REFERAT HAMU, ekstraordinært møte Sted: Vestre Viken HF, Wergelandsgt. 10, møterom Lågen Dato: 25. juni 2012 Til stede: Arbeidstakerrepresentanter: Arbeidsgiverrepresentanter: Med møterett uten stemmerett: Hilde Arnesen Runhild Vestby Lars Andreas Dejgaard Geir Bye Gundersen Anita Haugland Gomnæs Nils Fredrik Wisløff (leder) Jan Reidar Bergwitz-Larsen (vara for Marit Lund Hamkoll) Per Meinich Jardar Hals Kari Ringstad (vara for Kirsten Hørthe) Narve Furnes Roald Brekkhus, Synergi Helse Atle Olstad, HMS-avdelingen Karin Ask-Henriksen, HR-sjef Ikke til stede: Arbeidstakerrepresentant Yvonne Bell Fra sekretariatet møtte: Ragnhild Teigen For øvrig møtte: Sheryl Swenson under sak 23/12 og orienteringssak. ---------------------------------------------------------------- Godkjenning av innkalling og agenda Innkalling og agenda godkjent. Godkjenning av referat fra 21.05.12 Ingen merknader
Nye saker 21/2012 Rusforebyggende arbeid Atle Olstad la frem saken. Saken har vært i ledermøte og drøftet med de tillitsvalgte. Innspill er vurdert og Atle Olstad hadde en gjennomgang av hvilke som er tatt inn i dokumentet. Diskusjon om deling av faglig og juridisk ansvar mellom HMS-avdelingen og HR-avdelingen. Vedtak HAMU tar saksfremlegget til orientering og uttrykker tilfredshet med at foretaket nå får på plass felles rutiner for håndtering av rusmisbruk og oppfølging. Systemet synes godt tilpasset ansvarsstrukturen i foretaket og totalmodellen som er fremlagt gir et meget godt grunnlag for videre satsning i dette arbeidet. Det fremlagte forslag vedtas med tilleggene i drøftingsreferatet. 22/2012 Seniorpolitikk i VVHF Karin Ask-Henriksen la frem saken. Forslaget til seniorpolitikk har vært behandlet i ledermøtet og drøftet med de tillitsvalgte. Hilde Arnesen mente at det var lite tilfredsstillende å ha jobbet så mye i en arbeidsgruppe, og så blir ikke forslaget tatt til følge. Hun mente at helseforetaket på sikt vil kunne få problemer med å bevare kompetanse, hun trodde ikke disse tiltakene vil bidra til å holde ansatte i jobb lenger. Hun mente at det er lønnsomt å ha god seniorpolitikk. Å ha seniormedarbeidere er også en støtte for yngre medarbeidere, det gir trygghet i arbeidsdagen. Anita Gomnæs sa at hun synes det er uheldig at ansatte opplever at de blir tatt fra goder, hadde ønsket at vi kunne begynne med en eller to ekstra fridager allerede fra 01.01.13. Runhild Vestby støttet innspillene fra Hilde Arnesen og Anita Gomnæs, hun mente det ble mye fokus på økonomi. Lars Andreas Dejgaard sa at forslaget inneholder gode tiltak, men at de er for lite lite ambisiøse i forhold til ansatte med vakter, han ønsket mer målrettede tiltak for disse gruppene. Hjemmelsordningen kan være til hinder for fleksible ordninger for leger. Karin Ask-Henriksen påpekte at de økonomiske beregningene ikke skal med i det seniorpolitiske dokumentet. Vedtak HAMU slutter seg til forslaget om seniorpolitikk med tilhørende seniorpolitiske tiltak slik det fremgår av saken. Arbeidsgiver merker seg organisasjonenes synspunkter i drøftingen og HAMU og vil fatte en endelig beslutning. 23/2012 Økonomisk langtidsplan Sheryl Swenson la frem saken, se vedlagte presentasjon. Anita Gomnæs mente at vi ikke kan bruke ostehøvel mer, vi må velge å gjøre noen strukturelle grep. Vi må jobbe mer med å få felles forståelse i hele organisasjonen, vi må involvere ansatte på alle nivå. Vi må også fokusere på det vi får til, og hva som vil være positive effekter av langtidsplanen, for eksempel muligheter for forbedringer på Drammen sykehus og oppdatering av medisinsk teknisk utstyr og at vi har gode velferdsordninger og god bedriftshelsetjeneste for de ansatte.
Hilde Arnesen spurte om planen er realistisk. Hun mente at det er vanskelig å få forståelse i organisasjonen for omstillingsbehovet, og vi har fortsatt mye å gå på for å bli gode på omstillingsprosesser. Vi må følge retningslinjene og jobbe for å få bedre omstillingsprosesser. Hun mente at det fortsatt er behov for opplæring av ledere og støttepersonell som kan bistå. Kari Ringstad sa at vi ikke kan gjøre mer av det samme på samme måte, vi må gjøre ting på en annen måte, for eksempel snu pasientstrømmer og ha mer dagbehandling og poliklinikk. Hun trodde også samhandlingsreformen vil bidra til omstilling og endring. Er vi gode nok som flaggbærere for å få frem positiv utvikling og behovet for omstilling. Stor endring i forhold til ansvarsfordeling mellom oss og kommunene. Vedtak 1. HAMU tar økonomisk langtidsplan for Vestre Viken HF for perioden 2013 2016 til etterretning. 2. HAMU presiserer viktigheten av at omstillingsprosser gjennomføres på en god måte som gjør at våre medarbeidere føler seg ivaretatt og har reell medvirkning. Det er viktig at omstillingene gjennomføres i samsvar med l Retningslinjer for omstillinger i Vestre Viken samt lov- og avtaleverk. 3. HAMU forutsetter at Retningslinjer for omstilling er godt kjent og forankret hos ledere på alle nivå. 4. HAMU vil videre understreke at det er viktig å skape en felles forståelse i hele organisasjonen for de omstillinger som blir nødvendig fremover. Foretakshovedverneombudet har følgende protokolltilførsel: Den lave grunnbemanningen som vi allerede har, gir store arbeidsmiljømessige utfordringer og stor slitasje på de ansatte. Smertegrensen er etter mitt syn nådd og jeg ser med bekymring på ytterligere nedbemanning over hele linja. Det er ingen tvil om at vi må komme i økonomisk balanse bl.a. for å kunne investere i nytt medisinsk teknisk utstyr. Vi må imidlertid slutte å bruke ostehøvel, men nå vurdere hvilke tjenester vi skal avvikle. Dette er etter mitt syn, det som må til for å sikre en økonomisk balanse og et forsvarlig arbeidsmiljø. Organisasjonene har følgende protokolltilførsel: Arbeidstakerorganisasjonene ser med bekymring på en nedbemanning samtidig som en skal øke aktiviteten for å nå de mål som er satt i forbindelse med økonomisk langtidsplan. Det er viktig med en åpen og inkluderende prosess i hele linja, med god involvering av lokale verneombud og tillitsvalgte. VO og TV skal være med på faste møter hvor utfordringene og forslag til tiltak gjennomgås. Hver linjeleder må rapportere på økonomi og HMS-tiltak (handlingsplan). ROS-analyser med reviderte handlingsplaner legges frem jevnlig gjennom året. Organisasjonene ser med stor bekymring på arbeidsmiljøbelastningene de ansatte kan påføres i forhold til de tiltak som nå settes i gang ved den vanskelige økonomiske situasjonen i Vestre Viken HF. Et retorisk stort fokus på omstilling fører til frustrasjon, utrygghet og manglende forutsigbarhet. Det er et ønske fra organisasjonene at det er større fokus på endringsledelse og kompetanse, slik at en kan få til gode prosesser og med dette bl.a. forebygge helseskader og hindre økt sykefravær. Det forventes gode prosesser for de ansatte under omstilling, lov- og avtaleverk samt retningslinjer for omstilling og 12 prinsipper skal følges. Det skal for hvert enkelt omstillingstiltak gjennomføres risikoanalyser. Hvis risikoen viser kritiske målinger, skal det settes inn tiltak slik at den totale fysiske og psykiske belastningen for de som er involvert, reduseres. Ventetider, korridorpasienter og uheldige hendelser er etter vår mening uttrykk for at organisering, koordinering og samarbeid ennå ikke er tilstrekkelig etablert. Mangelen på og slitasjen av MTU-utstyr har vært gjenstand for stor diskusjon
over tid i foretaket, selv med de midler som er satt av i økonomisk langtidsplan vil ikke dette være tilstrekkelig for å dekke det etterslepet som er i foretaket. De ansattes representanter ser på dette med stor bekymring da mangel på MTU-utstyr vil gi en ineffektiv drift og kan forhindre at en når de mål som er satt i foretaket når det gjelder ØLP. Orienteringssak Budsjettprosess 2013 Sheryl Swenson la frem saken, se vedlagte presentasjon.
Presentasjon Økonomisk langtidsplan Vedlegg Økonomisk Langtidsplan (ØLP) Presentasjon til HAMU 25. juni 2012 Situasjonsbeskrivelse Stor etterslep på MTU investeringer Stort behov for vedlikehold Økonomisk ubalanse underskudd 2010-170 MNOK underskudd 2011-220 MNOK estimat pr april 2012-120 MNOK Trang likviditet Store omstillingsutfordringer Behov for vridning fra human- til realkapital Investeringer 100 MNOK IKT 250 MNOK Eiendom & infrastruktur Kjøp av tjenester og varer Personal 4,5 mrd 2012 Investeringer 240 MNOK IKT 275 350 MNOK Eiendom & infrastruktur drift (Skal økes) Kjøp av tjenester og varer (skal reduseres) Personal 2013-2016 4,3 mrd Drammen sykehus nødvendig investering Sykehusdrift i minst 8 år til Bygningsmassen er i elendig teknisk stand, Kostnadsberegnet til 200 MNOK Kloakkrør og vannrør Elektro, spredenett og nødstrøm Brannalarmanlegg, sprinkleranlegg Heiser Kjøleanlegg med mer Nye krav til planløsninger og teknisk infrastruktur Investering i arealer og planløsninger ca 200 MNOK 2. og 8. etasje (mottak og operasjonsstuer) 4 Nytt sykehus for VVHF Ikke inkludert i ØLP i tråd med instruks fra HSØ Arbeid med utviklingsplan for VVHF påbegynt Legges frem for styret desember 2012 Behandles av styret i HSØ mars 2013 Vil gir føringer for videre prioritering av midler til bygg og eiendom fremover For eksempel innenfor PHR Investeringsnivå og resultatkrav 2013 2014 2015 2016 SUM 2013-2016 Resultatkrav 0 90 000 130 000 140 000 360 000 Lividitet fra resultat i balanse 97 918 98 040 98 040 98 040 392 038 Likviditet fra konsernfordring og låneopptak 95 000 110 000 130 000 65 000 400 000 Sum likviditet til investeringer 192 918 298 040 358 040 303 040 1 152 038 Investeringsnivå: Drammen Sykehus 95 000 110 000 130 000 65 000 400 000 Bygg 20 000 80 000 110 000 110 000 320 000 MTU 60 000 90 000 100 000 110 000 360 000 Ambulanser og annet 20 000 20 000 20 000 20 000 80 000 Sum investeringsnivå 195 000 300 000 360 000 305 000 1 160 000 400 mill til oppgradering av Drammen Sykehus finansieres ved bruk av konsernfordringer og låneopptak Mål i 2013 er resultat i balanse dette begrenser investeringer til dagens nivå på ca 100 MNOK I perioden 2014 2016 må etableres overskudd for å gi økt investeringsbehov. Dette vil kreve videre omstilling i VVHF
Utvikling brutto månedsverk Endringsbilde Driftsinntekter 4% Endringer i prosent fra budsjett 2012 til ØLP 2016 3% ISF-refusjoner 2% Driftskostnader 1% 0% -1% -2% -3% DRG-poeng Lønnskostnader -4% "sørge for" (eks. pensjon) Endringsbilde Endringsbildet viser foretakets hovedutfordring med en god aktivitetsøkning som skal gjennomføres med redusert bemanning og uten en økning i driftkostnader. Veksten i antall DRG-poeng er i følge aktivitetsforutsetningene. Utvikling tar utgangspunkt i budsjett 2012. Underskudd i 2012 vil øke behov for omstilling i 2013 for å oppnå resultat i balanse I 2013 reduseres brutto månedsverk med ca 100 årsverk DRG-poeng - utført i eget HF Polikliniske konsultasjoner (PHV og TSB) Månedsverk Figuren viser endringen i prosent fra budsjett 2012 til ØLP2016 for sentrale indikatorer. Endringen er markert med blå linje. Null vekst er markert med "fet" sort linje. Vestre Viken HF Aktivitetsveksten innen polikliniske konsultasjoner PHV og TSB er innen for kravet til vekst i 2013. ØLP 2013-2016 (2026) 8 Positiv trekk i ØLP Sunn økonomi innen 2016 Viktig for å unngå vedvarende behov for omstilling og innsparingstiltak som skaper uro i organisasjonen. Øke investeringsnivå fra og med 2014 Dette vil gi bedre og nyere utstyr som vil innvirke på arbeidsmiljøet gjennom mer effektiv drift, økte produktivitet og bedre pasient behandling. Investeringer på Drammen Sykehus over 4 år Forbedringer vil gi bedre teknisk stand og gir nødvendig driftsmessig tilpassing på 2. og 5. etg. Endringer vil bidra til å sikre trygg drift, bedre arbeidsflyt og forbedre det fysiske arbeidsmiljø på Drammen, slik at sykehuset kan brukes videre i minst 8 år til. Utfordringer i ØLP Etablering av sunn økonomi krever videre omstilling. Omstilling krever en reduksjon på om lag 100 årsverk i 2013 i forhold til budsjett 2012. Omstilling er vanskelig, og skaper støy og usikkerhet. Omstillinger må gjennomføres i samsvar med Retningslinjer for omstillinger i Vestre Viken og lov- og avtaleverk. Medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjeneste skal involveres i hht dette. Det er viktig at styringsfart inn i 2013 gjør det mulig å oppnå et resultat i balanse. Underskudd i 2012 og for høy styringsfart inn i 2013, vil gi økt behov for omstilling i 2013.
Presentasjon Budsjettprinsipper 2013 Vedlegg Budsjettprinsipper Ledermøte 5. juni 2012 Tillitsvalgte 6. juni 2012 Skal behandles i styremøte 28. juni Lite behov for endringer i 2013 Lite behov for samkjøring av praksis Er i vesentlig grad gjennomført tidligere Kun noen få unntaksområder (for eksempel senior politikk) Hovedforslag: Videreføring av 2012 prinsipper med noen få endringer Viktig å gi stabil rammevilkår til klinikkene, og skape ro til å jobbe med omstillingsarbeid Få endringer i arbeidsmetodikk vil gi mindre usikkerhet og en bedre budsjettprosess Bruker det samme budsjettverktøy Prognosemodellen Tiltaksbudsjettering Revidert aktivitetsmal somatikk Tilpasset aktivitetsrapportering i 2012 Bruk av lønnsmal ikke påkrevd Meget få endringer i prinsipper og metoder Prosesskrav Klinikkdirektør er ansvarlig for å gjennomføre budsjettprosessen innenfor de rammer som administrerende direktør til en hver tid fastsetter Tillitsvalgte skal tas med på interne budsjettmøter i klinikken. Det skal foreligge drøftningsprotokoll ved oversendelse av klinikkens budsjett til administrerende direktør. Nivå 3- og 4 ledere skal alle involveres fullt ut i forhold til prosess rundt avdelingsvise/seksjonsvise rammer og budsjettering av årsverk og aktivitet. Klinikkdirektør skal fastsette rammer både for nivå 3 ledere og fordeling ut på nivå 4. Klinikkdirektør skal selv delta og lede budsjettmøter med nivå 3 ledere. Fremdriftsplan Tema Dato Orientering tillitsvalgte - budsjettprinsipper og prosess 7. jun. 2012 HSØ styrebehandling av ØLP 21. jun. 2012 Orientering tillitsvalgte - budsjettsaken 21. jun. 2012 Orientering i HAMU - ØLP, budsjettprinsipper og prosess 25. jun. 2012 Styrebehandling av 2013 budsjett prosess og foreløpig inntektsrammer 28. jun. 2012 Orientering tillitsvalgte - foreløpig klinikkrammer og status med budsjett arbeid medio september Interne frister/leveranser Tema Dato Foreløpige inntektsrammer og aktivitetsplan til klinikkledelse 28. jun. 2012 Frist rapportering pr 2 T ertial og oppdatert årsprognose 14. sep. 2012 Korrigert rammetildeling til klinikkene 19. sep. 2012 Frist for første budsjett leveranse fra klinikkene, detaljerte utfordringsbilde 1. okt. 2012 Justert rammetildeling til de regionale helseforetakene fra HSØ medio oktober Frist aktivitetsbudsjett 2013 fra klinikkene 27. okt. 2012 Budsjettseminar med styret og de tillitsvalgte medio oktober Endelig inntektsramme fra HSØ (forbehold om styrevetak HSØ 22.11.2012) 8. nov. 2012 Orientering tillitsvalgte - endelig inntektsramme fra HSØ, justerte klinikkrammer, medio november status budsjett Orientering HAMU - endelig inntektsramme fra HSØ, justerte klinikkrammer, og medio november status budsjett 2013 HSØ Styrebehandling av inntektsrammer til de regionale helseforetakene 22. nov. 2012 Styrebehandling av foreløpig budsjett 2013 29. nov. 2012 HAMU - drøfting av budsjett 2013 sen november Frist budsjett leveransen fra klinikkene (uperiodiserte) 1. nov. 2012 Frist for innlevering av aktivitetsbudsjett til HSØ (tentativ dato) 7. nov. 2012 Endelig budsjettleveranse fra klinikkene (uperiodiserte) inklusive komplett dokumentasjon iht prosesskrav 15. nov. 2012 Frist for innlevering av foreløpig årsbudsjett (ikke periodisert) til HSØ, kl 1200 3. des. 2012 Sakspapirer ferdigstilles - budsjett 2013, reviderte leveranse fra klinikkene 6. des. 2012 Oppdrags- og bestillingsdokument til HF fra HSØ medio desember Frist for periodiserte budsjettleveranse 14. des. 2012 Styrebehandling av budsjett 2013 20. des. 2012