Databaser og erfaringsrapporter - død kunnskap?

Transkript

1 Databaser og erfaringsrapporter - død kunnskap? Lars E. Onsøyen, MSc Ingrid Spjelkavik, MPA 1

2 2

3 Bakgrunn Prosjekt i regi av NSP Kompetanseaspektet i prosjektorganisasjoner - Læring i arbeidslivet - erfaringsoverføring mellom prosjekter Prosjektgruppa bestått av Marius Gjersøe, Cap Gemini Ernst & Young Nina Schiefloe, Dovre International Knut Skattum, Hydro Finn Sandberg, Statoil Kirsten Lindberg, Statsbygg (fra februar 2002) Torge Øverlie, Telenor (fram til januar 2002) Anne Live Vaagaasar, Handelshøyskolen BI Lars E. Onsøyen, SINTEF (fra mai 2002) Ingrid Spjelkavik, SINTEF (prosjektleder) 3

4 Utgangspunkt Erfaringsoverføring skjer ansikt-til-ansikt Erfaringsoverføring krever tillit, og tillit må bygges Forvent ikke tidlige resultater av læringsarenaer Erfaringsoverføring krever frihet, ikke styring Skap møteplasser - formelle og uformelle Gi tid til å oppnå gode resultater 4

5 Metodikk for erfaringsoverføring Grunnleggende forutsetninger Syn på erfaringer Tiltak for å gjøre erfaringer aktive 5

6 Grunnleggende forutsetninger Et tydelig uttalt mål - en visjon Struktur i form av retningslinjer og hjelpemidler Frihet til å utøve en mangfoldig praksis 6

7 Et tydelig uttalt mål - en visjon Mål for erfaringsoverføring må formuleres Ledelse - ord og handling Det må gjøres tydelig at virksomheten driver med erfaringsoverføring av andre grunner enn at ord som kunnskapsledelse og erfaringsoverføring tar seg godt ut i årsrapporten. 7

8 Struktur - retningslinjer og hjelpemidler Den enkelte må gjøres i stand til å jobbe med erfaringsoverføring, ved hjelp av et minimum av retningslinjer og verktøy. 8

9 Frihet til å utøve en mangfoldig praksis Individuelle forskjeller i hvordan vi lærer. Kanskje ulike erfaringer må overføres på ulikt vis? Det viktigste er at erfaringer faktisk blir overført, og ikke i hvordan dette foregår. 9

10 Marked for erfaringer Vurdering 1: Hvordan skal tilbyder og etterspørrer finne hverandre, og hvor skal de møtes? Vurdering 2: Hvordan gjøre etterspørrer istand til å formulere sitt behov og tilbyder istand til å formulere sitt produkt? Vurdering 3: Hvordan stimulere til byttehandel av erfaringer? 10

11 Modell for erfaringsoverføring 11

12 Innsamling Denne fasen krever: bevisstgjøring av erfaringer erfaringer må gjøres til informasjon erfaringene må gjøres til gjenstand for observasjon, analyse og refleksjon Noen metoder for erfaringssamling: debriefing erfaringsrapporter historiefortelling skjema for registrering av erfaringer 12

13 Modell for erfaringsoverføring 13

14 Kreativt kaos Denne fasen krever: bearbeiding av innsamlet materiale identifisere forbedringsbehov prosess for generalisering av erfaringene til nye sannheter Tiltak: Stabsfunksjon Trekke inn prosjektledere og prosjektdeltakere Utfordre hverandre 14

15 Modell for erfaringsoverføring 15

16 Strukturering Denne fasen krever: valg blant mange generaliseringer og abstrakte konsepter (ideer) bearbeiding av generaliseringer og abstrakte konsepter utvikling av maler og verktøy Tiltak: Stabsfunksjon Trekke inn prosjektledere og prosjektdeltakere Utvikle og forbedre maler og verktøy Maler og verktøy kan gi felles praksis, forståelse og språk, men er tunge å endre. 16

17 Modell for erfaringsoverføring 17

18 Ny praksis Denne fasen krever: Innlæring av ny atferd/avlæring av gammel Vurdering av ny situasjon Planlegging og gjennomføring Tiltak: Opplæring Diskusjonsfora Mentoring/supervicing/veiledning/rådgivning Veiledningsmetodikk Problemløsningsmetodikk Analyse for operasjonalisering 18

19 Tiltak som støtter læringsprosessen Bemanning og organisering Databaser Arenaer Miljø 19

20 Bemanning og organisering Gjenbruk av prosjektledere og -medarbeidere Rotasjon mellom ulike prosjekter og ulike roller i prosjekter Hospitering i stabsfunksjon for erfaringsoverføring Variert teamsammensetting 20

21 Miljø Miljøskapende tiltak for trivsel og tillit Humor Sosiale tiltak knyttet til milepæler 21

22 Arenaer Formelle og uformelle møteplasser Reelle og virtuelle møteplasser Globale og lokale møteplasser 22

23 Databaser Dagens løsninger oppleves ikke som tilfredsstillende. Er de for komplekse? Vårt råd er å ha et enkelt elektronisk verktøy som inneholder: maler og verktøy som kan brukes etter behov enkelt skjema for nøkkelopplysninger fra prosjekter 23