FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG 05.11.2015 kl. 13:00 Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Gyldig forfall meldes snarest på tlf 31 02 20 00. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Flesberg kommune, 22. oktober 2015 Oddvar Garaas ordfører
Side 2 av 2
Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 20/15 Rapport 2. tertial 2015 Eilev Bekjorden PS 21/15 Politisk behandling av søknader om motorferdsel i Jo Olav Berget utmark PS 22/15 Valg til villreinnemnd 2015-2019 Bjørg Homelien
FLESBERG KOMMUNE Rapport 2. tertial 2015 Lampeland 21.10.2015 Arkiv 153 Saksmappe 2015/629 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 05.11.2015 20/15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Rapporten for 2. tertial 2015 tas til etterretning. Saksopplysninger: Driftsregnskap: Pr. 2. tertial har vi merforbruk innen etatene på 0,1 million kroner. Rammene til etatene ble redusert med 0,9 % i budsjettet for 2015 uten at det var angitt konkrete tiltak for innsparingen. Det ble heller ikke gitt kompensasjon for vanlig prisstigning på kjøp av varer og tjenester. Det er derfor satt store krav til gjennomføring av driften innen tildelte rammer i 2015, og det kan ta noe tid å få gjennomført tiltak med effekt som vises økonomisk. Rådmannen varsler at det kan bli merforbruk innen helse og omsorg i 2015. Det vises for øvrig til etatenes beskrivelser i rapporten. Kommunens skatteinngang pr. 2. tertial ligger 1,3 millioner kroner under periodisert budsjett. Skatteinngangen er 1,5 % over skatteinngangen for samme periode i fjor, mens landet har en økning på 4,8 % i samme periode. Flesberg kommune kan påregne noe mer i inntektsutjevning gjennom rammetilskuddet enn forutsatt i budsjettet siden økningen i kommunens skatteinngang er langt lavere enn landsgjennomsnittet. Investeringer: Total investeringsramme for 2015 er 50,8 millioner kroner inkl. forskottering av gang- og sykkelvei på strekningen Svene/Lampeland med 22 millioner kroner, og trafikksikkerhetstiltak på samme strekningen med 5 millioner kroner. Pr. 2. tertial er det brukt 26,8 millioner kroner. Alle prosjektene er omtalt på side 25-26 i rapporten. Sykefravær Kommunens totale sykefravær er 5,02 % pr. 2. tertial 2015 mot 4,93 % på samme tidspunkt i 2014, og 7,56 % på samme tidspunkt i 2013. Dette er et gledelig resultat av hard jobbing for å nå målet i handlingsplanen som er 5 % sykefravær. Befolkning Dette rapporteringsområde i tertialrapporten er tatt med fordi det er helt sentralt m.h.t. utvikling i både økonomi og tjenester. Det legger også premissene for fremtidig utvikling av
kommunen. Flesberg har pr. 2. kvartal 2015 et fødselsunderskudd på null personer, og netto innflytting på 32 personer som gir en total folkevekst på 32 personer. Dette tilsvarer en økning på 1,2 %. Folketallet er 2.703 pr. 01.07.15. Vurdering: Det vises til rapporten. Vedlegg: 1 Rapport 2. tertial 2015 Side 2 av 2
F LE SB E RG KOM M U N E Foto: Åshild Lie Tertialrapport 2 201 5
INNHOLD SIDE Hovedoversikt/sammendrag... 2 Internkontroll... 4 Arbeidsprogram og målindikatorer for 2015 pr. etat:... 5 Samfunnssikkerhet og beredskap... 5 Fellestjenesten... 6 Oppvekst og kultur... 10 NAV Numedal (Vertskommune Rollag)... 15 Barneverntjenesten i Numedal (vertskommune Nore og Uvdal)... 16 Helse og omsorg... 18 Teknikk, plan og ressurs... 22 Investeringer... 25 Oversikt planarbeider... 27 Sykefravær... 28 Befolkningsutvikling... 30 Finansforvaltning... 31 Flesberg kommune Side 1
Hovedoversikt/sammendrag Etat Revidert budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08 Regnskap 31.08 Avvik 31.08 Prognose 31.12.2015 0 Politisk adm. 2 415 500 1 427 447 1 399 711 27 736 0 1 Fellestjenesten 15 000 735 9 906 731 10 055 642-148 911 0 2 Oppvekst og kultur 60 192 537 37 887 604 37 323 063 564 540 0 3 NAV-Numedal sosial og flyktningetjenesten 2 467 301 2 200 067 2 597 909-397 842 3 Barnevern 7 066 800 4 711 200 4 421 301 289 899 0 4 Helse og omsorg 56 906 508 40 676 788 41 563 931-887 143-500 000 6 TPR Selvkostområdene -1 009 434-1 010 375-1 333 370 322 996 0 6 TPR uten selvkostområder 18 693 966 9 643 778 9 018 048 625 729 0 7 Flesberg kirkelig fellesråd, overføring 2 884 000 2 690 000 2 690 000 0 0 7 Næringsutvikling 400' finansiert av næringsfond 500 000 860 000 992 834-132 834-132 000 7 Annet 393 471 139 082 510 398-371 316 200 000 165 511 384 109 132 321 109 239 467-107 146-432 000 Pr. 2. tertial har vi merforbruk innen etatene på 0,1 million kroner. Rammene til etatene ble redusert med 0,9 % i budsjettet for 2015 uten at det var angitt konkrete tiltak for innsparingen. Det ble heller ikke gitt kompensasjon for vanlig prisstigning på kjøp av varer og tjenester. Det er derfor satt store krav til gjennomføring av driften innen tildelte rammer i 2015, og det kan ta noe tid å få gjennomført tiltak med effekt som vises økonomisk. Rådmannen varsler at det kan bli merforbruk innen Helse og omsorg i 2015. Det vises for øvrig til etatenes beskrivelser i rapporten. Flesberg kommune Side 2
Tabellen nedenfor viser status på de øvrige størrelsene i budsjettet. Der det er avvik, og lagt inn prognoser ved årets slutt, er det gitt forklaring til dette i kommentarfeltet i tabellen: Periodisert budsjett 31.08 Revidert budsjett 2015 Regnskap 31.08 Avvik 31.08 Drift Etatene - netto ramme 165 511 384 109 132 321 109 239 467-107 146-432 000 Drift Andre inntekter: Skatteinntekter -64 158 000-40 997 315-39 717 350-1 279 965 0 Prognose 31.12.2015 Kommentarer: Skatteinngangen pr 2. tertial er 1,3 millioner lavere enn periodisert budsjett, men 1,5 % over skatteinngang på samme tidspunkt i 2014. Rammetilskudd -90 792 000-72 301 497-72 720 172 418 675 0 Rammetilskuddet ligger 0,4 millioner over periodisert budsjett. En forventer å få mer i inntektsutjevning siden skatteinngangen er lavere i Flesberg enn landsgjennomsnittet. Eiendomsskatt verker og bruk -3 125 000-3 125 000-3 124 414-586 0 Eiendomsskatt verker og bruk i tråd med budsjett Eiendomsskatt annen eiendom er i tråd med revidert Eiendomsskatt annen eiendom -9 725 000-4 860 000-4 934 496 74 496 0 budsjett. 2. termin skrives ut i september Innføring eiendomsskatt alle eiendommer 150 000 150 000 197 940-47 940 0 Konsesjonskraft - netto -1 000 000-583 333-598 000 14 667 0 OK Konsesjonsavgifter -400 000 0 0 0 0 Inntektsføres i desember Kompensasjonstilskudd -1 780 000-100 000-94 398-5 602 0 Inntektsføres i desember Motpost avskrivninger -5 514 139 0 0 0 0 Inntektsføres i desember Premieavvik KLP/amortisering (7*) -1 599 950 0 0 0 0 Inntektsføres i desember Lønnsoppgjør 2015 til fordeling i 2015 1 652 653 611 492 0 0 0 Rest til lokalt lønnsoppgjør i oktober Overføring til investeringsregnskap 2 645 000 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Dekning av tidligere merforbruk 955 000 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Bruk av tidligere mindreforbruk -757 256 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Avsetning til bundne fond 400 000 0 0 0 0 Regnskapsføres i desember Regnskapsføres i desember. Ved merforbruk i driften vil Avsetning/bruk til disposisjonsfond 1 235 308 0 0 0 432 000 avsetning til disposisjonsfond reduseres. Netto renter 1 248 000 1 100 000 1 112 253-12 253 0 I balanse Avdrag 5 054 000 3 600 000 3 560 618 39 382 0 I balanse -165 511 384-116 505 653-116 318 019-799 126 432 000 Netto drift 0-7 373 332-7 078 552-906 272 0 Det foreslås ingen budsjettreguleringer ved framleggelse av tertialrapport 2 2015. Flesberg kommune Side 3
Internkontroll Kommuneloven stiller krav til at det i årsberetningen skal redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Vi har valgt også å gi en kort, verbal, status også i tertialrapportene. Av aktuelle forhold som kan berøres i årsberetningen kan være: Status oppfølging og gjennomføring politiske vedtak (dette rapporteres det kun på i årsberetningen) Arbeid for etisk standard og kultur (reglement, refleksjon, bevissthet) Innmeldte og lukkede avvik (trender, volum, typer m.v.) Gjennomførte kontroller og særlige analyser Planer om endringer på bakgrunn av erfaringer og analyse Internkontrollsystemer - kvalitetssystem I tillegg til ordinær bruk av avvikshåndtering har det ikke vært spesielle aktiviteter knyttet til kvalitetssystemet «Kvalitetslosen» i 2. tertial. I 1. tertial ble det gjennomført en ledersamling med fokus på risikovurdering. Opprinnelig var det en målsetting å jobbe videre med dette i 2015. M.a.o. bruke kvalitetssystemet til å gjøre risikovurderinger, men dette har vi ikke hatt kapasitet til å gjennomføre. Det finnes risikovurderinger og internkontrollsystemer på mange områder, og målsettingen er å samle mest mulig i det felles kvalitetssystemet «Kvalitetslosen». Reglementer Det er ikke jobbet spesielt med revisjon av reglementer eller utarbeiding av nye reglementer. I regi av Kongsbergregionen og prosjektet «Kompetanseregionen» har det imidlertid blitt jobbet med et web-basert introduksjonskurs for nyansatte. Kurset forventes klargjort i løpet av 2015, og vil bl.a. inneholde nødvendig informasjon til nyansatte om sentrale reglementer og rutiner i kommunen, herunder etiske retningslinjer. Dette vil sikre kvaliteten på introduksjonen av våre nye medarbeidere, og er som sådan en del av internkontrollen. Flesberg kommune Side 4
Arbeidsprogram og målindikatorer for 2015 pr. etat: Handlingsprogram HMS Mål Tiltak 2015 Status pr 2. tertial 2015 Systematisk HMS-arbeid Oppfølging handlingsplan IA Ja Revisjon av IA-plan er gjennomført. Systematisk HMS-arbeid Verneombud har gjennomført grunnkurs i HMS 100 % Ja, alle har gjennomført slikt kurs Systematisk HMS-arbeid Vernerunder og oppfølging (gjennomført) 100 % Noen er gjennomført, andre vil bli gjennomført på slutten av året. Systematisk HMS-arbeid Møter i arbeidsmiljøutvalget 2 1. møte er gjennomført. Systematisk HMS-arbeid Implementere IKT-basert kvalitetssystem Drift og Et kontinuerlig arbeid, alle etater/avdelinger er i gang med ROS analyser forbedring Systematisk HMS-arbeid Medarbeiderundersøkelse (hvert 3. år) X Ikke gjennomført Systematisk HMS-arbeid Gjennomføring av helsetest ansatte Nei Ikke gjennomført (skal gjennomføres neste år). Arbeidsgiverstrategi Revisjon personalreglement X En kontinuerlig prosess Arbeidsgiverstrategi Rullering av lønnspolitisk plan Delvis Ble gjennomført i 2013, ikke aktuelt med revisjon i år. Samlet sykefravær mål handlingsplan IA Løpende oppfølging 5,0 % Se pkt. 1 (oppfølging av IA-plan). Samfunnssikkerhet og beredskap Mål Tiltak 2015 Status pr 2. tertial 2015 Kompetanseheving Deltakelse på kurs innen samfunnssikkerhet og beredskap X Ikke gjennomført. beredskapsledelse Beredskapsplan Sluttføre revisjon av beredskapsplanen Ble jobbet med i forbindelse med øvelse høsten 2014, men vanskelig å holde fremdrift med de administrative ressursene en har hatt i 2015. Noen ROSanalyser vil bli gjennomført Oppdatering beredskapsplan Årlig revidering Ja Se over. ROS-analyse Sluttføre hovedrevisjon av ROS-analyse Se over. ROS-analyse Rullere/oppdatere ROS-analyse Hoved-rullering Se over. Operativt kriseteam Reetablere kriseteam Vedl.hold Varslingslister m.v. oppdateres, men det bør gjennomføres årlige møter og tilbud om kurs m.v. for medlemmer. Beredskapsøvelse Øvelse beredskapsplan X Øvelse i regi av fylkesmannen i 2014. Beredskapsdag/-øvelse for ledere og mellomledere ble gjennomført i mai. Samhandling Møte med samarbeidspartnere innenfor beredskap * Ja Ikke gjennomført. Rapportering Statusmelding til kommunestyret om beredskap Ja Flesberg kommune Side 5
Fellestjenesten Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08.15 Regnskap 31.08.15 Avvik 31.08.15 Avvik i % Politisk administrasjon 2 415` 1 427` 1 399` +27` +1,9 % Fellestjenesten 15 000` 9 906` 10 055` -148` -1,5 % Kommentar: Politisk område: I balanse. Fellestjenesten: Fellestjenesten har til sammen et merforbruk på kr. 148.911,-. Fordelt på underkapitler får vi dette bildet: Adm. sentral har et merforbruk på kr. 39 og skyldes i hovedsak lønnsutgifter og kursutgifter. Fellesutgifter har et merforbruk på kr. 36 og skyldes i hovedsak kontingenter (for lavt budsjettert) og inventar og utstyr (innkjøp av kontorstoler). Kapitlene for Interkommunale prosjekter og organisasjonsutvikling har et mindreforbruk. IKT-kapitlet viser et merforbruk på kr. 88, og her kan merforbruket øke, da en har mottatt krav fra Nore og Uvdal kommune for vedlikehold av sak/arkivsystemet som går noen år tilbake i tid. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Politisk: Reduksjon av netto rammen med 0,9 % Aktuelle tiltak: Det skal gjennomføres ett politisk møte mindre enn -21 planlagt. Fellestjenesten: Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -140 Aktuelle tiltak: Vi reduserer utgifter til porto og papirutgifter og andre fellesutgifter så mye som mulig samt at vi har innskrenket bruk av bedriftshelsetjeneste til bare det aller mest påkrevde. (Imidlertid er det en stor bekymring knyttet til IKT-kapitlet, se annen redegjørelse). Sykefravær 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 2.tertial 15 Kommentar: Fellestjenesten har over lang tid hatt et svært lavt sykefravær, slik også for 2. tertial 2015. 4,01 % 2,69 % 1,48 % 0,84 % Flesberg kommune Side 6
Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Flesberg kommune fremstår som en attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6) Kommunen tilbyr generelt gode og fleksible tjenester tilpasset brukernes behov; innen så vel byggesaksbehandling som eldreomsorg og barnehager (2.6) Kommunen skal møte publikum på en hyggelig, informativ og effektiv måte (4.1) Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger (3.12) Arbeidsprogram/tiltak 2015 Status pr 2. tertial 2015 Videreutvikle arbeidsgiverplattformen med hovedfokus på ledelse. Bidra til videreutvikling av kommunens internkontrollarbeid via kvalitetssystemet Kvalitetslosen. Oppdatere og følge opp kommunens personalreglement, HMSarbeid, IA-handlingsplan og løpende personalarbeid (mye av dette vil skje gjennom systemet Kvalitetslosen). Implementere personalmodul i samarbeid med de øvrige Numedalskommunene. Gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i kap. 3.4.2, kap. 5 og kap. 3.4.1 innen 01.11.2015. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse. Informasjon: Bidra med nødvendige ressurser til videreutvikling og forbedring av kommunens informasjon til publikum ved hjelp av kommunens nettsider og sosiale medier, herunder å tilrettelegge informasjon og tjenester for selvbetjeningsløsninger. Forbedre de direktesendte overføringene fra kommunestyremøter, og få til bedre arkiveringsløsninger på disse. Videreføre prosessen med fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte. Utgi hytte-/fritidsmagasin i Numedal. Gjennomføres innen 1. juli Etablering av felles driftsorganisasjon i Kongsbergregionen (som skal ivareta felles IKT-plattform og drift). Her vil kommunene måtte foreta mange strategiske vurderinger i forbindelse med iverksettelse som også vil omfatte representasjonen i SuksIT. Det blir viktig å håndtere konsekvenser omleggingen vil ha å si for IKT driften lokalt i kommunen. Ingen spesielle tiltak gjennomført i 2. tertial, men et fortsatt fokus på videreutvikling av Kvalitetslosen. Det er gjennomført en MOT-samling for leder/mellomledergruppa. Neste steg i utviklingen av KL er utarbeidelse av ROS-analyser i den enkelte etat/avdeling. Er en kontinuerlig prosess. Vi er godt i gang med å utarbeide et web-basert kurs for nyansatte i kommunen (introduksjon). Dette er et arbeid som er utsatt inntil videre, men det er nå tatt et initiativ for å komme i gang igjen her. Vil bli gjennomført som forutsatt. Ikke gjennomført enda. Kontinuerlig prosess. Selvbetjeningsløsninger er avhengig av løsninger for mottak i saks- og fagsystemer. Det er installert ny pc, nytt kamera og oppgradert software. Prosess med rydding/flytting i fjernarkiv (dokumenter fram til 1980) til IKA (interkommunalt arkiv) er gjennomført. Magasinet ble utgitt etter tidsskjema. Overgangen skjedde 1. Juni og det vil nok ta noe tid før den nye organisasjonen har satt seg. Flesberg kommune Side 7
Følge opp/bruke mulighetene i ephorte 5 for å sikre en gevinstrealisering gjennom bedre dokumentfangst, enklere saksbehandling og bedre dokumentflyt. Herunder vurdere arbeidsflyt (LEAN). Videreføre informasjonssikkerhetsprosjekt (Kongsbergregionen), hvor det blir en hovedoppgave å følge opp informasjonssikkerhetsarbeidet på en hensiktsmessig måte, herunder at alle etater rapporterer status pr. 31.12. hvert år. Vurdere interkommunalt samarbeid innen kontroll av alkoholloven samt starte saksbehandling i forhold til fornying av salgs- og skjenkebevillinger 2016-2020. Dette må sees i sammenheng med rullering av alkoholpolitisk handlingsplan, som må behandles politisk. Oppfølging og mulig videreføring av KS-SvarUT (elektronisk løsning for utgående post). Har ikke blitt gjennomført enda p.g.a. kapasitetsproblemer. Det er bestemt at Fellestjenesten sammen med TPR-etaten skal gjennomføre Lean-prosess (oppstart i oktober). En kontinuerlig prosess. Er ikke gjennomført enda. Alle avtaler er gjort og vi er nå rede for å starte testing av systemet (i samarbeid med Rollag og Nore og Uvdal). Deltagelse i arkivnettverksgruppe innen Kongsbergregionen som gjennomfører prosjekt for anskaffelse av felles sak-/arkivløsning for alle kommunene i regionen i 2016. Deltakelse (personalsjef) i Kompetanseregionen, som er en felles satsning for kompetanseutvikling i Kongsbergregionen. Andre oppgaver Gjennomføre digitalisering av politisk utsending av dokumenter, innkjøp av nettbrett etc. til folkevalgte m.v. Tas i bruk fra ny kommunestyre-periode, dvs. siste tertial 2015. Evaluere felles sentralbordtjeneste med Rollag Det vil her tas en avgjørelse om hvilket saksbehandlersystem Kongsbergregionen vil velge sannsynligvis før jul. Er under god utvikling og ila høsten vil en ha klar et web-basert kurs for nyansette (introduksjons-kurs). Nødvendige forberedelser er i gang. Felles sentralbord med Rollag har så langt fungert etter intensjonene. Vi får en mer effektiv drift ved at sentralbordbetjeningen i større grad kan ta seg av andre oppgaver. Kommunestyre- og fylkestingsvalg: o For og etterarbeid o Gjennomføring av valget (tidligstemmegivning, forhåndsstemmegivning og valgdagene) Valg til styrer, råd og utvalg. Valgarbeidet er i rute. Flesberg kommune Side 8
Målindikatorer: Mål 2015 Status pr 2. tertial 2015 Økonomi: % avvik regnskap/budsjett 0-1,0 % (totalt) Medarbeidere: Vernerunder Ja Ikke gjennomført enda Kompetansetiltak Mer målrettet Vi har en kontinuerlig vurdering av kompetansebehovet. Deltar i kompetanseledelse i regi av K.regionen. Gjennomførte medarbeidersamtaler Ja Ikke gjennomført enda Gjennomført medarbeiderkartlegging innen 1. juni Ikke gjennomført enda Tjeneste: Journalføring av post innen 3 dager Ja Målsettingen innfris Ansettelser innen en måned etter søknadsfrist Ja Målsettingen innfis dersom det ikke er spesielle forhold knyttet til ansettelsen Bistå etatene i personalsaker og i HMS ved behov Ja Ja Fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte Videreføres Samarbeid med IKA om fjernarkivering er gjennomført Intern IKT-bistand- og hjelp i administrasjon Telefonisk på dagen, ellers ila 2 dager En viktig målsetting, men ikke alltid mulig å få til med de ressurser vi har på dette området (dette fagområdet vil bli endret iom at K-IKT vil overta dette ansvaret). Elektroniske tjenester (selvbetjening): Ephorte-moduler- herunder ansettelsesmodul Gjennomføres Ikke gjennomført (avventer i forhold til interkommunalt samarbeid) Utviklingsmål: Behov for revisjon innhold nettsider, intranett, sosiale medier og overføringer av kommunestyremøter på nett Videreutvikle Intranett er i ferd med å fases ut til fordel for Kvalitetslosen (en kontinuerlig prosess). Flesberg kommune Side 9
Oppvekst og kultur Økonomistatus Kommentar Etatens lønnsregnskap er pr 2. tertial i balanse Budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08.15 Regnskap 31.08.15 Avvik 31.08.15 Avvik i % 60 192` 37 887` 37 323` 564` 1,50 % Mindreforbruk: kommunalt tilskudd til private barnehager konsulenttjenester Merforbruk: skoleskyss utgifter til barnehageplasser i private barnehager, andre kommuner utgifter til fosterhjemsplasserte barn i andre kommuner Dersom det ikke kommer store uventede utgifter, forventes etatens regnskap å gå i balanse ved årsslutt. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Samarbeidsavtale med Flesberg samfunnshus økes til 250' 100 Ny avtale inngått. Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -531 Vakante delstillinger innen administrasjon. Egenbetaling barnehageopphold, nye satser -110 Nye satser fra 1. mai 2015. Sykefravær 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 2.tertial 15 Kommentar: Sykefraværet ligger som ventet noe lavere enn i 1. tertial. 5,17 % 5,75 % 5,78 % 4,77 % Flesberg kommune Side 10
Pågående og nye prosjekter 2015 Forprosjekt ny skole og flerbrukshall x Første møte i prosjektgruppa er gjennomført. Prosjektplan er utarbeidet. SKU- skolebasert utviklingsarbeid/ungdomsskolesatsingen. Et nasjonalt og interkommunalt x Gjennomført i samsvar med plan. satsingsområde. Veiledning fra høgskolen i Buskerud og Vestfold. Folkehelseprosjektet. Forebyggende samarbeid mellom skole, helse og barnevern. Tiltaket er i samsvar med nasjonale føringer som pålegger kommuner å prioritere tverretatlig forebyggende innsats for barn og unge, jfr. Rundskriv Q-16/2013 x Ledere i barnehage og skole har deltatt på møter og samling i regi av folkehelsekoordinator. Tiltak 2015 Oppgradering av uteområdene ved Lampeland og Furuflata barnehage. Ferdigstilling av x Uteområdet ved Svene barnehage er nær ferdigstilling. uteområdet ved Svene barnehage. Lyddemping Lampeland barnehage. x Ikke gjennomført. Arbeidsprogram 2015-2018: Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Medarbeidere: attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6)... kompetanseutvikling og ressurser innen IKT både for elever og lærere (3.4) Tiltak Periode Sikre at pedagogisk personell i barnehagen får 2015-2018 Gjennomført barnehageplass for sine barn. Dette for å beholde kvalifiserte førskolelærere i kommunale barnehager. Minimum 1 dags kompetanseutvikling for 2015-2018 Gjennomført barnehageansatte. Videreutdanning for minimum 1 lærer pr. år, 30 studiep. 2015-2018 Gjennomført for 4 lærere 2014/2015 Minimum 2 dagers kompetanseutvikling for 2015-2018 Gjennomført mellomledere i skole og barnehage pr. år. Skolering av 4 lærere i SOL (systematisk oppfølging av lesing) en videreføring av LUS. 2015 Gjennomført IKT-veilederne skal gjennomføre datakurs for elever med 2015-2018 Gjennomført 80 % lærere på alle klassetrinn. Flesberg kommune Side 11
Tjeneste: Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne (2.6) Fokus på samarbeid skole/barnehage hjem (4.1) arbeider bl.a. målrettet med å utvikle elevenes lesekompetanse (3.4) Skolene skal ha fokus på tilpasset opplæring og optimalt læringsutbytte for den enkelte elev (3.4) Styrke holdningsskapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold (4.1)... holdningsskapende arbeid med fokus på verdier, valg og tro på egne krefter (3.4) skape tilbud som engasjerer og appellerer til ungdom (3.12) Alle lokale partnere har en felles forståelse av hvilke verdier som skaper «den gode oppvekst» og «det gode liv» i Flesberg (2.3) Oppvekstsjef gjennomfører en utviklingssamtale ved 2015-2018 Gjennomført 50% hver skole med fokus på oppfølging av skoleeiers forsvarlige system. Gjennomføre tilsyn i barnehagen i h.h.t. til revidert plan 2014-2018 Gjennomført Gjennomføre trekantsamtaler (foresatte, barnehage, 2015-2018 Gjennomført skole). Gjennomføre tiltak i tråd med leseplan for skolen. 2015-2018 Gjennomført Språkutvikling i barnehagen med hovedfokus på gutter. 2015-2018 Ikke gjennomført Rektor gjennomfører to resultatsamtaler pr. år med 2015-2018 Gjennomført 50% lærere på trinnene for oppfølging av læringsresultatene til den enkelte elev med evt. påfølgende tiltak (interkommunalt samarbeid). Gjennomføre tiltak i plan for SKU (skolebasert 2015 Gjennomført i samsvar med plan utviklingsarbeid) i samarbeid med Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Fokus på læringsledelse, lesing (Lampeland skole) og skriving (Flesberg skole). Bruk av det holdningsskapende programmet Det er mitt 2015-2018 Gjennomført valg i skolen. Deltakelse i tverretatlig folkehelseprosjekt, b.hage/skole. 2015-2016 Gjennomført Skolering av Ungdom med MOT. 2015-2018 Ikke gjennomført Lederskolering på MOT-camp for 4 elever pr. år. 2015-2018 Ikke gjennomført Minst 4 årlige MOT-samlinger skal gjennomføres i alle avdelinger i kommunale barnehager der MOTs holdninger og verdier blir satt i fokus. Skolen som samfunnsbygger i MOT-regi. Flesberg kommune er pilotkommune, dette medfører skolering av 2015-2018 Gjennomført 75% 2015 Gjennomført Flesberg kommune Side 12
Fokus på samarbeid skole/ hjem (4.1) Alle barn i barnehage og grunnskole skal få oppleve profesjonelle kunst- og kulturtilbud. Det er etablert mange og varierte kunst- og kulturtilbud (2.3) Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger(3.1) Arbeidet med planlegging av ny felles barneskole- og flerbrukshall på Stevningsmogen skal videreføres (3.4) personalet i barnehage og skole, foreldre og skoleledere. Markere Frisluftslivets år i nært samarbeid med folkehelsekoordinator, frivilligsentral, lag og foreninger. Arbeid med MOT-verdiene på skolens foreldremøte, minimum ett møte pr. klassetrinn. Kulturkontoret gir årlig tilbud om et arrangement i barnehagen. 2 årlige foredrag i samarbeid med kirkekontoret med tema som ligger i skjæringspunktet mellom historie, religion, filosofi, etikk og samtid. Ferdigstille interkommunal kulturplan som overordnet styringsdokument for kulturområdet. 2015 Gjennomført ved: 1. Arrangement ved åpning av Friluftslivets år. 2. Utarbeiding av plansjer som skal henges opp i lysløypa, Stevningsmogen. 3. Overnatting ute på Stevningsmogen. 2015-2018 Gjennomført 100 % 2015-2018 Gjennomført 2015 Gjennomført 2015 Ikke gjennomført. Følge opp kommunestyrevedtak fra april 2014. 2015 Arbeidet i prosjektgruppa har startet. Målindikatorer: 2015 Pr.31.08.15 Økonomi: Avvik regnskap/ budsjett 0 0,93 % Medarbeidere: Tilbud om medarbeidersamtaler 100% 75% Sykefravær <7% 4,77 % Gjennomførte dager etterutdanning pr. lærer 2 2 Gjennomførte dager etterutdanning pr. barnehageansatt 1 1 Antall lærere under videreutdanning (Kompetanse for kvalitet) 1 1 Flesberg kommune Side 13
% lærere med universitets-/høyskoleutdanning og pedagogisk utdanning (Jfr. KOSTRA) 85 % 88,6 Redusere antall dispensasjoner på pedagogiske ledere 30% 22,3% Gjennomførte vernerunder i alle enheter 100% 60% Tjeneste: Barnehagedekning - alle som har søkt innen hovedopptaket Elektroniske tjenester: Oppdaterte hjemmesider skolene Oppdaterte hjemmesider barnehagene Resultater: % av elevene på 3. trinn over kritisk grense i lesing 85 % 75% Gjennomsnitt nasjonale prøver 5. trinn 1,8 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt nasjonale prøver 8. trinn 3,0 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt nasjonale prøver 9. trinn 3,0 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt grunnskolepoeng 10. trinn 40 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt elevundersøkelsen <1,3 Rapporteres i årsmelding 100% Ja Ja 100%. Alle søkere med rett til plass ble tildelt plass. I tillegg ble det tildelt plass til 7 barn uten rett (14 plasser). Det ble gitt avslag til 4 barn uten rett til plass, to av disse bodde i annen kommune. Ja Nei Flesberg kommune Side 14
NAV Numedal (Vertskommune Rollag) Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08.15 Regnskap 31.08.15 Avvik 31.08.15 Avvik i % NAV Numedal og flyktningetjenesten rammeområde 3 2 467` 2 200` 2 597` -398` - 18 % NAV Sosialtjenesten, overføring til Rollag kommune 1 644 1 295 349 NAV Flyktningetjenesten, overføring til Rollag kommune 555 1 302-747 Kommentar NAV: Mindreforbruket på NAV skyldes i all hovedsak refusjon sykepenger Kommentar flyktningetjenesten: Tjenestene drives innenfor rammene og det forventes balanse ved årsslutt. Samtidig ligger det an til et merforbruk på økonomisk sosialstønad, men som dekkes opp av økte tilskudd. Sykefravær 2.tertial 14 2014 1.terial 2015 2.tertial 2015 Kommentar: Ingen ansatte i Flesberg. Rollag kommune er vertskommune med arbeidsgiveransvar Målindikatorer 2015 Status pr 2. tertial 2015 Økonomi: Avvik i % (merforbruk +, mindreforbruk -) 0 God kontroll på kjente utgifter Medarbeidere: Sykefravær i % <4 Få ansatte gir fort høye utslag. Arbeidsgiver følger opp og tilrettelegger der dette er aktuelt. Medarbeiderundersøkelse / HKI* 24 Gjennomføres i oktober. Forrige resultat 25,6 Brukere: Brukerundersøkelse brukertilfredshet i NAV, kvalitet på tjenestene (karakter 1-6) >4 Gjennomføres på høsten. Forrige resultat 5 Andel mottaker som forsørger barn under 18 år <30 35,7 % Andel mottaker 18-24 år som mottar økonomisk sosialhjelp i forhold til andel av samlet <20 21,6 % brukermasse på økonomisk stønad Snitt antall måneder stønadslengde for økonomisk sosialhjelp 18-66 år <4 4,9 Andel i % som går over 6 måneder på stønad <30 22 % Flesberg kommune Side 15
Barneverntjenesten i Numedal (vertskommune Nore og Uvdal) Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08.15 Regnskap 31.08.15 Avvik 31.08.15 Avvik i % Barnevern, overføres til Nore og Uvdal kommune 7 066 4 711 4 421 290 6 % Økonomi pr. tertial 2-2015 og prognoser 31.12.2015: Flesberg: Per 31.08. har barneverntjenesten et mindreforbruk på ca. 290. Dette skyldes reduksjon i utgifter til fosterhjem, i tillegg til at det er utgifter til statlige institusjoner og fosterhjem som ennå ikke er fakturert for siste tre måneders periode. I tillegg har barneverntjenesten flere saker under undersøkelse som kan føre til store tiltak. Fokus i forhold til tiltak er økt bruk av egne ressurser, samt utvikling av verktøy og metoder som hjelper barnet i dets nærmiljø. Prognosen ut året er å gå i balanse. Handlingsprogram 2015-2018 Det er viktig å kunne se satsingsområdene utfra kommuneplan Større utredninger/ arbeider Mål Tiltak Periode Planarbeid Gjennomgang av gamle planer for å evaluere og evt utarbeide nye planer. Utarbeide felles fosterhjemsplan for Numedal. Utarbeide organisasjon og utviklingsplan for Numedal barneverntjeneste. Innen juni 2015 Innen mai 2015 Planen er ferdig, sendes til politisk behandling høst 2015. Organisasjonsplanen er under utarbeidelse. Internkontroll Kvalitetslosen skal være styringsverktøy for internkontrollsystem til samtlige tjenester. Innføre internkontrollsystemet Kvalitetslosen; samtlige ansatte skal få opplæring. 2015 Alle rutiner, veiledere, rundskriv og lovverk er lagt inn. Alle ansatte fikk opplæring i februar 2015 og vi har tatt systemet i bruk. Kvalitetslosen står fast som sak på alle fagmøter, der vi evaluerer bruk, drøfter nye momenter som skal legges inn. Barneverntjenesten er kommet godt i gang med melding og behandling av avvik. Flesberg kommune Side 16
Satsings-områder Mål Tiltak Periode utfra kommuneplan Gode oppvekstvilkår for barn og unge; Holdningsskapende arbeid Styrke holdnings-skapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold Bruke resultatene fra Ungdata til å få til holdningsendringer hos ungdommen og foreldrene tverrfaglig satsing på tiltak for barn med overvektproblematikk 2015-2016 2016-2018 Rusforebyggende gruppe deltok på foreldremøte for 8. og 9. trinn ved Rødberg skole august 2015. Programmet «sette grenser» ble brukt med en lokal tilpasning, der en også presenterte resultatene knyttet til rus fra ungdataundersøkelsen. 2015-2018 Rutiner for å kunne satse og implementerer foreslåtte tiltakene er utarbeidet og iverksatt i samtlige kommuner. styrke ungdomsmiljøet i hele Numedal implementere konsultasjonsteam både i barnehagene og skolene i hele Numedal Gjennomføring av ungdata i Numedal og utarbeide felles tiltak interkommunalt og tverrfaglig samarbeid for å styrke ungdoms fysiske og psykiske helse 2016-2018 Konsultasjonsteam/tverretatlig team er etablert og i drift i alle tre Numedalskommunene. Helsefremmende arbeid: den prosess som gjør folk i stand til å bedre og bevare sin helse: Styrke familiene til å kunne ivareta egen helse og utvikling Deltagelse i Folkehelseprosjektet i Flesberg Bruke erfaringer fra folkehelseprosjektet i hele Numedal En effektiv kommuneorganisasjon 2015-2018 2017-2018 Barneverntjenesten har en representant i prosjektet «Opptur mellom linjene». Forstudiet er avsluttet og en jobber videre med utvikling av samhandling og samarbeid, kunnskapsutveksling. fokus på tverrfaglig samarbeid /utarbeide felles handlingsprogram etablerte rutiner mellom faggrupper skal gi forutsigbare vedtak 2015-2018 Samarbeidsarenaer og dialog mellom barnevern og andre kommunale tjenester er etablerte. Flesberg kommune Side 17
Helse og omsorg Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08.15 Regnskap 31.08.15 Avvik 31.08.15 Avvik i % 56 906 ` 40 676` 41 563` -887` -2,2 % Kommentar: Helse- og omsorgsetaten har en reduksjon i budsjettet for 2015 med kr. 1,3 mill, som følge av generell reduksjon av rammen og ingen kompensasjon for prisvekst. For å møte dette er det satt inn tiltak som ansettelses stopp, samt restriktiv bruk av vikarer. Hjemmetjenesten: I løpet av sommeren har hjemmetjenestene hatt ett merforbruk av sykepleiere, på grunn av behov for økt kompetanse i tjenesten. I tillegg har hjemmetjenestene reduserte inntekter i forhold til budsjett. Sykehjemmet har lagt om driften for å kunne møte kravene fra Samhandlingsreformen. Tjenesten skal kunne ta imot brukere fra sykehuset samme dag som de er utskrivings klare. Det betinger større bruk av korttidsplasser. Pr nå er det 6 korttidsplasser i tråd med målsettingen i handlingsprogrammet. Dette innebærer i midlertidig reduserte inntekter. Det er pr. nå ledige plasser på institusjon, og det betyr også lavere inntekter. Tjenester til funksjonshemmede går i balanse. Kjøkkentjenesten går i balanse. Helseavdelingen har ett mindre forbruk på grunn av at kommunelegen ble ansatt i en lavere stillingsprosent enn budsjettert. Etaten har satt i gang en større omstillingsprosess for å finne ut hvordan man skal dekke inn årets merforbruk, og i tillegg neste års reduksjon i rammen. Det vil ta noe mer tid før etaten kan komme opp med større og mer kontrete tiltak på tjenester og økonomi. Ut fra overstående anslås det et merforbruk på ca. kr. 500.000,- i 2015. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Brukt vikarer for å kartlegge tjenestenivå. Ansettes fast fra sommer Nye brukere i bolig. 1,5 stilling, kveld helg 1 000 000 2015 Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -506 000 Se kommentar over. Flesberg kommune Side 18
Sykefravær 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 2.tertial 15 Kommentar: Vi er fornøyd med utviklingen av sykefraværet, og fortsetter vårt fokus og vårt arbeid med oppfølging og ledelse. Etatens handlingsprogram 5,64 % 6,56 % 5,25 % 4,73 % Status pr 2. tertial 2015 Fokus på mennesker Lederutvikling 2012-2015 - fokus på ledelse Fokus på informasjon Myndiggjorte medarbeidere K-lean som metode Rekruttering: Rett person på rett sted Kvalifisering: Medikamentkurs, hospitering, annen kursing Fokus på kvalitet: Arbeid med prosedyrer og rutiner i «Kvalitetslosen» 2013/14 og K lean 2014 arbeides videre med i 2015. Jevnlige møter mellom ledere og ansatte for felles utveksling av utfordringer og mulige løsninger Informere godt om etatens utfordringer og tjenestetilbudet Informere om utfordringer som følge av samfunnsendringer Aktiv deltakelse i folkevalgte organer Delta på møter med frivillige lag og foreninger Oppdatere informasjon på kommunens nettsider - ta i bruk sosiale medier her har man en utfordring i forhold til kompetanse og økonomisk prioritering. Vurdere etatens ressurser til IKT med ønske om 50 % stilling i 2016 Fokus på økonomi Etaten drives i økonomisk balanse i 2015 Økonomimøter hver måned i 2015 i forbindelse med månedsrapportering Fokus på tjenestene Endring av tjenestetilbudet tilpasset Samhandlingsreformen: Øke antall korttidsplasser til 6. Etaten nådde ikke målet i 2013 og 2014, men arbeider videre med dette i 2015. Etablere et kommunalt akutt-tilbud i Kongsberg i sammenheng med Vi fortsetter med lederutvikling og har fått støtte via KS og OU-midler til dette. Det er planlagt 4 samlinger i 2015. Kvalitet er i fokus, og vi bruker Lean som metode. Rekruttering av høyskoleutdannet personell som sykepleiere er vanskelig. Strategien er å utdanne egne sykepleiere. En av våre helsefagarbeidere er tatt opp på høyskolen, og har søkt kommunens stipendordning Kursing og hospitering settes på vent inntil det er økonomisk rom for det. Grunnet forventet merforbruk i 2015, har etaten satt i gang et OUprosjekt med bistand av KS konsulent. Kravene til tjenesten er stadig større, rammene er blitt mindre. Vi må gjøre ting annerledes om vi skal klare å oppfylle kravene til tjenesteyting og budsjettrammer Informasjon til politikere og organisasjoner følges opp. Deltar på møtene i Livsløp og kultur der det er mulig. Er tilstede på kommunestyremøter der det er mulig. God dialog med Frivilligsentralen og Pensjonistforeningen. Oppfølging med oppdatert informasjon på nettsider og sosiale medier er vanskelig å håndtere med dagens ressurser og kompetanse. Det er ingen som har dette som sin naturlige del av sine oppgaver, og man har ikke økonomi til å leie inn noen for å ta oppgaven. Dette er en utfordring, og det er gjort en innsats for å få nå dette målet. Etaten her lykkes med tiltakene. Det er derfor satt i gang prosesser for å redusere merforbruk. Større endringer må på plass for å kunne yte lovpålagte tjenester med mindre ressurser. Antallet korttidsplasser er nå 6. Det etableres et akutt-tilbud på Kongsberg desember 2015. Flesberg kommune Side 19
Helsenett Meldingsløftet Større fokus på folkehelse og samfunnsmedisin interkommunal legevakt. Det arbeides likeledes med en «øyeblikkelig-hjelp-plass» lokalt for etatens brukere som har akutt bistands-, omsorgs-, og rehabiliterings behov. Styrking av psykiatritjenesten. Flere pasienter skal behandles i kommunehelsetjenesten. Flere mennesker med psykisk sykdom medfører et sterkt press på tjenesten. Tjenesten er sterkt presset og klarer ikke gi tjenester til alle de som har krav på tjenester. Etaten ønsker å øke bemanningen med 50 % fra 2016. Interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom Numedalskommunene, NAV og DPS om psykisk langtidssyke. Kommunen har ansvar for stadig flere tungt psykisk syke mennesker. For å mestre å leve med sin sykdom er de avhengige av å ha en hverdag i en arbeidssituasjon der de kan bidra med det de kan, og at de er en del av et sosialt felleskap. Etablering av et innsatsteam i 2013 med eksisterende ressurser. Dette videreutvikles i 2015, Høy innsats fra fysioterapeut, ergoterapeut og hjemmetjenestene i begynnelsen av en rehabiliteringsfase etter sykdom kan bidra til å øke brukernes funksjonsnivå og mestringsnivå for å kunne bo hjemme så lenge som mulig, økt lagerkapasitet på hjelpemidler øke hjemmetjenestenes kapasitet på kveldstid natt-tjeneste - er alle etablerte elementer som er nødvendige for å kunne lykkes. Flere med stor funksjonshemming bor hjemme. Økt bevissthet og fokus på bruk av tekniske løsninger (velferdsteknologi). Det vil være en økende utfordring i årene fremover med «for få hender» til å løse alle oppgaver. Mange tekniske løsninger finnes tilgjengelig allerede i dag, og etaten er aktivt med i å prøve ut nye løsninger. Helsenettet ble implementert i 2013/2014. Det medførte store endringer i etatens rutiner og prosedyrer i forhold til kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten, HELFO, fastlegene, laboratorier og apotek. Utarbeide og etablere et prosjekt med arbeidstittelen: Samarbeid mellom Linjene Dette er et kunnskapsbasert helhetlig/tverrfaglig arbeid i forhold til folkehelse fra 2014. Målet med prosjektet vil være å jobbe mer målrettet med å utjevne sosiale forskjeller. Sentralt i dette vil kunnskapen om at det er sammenheng mellom utdanningsnivå og helse være. Det innebærer bl.a. at en må jobbe med å legge til rette for læring gjennom hele livsløpet, både innen familien og innenfor læringsinstitusjonene. Det er utarbeidet en egen prosjektbeskrivelse som er vedtatt politisk Det er etablert kontakt med fylkeskommunen for å søke om støtte. Dette tilbudet er integrert i etatens korttidsplasser. Vi har et behov for å styrke psykiatrien, men har ikke økonomi til dette. Det er heller ikke mulig å omdisponere midler. Dette er i arbeid. Fokus på hjemmerehabilitering. Vi har økt kapasiteten utover det vi har rom til. Vi har økt bemanning på kveld. Skal økes ytterligere Vi har fått nattjeneste i hjemmetjenestene. Det er et fokus på velferdsteknologi og det brukes der det er mulig. PLO-meldinger (elektroniske meldinger mellom helseforetak og kommuner, mellom laboratorier og kommuner, mellom leger og kommuner) brukes mer og mer aktivt, og har medført en lettere og meget raskere utveksling av informasjon. Målet er der, prosjektet er i gang, det går langsomt, har ikke kraft og driv på det på grunn av manglende økonomi til prosjektleder. Tjenesten er så presset at det ikke er mulig å få til innenfor eksisterende ramme. Samarbeidet er også en utfordring. De forskjellige faggruppene har forskjellig syn på hvordan man samarbeider på beste måte. Arbeidet fortsetter dette er viktig arbeid dette er avgjørende for at vi skal Flesberg kommune Side 20
Øke antall sykepleiere Ressurs saksbehandling Økt legeressurs i kommunen. Øke dagsenter kapasitet Det er videre etablert kontakt med HBV for å få til følgeforskning. Stimulere ansatte til å benytte kommunens stipendordning: Ansatte som blir tatt opp på sykepleierhøyskole kan søke om stipend under utdanning mot bindingstid i etterkant. Rekruttering av utenlandske sykepleiere. Interkommunalt samarbeid om en forvaltningsenhet (2016). Økt behandling lokalt krever økte legeressurser. Økt fokus på samfunnsmedisin og folkehelse krever økt samfunnsmedisinsk kompetanse. Legeressursene økes slik at ressursene som kommunelege, helsestasjonslege og sykehjemslege samlet blir på 100 %. Økt kostnad på ca. kr. 500.000,- ble lagt inn i økonomiplanen f.o.m. 2014. 2 utlysninger i 2014 har vært uten resultat. Rekrutteringsarbeidet fortsetter i 2015 Det er krav til kommunen om å etablere et eget dagtilbud til demente innen 2015. I dag får mennesker med demens et tilbud i ordinært dagsenter. Demente har behov for et tilrettelagt tilbud. Noen trenger også skjerming. Hittil har alle fått et tilrettelagt og tilpasset tilbud innenfor det etablerte tilbudet. Alle aktuelle brukere har fått et relevant og godt tilbud. Det skal jobbes mer med hvordan man kan utvikle tjenesten innen dagens rammer. Endre brukernes fokus fra å være passiv mottaker til aktiv deltaker i eget liv. Kunnskap om hva som skaper uhelse, og hvordan man kan leve med kronisk sykdom og smerter. Arbeides med fra 2015 og fremover. Øyeblikkelig hjelp og legevakt (interkommunalt samarbeid) er en del av prosjektet «Helseløft Kongsberg», som er et samarbeidsprosjekt mellom de kommunene som Kongsberg sykehus har som sitt nedslagsfelt. Kongsberg Interkommunale legevakt ble etablert 02.06.2014, og øyeblikkelig-hjelpsenger i tilknytning til legevakt/sykehus jobbes det videre med. kunne forebygge sykdom og jevne ut forskjeller. En person begynner på høyskolen høsten 2015. Våre utenlandske sykepleiere må følges opp videre mot å få en norsk godkjenning som sykepleiere. Ledere og saksbehandler har fått opplæring av saksbehandlere ved Forvaltningsavdelingen i Kongsberg kommune. Men etaten trenger saksbehandler med sykepleier og juristbakgrunn for å kunne gjøre denne delen av tjenesten på en forskriftsmessig måte i henhold til lover og forskrifter. Ansatt kommuneoverlege for Flesberg og Rollag i 20%. Dette fungerer tilfredstillende på tross av liten stillingsbrøk. Det er behov for å styrke legetjenesten i sykehjemmet. Tjenesten etablerer et tilbud til 2 demente 3 dager pr. uke. Innen dagens rammer. For å få til en god tjeneste er etaten avhengig av assistanse fra frivillige. Det arbeides med å få til gode løsninger til glede for brukere og frivillige. Dette er en helt nødvendig strategi for at den enkelte innbygger skal ta mer ansvar for egen helse og forebygge sykdom. Økt antall eldre i fremtiden, reduserte inntekter, og redusert mennesklige ressurser, vil kreve at den enkelte innbygger får kunnskap og muligheter til å mestre egen tilværelse på en annen måte. Øyeblikkelig-hjelp-tilbud etableres på Kongsberg i tilknytning til legevakt i 2017. For å møte krav om å etablere slike plasser fra 01.01.2016 kjøpes plasser på Kongsberg sykehus fra 01.12.2015 frem til nytt bygg står ferdig i 2017. Flesberg kommune Side 21
Teknikk, plan og ressurs Økonomistatus Budsjett 2015 Periodisert budsjett 31.08.15 Regnskap 31.08.15 Avvik 31.08.15 Avvik i % Teknikk, plan og ressurs 17 684` 8 134` 7 684` 948` 12 % Fordelt slik: Teknikk, plan og ressurs: Drift utenom selvkostområdene 18 693` 9 643` 9 018` 625` Teknikk, plan og ressurs: Drift selvkostområdene -1 009` -1 010` - 1 333` 322` Kommentar: Etaten har et mindre forbruk grunnet vakanser og økte gebyrinntekter. Prognosen for 2015 er at budsjettet går i balanse, da det knytter seg betydelig usikkerhet til flomskader på veier og en omfattende råteskade på Flesberg skole. Driftstiltak budsjett 2015 Beløp Kommentar Øke ramme drift Stevningsmogen Fritidspark 100 Ok Økning gebyrer jfr oversikt -451 Ok Leie lokaler på Moen i stedet for å bygge brannstasjon 200 Leieforhold etablert. Reduksjon av netto rammen med 0,9 % -141 Mål å holde rammen ved innsparinger på flere områder. Sykefravær 2.tertial 14 2014 1.tertial 15 2.tertial 15 Kommentar: Få ansatte på etaten gir prosentvis store utslag når noen på etaten har sykefravær. 2,18 % 4,50 % 7,59 % 7,94 % Pågående og nye prosjekter 2015 Status pr 2. tertial 2015 Deltakelse i forprosjekt felles barneskole/flerbrukshall i samarbeid med oppvekst og Arbeidet med forprosjekt påbegynt. X kulturetaten. Gjennomføre prioriterte tiltak i investeringsbudsjettet i h.h.t. hovedplan vann og avløp. X Se status i investeringsoversikten. Gjennomføre alternativ løsning til bygging av ny brannstasjon, se investeringsoversikt. X Se status i investeringsoversikten. Etablere ny slamløsning i samarbeid med Rollag (evt. private). X Utredningsprosess i samarbeid med Rollag kommune. Gjennomføring av tiltak i h.h.t. plan for oppgradering av veier. X Gjennomføres i 2. tertial. Flesberg kommune Side 22
Rehabilitering/bygging Haugsjøbru, se investeringsoversikt. X Se status i investeringsoversikten. Renovasjon. Utredning om felles renovasjonsordning i Kongsbergregionen. X Avventer vedtak fra andre kommuner. Renovasjon. Fortsette utfasing av gamle hytterenovasjonscontainere og videreføre planlegging Ingen direkte aktivitet i 2. tertial utover at forslag til ny forskrift er fremmet i av ny renovasjonsordning for kommunes fritidsbeboere. Må også sees i sammenheng med forbindelse med at ny avtale for innhenting av avfall må på plass. X ovenfor nevnte prosjekt. Anbudsprosessen har av ulike grunner måtte utsettes, men er nå avgjort, og ny forskrift må behandles før årsskiftet. Adressering og gatenummerering. Kommunestyret har vedtatt gatenavn til fastboende. Skilting startet i 2013, og prosessen går videre utover i perioden til 2017 (investeringsoversikt). Implementering av IK Bygg pågår, og dette vil gi bedre grunnlag for styring og prioritering av utgiftene til vedlikehold av kommunens bygningsmasse, ref. mål i k.sak 44/12. Gjennomføring av EPC-kontrakt dersom kommunestyret fatter vedtak om tiltakspakke (investeringsoversikt). X X X Prosessen har jevn og god fremdrift ut fra de personalressursene som er tilgjengelige. Adresseringen er i det alt vesentlige ferdig i bygda, og arbeidet med navning av veiene på fjellet er påbegynt. Prosessen pågår som planlagt. Anbud gjennomført som planlagt i 2014, og kommunestyret behandlet sak og vedtok tiltakspakke i k.sak 3/15. Tiltakene er påbegynt 2. tertial. Tiltak 2015 Status pr 2. tertial 2015 Organisasjonsgjennomgang av etaten. Aktivitet og prosess i hele 2. tertial, men p.g.a. vakanser har mye av fokuset X måttet bli opprettholdelse av løpende drift. Bistå ved utarbeidelse av salgsavtale før salg av kommunens boligområde i Lampeland Østplanen Ingen aktivitet i 2. tertial p.g.a. personalsituasjonen. X Nytt faktureringssystem for vann, avløp, renovasjon og tømming av private slamavskillere er Det har i 2. tertial blitt jobbet videre med etablering av tømmelister på X innført. Ta i bruk slammodulen i 2015. systemet. Dette vil gi grunnlag for et bedre system fremover på dette området. Grønn dal. Fortsette samarbeidet utover i perioden. Gjennom samarbeidet får vi mange data vi Ingen spesiell aktivitet i 2. tertial. X trenger for vår rapportering om vanntilstanden i Numedalslågen. Klima- og energiplan. Bidra ved oppfølging av vedtatt plan (flere områder), ref. EPC-prosjekt. X Se kommentar EPC-prosjekt. System for tettere oppfølging og bedre gjennomføring av investeringstiltak og drift. Månedlig Ikke fulgt opp like tett som i 2014, da det har vært vakanser både i TPR-etaten X rapportering. og i FØNK. Se kommentar investeringsoversikt. Planarbeider: a) Kommunal planstrategi, b) Kommunedelplan for Blefjell, c) Utarbeide/revidere Ut fra vedtatt oversikt/prioritering av planarbeider, så har en del ressurser gått reguleringsplan for Moen industriområde, d) Gang- og sykkelvei fra Lampeland til Søre Moen til forprosjekt og utredninger knyttet til ny gang- og sykkelveg mellom Svene og X m.v. Jobbe med løsninger ressursmessig for å komme videre disse planrelaterte arbeidene, e) Lampeland. Her har det vært stor aktivitet hele 2. tertial innbefattet oppstart av Rullering kommuneplan. prosjektet i tråd med k.sak 5/15. Målindikatorer Tekst skrevet med kursiv referer til Mål 2015 Status pr 2. tertial 2015 utdrag fra kommuneplan, bla hovedmålsetninger og strategier: Økonomi: % avvik av regnskap/budsjett 0 Medarbeidere:.. attraktiv arbeidsplass med godt Organisasjonsgjennomgang med sikte på god ressursutnyttelse, styring Flesberg kommune Side 23
kvalifiserte medarbeidere (2.6): og et godt arbeidsmiljø i etaten. Påbegynt i 2014, og vil fortsette i 2015. Fokusområder: Prosessen er i gang og en har påbegynt prosess med Struktur, organisering, internkontroll og oppgavefordeling oppgavefordeling, samt elementer av det øvrige innhold. Fremdriften HMS og personal er litt hemmet av at det er vakanser på etaten som gjør at daglig drift Arbeidsflyt (lean) må ha hovedfokus. Arbeidet med Lean påbegynt. Tilbud om medarbeidersamtaler til alle med påfølgende tiltak. Gjennomført før nyttår. Oppfølgingsrunde påbegynnes nå. Gjennomføre minst en vernerunde. Gjennomført. kompetanseutvikling: Kursing av aktuelle medarbeidere i nytt lovverk. Delvis gjennomført. Sykefravær <5 % Høyere enn måltallet, men ikke arbeidsrelatert. Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne: (2.6) Overholde lovpålagte tidsfrister innen plan- og byggesaksbehandling. Fortsatt overholdelse av tidsfrister for å få saksbehandlingstiden ned til 14 dager. Har ikke nådd dette målet fullt ut i alle saker i 2. tertial p.g.a. vakanser/sykefravær kombinert med økt saksmengde. Er nå ajour med både plan- og byggesaker. Utføre brannsyn i alle 13 bygg i kommunen. Planlagt, men ikke gjennomført 100% i 1. tertial. Utføre feiing og tilsyn av ildsteder i h.h.t. gjeldende lovverk. Gjennomføres. Være à jour med kartforretninger. Ut fra tilgjengelige ressurser, så er det vanskelig å være ajour hele tiden da saksmengden varierer og også andre gjøremål må prioriteres innenfor den samme ressursen. Godt og nok vann og sikkerhet i vannforsyningen, overholde krav i drikkevannsforskriften i vannprøver. Krav overholdes m.h.t. prøver, men utfordringer på dette området vil vedvare inntil investeringer i h.h.t. hovedplan v/a gjennomføres. Godkjente prøver av avløpsvann fra kommunes avløpsvann i h.h.t. gjeldende lovverk. Krav overholdes m.h.t. prøver, men utfordringer på dette området vil vedvare inntil investeringer i h.h.t. hovedplan v/a gjennomføres. Jord, 11500 daa av Flesbergs areal er jordbruksareal, fordelt på 90 bruk. 6 områder i kommunen fremstår med høye kulturverdier og er viktige å holde i hevd: (3.2) Skog. Årlig hogstkvantum er beregnet til 78.000 m3. med en førstehåndsverdi på 26 mill. inntekter fra transport og lokal foredling kommer i tillegg med 50 mill: (3.2) Bidra til å holde arealet og kulturverdiene i hevd ved å sørge for at disse får tilført midler gjennom statlige støtteordninger. Fortsette å bidra med søknadshjelp og midler gjennom statlige støtteordninger, samt tilsyn med disse. I følge skogloven skal det føres tilsyn med 10 % av alle skogavgiftssaker. I tillegg skal det føres utvidet tilsyn i avgiftssaker. Mål: Minst 10 % tilsyn gjennomført. Ingen spesielle tiltak i 2. tertial utover søknadshjelp. Ikke gjennomført i 2. tertial. Fisk og vilt: (3.2) Sørge for tildeling av fiskefondsmidler etter søknad(er). Ikke gjennomført i 2. tertial. Helse- miljø og sikkerhet: Trafikksikkerhetsplan: (3.10) Samfunnssikkerhet og beredskap: (3.11) Sørge for å sende inn søknad om midler til oppfølging av planen og at tildelte midler blir brukt. Fortsette gjennomføring av trafikksikringstiltak, som planlagt. Herunder delta med innspill til Statens Vegvesen og Fylkeskommunen på temaer som gang/sykkelveier, busslommer etc. bl.a. planlegging av ny gangvei fra Søre Moen til Lampeland. Nødvendig kursing og opplæring av kommunens brannmannskaper. Forprosjekt gang- og sykkelveg bl.a. gjennomført med tilskudd fra fylkeskommunen. Ny befaring fra Statens Vegvesen ang. busslommer etc. gjennomført. Gjennomføres. Flesberg kommune Side 24
Investeringer Opprinnelig budsjett 2015 Budsjettendringer 2015 Revidert budsjett 2015 Regnskap Prosjekt Prosjekt (T) 31.08.2015 Resterende Kommentarer: Gjennomført. Vil få et merforbruk ved årets slutt p.g.a. blant annet mer utomhusarbeider enn 705 Svene barnehage utbygging 0 4 350 524 4 350 524 4 350 217 308 forutsatt. 723 Grunnskole - IT-utstyr 300 000 0 300 000 300 797-797 Innkjøp av elevpc-er. 728 Forprosjekt ny skole, flerbrukshall og svømmehall 0 2 500 000 2 500 000 0 2 500 000 Igangsatt. 750 Barnehagene - inventar/utstyr felles 0 51 333 51 333 54 451-3 118 Grov- og fingarderober på alle avdelinger. 771 Investeringer Kongsbergregionen 240 000 0 240 000 154 019 85 981 Det meste er gjennomført, men noe står til rest. 818 Dusj og gard.anlegg brannstasjon 300 000 0 300 000 0 300 000 Igangsatt. 819 Automatiske døråpnere 150 000 0 150 000 0 150 000 Igangsatt. 821 Fl. vannverk 0 1 442 589 1 442 589 193 714 1 248 875 832 Svene- Solvoll avløpspumpeledning 2 500 000 0 2 500 000 31 540 2 468 460 Igangsatt. 839 Nye containere hytterenovasjon 300 000 0 300 000 0 300 000 Igangsatt. Prøveresultatene er til vurdering med tanke på ytterligere testing. 848 Renseanlegg Lyngdal 250 000 0 250 000 0 250 000 Vurdering av alternative rensetiltak igangsatt. 849 Komprimator og oppgradering Moen miljøstasjon 600 000 0 600 000 269 553 330 447 Ferdig. 857 Brann: pumpe til tankbil 0 0 0-20 000 20 000 86200 Nytt vannverk Svene-Lampeland prosjektering 1 000 000 0 1 000 000 0 1 000 000 Prosjekteringsgrunnlag under utarbeidelse. 86250 Ledningskartverk/saneringsplan VA 500 000 0 500 000 6 374 493 626 Igangsatt. 86300 Nytt behandlingsanlegg for slam 1 500 000 0 1 500 000 392 361 1 107 639 Midlertidig anlegg tatt i bruk. 86400 Overvåking VA- pålegg i fra mattilsynet 300 000 0 300 000 0 300 000 Igangsatt. 865 Opprusting kommunale veger 500 000 0 500 000 259 438 240 562 Igangsatt. 86510 Avløp: omlegging avløp Nærstugo 100 000 0 100 000 0 100 000 Påbegynnes i løpet av oktober 2015. 874 Haugsjøbrua 700 000 0 700 000 214 298 485 702 Ferdigstilt, ikke mottatt alle fakturaer. 8770 Trafikksikkerhetstiltak FV 40 0 5 000 000 5 000 000 5 000 000 0 Gjennomført. 8775 Gang- og sykkelveg strekningen Svene-Lampeland 0 22 000 000 22 000 000 14 595 000 7 405 000 Gjennomført. 883 Adressering, skilting, kartverk 100 000 255 679 355 679 35 655 320 024 Pågår. 884 EPC-prosjekt 2 500 000 283 498 2 783 498 70 364 2 713 134 Igangsatt 885 Tråkkemaskin Stevningsmogen 350 000 275 000 625 000 625 000 0 Budsjettkorrigering = moms som er refundert 887 Ombygging grendehus Stevningsmogen 200 000 0 200 000 217 232-17 232 Gjennomført. Flesberg kommune Side 25
888 Lysløype Stevningsmogen 1 350 000 0 1 350 000 0 1 350 000 895 Digitalisering av planer(samarbeidsprosjekt Numeda 100 000 0 100 000 0 100 000 Igangsatt. 901 Startlån v/husbankmidler (netto avdrag) 0 0 0-347 787 347 787 989 Saldering ved overføring til neste år 0 400 000 400 000 0 400 000 Egenkapitaltilskudd KLP 390 000 0 390 000 434 843-44 843 14 230 000 36 558 623 50 788 623 26 837 067 23 951 556 Ikke påbegynt. Skal gjennomføres i regi av frivillig organisasjon, og forutsetter spillemidler. Fikk ikke spillemidler i 2015. Flesberg kommune Side 26
Oversikt planarbeider Plan Finansiering Status (K-sak 12/14) Status pr. 2. tertial 2015 1. Regulering/prosjektering gangveg Svene Lampeland 2. Ny hovedplan vann og avløp 3. Reguleringsplan crossbane Lampeland Kr. 300.000,- Buskerud fylkes trafikksikkerhetsutvalg Finansieres av tidligere avsatte midler til vann og avløpsprosjekter. Kr. 100.000,- Flesberg kommune Ikke igangsatt. Konsulentbistand reguleringsplan må innhentes, og prosjektet må organiseres. Innhenting av konsulentbistand pågår. Frist for tilbud er 24.01. Vedtak om behandling i k.styret senest 26.06.14. Konsulent engasjert i hht. Rammeavtale BTV. Igangsettes januar 2014. Midler bevilget til gjennomføring av fylkeskommunen i januar med oppfølgende vedtak av kommunestyret i februar. Vedtaket er fulgt opp og prosjektet er gjennomført. Ny hovedplan ble vedtatt av kommunestyret i juni 2014, og tiltak er lagt inn som prioriteringer i økonomiplan og handlingsprogram. Planen hadde sin første behandling komiteen plan, næring og ressurs i februar 2015 for utlegg til offentlig ettersyn. 4. Regulering snøscooterløyper 5. Regulering skoleformål Kr. 300.000,- avsatt i vedtak om igangsetting av forprosjekt. 6. Utarbeide kommunal planstrategi Avklare interesse fra grunneiere, samt avklare omfang (reguleringsplan eller kommunedelplan). Innhente tilbud fra konsulenter. Avhengig av vedtak våren 2014 vedr. ny skole/flerbrukshall. Ved evt. vedtak om bygging av skole/flerbrukshall på Stevningsmogen, så må det igangsettes reguleringsarbeider. Bør gjennomføres i 2015, og kommer forut for rullering av kommuneplanen. Innhente tilbud fra konsulenter. Arbeidet utsatt, p.g.a. at regjeringen trakk forsøksordningen. Avventer ny lov/forskrift. Vil bli satt i gang i løpet av 2015. Ingen aktivitet i 2. tertial. 7. Kommunedelplan Blefjell Elementer i nåværende plan bør Ingen aktivitet i 2. tertial. oppdateres. Beslutning om revisjon hører hjemme i prosessen med kommunal planstrategi. 8. Reguleringsplan Moen Ingen aktivitet i 2. tertial. industriområde. 9. Rullering kommuneplan Ingen aktivitet i 2. tertial. Vurderes når kommunal planstrategi utarbeides og behandles. Flesberg kommune Side 27
Sykefravær Det totale sykefraværet til kommunen er 5,02 %. Sosial- og barnverntjenesten blir rapportert i vertskommunene. Flesberg kommune Side 28
Flesberg kommune Side 29
Befolkningsutvikling Befolkningsendringer - 1 & 2 kvartal 2015 Folketalet ved inngangen av året Fødde Døde Fødsels overskudd I alt Innflyttinger Av dette frå utlandet I alt Utflyttinger Av dette til utlandet Netto innflytting, inkl. inn- og utvandring Folkevekst Folketalet ved utgangen av kvartalet Endring i % 06 Buskerud 274 737 1 457 1 212 245 5 426 1 611 4 044 555 1 382 1 627 276 364 0,59 % 0604 Kongsberg 26 711 148 109 39 731 194 534 59 197 236 26 947 0,88 % 0631 Flesberg 2 671 12 12 0 80 13 48 5 32 32 2 703 1,20 % 0632 Rollag 1 375 7 10-3 42 13 14 0 28 25 1 400 1,82 % 0633 Nore og Uvdal 2 541 10 13-3 51 15 45 0 6 3 2 544 0,12 % Kilde: SSB Statistisk sentralbyrå pr August 2015. Flesberg har hittil ett fødselsoverskudd i balanse og en netto innflytting på 32 personer som gir en total folkevekst på 32 personer. Dette tilsvarer en økning på + 1,2 %. Folketallet er nå 2.703. Flesberg kommune Side 30