Innhold Firmabil... 2 Styreinformasjon... 2 Generelle satser, grenser og lønnsarter... 2 Lønnsarter beregning av skattefordel... 3 A-melding... 4 Kontering... 5 Opprett ny firmabil... 5 Bil-pool... 5 Registrere firmabil på en ansatt... 6 Hvordan bytter du bil?... 7 Lønnsberegning... 7 Lønnsperiode... 8 Overstyring av automatikk... 8 Etterbetaling... 9 Lønns og trekkoppgave... 9 Rapportering... 9 Bilregistertranser... 9 Bilregister...10 Import...10 Biler...11 Bilbruker...11 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 11
Firmabil Styreinformasjon I Aditro Lønn kan du registrere firmabiler og hvem som disponerer disse. Når du har registrert denne informasjonen vil Aditro Lønn generere de transaksjonene som skal være med i lønnsberegningen. Disse vil igjen danne grunnlag for informasjon på lønns- og trekkoppgaven. Generelle satser, grenser og lønnsarter I Systemparameter Satser Bilordning finner du: Firmabil - satser og grenser Bil utenfor standardregler L/T-arter firmabil med behandlingskode Bilgodtgjørelse I lønnsberegning kombineres flere avkortingsregler ifølge regelverket. Ved avkortning av for eksempel EL-bil eldre enn 3 år, avkortes grunnlag for beregning til 75% av 50%, tilsvarer 37,5% av grunnlag. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 11
Lønnsarter beregning av skattefordel I lønnsberegningen blir det generert lønnstransaksjoner for de forskjellige fordelstypene. Disse lønnsartene oppgir du i Systemparameter Satser Bilordning. Du må opprette følgende tre lønnsarter i Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter. Alle lønnsartene for fri bil skal Inngå i grunnlag for skatt og arbeidsgiveravgift Ikke utbetales, men vises på lønnsslipp Overføres til regnskap, se Kontering nedenfor Kunne etterbetales Lønnsarten for ordinær firmabil skal Ha beregningskode 40 Henvises til 118A på lønns- og trekkoppgaven Lønnsarten for spesialbil skal Ha beregningskode 41 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 11
Henvises til 135A på lønns- og trekkoppgaven I beregning hentes satser og begrensninger fra verdier oppgitt for Bil utenfor standardregler Lønnsarten for firmabil med høy pris skal Ha beregningskode 42 Henvises til 125A på lønns- og trekkoppgaven A-melding Fri bil skal rapporteres til a-ordningen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 11
Kontering Opprett ny firmabil Aditro Lønn bruker altså tre lønnsarter for å beregne fordelen av fri bil. Disse tre lønnsartene er henvist til hver sine koder på lønns- og trekkoppgaven. Når du lager artene for firmabil anbefaler vi at du bokfører disse på hver sine konti. Det vil lette avstemmingsarbeidet ved årsslutt. 1. Start Ajourhold faste opplysninger Firmabil. 2. Klikk Opprett Ny [CTRL]+N 3. Skriv inn Reg.nr. og Bilmerke. 4. Skriv informasjon om bilen. Pass på at Biltype, År 1.gangs registrering og Listepris blir utfylt korrekt. 5. Opplysninger vedr. forsikring-/leasingselskap benyttes ikke ved avlønning og rapportering, men informasjonen vil være tilgjengelig i systemet. Bil-pool I visningsområdet nederst i skjermbildet ser du alle som har brukt denne firmabilen. Hvis firmabilene inngår i en bil-pool må du definere poolen som én bil med en pris lik gjennomsnittsprisen for bilene. De som bruker en bil fra en bil-pool blir behandlet på samme måte som om de brukte en vanlig firmabil bortsett fra at lønns- og trekkoppgaven oppgir at det er bilpool. Hvis en bil er definert som bil-pool kan du oppgi at flere bruker denne. I Systemparameter Satser Bilordning merker du av hvis du skal benytte bil-pool. I Ajourhold faste opplysninger Firmabil merker du av at bilen er en bil-pool. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 11
Registrere firmabil på en ansatt 1. Start Person Ajourhold Personopplysninger Firmabil. 2. Klikk Opprette Ny. 3. Skriv inn Registreringsnr. 4. Oppgi om bilen benyttes til tjenestekjøring over grense i feltet Tj.kjøring o/grense. 5. Oppgi om det skal beregnes fast eller vanlig fordel i feltet Misforhold listepris. 6. Registrer KM hjem-arbeid. 7. Registrer hvor lenge den ansatte skal bruke bilen i feltet Fra / Tildato. Hvis det ikke er bestemt hvor lenge bilen skal brukes oppgir du ingen Tildato. I Person Ajourhold Personopplysninger Firmabil kontrollerer Aditro Lønn at: At en bil ikke brukes av flere ansatte samtidig (biler i bil-pool kan deles) At ingen bruker en solgt bil Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 11
Hvordan bytter du bil? Lønnsberegning 1. Start Person Ajourhold Personopplysninger Firmabil. 2. Velg den bilen som den ansatte har i dag. 3. Skriv inn Tildato. 4. Klikk Lagre 5. Klikk Opprette Ny 6. Skriv inn Registreringsnr på den nye bilen 7. Oppgi om bilen benyttes til tjenestekjøring over grense i feltet Tj.kjøring o/grense. 8. Oppgi om det skal beregnes fast eller vanlig fordel i feltet Misforhold listepris. 9. Registrer KM hjem-arbeid. 10. Registrer Fradato som normalt er dagen etter tildatoen på den forrige bilen Vær oppmerksom på at hvis en ansatt bytter bil midt i en måned blir det beregnet fordel for begge bilene. Når du bytter bil på en ansatt slik det er beskrevet her, vil fordelsberegningen og innrapportering på lønns- og trekkoppgaven bli riktig. Når en ansatt bruker en firmabil blir fordelen beregnet i lønnsberegningen. Aditro Lønn beregner fordelen automatisk på en av de lønnsartene du har angitt i Systemparameter Satser Bilordning. Du kan ikke registrere faste transaksjoner på disse tre artene. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 11
Lønnsperiode I Lønnsadministrasjon Periode oppretter du nye lønnsperioder. Aditro Lønn markerer at det skal genereres lønnstransaksjoner for firmabil. Hvis den perioden du oppretter ikke er en ordinær lønnsperiode må du huske å slå av Firmabilordning. Overstyring av automatikk Hvis det er beregnet feil skattefordel kan du korrigere dette. Korrigering av fri bil må skje på variabel transaksjon med angitt beløp. Du skal bruke de lønnsartene som er angitt i Systemparameter Satser Bilordning. Korreksjonstransaksjoner kommer i tillegg til de transaksjonene som genereres automatisk i lønnsberegningen. Når du registrerer en variabel transaksjon på en av disse lønnsartene må du bekrefte hvilken bil det gjelder. Bilen må være aktiv. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 11
Etterbetaling Hvis du skal etterberegne fordel fri bil må arten for Fri bil og arten for skattetrekk være merket med at de skal etterbetales. Etterbetalingen korrigerer alle typer avvik. Årsaken til at skattefordelen er feil beregnet, kan for eksempel være: Du har ikke registrert bilen på den ansatte før perioden ble avsluttet. Du har registrert feil start- eller sluttdato på den som bruker firmabilen. Du har registrert feil listepris. Du har ikke registrert riktig lengde på tjenestekjøring. Lønns og trekkoppgave Rapportering Lønnstransaksjonene som genereres automatisk i lønnsberegningen oppdaterer lønns- og trekkoppgaven slik all informasjon blir korrekt oppdatert. Det betyr at hvis en ansatt bytter bil en eller flere ganger i løpet av året blir dette korrekt rapportert. Du behøver ikke gjøre annet enn å registrere bytte av bil. For spesialbil skal Total antall kjørte kilometer og Herav kjøring Hjem-arbeid oppgis. Disse verdiene må legges inn manuelt. I Rapporter Firmabil kan du skrive ut Bilregistertranser og Bilregister. Bilregistertranser Når du skriver ut denne rapporten vil du se fordelen som er beregnet i angitt periodeintervall. Rapporten kan kjøres på Detalj eller Totalnivå. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 11
Bilregister Denne rapporten viser aktive biler på angitt Rapportdato. Import I Ajourhold faste opplysninger Firmabil kan du kjøre Import av biler og Import firmabilbrukere. Du kan opprette nye firmabiler ved hjelp av Import biler, eller du kan importere opplysninger om firmabilbruker. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 11
Importen defineres fritt, men nøkkelfelt må være med i definisjon. For øvrig velger du import av tilgjengelige felt slik at den stemmer med den informasjonen du får fra det andre systemet. Biler Disse felt må inngå ved Import Biler Kjennetegn Bilmerke Registreringsdato Registreringsår 1.gangs registrering når dette er ulikt registreringsår Listepris Biltype (Ordinær bil / Spesialbil / EL-bil) Bilpool Bilbruker Disse felt må inngå ved import av Bilbruker Ansattnummer Kjennetegn bil Bil disponeres Fra dato Bil disponeres Til dato (dersom import av avsluttet bilbruk) Dersom en bruker har Spesialbil, Ekstra dyr bil eller Lang tjenestekjøring må følgende felt inngå i importen Misforhold pris / bruk (indikator) dersom ekstra dyr bil) Tjenestekjøring over grense (indikator) Kjøreavstand hjem/ arbeid ved Spesialbil Importen gir en kvittering over importerte data. Denne rapporten kan skrives ut med format stående eller liggende på lik linje med utskrift av skjermbilder. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 11