Birkenes kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Birkenes kommune - kontrollutvalget Møtedato: 02.06.2015 Møtested: Møteleder: Struktur1, Senterveien 10, 4790 Lillesand Sigmund Aune (FRP) Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Sekretær Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Forvaltningsrevisor Daglig leder Struktur1 Sigmund Aune (FRP) Olav Heimdal (SP) Solfrid Vestøl (H) Alexander Etsy Jensen Ketil Raknes Camilla N. Eriksrud Inger Tveite (før behandling av ordinært sakskart) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: Sak nr. 15/15 til 20/15. Lillesand, 02.06.15 Sigmund Aune Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 15/15 15/571 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.04.2015 16/15 15/572 ORIENTERING - KONTROLLUTVALGETS REGNSKAPSTALL FOR 2014 17/15 15/573 ORIENTERING - FELLES STATLIG TILSYNSKALENDER FOR 2015 18/15 15/575 INNSPILL TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 19/15 15/576 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 02.06.2015 20/15 15/577 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 02.06.2015 Side 2 av 6
Sak nr. 15/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.04.2015 Protokollen fra møte 14.04.2015 godkjennes. Møteprotokoll fra møte 14.04.2015 ble godkjent. Protokollen fra møte 14.04.2015 godkjennes. Sak nr. 16/15 ORIENTERING - KONTROLLUTVALGETS REGNSKAPSTALL FOR 2014 Kontrollutvalgets regnskapstall for 2014 tas til orientering og legges til grunn for kontrollutvalgets budsjettet for 2016. Sekretæren redegjorde for regnskapstallene for den samlede tilsynsvirksomheten i 2014. Kontrollutvalgets regnskapstall for 2014 tas til orientering og legges til grunn for kontrollutvalgets budsjettet for 2016. Sak nr. 17/15 ORIENTERING - FELLES STATLIG TILSYNSKALENDER FOR 2015 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2015 til orientering. Sekretæren redegjorde for bakgrunnen for saken og gjorde kontrollutvalget oppmerksom på de statlige tilsynene som er varslet gjennomført i Birkenes kommune i 2015. Side 3 av 6
Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2015 til orientering. Sak nr. 18/15 INNSPILL TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak (budsjettvedtak/bevilgninger) Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: Ikke aktuelt med selskapskontroll i BIVA AS (grunnet mulig fusjon med AVIGO AS) Ikke aktuelt med selskapskontroll i KBR (grunnet at Kristiansand Revisjonsdistrikt jobber med dette for deres eierkommuner nå) Ikke aktuelt med selskapskontroll i Returkraft AS (avhengig av en samordnet/felles kontroll med alle eierkommunene til Arendal Revisjonsdistrikt IKS) Sekretæren redegjorde for bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget kom med følgende innspill til neste plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet forvaltningsrevisjon: Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak (budsjettvedtak/bevilgninger) Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: Ikke aktuelt med selskapskontroll i BIVA AS (grunnet mulig fusjon med AVIGO AS) Ikke aktuelt med selskapskontroll i KBR (grunnet at Kristiansand Revisjonsdistrikt jobber med dette for deres eierkommuner nå) Ikke aktuelt med selskapskontroll i Returkraft AS (avhengig av en samordnet/felles kontroll med alle eierkommunene til Arendal Revisjonsdistrikt IKS) Kontrollutvalgets innspill ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 19/15 ANDRE ORIENTERINGER I MØTE 02.06.2015 Side 4 av 6
1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om løpende regnskapsrevisjon. b. Pågående prosjekter Camilla N. Eriksrud kunne meddele at revisjonen ikke har kommet i gang med selskapskontrollen i BIVA AS og at revisjonen har stilt arbeidet i bero i påvente av ny behandling i eierkommunenes kontrollutvalg. Kontrollutvalgets vurdering er at det ikke er hensiktsmessig å gjennomføre en selskapskontroll i BIVA AS da selskapet står ovenfor en fusjonsprosess med AVIGO AS. Kontrollutvalget ber revisjonen om å avslutte arbeidet med selskapskontrollen i BIVA AS. c. Sammenslåingsprosess mellom revisjonsenhetene i Aust-Agder Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om den pågående sammenslåingsprosessen. Resultatet blir trolig at Aust-Agder fylkeskommune (fylkesrevisjonen) og Arendal Revisjonsdistrikt IKS blir en enhet. 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Ingen saker. Sak nr. 20/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER I MØTE 02.06.2015 1. Neste møte 29.09.15 kl. 13:00 Neste møte avholdes i henhold til planen 29.09.15 kl. 13:00. 2. Eventuelt Kontrollutvalgets nestleder Olav Heimdal (SP) stilte spørsmål om hva som er årsaken til at de fire boligene i «Smedens kjær» for vanskeligstilte ikke er bebodd. Sekretariatet sender en henvendelse til rådmann for å få svar på spørsmålet og melder tilbake til kontrollutvalget i neste møte. Sekretæren gjorde oppmerksom på at det vil bli sendt ut et skriv til alle eierkommunene i Temark v/rådmann, der formålet er å rette fokus på kontrollutvalget etter valget. Side 5 av 6
Side 6 av 6