Oppsummering Overordnet analyse eksplorerende undersøkelse som skal avdekke hvor det er stor risiko for avvik i forhold til økonomi, produktivitet og måloppnåelse Alltid avveining mellom ønsket om mulig data og ressurshensyn Hensikten med analysen er å gjøre kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom de ulike områdene og legge en velbegrunnet plan for forvaltningsrevisjon

35 Takk for oppmerksomheten!