Prosjektplan. Strategi for idrett og friluftsliv

Transkript

1 Prosjektplan Strategi for idrett og friluftsliv

2 Prosjektplan 2 Innhold 1. Mål og rammer Bakgrunn Prosjektmål Omfang og avgrensing Organisering Prosjektledelse Øvrige roller Beslutningspunkter og milepæler Kritiske suksessfaktorer og kvalitetssikring Gjennomføring Ressursramme Rapportering Informasjon Evaluering... 8

3 Prosjektplan 3 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn Strategiplan for idrett og friluftsliv ble vedtatt av Fylkesutvalget i sak 38/11. Det ble utarbeidet en egen tiltaksplan i etterkant og denne ble lagt fram for Hovedutvalg for kultur til orientering sak 7/13. Planperioden er over og det er behov for å revidere strategiplanen og utarbeide en ny tiltaksplan. Hovedutvalg for kultur vedtok i møte sak 6/14 at arbeidet skulle starte i januar 2015 og at ny strategi skal gjelde for Strategien er et viktig styringsverktøy for Telemark fylkeskommune. Gjennom strategien signaliserer vi vår satsing på idrett og friluftsliv og den er retningsgivende i forhold til hvordan vi fordeler våre økonomiske virkemidler, i planuttalelser og i det generelle rådgivningsarbeidet. Det er viktig at man ser idrett og friluftsliv i sammenheng med andre fylkeskommunale utviklingsoppgaver og hvordan man innenfor disse fagområdene kan bidra til å skape regional utvikling. Siden den gjeldene strategiplanen ble utarbeidet og frem til nå, har fylkeskommunen vedtatt flere regionale planer og strategier som berører idretts- og friluftslivsfeltet. Det er behov for å samordne felles satsingsområder og samkjøre tiltak gjennom en revisjon av strategiplanen. Våre erfaringer på avgrensing og utforming av gjeldene strategiplan er gode. Vi vil bruke denne som utgangspunkt, men foreta justeringer etter innspill fra evalueringsprosessen og som et resultat av planarbeidet. 1.2 Prosjektmål Mål med prosjektplanen: Prosjektplanen skal avklare omfang, organisering og gjennomføring av ny strategi for idrett og friluftsliv Hovedmål: Det skal utarbeides en strategi for idrett og friluftsliv innen april Arbeidsmål: Den nye strategien skal være et resultat av et tverrfaglig samarbeid mellom ulike avdelinger og fagområder i fylkeskommunen. Våre samarbeidsaktører skal gis mulighet til å medvirke i planarbeidet. Fylkeskommunen skal gjennom prosjektet teste ut bruken av mentor som virkemiddel for å overføre kunnskap og legge til rette for læring i organisasjonen.

4 Prosjektplan 4 2. Omfang og avgrensing Strategien skal synliggjøre fylkeskommunen sin satsing på idrett og friluftsliv gjennom en visjon, noen overordnede mål og strategier. Det skal ikke utarbeides et eget handlingsprogram som vedtas politisk hvert år (slik de regionale planene har), men en egen tiltaksplan i etterkant. Konkrete saker og viktige/prinsipielle avgjørelser skal ikke avgjøres i strategien, men legges fram som egne saker for politisk behandling i etterkant. Strategiens fokusområde er som i gjeldene plan tilrettelegging av anlegg og områder for idrett og friluftsliv. Det innbefatter også tilrettelegging for toppidrettsatsing i Telemark. Høstingsbasert friluftsliv vil bli mer inkludert i ny strategi. Konkrete mål og strategier for å fremme økt fysisk aktivitet (endre befolkningens adferd) vil ikke inngå i strategien. Dette blir ivaretatt gjennom fylkeskommunen sin regionale strategi for folkehelse , kapittel Organisering 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Utviklingssjef Thor Kamfjord Prosjektleder: Fylkesidrettskonsulent Therese Surdal Lahus 3.2 Øvrige roller Hovedutvalg for kultur og evt. andre utvalg / Fylkesutvalget: Prosjektplanen blir lagt fram som en orienteringssak. Utvalgene får endelig strategi til politisk behandling. Fylkestinget: Det er fylkestinget som vedtar endelig strategi. Prosjektansvarlig har det overordnede ansvaret for at prosjektplanen blir fulgt, og tar avgjørelser dersom noe må endres i løpet av prosjektperioden. Prosjektansvarlig har besluttende myndighet i planarbeidet. Dokumenter skal kvalitetssikres og godkjennes av prosjektansvarlig før de sendes videre internt i organisasjonen eller ut til samarbeidsaktører. Prosjektleder har det operative ansvaret i planarbeidet og er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i samsvar med prosjektplanen. Prosjektleder er sekretær for planarbeidet og leder møtene med arbeidsgruppen. Prosjektleder har besluttende myndighet og rapporterer til prosjektansvarlig om status og eventuelle endringer/forbedringer.

5 Prosjektplan 5 Mentors rolle er å bruke sin kunnskap og kompetanse til å støtte og veilede prosjektleder i gjennomføringen av prosjektet. Det skal være et læringssamarbeid der mentor skal fungere som en sparringspartner for prosjektleder når det gjelder prosjektledelse og faglige vurderinger. Mentor for prosjektleder er: Magne Reiersen Intern arbeidsgruppe vil være en rådgivende gruppe som skal gi faglige innspill i planarbeidet. Medlemmene har ikke beslutningsmyndighet. Gruppen er satt sammen for å sikre tverrfaglig samarbeid på tvers av avdelinger og fagområder. Medlemmene skal særlig sikre en kobling mellom sine avdelingers regionale planer og strategier til planarbeidet. De skal informere om planarbeidet i egen avdeling/team og bidra til å samordne innspill. Arbeidsgruppens medlemmer kan bli bedt om å gjennomføre møter med samarbeidsaktører for å få innspill i planarbeidet og bedt om å gi skriftlige bidrag til plandokumentet. Arbeidsgruppens medlemmer: Avdeling: Fagområde: Navn: Regional utvikling Idrett Marte Aksnes Regional utvikling Friluftsliv Ole Bjørn Bårnes Stab Folkehelse Kjersti Ulriksen Videregående opplæring Fysisk aktivitet Mona Kluck Areal og transport G/S vei, universell utforming Kjersti Berg Porsgrunn videregående skole Idrettsfag Kjetil Larsen 4. Beslutningspunkter og milepæler Planarbeidet blir delt opp i ulike faser, der viktige milepæler er politiske behandlinger av plandokumentet. Fase 1: Milepæl 1: Fase 2: Utarbeide prosjektplan Prosjektplanen legges fram for godkjenning i lederteamet Prosjektplanen legges fram til orientering i hovedutvalg/fylkesutvalg Evaluering og innspill: - Evaluering- og innspillskjema sendes ut til kommuner og eksterne samarbeidsaktører - Benytte etablerte forum og møtearenaer til å gjennomføre dialogmøter med kommunene og idretts -og friluftslivsorganisasjonene, samt andre relevante samarbeidsaktører. Lederteamet: 11.mai 2015 Skrivefrist: Hovedutvalg for kultur Fylkesutvalget ca

6 Prosjektplan 6 - Informasjon om planarbeidet på regionrådsmøter - Starte arbeidet med forskningsundersøkelse «Idrett og friluftsliv næringsmessig betydning?» - Innhente grunnlagsmateriale: Nyere forskning, statistikk, statlige føringer, regionale- /kommunale planer, Norsk idrettsindeks, styringsdokumenter til idretts- og friluftslivsorganisasjonene, med mer. Fase 3: Behandling av innspill Beskrivelse av nåsituasjonen Analyse av kortsiktige- og langsiktige behov Prioriteringer Utarbeidelse av visjon, mål og strategier ca Milepæl 2: Fase 4: Høringsutkast ferdigstilles Høringsutkast legges frem for LT særlig belyse økonomiske konsekvenser Høringsutkastet sendes ut / (ca 6 ukers høringsfrist) Høringsfrist: Høringsuttalelser behandles, og endelig strategi ferdigstilles. Milepæl 3: Endelig strategi behandles politisk Skrivefrist: ca Hovedutvalgene mars 2016 Fylkesutvalget april 2016 Fylkestinget april 2016 Det vil bli opprettet et eget arbeidsrom i Portalen der prosjektansvarlig, mentor og arbeidsgruppen får lesetilgang til ulike dokumenter og selve strategien. Det er kun prosjektleder som vil ha skrivetilgang. På arbeidsrommet vil det også foreligge en detaljert fremdriftsplan hvor enkelte møter med prosjektansvarlig og arbeidsgruppen er lagt inn. Det kan bli avholdt kortere møter med arbeidsgruppen etter behov, men representantene må forvente minimum fire dagsmøter (to møter i fase 2 og et møte i fase 3 og 4). Prosjektansvarlig møter ved anledning. Prosjektleder og prosjektansvarlig vil ha en løpende dialog om arbeidet og møter etter behov, men det legges inn faste møter i god tid før hver milepæl. Alt skriftlig materiale som prosjektleder ferdigstiller skal på forhånd sendes til prosjektansvarlig før distribusjon. Det vil ikke bli lagt inn faste møter med mentor. Prosjektleder har mulighet til å kontakte mentor når det oppstår saker eller hendelser i prosjektet som prosjektleder ønsker å diskutere/sparre med mentor om. Mentor skal også kontakte prosjektleder for å følge opp prosjektet.

7 Prosjektplan 7 5. Kritiske suksessfaktorer og kvalitetssikring Ambisjonsnivået, avgrensingen og de øvrige rammene i prosjektplanen må komme tydelig frem i kommunikasjonen internt i fylkeskommunen og med eksterne samarbeidsaktører. Det er viktig at strategiens fokusområde er kjent slik at høringsuttalelser og øvrige tilbakemeldinger konkretiseres mot tilrettelegging av anlegg og områder for idrett og friluftsliv, samt tilrettelegging for toppidrettsatsing i Telemark. For at strategien skal bli best mulig, må det legges opp til en medvirkningsprosess tidlig i planarbeidet slik at også strategien forankres lokalt. Det kan forhindre at planarbeidet motarbeides og at innspillene fra den offentlige høringsrunden ikke blir så vesentlige at det endelige planutkastet må utsettes. Prosjektleder vil være sentral for gjennomføringen av planarbeidet. Dersom vedkommende skulle utebli fra arbeidet av ulike grunner (f.eks. sykdom), kan det være vanskelig å få ferdigstilt strategien innenfor vedtatte ressursrammer. For å være best mulig forberedt dersom dette skulle skje, må prosjektleder jevnlig informere prosjektansvarlig om status i arbeidet. Videre må prosjektansvarlig ta stilling til om en i arbeidsgruppen skal ta over prosjektlederansvaret. Gjennom planarbeidet skal prosjektledelsen ha en klar formening om hvordan strategien skal bli fulgt opp i etterkant. Det må utarbeides realistiske mål og strategier som samsvarer med fylkeskommunens øvrige satsingsområder og økonomiske situasjon. Strategien må sees i sammenheng med overordnede styringsdokumenter som langtidsbudsjett og mål- og budsjettdokument. 6. Gjennomføring 6.1 Ressursramme Total tidsramme Målet er å ha strategien ferdig til fordelingen av spillemidlene til anlegg for idrett og fysisk aktivitet i Det gjøres i perioden 1.mai 1.juli. Endelig planutkast legges derfor fram for Fylkestinget i april Total tidsramme på planarbeidet er derfor satt til 12 måneder, fra mai 2015 april 2016 Administrative ressurser Administrative ressurser vil være personene som nevnt over og i rollene som prosjektansvarlig, prosjektleder, mentor og medlemmer i arbeidsgruppe. Layout av strategien gjøres internt i fylkeskommunen. Økonomiske ressurser Det settes av en ramme på inntil kr ,- til konsulentkjøp i forbindelse med en forskningsundersøkelse på «idrett og friluftsliv næringsmessig betydning?». Arbeidet med en slik

8 Prosjektplan 8 undersøkelse starter i prosjektperioden, med målsetning om å kunne bruke noe av grunnlagsmaterialet inn i strategien. Utgifter knyttet til trykking av strategien er estimert til kr ,-. Utgiftene dekkes over ansvar 4508 Kultur og idrett. 6.2 Rapportering Prosjektleder rapporterer jevnlig til prosjektansvarlig om hva som er status i prosjektet og om det er nødvendig å foreta endringer eller justeringer i forhold til prosjektplanen. Prosjektansvarlig rapporterer til lederteamet ved behov i planprosessen. Lederteamet vil få prosjektplanen til godkjenning. Høringsutkast og endelig plan vil bli lagt fram for lederteamet før politisk sak fremmes. 6.3 Informasjon Informasjon om planarbeidet legges ut på fylkeskommunen sin webside under «planer og strategier i arbeid». Det vil bli gitt informasjon om planprosessen til kommuner og eksterne samarbeidsaktører i forbindelse med utsending av evaluerings- og innspillskjema. Medlemmene i arbeidsgruppen vil ha et ansvar om å informere om planarbeidet internt i sine avdelinger/team. 6.4 Evaluering Etter at prosjektet er ferdig vil det bli utarbeidet en kort evalueringsrapport av prosjektleder i samarbeid med og etter innspill fra prosjektansvarlig, mentor og medlemmene i arbeidsgruppen. Det skal særlig legges vekt på erfaringene med bruk av mentor i prosjektet og hvilket læringsutbytte dette har gitt for prosjektleder og mentor.