Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprsjekt (Oppdatert prsjektledersamling10.10.18) Delprsjekt øknmi Prsjektnummer: Saksnummer: Behandlet dat: Behandlet av / Prsjekteier: Utarbeidet av: [dat] [navn] Snja Svardal, Elin Rugland Falkum, Wenke Nme Beslutning: Bemanning av neste fase: Signatur (prsjekteier): Neste fase ferdig: [Dat]
1 INNLEDNING Det pågår 27 delprsjekter i kmmunerefrmprsjektet nye Lindesnes pr september 2018. De fleste av disse er har vært gjennm - eller er i knseptfasen. I knseptfasen klarlegges delprsjektets hensikt g mandat, g da gjennmføres en kartlegging av dagens ppgaver, rutiner, ressurser mv. fr det tjenestemrådet/ arbeidsmrådet delprsjektet gjelder. De fleste delprsjektene er nå klare fr planleggingsfasen, g prsjektleder ønsker med dette dkumentet/skjemaet å bidra til en enkel g gd gjennmføring av denne fasen. Behv Prsjektidé Prblem De 27 delprsjektene kan grupperes i 2 hvedtyper: Delprsjekter sm har en egen (plitisk) styringsgruppe eller sm er tverrgående (sektrvergripende) (8 stk.). Disse delprsjektene er nå strt sett allerede i gjennmføringsfasen. Delprsjekter sm krdineres av ett av de 4 prsjektstyrene (19 stk.). Disse er strt sett i eller klare fr planleggingsfasen. Dette dkumentet/skjemaet gjelder i hvedsak disse delprsjektene. Dkumentet/skjemaet er utarbeidet fr å angi hva planleggingsfasen må drøfte g beskrive sm en frberedelse til gjennmføringsfasen. Fr enkelte delprsjekter er det allerede utarbeidet gd dkumentasjn sm er tilstrekkelig fr å gå i gang med gjennmføringsfasen. Fr andre delprsjekter kan dette dkumentet/skjemaet ses på sm en «bestilling» til delprsjektets planleggingsfase, g sm en frutsetning fr å kunne gå inn i gjennmføringsfasen. Planleggingsfasen skal fr de fleste delprsjektene være gjennmført i løpet av 2018, slik at gjennmføringsfasen kan startes på nyåret 2019. Side 2 av 11
2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN 2.1 Tjenestemråde/ppgaver i delprsjektet 2.1.1 Beskrive hvilke ppgaver/prdukter/tjenester delprsjektet mfatter Øknmikntrene i de tre kmmunene Mandal, Marnardal g Lindesnes skal slås sammen til en enhet med virkning fra 01.01.2020. Delprsjektet mfatter gså mrådene fr lønn, eiendmsskatt, innkjøp i tillegg til regnskap g øknmi/budsjett. Øknmisystemet skal slås sammen g må fungere fra første dag med hensyn til lønn, utbetalinger, fakturering, rapprtering med mer. Mange integrasjner skal på plass. 2.1.2 Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Internt: Ansatte, plitikere, ledere Eksternt: Innbyggere, leverandører 2.1.3 Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Autmatiserte prsesser, digitalisering av ppgaver. Vi jbber mer med kntrll g mindre med manuelt arbeid = INGEN MANUELLE BILAG Rbtisering, vi har rbt sm utfører manuelle ppgaver fr ss. Rest-skatt rbt E- læring fr ansatte g ledere, små snutter med bligatriske kurs på nett E-handel, vil medføre autmatisk flyt på innkjøpsprsess, mer nøyaktig bkføring av faktura, kntrll på at vi følger avtaler sv. Min side funksjnalitet fr innbyggere med fakturaer g åpne pster Elektrnisk utsending av fakturaer 2.2 Frslag til rganisering av ny sektr/enhet/fagmråde 2.2.1 Frslag til ny struktur med begrunnelse (ut fra dagens øknmiske rammer) PWC har gjennmført prsess på hvr lønn skal rganiseres. Pwc presiserer at uansett rganisering lønn bør stab fr øknmi g stab fr persnal lkaliseres i nærheten av hverandre, pga nødvendig samhandling mellm disse. Denne anbefalingen vedr samlkalisering blir viktig å følge, uansett hvr lønn rganiseres. Side 3 av 11
Leder Øknmi g virksmhetsstyring Innkjøp Teamleder Huse f Cntrl Teamleder Regnskap Skatteppkrever Cntrllere Budsjett Øknmi Virksmhetsstyring Eiendmsskatt Regnskap Skanning Fakturering Skatteppkrever Innfrdring Purriung 1 g 2 Begrunnelse: Det blir ca 28 ansatte i enheten tilsammen, g derfr anbefaler vi å dele enheten inn i flere team med teamledere sm har persnalansvar. Teamene kan deles inn etter fag, men må jbbe på tvers. Alternativt kan de deles inn etter antall persner på tvers av fag, med nen nøkkelstillinger sm rapprterer direkte til leder. Reduserer nøkkelpersnrisik Flere ressurser kan utføre viktige ppgaver Sterkt faglig miljø Cntrllere sm veileder enhetene på innkjøp, øknmi, virksmhetsstyring mm Fakturering freslås delt mellm sentrale ressurser på øknmi, g ressurser ute i fagmrådene Velferd/Oppvekst g Samfunn. Dette grensesnittet må planlegges sammen med fagmrådene. Innkjøp, eiendmsskatt g skatt har alternative frslag til rganisering, se punkt 2.2.5. 2.2.2 Svar på relevante føringer fra intensjnsavtalen Effektivitet: Øknmi utarbeider frslag til øknmiske handlingsregler g mål fr den nye kmmunen, slik at vi kan ppnå føringene i intensjnsavtalen. Freslått rganisering av øknmienheten gir nødvendig veiledning g kntrll. Virksmhetsstyring g rapprtering blir viktige verktøy fr kmmunens ledelse g plitikere, g danner grunnlag fr viktige beslutninger. Lkal identitet: Side 4 av 11
Innbyggerne skal ha fkus når vi innfører nye løsninger på øknmi. Blant annet min side funksjnalitet, elektrnisk utsending av fakturaer, betaling på vipps? Vi skal være der innbyggeren er (digitalt). Framtidsansvar: Øknmi skal innarbeide handlingsdelen av kmmuneplan i øknmiplan, bistå enhetene med å utarbeide mål. Virksmhetsstyring g rapprtering blir viktige verktøy fr kmmunens ledelse g plitikere, g danner grunnlag fr viktige beslutninger. Andre føringer fra intensjnsavtalen: 2.2.3 Endringer fra tidl. strukturer / hvrdan skal dette håndteres? Det skal jbbes med kulturbygging, g vil bli arrangert ssiale treff utenfr arbeidstid, nen heldagssamlinger g «bli kjent tur» i løpet av 2019. Det er gjennmført spørreundersøkelser, g vi har hatt wrkshp på hvilke rd skal beskrive øknmikntret i nye lindesnes. Ordskyen under viser hva de ansatte synes er viktig. Humr, samarbeid g faglighet/kmpetanse er de rdene sm kmmer sterkest frem. Side 5 av 11
2.2.4 Risikvurdering (Scenarier/knsekvens/sannsynlighet/frebyggende tiltak) Side 6 av 11
2.2.5 Vurdering av alternative frslag til ny struktur (øknmiske knsekvenser g frdeler g ulemper ved de ulike mdellene) Alternativ rganisering av innkjøp, skatt g eiendmsskatt: Skatteppkreverne har tidligere ytret et ønske m å tilhøre tjenestetrvet, pga nærhet til innbyggere g sikkerhet. Sikkerhet kan ivaretas gså ved å være tilknyttet øknmi pga størrelsen på enheten g antall ansatte. Øknmi vil bestå av ver 25 persner, g skatteppkreverne vil aldri være alene på jbb. Det er gså avklart med de t skatteppkreverne at skatt kan rganiseres under øknmi når sikkerhet g nærhet til brukerne ivaretas. Et annet mment er innfrdring av kmmunale krav, sm må utføres av skatteppkrever. Innfrdring bør ikke rganiseres/utføres ne annet sted enn øknmi, pga nærhet til kravene/grunnlagene g bkføring av betalinger. Nærhet til brukerne kan ivaretas i like str grad av øknmi sm tjenestetrvet, med telefner/epst g tilrettelegging fr besøkstid. Flere ansatte i øknmiavdelingen har erfaring sm tidligere skatteppkrevere, g kan være en støtte fr skatteppkreveren, dette kmpetansen har ikke ansatte på tjenestetrvet. Innkjøp ønsker å rganiseres nærmest mulig rådmann, eller ass rådmann, pga mer myndighet ut i rganisasjnen. Eiendmsskattekntr kan alternativt tilhøre Samfunn (dette er ikke avklart med samfunn). Uansett må eiendmsskattekntret samhandle med eiendmsfrvaltning g regnskap/faktureringher legges det pp til matriserganisering. Ingen øknmiske knsekvenser i frhld til dagens struktur, eller i frhld til freslått struktur. 2.3 Gevinstversikt fr ny sektr/enhet/fagmråde 2.3.1 Beskrivelse av gevinster Min side- selvbetjente innbyggere, mindre henvendelser Større fagmiljø- økt kvalitet på regnskap g lønn Innføring digitale timelister i hele kmmunen g i alle tilleggsfirma, gir spart tid/redusert bemanning. Færre firma å føre regnskap g lønn fr- gir spart tid på øknmi Gevinstanalyse er gjennmført g ligger i prtalen. 2.3.2 Frutsetninger inkl. behv fr samhandling/bistand fra andre utenfr egen sektr/enhet/fagmråde 2.3.3 Gevinstansvarlig Snja Svardal 2.3.4 Måleindikatr(er) Tid brukt pr timeliste g antall timelister Tid brukt på årsppgjør g budsjett Side 7 av 11
Tid brukt på regnskapskjøring/mmsppgaver etc g lønnskjøring Færre henvendelser på øknmi/innfrdring pga min side ( mer selvbetjente innbyggere) 2.3.5 Risikvurdering (risik fr at gevinster ikke kan tas ut). 2.4 Bemanningsplan fr ny sektr/enhet/fagmråde 2.4.1 Frslag til ny rganisering Årsverk Turnus Kmpetansefrdeling g -behv mm. Idag har vi 28 nsatte frdelt på ca 22 årsverk sm jbber med øknmi, regnskap, lønn, innkjøp, eiendmsskatt, fakturering. Det legges pp til en innsparing 1-2 årsverk på krt sikt, ved naturlig avgang, ne mer når vi får digitalisert flere prsesser g innfører rbt. I starten vil det kreve mye ressurser å få alle systemer i gang, avslutte gamle regnskap g bygge ny kmmune, g vi har nen midlertidige stillinger sm bør videreføres til mars 2020, til årsppgjøret er ferdig. 2.4.2 Begrunnelse 2.4.3 Endringer fra tidl. rganisering / hvrdan skal dette håndteres? Reduksjn av ansatte skjer i frbindelse med pensjn eller ansatte sm slutter frivillig, avhengig av hvilken funksjn de har. 2.5 Interkmmunale samarbeid g løsninger fr ny kmmune 2.5.1 Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kmmunene) Kmmunene har hatt avtale med Arendal g Kvinesdal, begge avtalene er sagt pp med virkning fra 1.1.2020. Det jbbes med å inngå ny avtale enten med Kvinesdal eller i Arendal, i løpet av 2019 Kmmunerevisjnen Vest g Kntrllutvalgssekretariatet er alle tre kmmuner med i i dag, g det bør videreføres i ny kmmune. 2.5.2 Begrunnet frslag til ny løsning i egen kmmunal regi eller gjennm interkmmunalt samarbeid. Det er et alternativ å gjennmføre arbeidsgiverkntrll med egne ansatte. Vi har i dagens 3 kmmuner ikke ansatte med den rette kmpetanse, g det blir fr lite g sårbart miljø hvis vi skal gjennmføre dette selv. Det må gjennmføres ca. 51 kntrller per år, g det utgjør 1-1,5 årsverk. Det anbefales sterkt fra skatteppkreverne å tilknyttes interkmmunal rdning. Delprsjekt øknmi støtter denne anbefalingen. Side 8 av 11
Det er ikke hensiktsmessig å ta inn revisjnen i egen drift, kntrllutvalgssekretariat har vi ikke lv å ha i egen regi. 2.6 Digitale løsninger fr ny sektr/enhet/fagmråde krdinert med verrdnet digital strategi 2.6.1 Aktuelle mråder fr digitalisering Digitaliseringsstrategi: Min side Purring på SMS Digitale timelister Digitale sykemeldinger/egenmeldinger Digital fakturautsending Digitale reiseregninger Plitikergdtgjørelse digitalt E- bilag Annet: Rbtisering E handel E-læring 2.6.2 Ideer fr hvrdan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennmføres. Ansatte i øknmi kan bistå i ppbygging g gjennmføring av nye systemer. Det blir viktig å sette av nk tid g ressurser til prøving g feiling. 2.6.3 Frutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) DDV er sentrale i gjennmføring av all digitalisering, g utvikling/innvasjnsavdeling. 2.7 Plan fr samrdning g iverksetting av reglement g/eller rutiner fr ny sektr 2.7.1 Plan fr innføring Følgende reglement må tilpasses g vedtas fr Nye Lindesnes: Øknmireglement (i løpet av høsten 2019) Finansreglement (i løpet av våren 2019) Innkjøpsreglement (i løpet av 2019) Retningslinjer fr utskriving av eiendmsskatt g taksering (tidlig 2019) Justeringsavtaler Ny ansvarskntplan Side 9 av 11
Innkjøpsavtaler må gjennmgås g verdras nye lindesnes, eller nye rammeavtaler på anbud 2.7.2 Begrunnelse Vi må ha nye ppdaterte reglement sm skal vedtas plitisk. 2.7.3 Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvrdan gjennmføres endringene? Vi lager nye reglement med utgangspunkt i dagens reglement. 2.7.4 Risikvurdering Retningslinjer fr taksering må vedtas av nytt kmmunestyre før eiendmsskattetakstene kan vedtas. Finansreglement må kvalitetssikres av ekstern g vedtas av nytt kmmunestyre, vi kan ikke freta lånepptak eller plassere i finansmarked uten gyldig reglement. Første lån frfaller i mars 2020, g må refinansieres. 2.7.5 Plan fr innføring Retningslinjer fr eiendmsskatt er under utarbeidelse høsten 2018, men må vedtas av nytt kmmunestyre. Finansreglement skal utarbeides tidlig 2019, det lages ikke nytt, men utarbeider på bakgrunn av dagens 3 reglement. 2.8 Plan fr samrdning av planverk fr sektren 2.8.1 Begrunnet frslag til løsning Ikke aktuelt 2.8.2 Begrunnelse Ikke aktuelt 2.8.3 Implikasjner / hvrdan skal dette håndteres Ikke aktuelt 2.8.4 Risik Ikke aktuelt 2.9 Iverksetting av planene fr delprsjektets ansvarsmråder 2.9.1 Hva må iverksettes g i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) Fremdriftsplan på hvednivå, vi har utarbeidet en ttal versikt ver alle aktiviteter med frister sm gså ligger sm ppgaver i prtalen. 2.9.2 Milepæler 31.12: Leveranse fra planlegging ferdigstilt 1.4: Organisering av ny kmmune er ferdig på ansvarsnivå, ansatte er innplassert Side 10 av 11
1.4: Begynne å bygge i Agress Delprsjektet anbefaler å samlkalisere under bygging av system hvis mulig, alternativt nen dager per uke samlet, resten i sine kmmuner- nen bør være tilstede begge steder ut 31.12.19. 2.9.3 Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprsjekter? Digitaliseringsprsjektet g administrativ rganisering. Se skjema «avhengigheter» 2.10 Samarbeid/samspill med andre sektrer/enheter/ fagmråder 2.10.1 Oversikt ver hvilke sektrer/enheter/fagmråder sm får tjenester/bistand, g beskrivelse av hvrdan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. 2.10.2 Oversikt ver hvilke sektrer/enheter/fagmråder sm lever tjenester/bistand, g beskrivelse av hvrdan framtidige «behv» er avstemt med disse. Side 11 av 11