Trond Singsaas, Charlotte Gaertner og Solrun J. Valen. Møte i utredningsgruppa for administrativ organisering «SUV-fakultetet»

Transkript

1 1 av 3 Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse Dato Referanse Møtereferat Til stede: Utredningsgruppa: Marit Reitan, Camilla Trud Nereid, Magne Arve Flaten, Karoline Daugstad, Liv Unhjem og Anita Brækken. Sekretariatet: Merete Thorsvik og Tore Amundsen. Forfall: Trond Singsaas, Charlotte Gaertner og Solrun J. Valen. Kopi til: Gjelder: Møte i utredningsgruppa for administrativ organisering «SUV-fakultetet» Møtetid: kl Møtested: DI 173, Idrettssenteret, Dragvoll Signatur: Utredningsarbeid om administrativ organisering Agendaen for dagens møte var: 1. Referat fra forrige møte. Det var ingen merknader. 2. Kartlegging av dagens administrative virksomhet. 3. Videre arbeid med utredningsoppdrag 15 april a. Disposisjon b. Plan for det videre arbeidet hvordan komme i havn til 15. april? 4. Videre arbeid fram mot juni 2016 a. Arrangere workshops? b. Tidsplan. Om pkt. 2 kartlegging av administrativ virksomhet Merete presenterte tall som viser antall årsverk på nivå 2 og 3 på ulike funksjonsområder som studieadministrasjon, økonomi/virksomhetsstyring, HR/HMS mv. Tallene gir ikke et fullstendig bilde av ressursbruken, og det kan være ulike tolkninger av akkurat hvilke oppgaver som hører inn under de ulike inndelingene. Det er ikke aktuelt å bruke tallene i forbindelse med rapporteringen til Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Bygg 1, nivå postmottak@svt.ntnu.no NTNU Dragvoll Telefaks Trondheim Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av april, men de gir en indikasjon på ressursbruken, f.eks. at det på det studieadministrative området brukes mye ressurser og at potensiale for en effektivisering da kan være tilstede. Om pkt. 3 det videre arbeid med utredningsoppdraget innen 15. april Det ble videre vist et forslag til disposisjon for rapporten som skal sendes innen 15. april. Synspunkter som ble gitt på dette: Gjør beskrivelsen av dagens situasjon kort. Det er en fare for at vi nå ikke får tatt de store diskusjonene. NTNU er nå blitt en stor organisasjon. Sammenliknet med tidligere HiST kan NTNU-byråkratiet virke tungrodd, eksempelvis ved bestilling og ved at flere nivåer og relativt mange personer involveres for å få løst ganske enkle saker. Vi skal først og fremst mene noe om oppgave- og funksjonsdelingen mellom nivå 1 og 2 (jf. at rapporten skal begrenses til fem sider). Men det kan også være naturlig å komme noe inn på forholdet mellom nivå 2 og 3. Temaer som ble berørt i denne forbindelse: o Bør vi f.eks. nevne at vi bør ha felles administrasjon for små institutter? o Rekruttering av personale internasjonalt naturlig at dette ligger hos rekrutteringsekspertise på nivå 1? o Små fakulteter kan komme til å gjøre seg nytte av tjenester fra søsterfakulteter Hvordan løse dette ressursmessig? Deler av IT-funksjonen kan kanskje ligge på nivå 1, men det er ønskelig med fagnær IT på fakultetsnivået. Vil også være behov for ordinær brukerstøtte som oppleves lett tilgjengelig selv om den er organisatorisk lagt til nivå 1. o Kontrollfunksjoner har store ressursmessige konsekvenser og bør derfor nevnes i rapporten hvor mye kontroll er nødvendig? Ønskelig å vri administrativ aktivitet fra kontroll til utvikling. o Aktuelt å tenke annerledes rundt seksjonsinndeling? Merete viste også oversikt over fagstrategiske behov framover og funksjoner som tentativt kan effektiviseres. Synspunkter på denne presentasjonen: Tanken om færre Phd-program vil ha støtte i NOKUTs krav om størrelse på fagmiljøer. Det finnes enkelte saker hvor nivå 1 bør kunne ta beslutninger for hele NTNU, f.eks. retningslinjer for emeritus. Rekruttering til vitenskapelige stillinger kan gjøres raskere. Det ble gitt eksempler på parallelle prosesser fra tidligere HiST og som resulterte i raske tilsettinger. Om økonomi: SVT har relativt mange prosjektøkonomer sett i forhold til størrelsen av ekstern finansiering, ikke forhold til antallet prosjekter. Bør det da stilles spørsmål om små prosjekter skal støttes? Marits oppsummering: Vi kan ikke si så mye innen 15. april, men vi må si noe om hvilke funksjoner som bør ligge på fakultetsnivå. Videre må vi si noe om effektivisering, og det kan være

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 3 naturlig å nevne hvilke områder der potensialet er tydelig. Tallfesting er ikke aktuelt i denne omgang. Et utkast til rapport sendes Utredningsgruppa torsdag ettermiddag, eventuelt fredag formiddag. Gruppa gir så tilbakemelding slik at et revidert utkast kan sendes ALF og ILM mandag. Utredningsgruppa bør få god informasjon om koplingen mellom faglig og administrativ organisering. Om pkt. 4 videre arbeid fram mot juni 2016 På grunn av tidspress ble saken utsatt til neste møte. Meretes presentasjon er vedlagt.

4 Møte i utredningsgruppe administrativ organisering 29. mars 2016 Kunnskap for en bedre verden

5 Agenda: 1. Referat fra forrige møte 2. Kartlegging av dagens administrative virksomhet 3. Videre arbeid med utredningsoppdrag 15. april Disposisjon Plan for det videre arbeidet hvordan komme i havn til 15.04? 4. Videre arbeid frem mot juni 2016 Arrangere workshop(er)? Tidsplan Kunnskap for en bedre verden 2

6 2. Kartlegging av dagens administrative virksomhet Kolonne4 Oppgavebeskrivelse Kunnskap for en bedre verden Kolonne 2 Kolonne3 Kolonne 42 Oppgave Funksjonso Dimensjo type (L / mråde (S / U nering B / F / A) / F / K / HR / årsverk Ø / IKT / A) Eksempel: Studieveiledning B U 1,5 Eksempel: studieplanarbeid B Ø 0,7 PBO-prosessen (Budsjettmodell og -fordeling) PBO-prosessen (Langtidsbudjsett, Årsplan- og budsjettarbeid) PBO-prosessen (Økonomioppfølging) Fra bestilling til betaling (Bestilling, inkl. større innkjøpsprosesser, og fakturahåndtering) Fra bestilling til betaling (Rekvirent innkjøp) Prosjektprosessen (Prosjektstøtte og -oppfølging BOA, inkl. EVU) Prosjektprosessen (Prosjektstøtte BFV) Prosjektprosessen (Prosjektstøtte RSO) Virksomhetsstyring (Strategi, handlingsplaner og målstyring) Virksomhetsstyring (Beslutningsgrunnlag, statistikk og analyser) Virksomhetsstyring (Årshjul, planlegging og koordinering) Virksomhetsstyring (Rapportering) Virksomhetsstyring (Dialogmøter) Bemanningsplaner Ressursstyring Strategisk kompetanseplan/personalplan Rekruttering Inkluderende arbeidsliv HMS/konflikthåndtering LØNN Kopi av Funksjons- og oppgavefordeling SVT-fakultetet (2).xlsx

7 Studie: Institutt (inkl fak.adm SVT -20 % FHS & FLT) Totalt FHS FLT Studieveiledning og informasjon 1,16 10,18 11, ,5 Studentrekruttering 0,12 1,27 1, ,5 Innpassinger/godkjenninger/fritak 1,55 3,067 4,617 0,02 0,7 Studieplanarbeid 0,88 2,305 3,185 0,08 0,45 Opptaksrammer 0,06 0,07 0,130 0 Opptak 0,17 1,713 1, ,1 Kvalitetssikring 0,36 0,945 1,305 0,14 Eksamen 0,01 7,948 7,958 0,92 2 Timeplanlegging 0,05 1,248 1,298 0,1 0 FS/Utdanningsplaner 1,56 1,984 3,544 0,4 1 Mottak av studenter 0,15 0,792 0, ,2 EVU 3 1,8 4, ,7 Praksisadministrasjon 0 4,77 4,770 0,92 3 Internasjonalisering/studentutveksling 0,35 1,03 1,380 0,1 0,4 Deltakelse i studieadministrative fora/møter mellom nivå 0,6 1,018 1,618 0,21 Utredningsarbeid, sekretæroppgaver 2,32 1,76 4,080 0,1 0,3 Prosjektdeltakelse/utviklingsprosjekter - studieområdet 0,19 0,53 0,720 0,13 Høringssaker - studieområdet 0,17 0,391 0,561 0,06 0,1 Studieprogramportefølje 0,3 0,823 1, ,5 EiT (Studieadm knyttet til Eksperter i Team) 0 0,152 0, ,796 56,796 4,18 11,45 Kunnskap for en bedre verden

8 Forskning: fak.adm SVT* Institutt (inkl FHS & FLT) totalt FHS FLT Forskningsadministrativ rådgiving - utlysninger, søknadsutvikling, kontraktsfase 1,6 1,12 2,72 0,17 0,2 Høringer 0,3 0,893 1, ,5 Cristin-rapportering 0,6 0,51 1,11 0,01 0 Forskningsformidling 0,5 0,73 1,23 0 Nettarbeid - analyse, vedlikehold og utviklingsarbeid 0,7 1,932 2,632 0,04 0,5 Ph.d.-administrasjon, inkl studieplanarbeid og kvalitetssikring/rapportering/disputas 2,5 1,212 3,712 0,01 0,05 Forskningstermin, utlysning, fordeling og støtte utenlandsopphold 0,07 0,213 0, RSO stillinger, fordeling 0,06 0,13 0, Fakultetets strategiske forskningsmidler, utlysning og fordeling 0,07 0,35 0,42 0,02 0,15 Adminstrasjon forskningsutvalg 0 0,395 0,395 0,02 Strategisk lederstøtte forskning 0,6 0,59 1,19 0,03 Adm lederstøtte, ulike sekretariatsfunksjoner 1,2 1,747 2,947 0,14 0,7 Tematisk satsingsområde Bærekraft Deltakelse ulike NTNU fora (ph.d., EU, web, kommunikasjon etc) 0,733 0,733 0,02 0,3 Kommunikasjonsrådgiving 0,8 0,11 0, ,665 20,665 0,46 2,4 * 20 % av lønnsmassen til fak.adm vil overføres økonomifakultetet Kunnskap for en bedre verden

9 HR: Institutt (inkl fak.adm SVT* FHS & FLT) Totalt FHS FLT Bemanningsplaner 0,1 0,522 0,622 0,01 0,05 Ressursstyring 0,53 0,53 0,00 Strategisk kompetanseplan/personalplan 0,5 0,24 0,74 0,01 Rekruttering 4 1,547 5,547 0,44 0,5 Inkluderende arbeidsliv 1 0,5 1,5 0,05 0,2 HMS/konflikthåndtering 1,5 0,7 2,2 0,07 0,3 LØNN 0,7 0,257 0,957 0,01 0 Variabel lønn/reiseregninger 3 1,16 4,16 0,01 0,5 Refusjon/permisjon/sykemeldinger/ferie 0,3 0,787 1,087 0,06 0,2 Lønnsforhandlinger (2.33, og 2.2.8) 0,3 0,207 0,507 0,03 0,05 Organisasjonsutvikling 0,5 0,832 1,332 0,03 0,3 Mottak av nytilsatte 0,5 0,365 0,865 0,03 0,1 Opprykk 0,4 0,23 0,63 0,09 0,05 12,8 7,877 20,677 0,84 2,25 *20 % av lønnsmassen til fak.adm vil overføres økonomifakultetet Kunnskap for en bedre verden

10 Økonomi: Institutt (inkl fak.adm SVT* FHS & FLT) Totalt FHS FLT PBO-prosessen (Budsjettmodell og -fordeling) 0,5 1,541 2, ,3 PBO-prosessen (Langtidsbudjsett, Årsplan- og budsjettarbeid) 1,8 0,758 2,558 0,1 0,1 PBO-prosessen (Økonomioppfølging) 3 1,229 4,229 0,2 0,4 Fra bestilling til betaling (Bestilling, inkl. større innkjøpsprosesser, og fakturahåndtering) 1,5 2,189 3,689 0,06 0,25 Fra bestilling til betaling (Rekvirent innkjøp) 0 1,089 1,089 0,23 0,05 Prosjektprosessen (Prosjektstøtte og -oppfølging BOA, inkl. EVU) 5,6 1,828 7,428 0,02 0,3 Prosjektprosessen (Prosjektstøtte BFV) 0 0,39 0,39 0,07 0,05 Prosjektprosessen (Prosjektstøtte RSO) 0,1 0,239 0,339 0,05 0 Virksomhetsstyring (Strategi, handlingsplaner og målstyring) 0,1 1,189 1,289 0,05 0,2 Virksomhetsstyring (Beslutningsgrunnlag, statistikk og analyser) 1 0,747 1,747 0,05 0,1 Virksomhetsstyring (Årshjul, planlegging og koordinering) 0,8 1,022 1,822 0,13 Virksomhetsstyring (Rapportering) 0,2 0,771 0,971 0,08 0,3 Virksomhetsstyring (Dialogmøter) 0,1 0,253 0,353 0,01 0,1 *20 % av lønnsmassen til fak.adm vil overføres økonomifakultetet 14,7 13,245 27,945 1,05 3,15 Kunnskap for en bedre verden

11 1.linje/kontor/dokumentsenter/areal fak.adm Institutt (inkl FHS & FLT) totalt FHS FLT 1.linje/kontor (ekspedisjon, post, telefon, etc) 7,2 5,572 12,772 0,13 1 Postmottak, skanning avpost 0,4 Registrering/journalføring av inngående og utgåendepost/e-post 1,2 Offentlig postjournal 0,3 Dokumentfangst 0,2 Opplæring/brukerstøtte (system og prosess) 0,2 Råd- og veiledning innen relevant lovverk (arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven) 0,3 Digitalisering av arbeidsprosesser (webskjema, møte/utvalg, saksflyt m.m.) 0,3 Kvalitetssikring av ephorte-databasen 0,5 Rutineutvikling 0,2 Gjenfinning,statestikk 0,2 Eldre og avsluttet arkiv 0,1 Bestillingsstatistikk 0,1 Bidra til organisasjonsutviklingen 0,1 Deltakelse i sentrale fora og utviklingsarbeid. 0,3 Arrangementsledelse/koordinering (bistand til instituttene, SHF og satsningsområder, Bærekraft, møteadm) 1 Forkontoret - Fak.adm (besøkende, tlf, post/varelevering) 0,3 Registrering, journalføring og utsending av vitnemål - SVT,bekreftelse bachelorgrad, studentveiledning (skjema,søknaderetc.) 0,4 Administrativ lederstøtte (møtekalender dekan) 0,2 Pliktavlevering, Kunst på arbeidsplassen, Teknisk support (kopi/skrivere) 0,1 Areal 0,8 7,2 Kunnskap for en bedre verden

12 IT fak.adm Institutt totalt FHS FLT Brukernær IT-støtte 2,5 2,5 Fagnær IT-støtte 2,7 2,7 Servertjenester 0,5 0,5 Klinikknettet (internt nett for lagring av persondata) 0,3 0,3 6 6 Kunnskap for en bedre verden

13 Disposisjon - rapport Oppdraget og organisering av arbeidet Dagens administrative organisering og ressursbruk ved SUV-fakultetet Administrative behov framover i lys av NTNUs strategiske utvikling Utredning av område for område (undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT, lederstøtte, dokumentforvaltning) med følgende punkter: Beskrivelse av dagens situasjon Hva kan legges til nivå 1? Hva vil vi gjøre mer/mindre av? Effektiviseringsmuligheter Fordeling fakultet/institutt Kunnskap for en bedre verden 10

14 Oppdraget Fakultetene skal foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte; og hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultets- og instituttnivå. Det er ønskelig at alternative forslag utredes Fra møtet 9.3: Se oppdraget i lys av hva som skal behandles i styret i juni. Til skal vi si noe om effektivisering, hvilke oppgaver vi skal ha i administrasjonen (hva vil vi ha mer/mindre av herunder kan vi også si noe om nivå 1), «grov» inndeling ifht fordeling fak-inst., ikke nødvendig med tallfesting av dimensjonering. Husk at dette er et innspill i en utredning. Kunnskap for en bedre verden 11

15 Rammer for arbeidet Bygge på vedtak i styresak 4/16 Bygge på modell 2 Ressursramme for dimensjonering: eksisterende budsjettramme (samlet lønnsramme for 2016) redusert med minst 5 % Kunnskap for en bedre verden 12

16 FAGSTRATEGISKE BEHOV FRAMOVER HR Strategisk rekruttering Ivareta internasjonale medarbeidere Karriereutvikling Leder- og organisasjonsutvikling UTDANNING Lederstøtte og analysekompetanse for strategisk utvikling av studieprogramportefølje og utdanningskvalitet (herunder internasjonalisering, rekruttering, innovativ utdanning, etter- og videreutdanning, samhandling med samfunnet) Forskning Forskningsrådgivning til ledere og forskere, nasjonale og internasjonale finansieringskilder Kommunikasjon Strategisk kommunkasjonskompetanse, bruk av nye medier Fagstrategisk IT Forskningsstøtte datainnsamling og analyseverktøy Læringsstøtte i skjæringsfeltet mellom pedagogikk, studieadministrasjon og IKT Økonomi Prosjektstyringskompetanse store nasjonale og internasjonale prosjekter Kunnskap for en bedre verden 13

17 TILPASNINGS- ELLER MODERNISERINGSMODELL? TILPASNINGSMODELL Beholde SVTs grunnstruktur med fakultet, seksjoner og instituttadministrasjoner Tilpasse enhetene som kommer inn slik at nye institutter får tilsvarende fordeling mellom fakultets- og instituttadministrasjon som «tilsvarende» enheter ved SVT har i dag MODERNISERINGSMODELL A) Beholde grunnstruktur, men se på fordeling mellom fakultets- og instituttoppgaver på nytt MODERNISERINGSMODELL B) Alternative modeller hvor også grunnstrukturen vurderes? Kunnskap for en bedre verden 14

18 FAKULTETSADMINISTRASJONENS ROLLE 1. Minimums fakultetsadministrasjon kun dekke må-oppgaver og lederstøtte til dekanat - resten ut på instituttnivå 2. En administrasjon for hele fakultetet samle hele administrasjonen på fakultetet Styrker robust, administrativt fagmiljø, kompetanse/samhandling, fleksibilitet, Svakhet kan bli for svakt på fagnærhet og service 3. Asymmetrisk/hybrid organisering ulik organisering på funksjonsområdene eller etter størrelse eks. HR/økonomi på fakultet, studie og forskning på instituttene. Evt. stort institutt flere oppgaver, lite institutt færre oppgaver, noen løst av fakadm eller søsterinstitutt. Kunnskap for en bedre verden 15

19 SENTRALE DILEMMAER 1. Robusthet/sårbarhet nok ressurser til å løse oppgaver og backup ved fravær (Størrelse på instituttene små enheter må få tjenester av annen enhet eller fellesfunksjoner) 2. Kvalitet/kompetanse nok kompetanse til å løse oppgavene og effektivitet/kvalitet i oppgaveutførelse 3. Nærhet til brukere opplevd nærhet til brukerne og deres tjenestebehov 4. Selvstendighet i oppgaveutførelsen til å ivareta lov og avtaleverk Kunnskap for en bedre verden 16

20 DAGENS HYBRIDMODELL (UTGANGSPUNKT FOR TILPASNING) FAKULTETS- LEDELSE HR OG HMS ØKONOMI UTDANNING FORSKNING IT KONTOR FORVALTNINGS- OPPGAVER STRATEGISK OG SPESIALISERT LEDERSTØTTE (INSTITUTT OG FAKULTET) SPESIALISERT BRUKER- STØTTE (INSTITUTT) Kunnskap for en bedre verden

21 EN MODERNISERINGSMODELL TIL NIVÅ 1 FAKULTETS- LEDELSE FORVALTNING HR OG HMS ØKONOMI UTDANNING FORSKNING KOMMUNI- KASJON TIL NIVÅ 3 INSTITUTT STRATEGISK OG SPESIALISERT LEDERSTØTTE SPESIALI- SERT BRUKER- STØTTE FORVALTNING FAGNÆR IKT, (LÆRINGS- OG FORSKNINGSSTØTTE) Kunnskap for en bedre verden

22 UTREDNING MED FRIST 15.APRIL Kartlegging av dagens ressursbruk på ulike områder Administrative behov framover i lys av NTNUs strategiske utvikling Hvor ligger effektiviseringspotensialet? En diskusjon om normering og drivere Hvor ser vi for oss endret oppgavefordeling mellom nivå 1 og 2 og hvordan påvirker dette vår dimensjonering? Hva mener vi om oppgavefordeling mellom nivå 2 og 3? Hvilke elementer i organisering og dimensjonering er betinget av SUV-fakultetets framtidige instituttstruktur? Kunnskap for en bedre verden 19

23 ARBEIDSPLAN UKE 11 UKE 12 UKE 13 UKE 14 UKE 15 ADMINISTRATIV ORGANISERING - LEVERING 15.APRIL Frist for administrasjonen for rapportering om administrativ tidsbruk 18.mars Nordpå mars LEDERNIVÅ Først utkast utredningsrapport Felles ILM 6.april Endelig versjon utredningsrapport ILM/SVT 13.april UTR.GRUPPE 14.APRIL Utvidet ALF 10.mars ADMINISTRATIVT NIVÅ Utvidet ALF 7.april LOSAM 16.mars LOSAM/SVT LOSAM 13.april Kunnskap for en bedre verden

24 Undervisning og utdanning Nivå 1: Mer/mindre: Lederstøtte og analysekompetanse for strategisk utvikling av studieprogramportefølje og utdanningskvalitet (herunder internasjonalisering, rekruttering, innovativ utdanning, etter- og videreutdanning, samhandling med samfunnet) Effektivisering: Instituttstruktur, volum (antall studenter og antall ansatte) muligheter for samling av oppgaver, redusere overlapp, etc Mindre to-nivå-behandling / mer fullført saksbehandling der regelverket tillater dette Vurdere studieadministrative prosesser: standardisering, best practice Tydeligere ansvarsfordeling fakultet institutt Ekspertkompetanse på mindre hyppige saker kan sentraliseres (til fakultet eller nivå 1?) eks. juksesaker hvordan er dette fordelt?) Mulig å effektivisere 5 % eller mer Fordeling fakultet/institutt: Noe forskyvning fra fakultet til institutt Kunnskap for en bedre verden 21

25 Forskning, innovasjon, kommunikasjon Nivå 1: Mer/mindre: Videreutvikle/styrke forskningsadministrativ støtte: rådgivning til ledere og forskere, nasjonale og internasjonale finansieringskilder Mer ressurser til kommunikasjonsfunksjoner Effektivisering Se på arbeidsprosesser og arbeidsfordeling mellom fakultet og institutt (særlig på phd-området?) Antall phd-program betydning for administrativ ressursbruk? For mange programmer i dag? Fordeling fakultet/institutt Kunnskap for en bedre verden 22

26 HR Nivå 1: Transaksjonstunge HR-oppgaver: variabel lønn, reiseregninger, foreldrepenger, etc Mer/mindre: FHS og FLT underbemannet på HR (?), behov for mer spesialisering, kompetanseheving (eks. internasjonal rekruttering) Viktige satsingsområder fremover: Strategisk rekruttering, Ivareta internasjonale medarbeidere, Karriereutvikling, Leder- og organisasjonsutvikling Effektivisering Løse oppgavene med eksisterende bemanning innebærer en effektivisering (ved at FHS og FLT ikke lenger må kjøpe eksterne tjenester) Se på HR-prosesser standardisering, best practice Antall institutter Fordeling fakultet/institutt Sentralisert funksjon på fakultet Jobbe videre med samhandling fakultet-institutt Kunnskap for en bedre verden 23

27 Økonomi Nivå 1: Mer/mindre: Styrke prosjektstyringskompetanse store nasjonale og internasjonale prosjekter Mindre tid på: Lete etter relevant dokumentasjon og data, Stable tall i excel hentet fra ulike systemer, Kontrollere at tallene er oppdaterte og stemmer, Vente på at andre kontrollerer og legger tall inn i systemene før en kan jobbe videre Effektivisering Mange prosesser på gang som vil kunne gi effektivisering på sikt: Systemutvikling og implementering (Maconomy, PBO-verktøy) Ny rammefordelingsmodell standardisering av økonomiprosesser basert på best practice (må gjøres obligatorisk!) Mulighet for 5 % effektivisering (eller mer?), i alle fall på sikt Fordeling fakultet/institutt Kunnskap for en bedre verden 24

28 IT Nivå 1: Prosesser på gang ifht sentralisering av deler av IT-tjenesten Viktig med god og nær brukerstøtte («digital vaktmester» på campus, brukerstøttetjeneste på campus, eks lagt til biblioteket) Mer/mindre: Behov for mer fagstrategisk IT Forskningsstøtte datainnsamling og analyseverktøy Læringsstøtte i skjæringsfeltet mellom pedagogikk, studieadministrasjon og IKT Effektivisering Ligger effektiviseringsgevinster i allerede igangsatt sentralisering Annet? Fordeling fakultet/institutt Beholde fagnær IT på fakultetsnivået? Kunnskap for en bedre verden 25

29 Lederstøtte Beskrivelse: Nivå 1: Mer/mindre: Effektivisering Fordeling fakultet/institutt Sammenheng med instituttstruktur? Andre behov fremover enn nå? Kunnskap for en bedre verden 26

30 Dokumentforvaltning, areal, førstelinje Nivå 1: Dokumentforvaltning flyttes til nivå 1? Mer/mindre: Effektivisering Fordeling fakultet/institutt Kunnskap for en bedre verden 27

31 DIMENSJONERING DEN FAGLIGE STRATEGIEN MÅ LIGGE I BUNN! Hva gjør vi i dag? Hva skal vi gjøre mindre av eller effektivisere? Hva skal vi gjøre mer av? Kunnskap for en bedre verden 28