Erfaringsoverføring fra prosjekt til linje

Erfaringsoverføring fra prosjekt til linje av Nils Faugli, Telenor Networks Tema: Kunnskapsledelse og kunnskapsforvaltning i prosjekter Dato: 16. Mars 2005 Sted: Norsk Hydro, Vækerø Bakgrunn Praksis i Telenor Networks En modell for erfaringsoverføring En metode for prosjektevaluering Konklusjon 2 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Bakgrunn Praksis i Telenor Networks En modell for erfaringsoverføring En metode for prosjektevaluering Konklusjon 3 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Dagens praksis Prosjekter i Telenor Networks skal dokumentere erfaringer og læring i sluttrapporten. Sluttrapporter fra prosjektene gjøres passivt tilgjengelig for andre via prosjektkontorets portal. Erfaring viser imidlertid at det i svært liten grad foregår strukturert innsamling av erfaringsdata og overføring av erfaringer mellom prosjekt og linjen. Mange prosjekter opplever derfor at de går i de samme fallgruvene som andre har gjort tidligere. 4 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Hinder for erfaringsoverføring Tidspress som gjør at man ikke avsetter tid til å oppsummere og erfaringsoverføre fra et prosjekt til et annet Prosjektorganisasjonen oppløses før man har gjennomført en evaluering og overføring av erfaringer Erfaringen forsvinner fordi konsulenter som har opparbeidet erfaring avslutter oppdraget før erfaringsoverføringen er gjennomført Erfaringsinnsamlingen og overføringen utsettes til prosjektet har nådd siste milepæl slik at verdifull erfaring glemmes underveis 5 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Målsetning med erfaringsoverføring Ved å sette fokus på erfaringsbasert læring og overføre erfaringer på en aktiv måte, vil det kunne bidra til å etablere en kultur for kontinuerlig læring Ved å opparbeide en god base over erfaringer, vil virksomheten kunne hente ut gevinster av dette ved at prosjektene gjennomføres på en raskere og bedre måte enn tidligere. 6 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Hvordan nå dette målet? Etablere en enkel og strukturert modell for erfaringsoverføring fra et prosjekt til et annet prosjekt, eller fra et prosjekt til linjen En modell som kan bidra til at andre prosjektledere kan benytte tidligere erfaringsdata i sin planlegging. En modell som bidrar til at virksomheten kan lære av erfaringer gjennom å forbedre faglige arbeidsprosesser eller selve prosjektmetodikken. 7 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Bakgrunn Praksis i Telenor Networks En modell for erfaringsoverføring En metode for prosjektevaluering Konklusjon 8 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Praksis i Telenor Networks Krav om å dokumentere erfaringer fra prosjektarbeidet mellom B4 / B5 Erfaringsoverføring = sluttrapporten I sluttrapporten er det obligatorisk å beskrive følgende forhold knyttet til erfaringer: Hva har vi lært Hva kunne vært gjort annerledes og bør formidles til andre prosjekter. De viktigste årsakene til suksess. Ingen aktiv erfaringsoverføring 9 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Praksis i Telenor Networks Strukturert metodikk for evaluering av prosjekter og innsamling av erfaringsdata benyttes i svært liten grad Det er vanskelig for et nytt prosjekt å finne fram til relevant informasjon om erfaringer fra tidligere prosjekter Nye prosjekter benytter svært sjeldent seg av tidligere erfaringer og læring fra tilsvarende prosjekter som planleggingsparametere Det planlegges i liten grad med aktiviteter for å sikre erfaringsoverføring som en del av prosjektplanen 10 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Praksis i Telenor Networks Forbedringstiltak basert på erfaringer fra prosjekter har ingen ansvarlig mottaker i linjen som tar ansvaret for at de implementeres og følges opp. Det lages sjelden eller aldri egne evalueringsrapporter fra prosjektene der problemområdene er identifisert og forbedringstiltak foreslått Det eksisterer ikke noen form for coaching av uerfarne prosjektledere fra erfarne prosjektledere Det er ikke definert kriterier eller krav i prosjektmodellen til at prosjekter ved B2 skal ha innhentet erfaringer fra tilsvarende type prosjekt 11 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Bakgrunn Praksis i Telenor Networks En modell for erfaringsoverføring En metode for prosjektevaluering Konklusjon 12 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Erfaringsoverføring - forutsetning En grunnleggende forutsetning for å benytte erfaringsoverføring som basis for å etablere en kultur for kontinuerlig læring er at det er et tydelig uttalt mål eller visjon i virksomhetens strategi om kunnskapsledelse Dermed vil både linjeledere og prosjektledere ha fokus på erfaringsoverføring som del av den kontinuerlig forbedrings- og læringsprosessen i virksomheten 13 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Modell for erfaringsoverføring Muntlige metoder gir mye av den opplevde erfaringen Skriftlige metoder begrenses ofte til kunnskapserfaringen Valg av modell og metode bør derfor tilpasses dette forholdet slik at begge komponentene blir ivaretatt I tillegg er det viktig at modellen er enkel å forstå for de som skal bruke den Identifisere problemområder Definisjon og prioritering Registrering og lagring Formidling Implementering Måling / etterkontroll 14 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Identifiser problemområder Identifisere Definisjon og Registrering Formidling Implementering problemområder prioritering og lagring Måling / etterkontroll Strukturert evaluering av prosjektarbeidet for å dokumentere erfaringene underveis i prosjektet. Ta hensyn til at ulike personer ha ulike oppfatninger av de erfaringer som er gjort. Alle som har deltatt i arbeidet bør få anledning til å komme med sine innspill gjennom en evaluering. Dersom prosjektet består av flere delprosjekter kan evalueringen gjøres hierarkisk slik at man evaluerer hvert delprosjekt, for så å evaluere selve hovedprosjektet. Ved innsamling og bearbeiding av erfaringsdata fra et prosjekt arrangeres det en Work Shop der man benytter en strukturert metode som kalles Slektskapsdiagram (eng. Affinity Diagram ) for å identifisere problemområder (fallgruver) som hindret prosjektet. Arbeidet ledes av en fasilitator som kjenner metoden godt og som sikrer at alle prosjektdeltakerne blir stimulert til å bidra aktivt i evalueringen. Når erfaringene er dokumentert, velger gruppen hvilke problemområder som man skal jobbe videre med for å identifisere forbedringstiltak 15 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Eksempel på identifikasjon av problemområder Prioriterte problemområder Spørsmål som skal besvares: - Hva var de viktigste problemene som hindret oss i en effektiv gjennomføring av testingen på FLOW 2.1 Hovedproblemet var: - Det ble avdekket mange og alvorlige feil i implementeringen under akseptansetesten av AL prosessene - Det ble avdekket mange feil i prosessdesignet som medførte endringskrav og utvikling hos leverandør - Det var for dårlig forberedt med testdata i de ulike testanleggog - Det var for dårlig detaljering av testplan ID PROBLEM OMRÅDE HOVEDPROBLEM SCORE ID PROBLEM ELEMENTER P1 For dårlig kvalitet på spesifikasjoner Dårlig kvalitet på prosessdesign 13 P101 Det var ikke god nok overordnet prosessdesign P102 P103 Prosessdesignet er ikke tilstrekkelig testet (skrivebordstest) før man starter akseptansetest. Manglende dokumentasjon på enkelte grensesnitt Problemområder som hindret prosjektet 16 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Definisjon og prioritering av forbedringstiltak Identifisere Definisjon og Registrering Formidling Implementering problemområder prioritering og lagring Måling / etterkontroll Når problemområdene er identifisert og gruppen har prioritert hvilke problemer som hindret prosjektet mest, starter prosessen med å identifisere og prioritere hvilke forbedringstiltak som kunne løst problemet Trediagram (eng. Tree Diagram ) er en strukturert metode som kan benyttes for å identifisere og prioritere forbedringstiltak som grunnlag for erfaringsoverføring Når forbedringstiltakene er dokumentert på brunpapiret er neste steg å registrere forbedringstiltakene 17 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Eksempel på definisjon og prioritering Prioriterte forbedringstiltak Problemstilling: - Hvordan utforme et prosessdesign riktigst mulig første gang ("Do it right - do it once") Hovedtiltak: - Definer en prosedyre for å kvalitetssikre prosess designet før implementering - Sikre at prosessdesignteamet er bemannet med riktig kompetanse og størrelse før arbeidsstart - Oppdatere METRO DID'ene med en funksjonell beskrivelse av alle metodekallene NR HOVEDTILTAK TILTAKSGRUPPE TILTAKSELEMENT ID E G P T1 Sikre et prosess design team med Overordnet funksjonell Involvere systemeiere tidlig i T101 H M 2 rett kompetanse til rett tid beskrivelse av prosessen for å designteamet for å avklare muligheter beskrive hva som kreves i de og begrensninger i randsystemene forskjellige systemene Avklare muligheter og begrensninger i grensesnitt mot tilgrensende interessenter eller prosesser Forbedringstiltak Sikre riktig kompetanse og ressurser til designarbeidet Systemeierne må være tydlige på hvilken funksjonalitet randsystemet kan levere Sikre riktig kompetanse i designteamet - T102 H M 2 prosessdesigner, prosessekspert, systemekspert og flow systemekspert E GP Tiltak Arbeid med spesifikasjoner bør foregå i mindre team ( 4-5) med stor fokus på oppgaven Sikre at linjen frigir riktig kompetanse og nøkkelpersoner for designarbeidet 18 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Registrering og lagring Identifisere Definisjon og Registrering Formidling Implementering problemområder prioritering og lagring Måling / etterkontroll Forbedringstiltakene lagres for å kunne gjøres tilgjengelig for andre Både problemområdene og forbedringstiltakene dokumenteres i et registreringsskjema som er tilpasset selve evalueringsmetoden Samtlige problemområder og forbedringstiltak som prosjektet har erfart skal registreres og dokumenteres De forbedringstiltak som fremstod som prioriterte forbedringstiltak trekkes ut som erfaringsdata som skal implementeres Erfaringene dokumenteres i en prosjektevalueringsrapport (vedlegg til selve sluttrapporten) og bør oppsummere: Hva ble gjort bra (suksesskriterier) Hva ble gjort dårlig (fallgruver) Hvordan andre unngå fallgruvene (forbedringstiltak) i tilsvarende prosjekter Det neste steget i prosessen er å formidle erfaringene til andre interessenter 19 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Formidling av erfaringsdata Identifisere Definisjon og Registrering Formidling Implementering problemområder prioritering og lagring Måling / etterkontroll Erfaringsdata som bare lagres passivt uten at noen får et ansvar for å forvalte disse videre vil ha langt mindre verdi enn de forbedringstiltak som aktivt formidles til interessentene Hvordan og til hvem forbedringstiltakene skal formidles må besluttes Erfaringene kan formidles på følgende måter: Presentasjon og erfaringsutveksling i prosjektlederforum Presentasjon for styringsgruppen og/eller investeringsforum Presentasjon for kvalitetsleder og leder av prosjektkontoret Praktisk overføring av erfaringer ved at prosjektleder deltar som coach i tilsvarende prosjekter Prioriterte forbedringstiltakene implementeres i linjen eller andre prosjekter 20 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Implementering av erfaringsdata Identifisere Definisjon og Registrering Formidling Implementering problemområder prioritering og lagring Måling / etterkontroll Implementering av forbedringstiltak vil aldri bli effektiv dersom ingen føler eierskap til forbedringstiltakene etter at prosjektet er avsluttet. Forbedringstiltak kan implementeres i ulike deler av organisasjonen En kvalitetsavdeling kan få et ansvar for å sikre implementering og forvaltning av forbedringstiltakene Prosjektkontor Linjen (fag) Linjen (prosess) Prosjekt Prosjektm etodikk Testm etodikk Prosessdesign Fallgruver Prosjektverktøy Testanlegg Prosessforbedringer Suksesskriterier R utiner eller m aler Spesifikasjoner N yttige tips Kompetanse Opplevelser Kvalitetsrutiner Kvalitetsleder bør få ansvaret for å implementere forbedringstiltakene i de angitte enhetene i linjen som en del av kvalitetssystemet. 21 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Måling og etterkontroll Identifisere Definisjon og Registrering Formidling Implementering problemområder prioritering og lagring Måling / etterkontroll Kvalitetsleder bør også følge opp at implementeringen blir utført på en slik måte at effekten av forbedringstiltakene kan måles gjennom kvalitetssystemet i virksomheten Dersom målingen avdekker at forbedringstiltakene ikke har effekt, bør kvalitetsleder iverksette en revisjon for å identifisere nye eller reviderte forbedringstiltak som vil ha større gjennomførbarhet 22 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Bakgrunn Praksis i Telenor Networks En modell for erfaringsoverføring En metode for prosjektevaluering Konklusjon 23 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Hvorfor prosjektevaluering? Prosjektet Prosjekt prosess Evaluering / tiltak Eksempel er Affinity Diagram og Tree Diagram 24 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Hvorfor prosjektevaluering? Prosjektet Prosjekt resultat Prosjekt prosess Eksempel er ATAM metoden ( Architecture Tradeoff Analysis Method Evaluering / tiltak Læring / forbedring Eksempel er Affinity Diagram og Tree Diagram Nye prosjekter Virksomheten Prosjektkontor 25 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Trinn i evalueringsprosessen Trinn 1: Hva var de viktigste hindringer for en effektiv prosjektgjennomføring? Trinn 2: Hvilke forbedringstiltak anbefales å implementere? Trinn 3: Hva var de viktigste suksesskriteriene? 26 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

To enkle metoder for prosjektevaluering Slektskapsdiagram 5,4 3,2 1,3 2 Trediagram Tiltak Er enkle demokratiske brainstorming metoder, som skaper engasjement og gruppefølelse 27 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Problembeskrivelse.. Slektskapsdiagram som metode

Trinn 1 - kartlegge problemer Hva hindret oss i å., eller Hva var vanskeligheten ved å..... fokus på de problemene vi erfarte Metode = Slektskapsdiagram.. hjelper oss med å strukturere årsakene 29 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Slektskapsdiagram - første fase Bli kjent med prosess-spørsmålet Varm opp med idemyldring Skriv ned Klargjør YO-WAN Skriv ned problemene på gule lapper (1 problem pr. lapp) Les opp og klargjør formuleringene YO-WAN!! 30 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Slektskapsdiagram - andre fase Gruppere Sammenfatte budskapet YO-WAN Grupper lapper med lignende innhold. 2-3 lapper pr. gruppe! Mangler noe? Sammenfatt budskapet i hver gruppe. (Rød skrift på sammenfatningen.) Lag grupper av gruppene. (Blå skrift på dette nivået) Vis påvirkninger (nummerer gruppene) YO-WAN!! 31 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Slektskapsdiagram - tredje fase Evaluer (røde) YO-WAN Evaluer problemgruppene (røde) 5+4+3+2+1 poeng per person deles ut. Marker spesielt de 3 med høyest score. Kvitter for utført analyse. YO-WAN!!! 32 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Forbedringstiltak.. Trediagram som metode Trinn 2 - identifisere tiltak Hvordan skal vi løse., eller Hvordan skal vi forbedre.,eller Hva skal til for å bli bedre.... fokus på tiltak Metode = Trediagram.. hjelper oss med å strukturere tiltakene 34 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Trediagram - første fase Hvordan skal skal vi vi løse løse?? YO-WAN YO-WAN Avklar hvilke problemområder som gruppen skal vurdere tiltak på Varm opp med idemyldring Skriv ned svarene/mulige tiltak på gule lapper (1 tiltak pr. lapp - høykant!). Klargjør formuleringene. YO-WAN!! Tiltak Tiltak 35 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Trediagram - andre fase Gruppens mål Gruppe Mål med tiltakene Grupper lapper med lignende tiltaksmål. 2-3 lapper pr. gruppe! Formuler målet med tiltakene for hver og YO-WAN en av gruppene. (Rød skrift på målsetningen.) Lag grupper av gruppene. (Blå skrift på dette nivået) YO-WAN!! 36 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Trediagram - tredje fase YO-WAN Sett på verdier for tiltakets effekt (E), gjennomførbarhet (G). Evaluer effekt og gjennomførbarhet i henhold til verdiene Høy (H), Medium (M) eller Lav (L) Bestem prioriteten ut i fra verdiene på E og G. Diskuter videre arbeid med tiltakene. Kvitter for utført analyse med Effekt YO-WAN!! Gjennomførbarhet Prioritet 37 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Bakgrunn Praksis i Telenor Networks En modell for erfaringsoverføring En metode for prosjektevaluering Konklusjon 38 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Konklusjon viktige forutsetninger Noen viktige forutsetninger for å satse på erfaringsoverføring som del av kunnskapsledelse: At ledere har fokus på erfaringsoverføring gjennom forankring i strategiplanen At det stimuleres til et internt marked for utveksling av erfaringsdata Bruke enkle modeller, maler og verktøy for erfaringsoverføring Tillat frihet til å utøve en mangfoldig praksis selv om strukturert metodikk benyttes for erfaringsoverføringen Vi har ulike erfaringer - overføres på ulike måter Uformell utvekslingen av erfaringer - vs. erfaringsdatabase 39 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16 Konklusjon forventninger til resultat Det tar tid å bygge opp en base med gode erfaringsdata Ikke forvent resultater av erfaringsoverføring for tidlig Etter en viss tid vil prosjektene imidlertid kunne innhente bedre erfaringsdata Disse data vil kunne gi bedre grunnlag for å planlegge og gjennomføre prosjekter av lik type på en bedre måte 40 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16

Spørsmål? 41 Filnavn: Erfaringsoverføring presentasjon for NSP 2005-03-16