Enhet for Støttefunksjoner

Transkript

1 VIRKSOMHETSPLAN 2012 Enhet for Støttefunksjoner Sist revidert: 8. feb RISØR KOMMUNE

2 INNHOLD 1 Risør kommunes hovedmålsetting Risør kommunes verdier Ansvarsområde og organisering Ansvar ift. handlingsprogrammet Økonomiske rammer og forutsetninger Status Vurdering Målsetting Tiltak Intern utvikling Status Vurdering Målsetting Tiltak Spesielle forhold Interkommunalt samarbeid og kjøp av tjenester fra Interkommunale selskaper Samlet vurdering av fremtidige utfordringer Støttefunksjoner Side 2 av 11

3 1 RISØR KOMMUNES HOVEDMÅLSETTING Risør kommune har følgende visjon og hovedmålsetting, vedtatt 28. august 2008: VISJON Risør for gjestfrihet, nyskapning og mangfold HOVEDMÅLSETTING Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. I tillegg har kommunen vedtatt følgende satsingsområder: Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole Støttefunksjoner Side 3 av 11

4 2 RISØR KOMMUNES VERDIER Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: LØSNINGSORIENTERT Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune TRYGGHET Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler ÅPENHET Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune LIKEVERD Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke Støttefunksjoner Side 4 av 11

5 3 ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING Enhet for støttefunksjoner har pt. 15 ansatte fordelt på 13,1 årsverk. I tillegg til dette kommer prosjektansatte ved Kompetansecenteret. Enheten leverer hovedsaklig interne tjenester til resten av kommunens organisasjon, både på enhets- og ansatt nivå. I tillegg har enheten noen tjenester som leveres direkte til kommunens innbyggere. Interne tjenester: Økonomi herunder ansvar for utarbeidelse av budsjett, hjelp til enhetene med budsjettering samt budsjettoppfølging gjennom året. Regnskap herunder regnskapsoppfølging, kommunal innkreving samt føring av regnskap for Kirkelig Fellesråd og diverse legater og stiftelser. Lønn Personal herunder rekruttering, HMS, overordnede retningslinjer, personaladministrative oppgaver. Arkiv og dokumentsenter Kompetansecenteret herunder prosjektledelse på samarbeidsprosjekter i Østregionen, samt opplæringstilbud for Risør kommune. Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere): Startlån Skranke og sentralbord Enhetsleder (Personalsjef) 1 årsverk Personal Personalsjef 1,5 årsverk Regnskap, budsjett, lønn Regnskapssjef Fagansvarlig lønn 4,8 årsverk Fellestjenesten Fagansvarlig arkiv 4,8 årsverk KompetanseCenteret 1 årsverk Enheten hadde en koordinerende funksjon mht. drift og utvikling av IT som nå er overført rådmann. Frivilligsentralen er nå overført til enhet for kultur. Støttefunksjoner Side 5 av 11

6 4 ANSVAR IFT. HANDLINGSPROGRAMMET Enheten har ingen periodemål i handlingsprogrammet. Støttefunksjoner Side 6 av 11

7 5 ANSVAR IFT. BUDSJETTVEDTAKET Kommunens utvidelse av lærlingetilbudet i forrige periode evalueres. Basert på evalueringen innarbeides en eventuell videre utvidelse av ordningen. Støttefunksjoner Side 7 av 11

8 6 ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER 6.1 Status Enheten har i 2012 et netto budsjett på ca.10 millioner. Av dette utgjør lønnsutgiftene 76 %, og det dekker 13,1 årsverk. I tillegg er det i denne enheten interkommunalt samarbeid innen følgende felt: Revisjon Skatt Arbeidsgiverkontroll 6.2 Vurdering Det er stort sett årsverk det knytter seg variable kostnader til. I og med at enheten er med i interkommunale samarbeid og også står for noen felles faste utgifter, er det lite annet innsparingspotensiale. Enheten ivaretar mange lovpålagte oppgaver. Bemanningen er i dag så lav at det stort sett kun er en person som ivaretar hver oppgave, noe som fører til svært stor sårbarhet og lite faglig støtte. Utover dette er utfordringene størst innefor budsjett/ regnskap. 6.3 Målsetting Enhetens hovedmål er å levere best mulig tjenester innefor de rammer som er gitt, samt kontinuerlig søke bedre og mer kostnadseffektive måter å løse oppgavene på. For å oppnå dette vil vi i perioden jobbe med å: Sørge for at alle ledere og saksbehandlere har tilstrekkelig kompetanse på våre administrative systemer. Automatisere oppgaver gjennom nye IT systemer og bedre rutiner. 6.4 Tiltak Tiltak for å oppnå målene 2012: Holde faste kurs i arkivsystemet ephorte Fullføre innføringen av elektronisk turnussystem Videreutvikle kvalitetssystemet QM+ Innføre elektronisk behandling av fakturaer Støttefunksjoner Side 8 av 11

9 7 INTERN UTVIKLING 7.1 Status Ved inngangen til 2012 har enheten 15 ansatte fordelt på 13,1 årsverk. Dette er et minimum av nødvendige ressurser for å ivareta lovens krav til administrative oppgaver i kommunen. Ny analyses statistikk for byråkrati i kommunen viser også at Risør kommune har svært få ressurser til administrasjon noe som kan leses som at vi enhetene er svært effektive eller er underadministrert. 7.2 Vurdering Samarbeidet og forståelse for hverandres fagfelt har økt det siste året. Det at vi sitter samlet bidrar positivt til dette, men også de samlingene som er gjennomført i løpet av året hvor felles problemstillinger tas opp er viktige i forhold til dette. Den største utfordringen i enheten er sårbarhet ift. små fagmiljøer. De fleste av våre nabokommuner sliter med samme utfordringer og interkommunale fagfora er svært positive i så måte. Det gir økt trygghet, samtidig som det letter noe på sårbarheten. Enheten har mistet ett årsverk ved at tidligere enhetsleder er overført til rådmann, samtidig som lederoppgaven og deler av økonomisjefoppgavene er igjen i enheten. Regnskapssjefen har i tillegg til å ha ansvar for regnskapet, nå også ansvar for utarbeidelse av budsjett og gjennomføring av budsjettprosessen. Personalsjef er nå i tillegg enhetsleder for Støttefunksjoner, noe som både går ut over kapasiteten innen personalarbeidet og ledelse av enheten. 7.3 Målsetting Enhetens hovedmål er å være en enhet der medarbeiderne fungerer godt sammen, har nytte av hverandre og skaper gode arbeidsforhold og samhold. Ingen ufrivillig deltid Likestilling Medarbeidersamtaler gjennomføres med alle Alle ansatte har riktig kompetanse Alle ansatte har en kompetanseplan 7.4 Tiltak Gjennomføre medarbeidersamtale med alle ansatte Gjennomføre 2 samlinger med faglig innhold Delta på aktuelle kurs/ seminarer Støttefunksjoner Side 9 av 11

10 8 SPESIELLE FORHOLD 8.1 Interkommunalt samarbeid og kjøp av tjenester fra Interkommunale selskaper I enheten er det interkommunalt samarbeid om skatteoppkrever. I tillegg kjøpes det tjenester til utføring av arbeidsgiverkontroll og revisjon. Se forøvrig avsnittet om økonomi. Støttefunksjoner Side 10 av 11

11 9 SAMLET VURDERING AV FREMTIDIGE UTFORDRINGER Utfordringene innen enhet for støttefunksjoner likner på utfordringene i alle kommunens enheter; levere best mulig tjenester til lavest mulig kostnad. Utfordringen blir kanskje ennå større i denne enheten, i og med at tjenestene i all hovedsak leveres internt. Tjenestene er svært viktige for driften av kommunens organisasjon og de tjenestene som leveres. Dersom tjenestene blir dårligere, er det stort sett kun andre enheter og de kommunalt ansatte som påvirkes. Rammene i 2012 er fortsatt et minimum av hva som er forsvarlig for å opprettholde kvaliteten på tjenestene og å holde sykefraværet nede. Støttefunksjoner Side 11 av 11